Mã PIN, hay mật khẩu của USB Token, là lớp bảo vệ ngăn người khác dùng chữ ký số của bạn khi cầm được Token. Bài này hướng dẫn đổi mật khẩu USB Token Viettel-CA đúng cách, đặt PIN khó đoán và quản lý PIN khi Token đổi người giữ.
Mở Viettel Token Manager, phần mềm quản lý đi kèm Token, chọn chức năng đổi mật khẩu (PIN), nhập PIN hiện tại rồi đặt PIN mới và xác nhận. Trước khi nhập, tắt bộ gõ tiếng Việt và kiểm tra Caps Lock, vì trang hỗ trợ của Viettel-CA cảnh báo gõ sai mật khẩu 3 lần thì Token sẽ bị khóa. Đổi PIN không làm thay đổi chứng thư số, nên bạn không phải cập nhật lại chữ ký số trên các cổng.
Khi nào nên đổi mã PIN
Trang hỗ trợ của Viettel-CA – dịch vụ chứng thực chữ ký số của Viettel – hướng dẫn: nếu nghi ngờ mật khẩu đã bị lộ, bạn có thể tự thay đổi bằng phần mềm quản lý thiết bị kèm theo Token. Ngoài trường hợp đó, nên chủ động đổi PIN khi:
- Vừa nhận Token mới hoặc nhận bàn giao Token từ người khác, kể cả khi PIN được báo qua giấy tờ hay tin nhắn.
- Đổi người giữ Token: kế toán nghỉ việc, chuyển bộ phận, hoặc doanh nghiệp kết thúc hợp đồng với đơn vị kế toán dịch vụ.
- Bạn đã đọc PIN qua điện thoại, gửi PIN qua tin nhắn, hoặc có người đứng cạnh nhìn thấy khi bạn nhập.
- Máy tính dùng để ký bị nghi nhiễm mã độc hoặc từng cho người lạ điều khiển từ xa. Khi đó hãy xử lý máy trước, rồi đổi PIN trên một máy tin cậy.
- Đến kỳ đổi theo quy chế nội bộ của doanh nghiệp, nếu có.
Đổi PIN không làm gián đoạn các cổng đang dùng, nên không cần đợi đến khi có sự cố.
Các bước đổi mật khẩu USB Token trong Token Manager
Giao diện Viettel Token Manager có thể khác nhau giữa các dòng Token và phiên bản phần mềm, nên các bước dưới đây mô tả theo chức năng. Nếu màn hình của bạn khác, hãy đối chiếu tài liệu hướng dẫn đi kèm Token hoặc mục Tải về trên website của Viettel-CA.
Chuẩn bị bàn phím
Tắt chế độ gõ tiếng Việt (chuyển bộ gõ sang tiếng Anh), tắt Caps Lock và bật NumLock nếu bạn gõ số bằng bàn phím số. Viettel-CA lưu ý phải tắt chế độ gõ tiếng Việt trước khi thay đổi mật khẩu Token.
Chỉ cắm một Token
Rút các Token khác ra để đổi PIN đúng thiết bị, và đóng các phần mềm ký đang mở.
Mở Viettel Token Manager
Mở ứng dụng từ menu Start (thư mục Viettel-CA) hoặc từ biểu tượng Viettel-CA ở khu vực thông báo của Windows. Kiểm tra ứng dụng hiển thị đúng Token và chứng thư của bạn.
Chọn chức năng đổi mật khẩu (PIN)
Tìm chức năng đổi mật khẩu hoặc đổi mã PIN trong Token Manager. Hộp thoại thường yêu cầu PIN hiện tại, PIN mới và nhập lại PIN mới.
Nhập và xác nhận
Gõ chậm, kiểm tra từng ô rồi xác nhận. Chỉ đóng hộp thoại khi phần mềm báo đổi thành công.
Dùng thử PIN mới
Ký thử một tài liệu hoặc thao tác trên một cổng bằng PIN mới. Nếu doanh nghiệp có người khác được giao dùng Token, thông báo cho họ theo quy trình nội bộ, không gửi PIN qua tin nhắn.
PIN chỉ mở khóa Token. Mật khẩu đăng nhập cổng thuế, BHXH hay hóa đơn điện tử là tài khoản riêng của từng cổng và được đổi ngay trên cổng đó. Đổi PIN không làm thay đổi chứng thư, serial hay thời hạn, nên không phải đăng ký lại chữ ký số trên các cổng.
Nếu Token Manager không mở được, xử lý theo bài Viettel Token Manager không mở được; nếu máy chưa có phần mềm, xem bài tải phần mềm Viettel-CA đúng bộ cài.
Nguyên tắc đặt và giữ mã PIN
Độ dài và loại ký tự được phép do phần mềm quản lý Token quy định. Trong giới hạn đó, áp dụng các nguyên tắc sau:
- Không dùng ngày sinh, số điện thoại, mã số thuế, số căn cước hay các dãy dễ đoán như 123456, 111111.
- Không dùng lại PIN thẻ ngân hàng, mật khẩu email hay mật khẩu tài khoản cổng.
- Nếu phần mềm cho phép, chọn PIN dài hơn mức tối thiểu. Viettel-CA cho biết PIN không cho phép dùng tiếng Việt, nên chỉ dùng chữ và số không dấu.
- Không ghi PIN lên Token, bao đựng, giấy dán màn hình, tệp văn bản trên máy hay ghi chú trong điện thoại.
- Không lưu PIN trong trình duyệt, không gửi PIN qua Zalo hay email, kể cả cho đồng nghiệp.
- Không đọc PIN cho người gọi điện tự xưng nhân viên hỗ trợ. Người hỗ trợ có thể hướng dẫn thao tác mà không cần biết PIN của bạn.
Quản lý PIN trong doanh nghiệp
Nên có quy định rõ ai giữ Token, ai được biết PIN và ai duyệt nội dung trước khi ký. PIN chỉ do người được giao nhập trực tiếp trên máy. Nếu nhiều người buộc phải dùng chung một Token, ghi nhận danh sách người được biết PIN và đổi PIN ngay khi danh sách thay đổi. Các nguyên tắc rộng hơn có trong bài bảo mật chữ ký số.
Nhập sai PIN: dừng lúc nào để không khóa Token
Trang hỗ trợ của Viettel-CA cảnh báo: nếu gõ sai mật khẩu 3 lần, Token sẽ bị khóa. Hãy coi mỗi lần nhập là một lượt có giới hạn:
- Sai lần đầu: dừng lại, kiểm tra bộ gõ tiếng Việt, Caps Lock, NumLock và bàn phím đang dùng.
- Không chắc PIN: đừng đoán thử. Hỏi người giữ Token trước đó hoặc người quản lý theo quy chế.
- Cổng báo sai PIN dù bạn chắc chắn đúng: đừng nhập lại liên tục. Mục hỏi đáp của Viettel-CA ghi nhận trường hợp nhập đúng PIN nhưng hệ thống vẫn báo sai mã PIN hoặc không tìm thấy thiết bị, với hướng xử lý là xóa dữ liệu trình duyệt, đóng rồi mở lại trình duyệt. Hãy kiểm tra công cụ ký và trình duyệt trước.
- Token đã bị khóa: làm theo bài USB Token Viettel-CA bị khóa mã PIN.
Mở khóa hoặc đặt lại PIN là quy trình riêng. Trang Tải về của Viettel-CA có tài liệu và video hướng dẫn reset mật khẩu USB Token; bạn cũng có thể xem video hướng dẫn reset mật khẩu USB Token Viettel. Không dùng công cụ mở khóa tải từ nguồn không rõ, và liên hệ nhà cung cấp nếu chưa chắc thao tác phù hợp với Token của mình.
Bàn giao Token khi đổi người giữ hoặc nghỉ việc
Token dùng để ký thay mặt doanh nghiệp hoặc cá nhân đứng tên chứng thư, nên bàn giao Token cần làm cẩn thận như bàn giao con dấu: có người chứng kiến và có ghi nhận.
Nhận lại Token trực tiếp
Nhận Token từ tay người đang giữ, mở Token Manager kiểm tra đúng là Token của doanh nghiệp và chứng thư còn hạn.
Đổi PIN ngay tại buổi bàn giao
Người cũ nhập PIN hiện tại, người nhận tự đặt PIN mới. Cách này tránh phải viết PIN ra giấy để bàn giao.
Rà soát tài khoản các cổng
Đổi mật khẩu các tài khoản cổng thuế, BHXH, hóa đơn điện tử mà người cũ từng đăng nhập. Đổi PIN không thay thế bước này.
Ghi biên bản
Ghi thời điểm, người giao, người nhận, serial chứng thư và tình trạng Token. Không ghi PIN trong biên bản.
Nếu Token chứa chứng thư cá nhân của chính người nghỉ việc, chứng thư đó gắn với danh tính của họ; doanh nghiệp nên đăng ký chứng thư cho người thay thế thay vì tiếp tục dùng Token cũ. Nếu không thu hồi được Token, xử lý như trường hợp mất kiểm soát ở phần dưới.
Khi nghi lộ PIN hoặc mất kiểm soát Token
| Tình huống | Việc cần làm ngay |
|---|---|
| Nghi lộ PIN, Token vẫn trong tay bạn | Đổi PIN ngay bằng Token Manager trên một máy tin cậy. Rà soát lịch sử hồ sơ trên các cổng xem có giao dịch lạ không. |
| Token bị mất, bị lấy hoặc người cũ không trả | Báo nhà cung cấp ngay để tạm dừng hoặc thu hồi chứng thư; trang hỗ trợ Viettel-CA khuyên đến ngay điểm cung cấp dịch vụ làm thủ tục hủy chứng thư cũ và cấp lại chứng thư mới. Đổi mật khẩu các tài khoản cổng liên quan. |
| Phát hiện hồ sơ lạ được ký bằng chứng thư của bạn | Lưu lại bằng chứng (ảnh chụp, thông báo của cổng), liên hệ nhà cung cấp và cơ quan tiếp nhận hồ sơ đó. |
Theo Điều 45 Nghị định 23/2025/NĐ-CP, thuê bao có quyền yêu cầu tạm dừng, thu hồi chứng thư (khoản 2) và phải thông báo cho nhà cung cấp trong 24 giờ khi phát hiện dấu hiệu khóa bí mật bị lộ, bị đánh cắp hoặc bị sử dụng trái phép (khoản 6). Tạm dừng hay thu hồi chứng thư ảnh hưởng đến mọi giao dịch đang dùng chứng thư đó, nên chỉ thực hiện qua nhà cung cấp theo đúng quy trình; không tự xóa chứng thư hay khởi tạo lại Token. Thủ tục khi mất hoặc hỏng Token có tại trang thủ tục cấp lại USB Token Viettel do hỏng hoặc thất lạc.
Câu hỏi thường gặp
Đổi mã PIN có làm thay đổi chứng thư hay serial không?
Không. PIN chỉ bảo vệ quyền sử dụng Token; chứng thư, serial và thời hạn giữ nguyên, nên không cần đăng ký lại chữ ký số trên các cổng sau khi đổi PIN.
Nhập sai PIN bao nhiêu lần thì USB Token bị khóa?
Trang hỗ trợ của Viettel-CA cảnh báo gõ sai mật khẩu 3 lần thì Token sẽ bị khóa. Nếu đã sai một lần, hãy dừng lại kiểm tra bộ gõ tiếng Việt, Caps Lock và NumLock trước khi thử tiếp.
Có nên đặt PIN bằng chữ tiếng Việt có dấu không?
Không. Theo trang hỗ trợ của Viettel-CA, mật khẩu (PIN) bảo vệ USB Token không cho phép dùng tiếng Việt; hãy tắt bộ gõ tiếng Việt khi đặt PIN và khi nhập PIN để ký, tránh khóa Token do gõ sai 3 lần.
Quên PIN thì có tự đổi được không?
Chức năng đổi PIN cần PIN hiện tại. Nếu quên, đừng đoán thử để tránh khóa Token; đặt lại PIN là quy trình riêng, hãy liên hệ nhà cung cấp để được hướng dẫn theo tài liệu chính thức.
Nhân viên hỗ trợ có cần biết PIN để kiểm tra Token không?
Không. Người hỗ trợ có thể hướng dẫn thao tác, nhưng PIN chỉ do người được giao giữ Token tự nhập trên máy. Không đọc hoặc gửi PIN qua điện thoại, tin nhắn hay email.
Có nên đổi PIN định kỳ không?
Nên đổi khi nhận Token, khi đổi người giữ hoặc khi nghi lộ. Đổi định kỳ theo quy chế nội bộ cũng tốt, miễn là PIN mới được quản lý chặt và không bị ghi ra giấy.
Chưa chắc thao tác phù hợp với Token của bạn?
Gửi yêu cầu kèm dòng Token và ảnh thông báo lỗi đã che thông tin riêng. Không gửi mã PIN, OTP hay mật khẩu trong yêu cầu hỗ trợ.
Nguồn đối chiếu: Lộ mật khẩu của USB Token – Viettel-CA; Mật khẩu tiếng Việt cho USB Token – Viettel-CA; Hỏng, mất USB Token – Viettel-CA; Câu hỏi thường gặp – Viettel-CA; Nghị định 23/2025/NĐ-CP. Thông tin có thể thay đổi; ưu tiên hướng dẫn hiện hành của cơ quan/nhà cung cấp tại thời điểm thao tác. Cập nhật: 28/09/2026.
