Nhận một hợp đồng hay văn bản PDF có chữ ký số, bạn cần biết ai đã ký, chứng thư có hiệu lực tại thời điểm ký không và tài liệu có bị sửa sau khi ký không. Bài này hướng dẫn kiểm tra chữ ký số trên file PDF bằng Adobe Acrobat Reader và công cụ của Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia (NEAC).
Mở file bằng Adobe Acrobat Reader, bấm nút Signature Panel trên thanh thông báo, chọn từng chữ ký và xem Signature Properties để biết tài liệu có bị thay đổi sau khi ký, ai ký, chứng thư do ai cấp và ký lúc nào. Dấu tích xanh là hợp lệ, dấu X đỏ là không hợp lệ; trạng thái UNKNOWN thường do máy chưa tin cậy chuỗi chứng thư, nên đối chiếu thêm bằng công cụ của NEAC trước khi kết luận.
Kiểm tra chữ ký số trên file PDF là kiểm tra những gì
Hình chữ ký, con dấu trên trang PDF chỉ là phần nhìn thấy. Giá trị nằm ở dữ liệu chữ ký số gắn trong file, và phần mềm kiểm tra trả lời ba câu hỏi:
Phần mềm tính lại giá trị băm của nội dung và so với giá trị trong chữ ký. Khác nhau nghĩa là tài liệu đã bị thay đổi hoặc hỏng sau khi ký.
Thông tin người ký và tổ chức cấp lấy từ chứng thư đi kèm chữ ký, cần khớp với bên bạn đang giao dịch.
Chứng thư phải nối được về chứng thư gốc tin cậy và không hết hạn, tạm dừng hay thu hồi tại thời điểm ký.
Theo Điều 16 Nghị định 23/2025/NĐ-CP, trước khi chấp nhận chữ ký số, người nhận phải kiểm tra trạng thái, thông tin trên chứng thư và việc chữ ký được tạo bởi khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trên chứng thư người ký. Phần pháp lý chỉ tóm tắt để tham khảo, không phải tư vấn pháp lý.
Các bước kiểm tra trong Adobe Acrobat Reader
Mở đúng file PDF bạn nhận, không mở bản đã chỉnh sửa hay chuyển đổi. Khi chữ ký được kiểm tra, Acrobat Reader hiện biểu tượng trạng thái trên thanh thông báo phía trên tài liệu. Nhãn dưới đây theo tài liệu tiếng Anh của Adobe; vị trí menu có thể khác giữa các phiên bản.
Mở Signature Panel
Bấm nút Signature Panel trên thanh thông báo, hoặc chọn Signatures ở thanh bên phải (bản cũ: View → Show/Hide → Navigation Panes → Signatures). Bảng liệt kê từng chữ ký kèm biểu tượng trạng thái.
Xem Signature Properties
Bấm vào chữ ký để mở hộp Signature Validation Status, rồi chọn Signature Properties. Muốn kiểm tra lại, chọn Options → Validate Signatures trong bảng Signatures. Đọc phần Validity Summary: tài liệu có bị thay đổi sau khi ký không, danh tính người ký có hợp lệ không, chữ ký có dấu thời gian không.
Xem chứng thư người ký
Chọn Show Signer's Certificate để mở Certificate Viewer. Kiểm tra tên người ký, tổ chức cấp, thời hạn hiệu lực và chuỗi chứng thư. Thẻ Details cho biết Serial number; thẻ Trust cho biết chứng thư có được tin cậy trên máy bạn không.
So sánh phiên bản khi có nhiều chữ ký
Chọn chữ ký trong bảng Signatures, rồi Options → Compare Signed Version to Current Version để thấy phần thay đổi so với lúc ký; View Signed Version mở bản đúng như lúc ký.
Signature Panel trống thì nhiều khả năng file chưa được ký số, dù trên trang có hình chữ ký.
Ý nghĩa ba trạng thái: hợp lệ, không hợp lệ, chưa xác định
| Trạng thái | Acrobat Reader hiển thị | Ý nghĩa | Nên làm gì |
|---|---|---|---|
| Hợp lệ | Dấu tích xanh, “Signed and all signatures are valid” | Tài liệu không bị sửa sau khi ký và chứng thư người ký được máy tin cậy. | Vẫn xem người ký có đúng bên giao dịch, đúng thời điểm không. |
| Không hợp lệ | Dấu X đỏ, “At least one signature is invalid” | Theo NEAC: nội dung đã bị thay đổi hoặc hỏng, hoặc có chứng thư không hợp lệ. | Không dùng bản này; liên hệ bên gửi xin lại bản gốc. |
| Chưa xác định | Biểu tượng cảnh báo, “At least one signature has problems”; chữ ký ghi “Signature validity is UNKNOWN” | Thường do chứng thư người ký và các chứng thư cấp trên chưa nằm trong danh sách tin cậy của máy. | Đối chiếu chuỗi chứng thư; kiểm tra thêm bằng công cụ của NEAC. |
Acrobat còn có thể báo chữ ký hợp lệ nhưng tài liệu có thay đổi chưa được ký sau chữ ký cuối (“Signed and all signatures are valid, but with unsigned changes after the last signature”). Khi đó, dùng View Signed Version để xem bản đúng như lúc ký và hỏi bên gửi về phần thay đổi.
Không ký tiếp, thanh toán hay phát hành dựa trên tài liệu có chữ ký không hợp lệ. Liên hệ bên gửi qua kênh bạn đã biết, không dùng liên hệ nằm trong chính file đáng ngờ. Nguyên nhân và cách xử lý từng trường hợp có trong bài lỗi chữ ký số không hợp lệ.
Chuỗi tin cậy: Viettel-CA và Root CA quốc gia
Chữ ký số công cộng được tin cậy theo chuỗi: chứng thư gốc Vietnam National Root CA → chứng thư của tổ chức cung cấp dịch vụ, ví dụ Viettel-CA – dịch vụ chứng thực chữ ký số của Viettel → chứng thư của người ký. NEAC hướng dẫn đối chiếu Serial number của chứng thư nhà cung cấp (thẻ Details) với số serial được công bố trên trang Root CA quốc gia (rootca.gov.vn).
NEAC hiện là đơn vị trực thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ (Quyết định 155/QĐ-BKHCN ngày 03/03/2025); tài liệu ban hành trước đó có thể còn nhắc Bộ Thông tin và Truyền thông.
Khi Adobe báo UNKNOWN, hãy đối chiếu như trên hoặc dùng công cụ của NEAC ở mục sau. Việc thêm chứng thư gốc vào danh sách tin cậy của Adobe (thẻ Trust, nút Add To Trusted Certificates) nên để IT làm, chỉ với chứng thư từ nguồn chính thức. Không tắt tính năng kiểm tra chữ ký để “hết cảnh báo”.
Kiểm tra bằng công cụ của NEAC
NEAC cung cấp chức năng kiểm tra chữ ký số trên văn bản điện tử; trang này dẫn tới công cụ tại verifycks.neac.gov.vn. Theo hướng dẫn của NEAC:
Tải văn bản lên
Chọn mục “Chọn tệp tải lên” và tải văn bản đã ký lên. Công cụ hiện chỉ hỗ trợ file PDF và XML; phần mở rộng tệp phải viết chữ thường (.pdf, .xml).
Bấm “Kiểm tra văn bản”
Hệ thống tự trả kết quả. Nếu báo quá tải, chờ theo thông báo rồi thử lại.
Đọc kết quả
Kết quả cho biết chứng thư do ai cấp (“Cấp bởi”), ai ký (“Ký bởi”), tài liệu có bị thay đổi sau khi ký không, chữ ký hợp lệ hay không kèm lý do, thời gian ký, dấu thời gian và trạng thái thu hồi của chứng thư (qua OCSP hoặc CRL).
Nếu công cụ báo lỗi định dạng thuộc tính chữ ký, NEAC khuyến nghị dùng phần mềm ký số đáp ứng Thông tư 15/2025/TT-BKHCN quy định yêu cầu kỹ thuật đối với phần mềm ký số, phần mềm kiểm tra chữ ký số.
Công cụ trực tuyến yêu cầu tải tài liệu lên máy chủ. Với hợp đồng hoặc văn bản mật, hãy làm theo quy định bảo mật của đơn vị trước khi tải lên bất kỳ dịch vụ nào. Nếu trình duyệt cảnh báo chứng chỉ bảo mật của trang không hợp lệ, đừng bỏ qua cảnh báo để tải tài liệu lên; hãy thử lại sau hoặc kiểm tra bằng Adobe.
Dấu thời gian và chữ ký sau khi chứng thư hết hạn
Thời điểm ký quan trọng vì Điều 16 Nghị định 23/2025/NĐ-CP yêu cầu kiểm tra trạng thái chứng thư tại thời điểm thực hiện ký số. Theo tài liệu của Adobe, chữ ký không có dấu thời gian lấy thời gian theo đồng hồ máy người ký, vốn có thể bị chỉnh; dấu thời gian từ máy chủ cấp dấu thời gian đáng tin cậy hơn. Điều 24 của Nghị định này quy định thời gian gắn vào thông điệp dữ liệu là ngày, giờ tổ chức cung cấp dịch vụ cấp dấu thời gian nhận được thông điệp đó.
- Chứng thư người ký đã hết hạn khi bạn kiểm tra chưa chắc làm chữ ký mất giá trị. Điều cần xác định là chứng thư còn hiệu lực tại thời điểm ký và thời điểm đó đáng tin, tốt nhất là có dấu thời gian.
- Cơ chế xác thực dài hạn (LTV) của Adobe nhúng chuỗi chứng thư, trạng thái thu hồi và dấu thời gian vào file để kiểm tra được lâu sau khi ký. Thiếu các thông tin này, việc kiểm tra sau khi chứng thư hết hạn có thể bị hạn chế.
- Nếu Adobe báo dấu thời gian đã hết hạn, nghĩa là chứng thư của máy chủ cấp dấu thời gian đã hết hạn tính đến hiện tại. Adobe có tùy chọn Use expired timestamps (Preferences → Signatures → Verification) nhưng nên để IT quyết định; hãy lưu bản gốc, ảnh kết quả kiểm tra và hỏi bên gửi.
Tham khảo thêm bài ký điện tử bằng phần mềm VGCA có xác thực dấu thời gian; cách tự ký file PDF bằng Token có trong bài ký số file PDF bằng USB Token Viettel-CA.
Câu hỏi thường gặp
Signature validity is UNKNOWN là gì?
Đây là trạng thái Adobe Acrobat Reader chưa xác định được độ tin cậy của chữ ký, thường vì chứng thư người ký và các chứng thư cấp trên chưa nằm trong danh sách tin cậy của máy. Trạng thái này chưa có nghĩa tài liệu bị sửa; hãy đối chiếu chuỗi chứng thư hoặc dùng công cụ kiểm tra của NEAC.
Thấy hình chữ ký và con dấu trên PDF có phải là đã ký số không?
Chưa chắc. Hình ảnh chữ ký có thể được chèn vào file mà không có chữ ký số. Chỉ khi Signature Panel liệt kê chữ ký và kết quả kiểm tra hợp lệ thì mới xác nhận được chữ ký số.
Chứng thư của người ký đã hết hạn thì chữ ký trên file còn giá trị không?
Theo Điều 16 Nghị định 23/2025/NĐ-CP, trạng thái chứng thư được kiểm tra tại thời điểm ký, nên chứng thư hết hạn sau đó không tự làm chữ ký mất giá trị. Điều cần chứng minh là thời điểm ký đáng tin cậy, tốt nhất là có dấu thời gian.
Chữ ký hợp lệ trên Adobe có đủ để kết luận hợp đồng có giá trị pháp lý không?
Chưa đủ. Kết quả hợp lệ cho biết tài liệu không bị sửa và chứng thư được tin cậy, còn giá trị pháp lý còn phụ thuộc thẩm quyền người ký, nội dung và quy định chuyên ngành. Với trường hợp cụ thể, hãy hỏi luật sư hoặc cơ quan có thẩm quyền.
Cần người xem giúp một chữ ký khó đọc?
Kỹ thuật viên có thể hướng dẫn bạn đọc Signature Properties và chuỗi chứng thư. Chỉ gửi ảnh kết quả kiểm tra, không gửi mã PIN, OTP hay mật khẩu.
Nguồn đối chiếu: Adobe – Validate digital signatures, Adobe – Acrobat Desktop Digital Signature Guide, NEAC – Hướng dẫn kiểm tra hiệu lực chữ ký số trên văn bản điện tử, Nghị định 23/2025/NĐ-CP, Bộ Khoa học và Công nghệ – Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia. Thông tin có thể thay đổi; ưu tiên hướng dẫn hiện hành của cơ quan/nhà cung cấp tại thời điểm thao tác. Cập nhật: 28/09/2026.
