Chữ ký điện tử và chữ ký số thường bị dùng lẫn lộn, nhưng theo Luật Giao dịch điện tử 2023, chữ ký số chỉ là một loại chữ ký điện tử, với yêu cầu kỹ thuật và giá trị pháp lý riêng. Bài viết tóm tắt cách luật phân loại, bảng so sánh và lý do chữ ký scan, OTP không thay được chữ ký số.
Theo Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15, chữ ký điện tử là khái niệm rộng: dữ liệu điện tử gắn với thông điệp dữ liệu để xác nhận người ký. Chữ ký số là một loại chữ ký điện tử dùng thuật toán khóa không đối xứng và được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số. Luật chỉ công nhận chữ ký số và chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn có giá trị tương đương chữ ký trên văn bản giấy; theo giải trình của Ủy ban Thường vụ Quốc hội, chữ ký scan, ảnh chữ ký, OTP, SMS không phải là chữ ký điện tử.
Chữ ký điện tử và chữ ký số theo Luật Giao dịch điện tử 2023
Các văn bản chính cần biết:
- Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15, Quốc hội thông qua ngày 22/6/2023, có hiệu lực từ 01/7/2024.
- Nghị định 23/2025/NĐ-CP về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy, ban hành ngày 21/02/2025, có hiệu lực từ 10/4/2025, thay cho Nghị định 130/2018/NĐ-CP và Nghị định 48/2024/NĐ-CP (Điều 46).
- Luật sửa đổi, bổ sung Luật Giao dịch điện tử thông qua ngày 24/8/2026, hiệu lực chung từ 01/3/2027 (theo NEAC); khi có hiệu lực, hãy đối chiếu văn bản hợp nhất.
| Khái niệm | Luật định nghĩa (Điều 3) | Hiểu đơn giản |
|---|---|---|
| Chữ ký điện tử (khoản 11) | “Chữ ký được tạo lập dưới dạng dữ liệu điện tử gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu để xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể đó đối với thông điệp dữ liệu”. | Khái niệm chung cho các cách “ký” bằng dữ liệu điện tử. |
| Chữ ký số (khoản 12) | “Chữ ký điện tử sử dụng thuật toán khóa không đối xứng, gồm khóa bí mật và khóa công khai, trong đó khóa bí mật được dùng để ký số và khóa công khai được dùng để kiểm tra chữ ký số”. | Ký bằng khóa bí mật, kiểm tra bằng khóa công khai trong chứng thư. |
| Chứng thư chữ ký điện tử (khoản 13) | Thông điệp dữ liệu xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký. | Với chữ ký số, đây là chứng thư chữ ký số gắn khóa công khai với người ký. |
Như vậy, mọi chữ ký số đều là chữ ký điện tử, nhưng không phải chữ ký điện tử nào cũng là chữ ký số.
Ba loại chữ ký điện tử theo phạm vi sử dụng
Khoản 1 Điều 22 Luật Giao dịch điện tử 2023 chia chữ ký điện tử thành ba loại:
Do cơ quan, tổ chức tạo lập, dùng riêng cho hoạt động của mình. Loại được cấp chứng nhận là chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn (khoản 2 Điều 25 Luật; Điều 9 Nghị định 23/2025/NĐ-CP).
Dùng trong hoạt động công cộng, được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số công cộng do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp, như Viettel-CA.
Dùng trong hoạt động công vụ, được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ, theo pháp luật về giao dịch điện tử và về cơ yếu. Nghị định 23/2025/NĐ-CP không điều chỉnh loại này.
Tóm tắt yêu cầu tại khoản 2 và 3 Điều 22:
- Xác nhận người ký và khẳng định sự chấp thuận của người ký đối với thông điệp dữ liệu.
- Dữ liệu tạo chữ ký chỉ gắn với nội dung được chấp thuận và chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký khi ký.
- Riêng chữ ký số còn phải phát hiện được mọi thay đổi sau khi ký và được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số.
Bảng so sánh chữ ký số, chữ ký chuyên dùng và chữ ký scan
| Tiêu chí | Chữ ký số công cộng | Chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn | Chữ ký scan, ảnh chữ ký, OTP, SMS |
|---|---|---|---|
| Bản chất | Dùng cặp khóa bí mật – công khai, gắn với chứng thư chữ ký số. | Do cơ quan, tổ chức tạo lập, được chứng nhận đáp ứng yêu cầu an toàn. | Hình thức xác nhận khác, không phải chữ ký điện tử. |
| Ai cấp, tạo | Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng. | Cơ quan, tổ chức tự tạo lập. | Ứng dụng, hệ thống hoặc người dùng. |
| Mức bảo đảm | Xác định người ký, phát hiện mọi thay đổi sau khi ký, kiểm tra được trạng thái chứng thư. | Xác định người ký, gắn với nội dung, dữ liệu ký chỉ thuộc kiểm soát người ký. | Tùy hệ thống; ảnh chữ ký dễ sao chép, không phát hiện được chỉnh sửa. |
| Giá trị pháp lý | Tương đương chữ ký của cá nhân trên văn bản giấy (khoản 2 Điều 23). | Như chữ ký số (khoản 2 Điều 23). | Theo pháp luật có liên quan (khoản 4 Điều 22) và thỏa thuận; không mặc nhiên tương đương chữ ký tay. |
| Ví dụ | Ký bằng USB Token hoặc ký số từ xa trên hồ sơ, hóa đơn, hợp đồng. | Hệ thống ký nội bộ của một tổ chức. | Ảnh chữ ký dán vào Word, mã OTP, tin nhắn xác nhận. |
Chữ ký scan, ảnh chữ ký, OTP có phải chữ ký số?
Không. Khi Quốc hội thông qua luật ngày 22/6/2023, Ủy ban Thường vụ Quốc hội giải trình (Báo Điện tử Chính phủ đưa tin): “Hiện nay, các hình thức xác nhận khác bằng phương tiện điện tử như chữ ký scan, chữ ký hình ảnh, mật khẩu sử dụng một lần (OTP), tin nhắn (SMS),… không phải là chữ ký điện tử.” Để phù hợp thực tiễn ngành ngân hàng, hải quan, khoản 4 Điều 22 để các hình thức này thực hiện theo pháp luật có liên quan.
- Ảnh chữ ký, kể cả ảnh có dấu đỏ, dán vào Word hay PDF không phải chữ ký số và không cho biết file có bị sửa hay không.
- OTP, SMS vẫn dùng được khi quy định chuyên ngành hoặc thỏa thuận cho phép, nhưng không thay được chữ ký số ở nơi yêu cầu chữ ký số.
- Khi cần giá trị tương đương chữ ký tay, hãy dùng chữ ký số hoặc chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn.
Cách ký đúng trên văn bản Office: ký số file Word, Excel bằng chữ ký số Viettel-CA.
Khi nào nên hoặc cần dùng chữ ký số
Luật Giao dịch điện tử chỉ quy định việc thực hiện giao dịch bằng phương tiện điện tử, không quy định nội dung, điều kiện, hình thức của giao dịch (Điều 1). Nghiệp vụ nào bắt buộc chữ ký số do văn bản chuyên ngành quy định. Một số nguyên tắc nhận biết:
Văn bản cần xác nhận của tổ chức
Khi pháp luật yêu cầu văn bản phải được cơ quan, tổ chức xác nhận, bản điện tử đáp ứng nếu được ký bằng chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số của cơ quan, tổ chức đó (khoản 3 Điều 23).
Hồ sơ nộp qua hệ thống điện tử
Nhiều hệ thống như khai thuế điện tử, hóa đơn điện tử, kê khai bảo hiểm xã hội điện tử dùng chữ ký số để ký hồ sơ, chứng từ. Điều kiện, ngoại lệ theo quy định của từng lĩnh vực tại thời điểm nộp.
Hợp đồng với đối tác
Muốn hợp đồng điện tử có chữ ký tương đương chữ ký tay, nên dùng chữ ký số. Xem hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý không và giải pháp hợp đồng điện tử vContract.
Chữ ký số không nhất thiết phải dùng USB Token; xem chữ ký số từ xa là gì và chữ ký số là gì, hoạt động ra sao.
Giá trị pháp lý của chữ ký còn phụ thuộc vào đâu
“Có giá trị pháp lý” không có nghĩa chữ ký số được chấp nhận trong mọi tình huống:
- Thỏa thuận: hiệu lực chữ ký điện tử chuyên dùng có thể kiểm tra theo điều kiện các bên thỏa thuận (điểm d khoản 2 Điều 22); trong hợp đồng điện tử, các bên có quyền thỏa thuận yêu cầu kỹ thuật, bảo đảm toàn vẹn, bảo mật (khoản 2 Điều 36).
- Quy định chuyên ngành: nếu luật khác quy định không được giao dịch bằng phương tiện điện tử thì theo luật đó (khoản 3 Điều 1).
- Trạng thái chứng thư: người ký và người nhận đều phải kiểm tra; chữ ký chỉ có hiệu lực khi chứng thư người ký và chứng thư của tổ chức phát hành cùng có hiệu lực tại thời điểm ký (Điều 15, 16 Nghị định 23/2025/NĐ-CP).
- Thẩm quyền: chữ ký số cấp cho người có thẩm quyền chỉ dùng đúng thẩm quyền, chức danh (Điều 14 Nghị định 23/2025/NĐ-CP).
Bài viết tóm tắt quy định để tham khảo, không phải tư vấn pháp lý; với tranh chấp hoặc giao dịch giá trị lớn, nên hỏi ý kiến luật sư.
Câu hỏi thường gặp
Chữ ký scan có giá trị pháp lý không?
Chữ ký scan không phải chữ ký số. Theo giải trình của Ủy ban Thường vụ Quốc hội khi thông qua Luật Giao dịch điện tử 2023, chữ ký scan và chữ ký hình ảnh không phải là chữ ký điện tử; việc dùng chúng theo pháp luật có liên quan và không mặc nhiên tương đương chữ ký tay.
Xác nhận bằng mã OTP có thay được chữ ký số không?
Không. OTP và SMS là hình thức xác nhận khác, dùng được khi quy định chuyên ngành hoặc thỏa thuận cho phép, nhưng không thay chữ ký số ở nơi yêu cầu chữ ký số.
Chữ ký số chuyên dùng công vụ khác chữ ký số công cộng thế nào?
Chữ ký số chuyên dùng công vụ dùng trong hoạt động công vụ. Chữ ký số công cộng dùng trong hoạt động công cộng, với chứng thư do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng như Viettel-CA cấp.
Chữ ký trên USB Token và ký số từ xa có giá trị như nhau không?
Điều quyết định là chữ ký có phải chữ ký số được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số hợp lệ hay không, không phải thiết bị lưu khóa. Cơ chế ký số từ xa được giải thích trong bài chữ ký số từ xa là gì.
Ký điện tử trên ứng dụng có giá trị pháp lý không?
Chữ ký điện tử không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì ở dạng điện tử (khoản 1 Điều 23). Tuy nhiên, luật chỉ công nhận chữ ký số và chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn có giá trị tương đương chữ ký trên văn bản giấy.
Cần chữ ký số cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh?
Tham khảo các gói USB Token, ký số từ xa và hồ sơ đăng ký trên trang báo giá.
Nguồn đối chiếu: Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15; Nghị định 23/2025/NĐ-CP; Cổng TTĐT Chính phủ – Nghị định 23/2025/NĐ-CP; Báo Điện tử Chính phủ – Quốc hội thông qua Luật Giao dịch điện tử (sửa đổi); NEAC – Luật sửa đổi 2026. Thông tin có thể thay đổi; ưu tiên hướng dẫn hiện hành của cơ quan/nhà cung cấp tại thời điểm thao tác. Cập nhật: 28/09/2026.
