Thông báo chữ ký số không hợp lệ có thể xuất hiện khi mở file PDF, khi nộp hồ sơ trên cổng dịch vụ công hoặc khi ký hóa đơn điện tử, và mỗi nơi có nguyên nhân khác nhau. Bài này giúp bạn đọc đúng thông báo và xử lý theo từng nơi ký mà không làm hỏng tài liệu hay chứng thư.
Hãy xem thông báo xuất hiện ở đâu. Trên Adobe Acrobat Reader, “không hợp lệ” (dấu X đỏ) thường nghĩa là tài liệu đã bị thay đổi sau khi ký hoặc có chứng thư lỗi, còn “chưa xác định” (UNKNOWN) thường chỉ vì máy chưa tin cậy chuỗi chứng thư. Trên cổng giao dịch và phần mềm hóa đơn, nguyên nhân hay gặp là chứng thư hết hạn, bị tạm dừng hoặc thu hồi, chưa cập nhật chứng thư mới sau gia hạn hoặc ngày giờ máy tính sai.
Chữ ký số không hợp lệ: một thông báo, nhiều nguyên nhân
Bảng dưới gom các trường hợp hay gặp khi dùng chữ ký số Viettel-CA – dịch vụ chứng thực chữ ký số của Viettel, kèm hướng xử lý.
| Nơi xuất hiện | Thông báo, dấu hiệu | Ý nghĩa thường gặp | Cách xử lý |
|---|---|---|---|
| Adobe Acrobat Reader | Dấu X đỏ, “At least one signature is invalid” | Tài liệu bị thay đổi hoặc hỏng sau khi ký, hoặc có chứng thư không hợp lệ. | Không dùng bản này, xin lại bản gốc; xem cách kiểm tra chữ ký trên PDF. |
| Adobe Acrobat Reader | “Signature validity is UNKNOWN” | Máy chưa tin cậy chuỗi chứng thư của người ký. | Đối chiếu chuỗi chứng thư hoặc kiểm tra bằng công cụ của NEAC. |
| Cổng thuế | “Không tìm thấy chữ ký số với Serial đã chọn trong USB” | Token đang cắm không chứa chứng thư có serial đã chọn, ví dụ sau gia hạn hoặc khi cắm nhầm Token. | Xem hướng dẫn xử lý lỗi Serial trên dichvucong.gdt.gov.vn. |
| Cổng giao dịch | Chứng thư hết hạn, bị tạm dừng hoặc thu hồi | Chứng thư không còn hiệu lực tại thời điểm ký. | Kiểm tra thông tin chứng thư, liên hệ nhà cung cấp. |
| Phần mềm hóa đơn | Lỗi chứng thư khi ký hóa đơn | Chứng thư mới chưa được cập nhật lên phần mềm hoặc đăng ký hóa đơn. | Cập nhật chứng thư trên phần mềm và trong tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT. |
| Mọi nơi | Báo chứng thư chưa có hiệu lực hoặc đã hết hạn dù còn hạn | Ngày giờ máy tính sai. | Chỉnh giờ tự động rồi ký lại. |
Trên file PDF: “không hợp lệ” khác “chưa xác định”
Adobe Acrobat Reader hiện kết quả kiểm tra trên thanh thông báo phía trên tài liệu: dấu tích xanh (“Signed and all signatures are valid”), biểu tượng cảnh báo (“At least one signature has problems”) hoặc dấu X đỏ (“At least one signature is invalid”).
Theo NEAC, dấu X đỏ luôn có nghĩa chữ ký bị lỗi: nội dung đã bị thay đổi hoặc bị hỏng, hoặc một trong các chứng thư không hợp lệ. Không nên tin tài liệu ở trạng thái này, dù hình chữ ký hiển thị vẫn bình thường.
Trạng thái chưa xác định thì khác. Khi Adobe ghi “Signature validity is UNKNOWN”, lý do kèm theo thường là danh tính người ký chưa xác định vì chứng thư của họ và các chứng thư cấp trên chưa nằm trong danh sách tin cậy của máy. Theo tài liệu của Adobe, chữ ký chỉ được tin cậy khi chứng thư người ký hoặc một chứng thư phía trên trong chuỗi là “điểm neo tin cậy” (trust anchor) trên máy kiểm tra. UNKNOWN vì vậy là vấn đề cấu hình của máy người nhận, chưa phải bằng chứng tài liệu bị sửa.
- Giữ nguyên bản nhận được; không ký tiếp, không sửa, không in ra rồi quét lại file đang báo lỗi.
- Báo X đỏ: liên hệ bên gửi qua kênh đã biết để xin lại bản gốc; nếu bạn là người ký, ký lại trên bản chưa bị chỉnh sửa.
- Báo UNKNOWN: đối chiếu chuỗi chứng thư ở mục tiếp theo hoặc dùng công cụ kiểm tra của NEAC.
Cách đọc Signature Panel, Signature Properties và dùng công cụ của NEAC có trong bài kiểm tra chữ ký số trên file PDF.
Thiếu chuỗi chứng thư: Viettel-CA và Root CA quốc gia
Theo hướng dẫn của Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia (NEAC), chứng thư chữ ký số công cộng được xác minh theo chuỗi: chứng thư gốc Vietnam National Root CA → chứng thư của tổ chức cung cấp dịch vụ (ví dụ Viettel-CA) → chứng thư của người ký. Nếu máy kiểm tra không có hoặc chưa tin cậy mắt xích phía trên, phần mềm sẽ báo chưa xác định hoặc không dựng được đường chứng thực. Xem thêm bài chứng thư chữ ký số là gì.
- Chỉ lấy chứng thư gốc và chứng thư của nhà cung cấp từ nguồn chính thức: trang Root CA quốc gia mà NEAC công bố (rootca.gov.vn) hoặc theo hướng dẫn của Viettel-CA. Không cài chứng thư nhận qua email, tin nhắn hay trang lạ.
- Đối chiếu trước khi tin: NEAC hướng dẫn mở Show Signer's Certificate trong Adobe, xem Serial number ở thẻ Details và so với số serial chứng thư của nhà cung cấp được công bố trên rootca.gov.vn.
- Nếu đơn vị thường xuyên nhận PDF ký số trong nước, bộ phận IT có thể thêm chứng thư gốc đã đối chiếu vào danh sách tin cậy của Adobe (thẻ Trust trong Certificate Viewer, nút Add To Trusted Certificates). Adobe khuyến cáo không thêm chứng thư tự ký không rõ nguồn vào danh sách này.
- Không tắt tính năng kiểm tra chữ ký để “hết báo lỗi”: làm vậy chỉ che thông báo, không làm chữ ký hợp lệ hơn.
Kiểm tra trạng thái chứng thư: hết hạn, tạm dừng hay thu hồi
Điều 16 Nghị định 23/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 10/04/2025) yêu cầu người nhận kiểm tra trạng thái chứng thư chữ ký số tại thời điểm ký trên hệ thống của tổ chức đã cấp chứng thư; với chứng thư công cộng, còn kiểm tra trạng thái chứng thư của chính tổ chức cung cấp dịch vụ trên hệ thống của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực điện tử quốc gia. Chữ ký chỉ có hiệu lực khi cả hai kết quả cùng có hiệu lực, nên chữ ký tạo bằng chứng thư đã hết hạn, bị tạm dừng hoặc bị thu hồi không được coi là hợp lệ.
- Xem ngày hết hạn và serial trong Token Manager hoặc kho chứng thư Windows theo bài xem thông tin chứng thư số Viettel-CA.
- Chứng thư đã hết hạn: cần gia hạn hoặc cấp mới; xem các lựa chọn tại chữ ký số Viettel sắp hết hạn.
- Nghi chứng thư bị tạm dừng hoặc thu hồi, chẳng hạn sau khi đã báo mất Token: liên hệ nhà cung cấp để xác nhận trạng thái, không tự khởi tạo lại Token.
- Kỹ thuật viên có thể tra danh sách thu hồi (CRL) theo địa chỉ ở mục CRL Distribution Points của chứng thư, như NEAC hướng dẫn.
Phần quy định trong bài được tóm tắt để tham khảo; với trường hợp cụ thể, hãy đối chiếu văn bản gốc hoặc hỏi cơ quan, nhà cung cấp dịch vụ.
Trên cổng thuế và các cổng dịch vụ công
Trên cổng giao dịch, lỗi chữ ký thường do Token, chứng thư đã đăng ký và tài khoản không khớp nhau:
- Sau gia hạn hoặc cấp mới, chứng thư có thể mang serial mới trong khi cổng vẫn lưu serial cũ. Làm theo bài cập nhật chứng thư sau gia hạn Viettel-CA.
- Chứng thư của đơn vị này dùng cho tài khoản đơn vị khác sẽ không khớp. Kiểm tra mã số thuế trên chứng thư trước khi ký, nhất là khi giữ nhiều Token (xem dùng nhiều USB Token trên một máy tính).
- Nếu cổng không thấy Token thì đó là lỗi kết nối, không phải chữ ký không hợp lệ: xem eTax không tìm thấy chữ ký số Viettel-CA và tổng hợp lỗi ký số USB Token Viettel-CA.
Trên phần mềm hóa đơn điện tử
Sau khi gia hạn hoặc đổi Token, bước ký hóa đơn có thể báo lỗi chứng thư dù Token vẫn chạy bình thường, nếu chứng thư mới chưa được cập nhật.
- Cập nhật chứng thư mới trên S-Invoice theo hướng dẫn cập nhật chữ ký số Viettel-CA lên hệ thống hóa đơn.
- Khai chứng thư mới bằng tờ khai thay đổi Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Thông tư 91/2026/TT-BTC), thường gửi ngay trên phần mềm hóa đơn: cơ quan thuế chỉ cấp mã cho hóa đơn đúng thông tin đã đăng ký (Điều 12 Nghị định 254/2026/NĐ-CP).
- Kiểm tra cấu hình ký hóa đơn S-Invoice bằng USB Token.
- Báo không kết nối được USB Token là lỗi kết nối: xem lỗi ký hóa đơn không kết nối được USB Token.
- Mã lỗi từ hệ thống Cục Thuế: xem bảng mã lỗi hóa đơn điện tử.
Sai ngày giờ máy tính và checklist trước khi gọi hỗ trợ
Windows đối chiếu thời hạn chứng thư với đồng hồ hệ thống. Microsoft mô tả mã lỗi CERT_E_EXPIRED là trường hợp một chứng thư bắt buộc không nằm trong thời hạn hiệu lực khi đối chiếu với đồng hồ hệ thống hiện tại hoặc dấu thời gian trong tệp đã ký. Máy chạy sai ngày có thể khiến chứng thư còn hạn bị coi là chưa có hiệu lực hoặc đã hết hạn.
- Ngày, giờ, múi giờ Windows đúng; đồng bộ thời gian tự động đang bật.
- Đúng Token, đúng chứng thư (tên, mã số thuế, serial) cho tài khoản đang ký.
- Chứng thư còn hạn, đã cập nhật trên cổng và phần mềm hóa đơn nếu vừa gia hạn.
- File PDF là bản gốc, chưa bị chỉnh sửa sau khi ký.
- Ảnh thông báo lỗi đã che thông tin nhạy cảm; không gửi mã PIN, OTP, mật khẩu.
Câu hỏi thường gặp
Adobe báo Signature validity is UNKNOWN có phải chữ ký giả không?
Không hẳn. Trạng thái này thường có nghĩa máy của bạn chưa tin cậy chuỗi chứng thư của người ký, chưa phải bằng chứng tài liệu bị sửa. Hãy đối chiếu chuỗi chứng thư hoặc kiểm tra bằng công cụ của NEAC trước khi kết luận.
Vì sao file PDF đang hợp lệ bỗng báo không hợp lệ?
Thường do file đã bị chỉnh sửa sau khi ký hoặc bị hỏng khi lưu, truyền. Hãy dùng lại bản gốc nhận được; nếu bạn là người ký, ký lại trên bản chưa chỉnh sửa.
Vừa gia hạn chữ ký số, nộp hồ sơ lại báo lỗi chữ ký, vì sao?
Chứng thư sau gia hạn có thể mang serial mới, trong khi cổng giao dịch hoặc phần mềm hóa đơn vẫn lưu serial cũ. Hãy cập nhật chứng thư mới trên từng hệ thống bạn dùng rồi ký lại.
Có nên tắt kiểm tra chữ ký trong Adobe cho đỡ báo lỗi không?
Không. Tắt kiểm tra chỉ làm mất thông báo, không làm chữ ký hợp lệ hơn và khiến bạn bỏ sót tài liệu bị sửa. Nếu cần Adobe tin cậy chữ ký trong nước, hãy nhờ IT thiết lập chứng thư gốc lấy từ nguồn chính thức.
Vẫn chưa rõ vì sao chữ ký bị báo không hợp lệ?
Gửi ảnh thông báo lỗi, nơi xuất hiện (file PDF, cổng hay phần mềm nào) và lần gần nhất ký thành công cho đội hỗ trợ. Không gửi mã PIN, OTP hoặc mật khẩu.
Nguồn đối chiếu: Adobe – Validate digital signatures, NEAC – Kiểm tra và xác thực chữ ký số, NEAC – Kiểm tra thông tin cơ bản trên chứng thư chữ ký số, Nghị định 23/2025/NĐ-CP, Microsoft – CERT_E_EXPIRED (0x800B0101). Thông tin có thể thay đổi; ưu tiên hướng dẫn hiện hành của cơ quan/nhà cung cấp tại thời điểm thao tác. Cập nhật: 28/09/2026.
