Từ 01/07/2026, hóa đơn điện tử vận hành theo Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC; nhiều tài liệu cũ vẫn dẫn Nghị định 123/2020 đã hết hiệu lực. Bài này tóm tắt phía cơ quan thuế của hóa đơn điện tử: cổng hoadondientu.gdt.gov.vn làm được gì, ai phải dùng loại hóa đơn nào, cần chuẩn bị gì, và dẫn tới từng hướng dẫn thủ tục, từng mã lỗi trong cụm bài.
Căn cứ hiện hành là Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, cùng có hiệu lực từ 01/07/2026; Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã hết hiệu lực từ ngày này. Doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn bằng Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT qua nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn, ký hóa đơn bằng chữ ký số của doanh nghiệp đã khai trong tờ khai, rồi gửi cơ quan thuế cấp mã hoặc chuyển dữ liệu. Cổng hoadondientu.gdt.gov.vn dùng để tra cứu, đọc hóa đơn XML và đăng nhập tài khoản do cơ quan thuế cấp.
Căn cứ pháp lý từ 01/07/2026
Nếu bạn đang đọc một hướng dẫn nhắc Nghị định 123/2020/NĐ-CP hoặc Thông tư 78/2021/TT-BTC như quy định hiện hành, hãy đối chiếu lại. Điều 43 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định từ ngày nghị định có hiệu lực, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 Nghị định 41/2022/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP hết hiệu lực thi hành.
| Văn bản | Nội dung chính | Hiệu lực |
|---|---|---|
| Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 | Luật gốc về quản lý thuế, trong đó có hóa đơn, chứng từ điện tử | 01/07/2026; riêng quy định về kê khai, tính thuế và sử dụng hóa đơn điện tử của hộ, cá nhân kinh doanh áp dụng từ 01/01/2026 |
| Nghị định 254/2026/NĐ-CP ngày 30/06/2026 | Quy định chi tiết về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử: đối tượng sử dụng, nội dung hóa đơn, cấp mã, xử lý sự cố, tra cứu thông tin | 01/07/2026; thay Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP |
| Thông tư 91/2026/TT-BTC ngày 30/06/2026 | Thủ tục đăng ký, thay đổi, ngừng sử dụng hóa đơn; xử lý hóa đơn lập sai; ký hiệu hóa đơn; toàn bộ mẫu biểu | 01/07/2026; Thông tư 32/2025/TT-BTC hết hiệu lực |
Hai mẫu quen thuộc vẫn giữ số hiệu nhưng nay nằm ở Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC: Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử) và Mẫu 04/SS-HĐĐT, nay mang tên "Thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai". Các thông báo cơ quan thuế gửi lại như tiếp nhận tờ khai, chấp nhận hay không chấp nhận đăng ký, kết quả kiểm tra dữ liệu hóa đơn nằm ở Phụ lục IV. Từ 01/07/2026, hóa đơn đặt in của cơ quan thuế hết giá trị sử dụng (Điều 44 Nghị định 254/2026/NĐ-CP).
Bài viết tóm tắt quy định để tham khảo; với trường hợp cụ thể, bạn nên đọc văn bản gốc hoặc hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Cổng hoadondientu.gdt.gov.vn làm được gì
Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Cục Thuế (trước 01/03/2025 là Tổng cục Thuế, nên nhiều thông báo lỗi vẫn ghi "TCT") có hai phần: phần tra cứu công khai không cần đăng nhập và phần dành cho tài khoản do cơ quan thuế cấp. Trên trang chủ hiện có các thẻ:
- Tra cứu hóa đơn điện tử: các ô bắt buộc là MST người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn và mã captcha; ô tổng tiền thuế, tổng tiền thanh toán dùng để đối chiếu thêm.
- Tra cứu DN đăng ký sử dụng HĐĐT - MTT: nhập mã số thuế để tra thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp; MTT là viết tắt của máy tính tiền.
- Đọc hóa đơn XML: kéo thả tệp .xml để xem nội dung hóa đơn điện tử gốc.
- Tra cứu chứng từ khấu trừ thuế TNCN, tra cứu và đọc biên lai thu thuế CTT50.
Nút Đăng nhập mở khung nhập tên đăng nhập, mật khẩu, mã captcha và liên kết Quên mật khẩu. Chức năng lấy lại mật khẩu yêu cầu ký bằng chứng thư số đã đăng ký với cơ quan thuế, có lựa chọn riêng cho ký từ xa. Chi tiết ở bài tài khoản và tra cứu trên hoadondientu.gdt.gov.vn; hướng dẫn từng bước tra cứu hóa đơn có tại bài hướng dẫn tra cứu hóa đơn trên chukysoviettel.com.
Cục Thuế thông báo trên cổng rằng Plugin hóa đơn điện tử chỉ được cung cấp tại hoadondientu.gdt.gov.vn, ứng dụng "Hóa Đơn Điện Tử TCT" chỉ có trên Google Play và App Store, và cán bộ hỗ trợ không truy cập trực tiếp vào máy tính hay điện thoại của người nộp thuế. Không cài phần mềm theo đường dẫn lạ gửi qua điện thoại hoặc tin nhắn.
Ai dùng loại hóa đơn nào
Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP chia đối tượng theo ba hình thức chính. Hình thức bạn chọn trong tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT phải khớp với hóa đơn bạn gửi đi; lệch nhau là nguyên nhân của nhóm lỗi "hình thức áp dụng hóa đơn không hợp lệ".
Mặc định cho tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ và cá nhân kinh doanh. Hóa đơn được ký số rồi gửi để hệ thống cấp mã trước khi giao cho người mua. Ký hiệu bắt đầu bằng chữ C.
Doanh nghiệp một số lĩnh vực như điện lực, xăng dầu, viễn thông, ngân hàng, bảo hiểm, vận tải… đáp ứng điều kiện về hạ tầng, phần mềm, trừ trường hợp rủi ro cao. Dữ liệu vẫn phải chuyển cho cơ quan thuế. Ký hiệu bắt đầu bằng chữ K.
Cơ sở bán trực tiếp cho người tiêu dùng như bán lẻ, ăn uống, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách. Không bắt buộc có chữ ký số; dữ liệu gửi cơ quan thuế cuối ngày. Ký hiệu có chữ M.
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng, hoặc bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, phải dùng hóa đơn có mã hoặc hóa đơn từ máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan thuế; hộ không thuộc diện bắt buộc vẫn được đăng ký nếu có nhu cầu. Tình huống riêng của hộ kinh doanh xem ở bài hộ kinh doanh 2026: chữ ký số và hóa đơn điện tử.
Chuẩn bị trước khi làm việc với cơ quan thuế
- Chứng thư chữ ký số của doanh nghiệp còn hiệu lực (USB Token, HSM hoặc ký từ xa). Theo Phụ lục Nghị định 254/2026/NĐ-CP, người bán là tổ chức ký bằng chữ ký số của tổ chức. Số sê-ri chứng thư phải được khai ở phần 5 tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT.
- Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử: theo Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC, việc đăng ký sử dụng hóa đơn thông thường thực hiện qua tổ chức này; với S-Invoice, xem thủ tục đăng ký dịch vụ S-Invoice.
- Thông tin người đại diện khớp với dữ liệu gốc: họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân phải trùng với đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thuế và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư; thư điện tử, số điện thoại của người đại diện trong hồ sơ đăng ký thuế phải còn dùng được, vì hệ thống gửi yêu cầu xác nhận về đó.
- eTax Mobile và tài khoản VNeID mức 2 của người đại diện, để xác thực sinh trắc học khi đăng ký hoặc thay đổi đăng ký do đổi người đại diện (Công văn 3078/CT-NVT ngày 15/05/2026 của Cục Thuế).
- Máy tính ký số ổn định: driver USB Token, công cụ ký của phần mềm hóa đơn, và HDDT Plugin nếu cần ký trên cổng hoadondientu.gdt.gov.vn, ví dụ khi lấy lại mật khẩu. Xem cài USB Token Viettel-CA trên Windows 10/11.
Vòng đời một hóa đơn và các bài hướng dẫn
Đăng ký, thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn
Gửi Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT; trong 01 ngày làm việc hệ thống đối chiếu thông tin người đại diện và trả thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận. Xem đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT.
Khai chứng thư số và ký hóa đơn
Khai số sê-ri chứng thư với cơ quan thuế, khai tiếp trên phần mềm hóa đơn, cập nhật lại mỗi khi gia hạn hoặc đổi Token. Xem chữ ký số ký hóa đơn điện tử và đăng ký chứng thư với cơ quan thuế.
Gửi cấp mã hoặc chuyển dữ liệu
Hệ thống cấp mã của Cục Thuế tự động kiểm tra nội dung, định dạng, thông tin đăng ký và trạng thái sử dụng hóa đơn; không đạt thì trả thông báo kết quả kiểm tra dữ liệu (Mẫu 01/TB-KTDL) kèm mô tả lỗi. Tra nghĩa từng mã trong bảng mã lỗi hóa đơn điện tử của Cục Thuế.
Xử lý hóa đơn lập sai
Sai tên, địa chỉ: thông báo bằng Mẫu 04/SS-HĐĐT; sai mã số thuế, tiền, thuế suất, hàng hóa: điều chỉnh hoặc thay thế. Xem xử lý hóa đơn điện tử lập sai theo Thông tư 91/2026/TT-BTC; nếu bán lẻ qua máy tính tiền, xem hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Các lỗi hay gặp nhất đã có bài riêng:
| Giai đoạn | Bài xử lý chi tiết |
|---|---|
| Đăng nhập, lấy lại mật khẩu cổng | HDDT Plugin: không tìm thấy chứng thư nào hợp lệ |
| Đăng ký, thay đổi thông tin | Lỗi 1034: thông tin người đại diện không khớp; Lỗi 1011: CTS bị thu hồi |
| Ký số và chứng thư | Lỗi 20019: chữ ký chưa được đăng ký; Lỗi 20037: MST không khớp với serial đăng ký |
| Cấp mã, kiểm tra dữ liệu | Lỗi 20001: sai định dạng dữ liệu; Lỗi 20023: hình thức áp dụng hóa đơn không hợp lệ; Lỗi 20021: lập trong thời gian ngừng sử dụng hóa đơn |
Ai hỗ trợ việc gì
Gọi đúng nơi ngay từ đầu giúp tiết kiệm nhiều thời gian:
- Cục Thuế: kết quả đăng ký, trạng thái mã số thuế, thông báo không chấp nhận, sự cố hệ thống cấp mã. Thông báo trên cổng nêu tổng đài hỗ trợ Thuế điện tử, Hóa đơn điện tử (24/7) 024.730.55999, bấm phím 2 cho hóa đơn điện tử, và thư điện tử [email protected]. Việc liên quan chính sách, hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
- Nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn: màn hình phần mềm, gửi tờ khai, trạng thái truyền nhận, lỗi định dạng dữ liệu. Với S-Invoice, xem hướng dẫn sử dụng S-Invoice và danh sách lỗi thường gặp trên S-Invoice.
- Nhà cung cấp chứng thư số: chứng thư hết hạn, bị thu hồi, cấp lại, gia hạn. Với Viettel-CA – dịch vụ chứng thực chữ ký số của Viettel, xem gia hạn chữ ký số Viettel-CA.
Khi nhờ hỗ trợ, chỉ gửi ảnh thông báo lỗi đã che dữ liệu nhạy cảm, mã số thuế và thời điểm gửi. Không gửi mã PIN USB Token, mật khẩu tài khoản hóa đơn, mã OTP hay mật khẩu VNeID cho bất kỳ ai.
Câu hỏi thường gặp
Nghị định 123/2020/NĐ-CP còn áp dụng không?
Không. Từ 01/07/2026, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Điều 1 Nghị định 41/2022/NĐ-CP hết hiệu lực theo Điều 43 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Hóa đơn đã lập theo quy định cũ mà phát hiện sai thì điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định hiện hành (Điều 24 Thông tư 91/2026/TT-BTC).
Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT và 04/SS-HĐĐT còn dùng không?
Còn. Cả hai mẫu được ban hành lại tại Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC. Mẫu 04/SS-HĐĐT nay có tên Thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai và cột xử lý chỉ còn Thông báo hoặc Giải trình.
Có tự đăng ký hóa đơn trên hoadondientu.gdt.gov.vn được không?
Theo Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC, đăng ký sử dụng hóa đơn thực hiện qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử; đăng ký thẳng qua Hệ thống thông tin quản lý thuế chỉ dành cho một số trường hợp như dùng hóa đơn có mã được miễn phí dịch vụ hoặc doanh nghiệp kết nối trực tiếp. Thay đổi thông tin đã đăng ký có thể gửi qua hệ thống của cơ quan thuế hoặc qua nhà cung cấp.
Hóa đơn từ máy tính tiền có cần chữ ký số không?
Không bắt buộc. Khoản 9 Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế không bắt buộc có chữ ký số; hóa đơn có mã thông thường vẫn phải có chữ ký số của người bán.
Tổng đài hỗ trợ hóa đơn điện tử của Cục Thuế là số nào?
Thông báo trên cổng hoadondientu.gdt.gov.vn nêu tổng đài 024.730.55999 hoạt động 24/7, bấm phím 2 để được hỗ trợ ứng dụng hóa đơn điện tử, và thư điện tử [email protected]. Cán bộ hỗ trợ không yêu cầu truy cập máy tính của bạn.
Dùng hóa đơn điện tử S-Invoice?
Thông tin gói dịch vụ, đăng ký và hướng dẫn thao tác S-Invoice có trên trang chuyên về S-Invoice. Không gửi mã PIN, mật khẩu hay OTP khi nhờ hỗ trợ.
Nguồn đối chiếu: Toàn văn Nghị định 254/2026/NĐ-CP – Cổng TTĐT Chính phủ; Thông tư 91/2026/TT-BTC; Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15; Cổng hóa đơn điện tử của Cục Thuế; Lưu ý xác thực sinh trắc học khi đăng ký hóa đơn. Thông tin có thể thay đổi; ưu tiên hướng dẫn hiện hành của cơ quan/nhà cung cấp tại thời điểm thao tác. Cập nhật: 28/09/2026.
