BHXH điện tử là cách doanh nghiệp lập, ký số và gửi hồ sơ bảo hiểm xã hội cho cơ quan BHXH qua mạng thay cho nộp giấy. Trang này gom những gì cần biết năm 2026: các kênh giao dịch, căn cứ pháp lý hiện hành, chuẩn bị chữ ký số và phần mềm, quy trình từ đăng ký đến nhận kết quả, thay đổi mã đơn vị từ 01/09/2026 và bản đồ các bài xử lý lỗi.
Doanh nghiệp giao dịch BHXH điện tử qua một trong hai kênh: phần mềm của tổ chức I-VAN (như vBHXH của Viettel) hoặc Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam tại dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn. Điều kiện theo Nghị định 164/2025/NĐ-CP là có tài khoản định danh điện tử và chứng thư chữ ký số còn hiệu lực. Đơn vị đăng ký giao dịch một lần, cập nhật mỗi khi đổi chứng thư, rồi ký và gửi hồ sơ; thông báo xác nhận đến trong 15 phút, phiếu tiếp nhận trong 02 giờ.
BHXH điện tử là gì, gồm những kênh nào
Điều 26 Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 quy định cơ quan, tổ chức, cá nhân có đủ điều kiện thì thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan BHXH, và giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương giao dịch bằng bản giấy. Với doanh nghiệp, "BHXH điện tử" là toàn bộ việc báo tăng, báo giảm, điều chỉnh, đề nghị hưởng chế độ... được lập thành hồ sơ điện tử, ký bằng chứng thư số của đơn vị và gửi qua mạng.
Kê khai, ký, gửi trong phần mềm của tổ chức cung cấp dịch vụ I-VAN. BHXH TP.HCM công bố 15 tổ chức I-VAN theo công văn ngày 10/06/2026 của Trung tâm Công nghệ thông tin và Chuyển đổi số, BHXH Việt Nam, trong đó có Tổng công ty Viễn thông Viettel.
Đăng ký tài khoản tổ chức trên dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn, kê khai và ký ngay trên cổng bằng phần mềm ký số của cổng.
Nghị định 164/2025/NĐ-CP đưa dịch vụ công trực tuyến BHXH lên Cổng Dịch vụ công quốc gia; BHXH Hà Nội đã hướng dẫn nộp 10 dịch vụ công toàn trình trên cổng này từ 15/03/2026.
Tờ khai đăng ký buộc chọn nơi giao dịch: "Cổng thông tin điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam" hoặc "Tổ chức I-VAN". Mỗi đơn vị chỉ dùng một nơi tại một thời điểm; gửi sai kênh sẽ bị từ chối. So sánh chi tiết và cách chuyển kênh ở bài nộp hồ sơ BHXH qua I-VAN hay Cổng Dịch vụ công. Nếu bạn quan tâm cách một chứng thư dùng trên nhiều cổng khác nhau, xem ký số Viettel-CA trên các cổng dịch vụ công.
Căn cứ pháp lý đang áp dụng
| Văn bản | Nội dung liên quan | Hiệu lực |
|---|---|---|
| Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 | Giao dịch điện tử (Điều 26); người sử dụng lao động kê khai, nộp hồ sơ tham gia BHXH bắt buộc trong 30 ngày (Điều 28) | 01/07/2025 |
| Nghị định 164/2025/NĐ-CP ngày 29/06/2025 | Điều kiện giao dịch điện tử; dịch vụ công trên Cổng Dịch vụ công quốc gia; thông báo xác nhận 15 phút, phiếu tiếp nhận 02 giờ; nghĩa vụ quản lý chứng thư; phương án khi hệ thống sự cố | 01/07/2025 |
| Quyết định 366/QĐ-BHXH ngày 29/04/2026 | Quy trình thu BHXH, BHYT, BHTN; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT; thay Quyết định 595/QĐ-BHXH | 01/05/2026 |
| Kế hoạch 3115/KH-BHXH ngày 13/08/2026; Công văn 1804/BHXH-QLT ngày 04/08/2025 | Dùng số định danh cá nhân thay mã số BHXH; bộ mã quản lý đơn vị | Chuyển đổi từ 01/09/2026 |
Hai điểm chuyển tiếp đáng chú ý của Nghị định 164/2025/NĐ-CP: Nghị định 166/2016/NĐ-CP không còn áp dụng cho giao dịch điện tử BHXH bắt buộc và tự nguyện; Cổng thông tin điện tử BHXH được tích hợp vào hệ thống giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Tài chính và tiếp tục giao dịch đến trước 01/03/2026, còn dịch vụ I-VAN tiếp tục đến khi có hướng dẫn của Bộ Tài chính. Khi kiểm tra ngày 28/09/2026, dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn vẫn hoạt động và hiển thị tình hình xử lý hồ sơ năm 2026. Ngoài ra, dự án Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật BHXH đang được hoàn thiện để trình Quốc hội (tin BHXH Việt Nam ngày 23/09/2026). Bài viết tóm tắt quy định để tham khảo; với trường hợp cụ thể, hãy đối chiếu văn bản gốc và hỏi cơ quan BHXH quản lý.
Chuẩn bị trước khi giao dịch
- Chứng thư số của đơn vị còn hiệu lực, thường nằm trong USB Token, mang đúng mã số thuế đơn vị. Sắp hết hạn thì gia hạn sớm theo gia hạn chữ ký số Viettel-CA.
- Tài khoản định danh điện tử của tổ chức, điều kiện tại Điều 5 Nghị định 164/2025/NĐ-CP; xem tài khoản định danh điện tử tổ chức và chữ ký số.
- Mã đơn vị, mã số thuế, cơ quan BHXH quản lý, đối chiếu tại trang Tra cứu đơn vị tham gia BHXH của baohiemxahoi.gov.vn.
- Email nhận thông báo được kiểm tra hằng ngày: mã kích hoạt, phiếu tiếp nhận, thông báo từ chối và thông báo kết quả đóng C12-TS đều gửi về đây.
- Máy tính và công cụ ký: Windows nhận Token; trên cổng dùng Chrome và phần mềm ký số Vietnam Social Security Declaration tải ở mục Tài liệu & ứng dụng; nếu dùng I-VAN thì cài công cụ theo nhà cung cấp.
- Người phụ trách và quy tắc bàn giao Token, mật khẩu tài khoản, như trong bảo mật chữ ký số.
Doanh nghiệp mới thành lập có thể xem thứ tự việc cần làm trong lộ trình dịch vụ điện tử cho doanh nghiệp mới.
Quy trình từ đăng ký đến nhận kết quả
Đăng ký giao dịch điện tử
Khai tờ khai đăng ký trên cổng hoặc trong phần mềm I-VAN, ký bằng chứng thư của đơn vị, kích hoạt qua email. Xem đăng ký giao dịch điện tử BHXH cho tổ chức.
Chuẩn bị dữ liệu lao động
Trên cổng, mục Quản lý lao động có nút "Nhập vào từ BHXH" để lấy dữ liệu cơ quan BHXH đang quản lý; phần mềm I-VAN có chức năng đồng bộ riêng.
Kê khai, ký và gửi
Chọn đúng thủ tục, lập tờ khai, đính kèm giấy tờ, ký và gửi. Hướng dẫn từng mẫu như báo tăng D02-LT, báo giảm, chốt sổ và thai sản, ốm đau nằm trên site chuyên về vBHXH.
Nhận thông báo
Theo Nghị định 164/2025/NĐ-CP: thông báo xác nhận đã nhận hồ sơ chậm nhất 15 phút; phiếu tiếp nhận, hẹn trả qua email trong 02 giờ. Quy trình thu hiện hành đặt thời hạn thông báo trả lại, hướng dẫn bổ sung không quá 03 ngày làm việc.
Theo dõi và nhận kết quả
Tra cứu bằng mã hồ sơ, xem hẹn trả, C12-TS theo tra cứu hồ sơ BHXH điện tử. Bị trả mã lỗi thì tra bảng mã lỗi BHXH điện tử.
Duy trì đăng ký
Mỗi khi gia hạn tạo chứng thư mới, đổi Token hay đổi nhà cung cấp, đăng ký thay đổi với BHXH trước khi nộp tiếp: cập nhật chứng thư số với BHXH sau gia hạn.
Mã đơn vị và số định danh từ 01/09/2026
Theo Kế hoạch 3115/KH-BHXH, BHXH Việt Nam chuẩn hóa dữ liệu người tham gia và đơn vị tham gia từ 15/08/2026, rồi từ 01/09/2026 chuyển đổi tập trung trên toàn bộ hệ thống nghiệp vụ: số định danh cá nhân thay mã số BHXH của người tham gia, đơn vị áp dụng bộ mã quản lý mới theo Công văn 1804/BHXH-QLT. Theo ví dụ trong Công văn 1804/BHXH-QLT được dẫn ở bài mã đơn vị BHXH 15 ký tự từ 01/09/2026, mã mới của doanh nghiệp thường có 15 ký tự; bài đó giải thích cấu trúc và cách nhập mã trên phần mềm.
Dùng đúng mã đang hiển thị khi tra cứu, không tự ghép; còn mã cũ thì dùng mã cũ. Đơn vị giao dịch trên cổng kiểm tra việc đăng ký, kích hoạt cho mã mới như hướng dẫn trong bài tra cứu. Gặp SE003, SE005 hay "Mã số bảo hiểm xã hội không tồn tại" sau chuyển đổi, xem lỗi mã đơn vị, mã số thuế không khớp.
Bản đồ hướng dẫn trong cụm
| Bạn cần | Bài hướng dẫn |
|---|---|
| Đăng ký tài khoản, giao dịch lần đầu | Đăng ký giao dịch điện tử BHXH cho tổ chức |
| Báo chứng thư mới sau gia hạn | Cập nhật chứng thư số với BHXH |
| Chọn hoặc chuyển kênh nộp | I-VAN hay Cổng Dịch vụ công |
| Theo dõi hồ sơ, C12, mã đơn vị mới | Tra cứu hồ sơ BHXH điện tử |
| Tra mọi mã lỗi | Bảng mã lỗi BHXH điện tử |
| CE014 sau khi gia hạn | Lỗi CE014: chữ ký số không đúng thông tin đã đăng ký |
| CE007, SE006, CE044: sai kênh | Đơn vị đã đăng ký với I-VAN khác |
| OE001, đơn vị đã ngừng | Lỗi OE001 đơn vị chưa đăng ký |
| SE003, SE004, SE005, CE010 | Mã đơn vị, mã số thuế không khớp |
| Revoked, CE015, CE024, CE013, CE058 | Chứng thư số không hợp lệ, bị thu hồi |
| CE017, CE022, CE047 | Chữ ký trên tờ khai không đúng |
| Cổng báo chưa cài công cụ ký | Lỗi công cụ ký VSS Declaration |
| CE009, CE030, CE031, CE026 | Lỗi cấu trúc XML hồ sơ |
| SE999, CE999 | Lỗi xử lý trên service BHXH |
Thao tác trên phần mềm vBHXH: hướng dẫn sử dụng vBHXH bản online.
Hỏi đúng nơi khi cần hỗ trợ
| Vấn đề | Nên hỏi |
|---|---|
| Dữ liệu đơn vị, mã đơn vị, hồ sơ bị từ chối | Cơ quan BHXH quản lý; tổng đài chăm sóc khách hàng BHXH Việt Nam 1900 9068 (số hiển thị trên cổng) |
| Lỗi phần mềm kê khai, cấu trúc hồ sơ | Nhà cung cấp I-VAN bạn đang dùng |
| Chứng thư hết hạn, bị thu hồi, Token hỏng | Nhà cung cấp chữ ký số, ví dụ liên hệ chữ ký số Viettel-CA |
Chuẩn bị ảnh lỗi đã che thông tin người lao động, mã đơn vị, kênh đang dùng. Không đọc PIN, OTP hay mật khẩu cho người gọi điện tự xưng cán bộ BHXH hoặc nhân viên hỗ trợ; cơ quan BHXH không cần các thông tin này để hỗ trợ bạn.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp có phải kê khai BHXH điện tử không?
Luật BHXH 2024 quy định tổ chức có đủ điều kiện thì thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan BHXH, và giao dịch điện tử có giá trị như bản giấy. Trường hợp cụ thể của đơn vị hãy hỏi cơ quan BHXH quản lý.
Doanh nghiệp nhỏ có phải mua phần mềm I-VAN không?
Không bắt buộc. Đơn vị có thể đăng ký giao dịch trực tiếp trên Cổng Dịch vụ công BHXH; phần mềm I-VAN là lựa chọn khi cần quản lý nhiều hồ sơ hoặc cần hỗ trợ nghiệp vụ.
Gia hạn chữ ký số có phải báo với BHXH không?
Có, nếu gia hạn tạo chứng thư mới. Đăng ký thay đổi thông tin và ký bằng chứng thư mới trước khi nộp hồ sơ, nếu không hồ sơ dễ bị trả mã CE014.
Gửi hồ sơ xong bao lâu thì có phiếu tiếp nhận?
Theo Nghị định 164/2025/NĐ-CP, thông báo xác nhận đã nhận hồ sơ đến chậm nhất 15 phút; phiếu tiếp nhận, hẹn trả được gửi qua email trong 02 giờ kể từ khi nhận hồ sơ.
Mã đơn vị 15 ký tự từ 01/09/2026 có phải tự đổi không?
Không. BHXH Việt Nam chuyển đổi tập trung. Đơn vị tra cứu mã đang hiển thị và dùng đúng mã đó; không tự ghép thêm ký tự vào mã số thuế.
Hệ thống lỗi đúng hạn nộp thì làm gì?
Điều 12 Nghị định 164/2025/NĐ-CP cho phép lập hồ sơ giấy nộp cơ quan BHXH quản lý chậm nhất 03 ngày làm việc sau hạn nộp hồ sơ thu, 07 ngày làm việc với giao dịch khác, rồi gửi hồ sơ điện tử khi hệ thống khắc phục xong.
Chọn phần mềm kê khai BHXH điện tử?
vBHXH của Viettel là phần mềm kê khai BHXH qua I-VAN, có gói theo số lao động và gói kèm chữ ký số Viettel-CA. Xem báo giá trên trang chuyên về vBHXH.
Nguồn đối chiếu: Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam; Toàn văn Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15; Nghị định 164/2025/NĐ-CP; BHXH Việt Nam: Quy trình thu mới (Quyết định 366/QĐ-BHXH); BHXH Việt Nam: chuyển đổi số định danh và bộ mã từ 01/09/2026. Thông tin có thể thay đổi; ưu tiên hướng dẫn hiện hành của cơ quan/nhà cung cấp tại thời điểm thao tác. Cập nhật: 28/09/2026.
