Chữ ký số là gì, và vì sao tờ khai ký bằng USB Token hay hợp đồng xác nhận trên điện thoại lại được công nhận như chữ ký tay? Bài viết giải thích cơ chế cặp khóa, bốn bước ký và xác minh, căn cứ pháp lý hiện hành và các hình thức chữ ký số để bạn chọn đúng loại.
Chữ ký số là chữ ký điện tử dùng thuật toán khóa không đối xứng: khóa bí mật để ký, khóa công khai để kiểm tra. Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của cá nhân trên văn bản giấy; chữ ký số của cơ quan, tổ chức đáp ứng yêu cầu xác nhận của tổ chức đó. Để dùng, bạn cần chứng thư chữ ký số do tổ chức được cấp phép như Viettel-CA phát hành, qua USB Token, dịch vụ ký số từ xa hoặc HSM.
Chữ ký số là gì theo Luật Giao dịch điện tử 2023
Khoản 12 Điều 3 Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 định nghĩa: chữ ký số là chữ ký điện tử sử dụng thuật toán khóa không đối xứng, gồm khóa bí mật và khóa công khai, trong đó khóa bí mật được dùng để ký số và khóa công khai được dùng để kiểm tra chữ ký số.
Luật cũng nêu rõ chữ ký số bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn và tính chống chối bỏ nhưng không bảo đảm tính bí mật của thông điệp dữ liệu. Ký số cho biết ai đã ký và tài liệu có bị sửa sau khi ký hay không, nhưng không che nội dung khỏi người đọc. Ảnh chữ ký chèn vào tệp không có cặp khóa và chứng thư nên không phải chữ ký số; xem bài chữ ký số và chữ ký điện tử khác nhau thế nào.
Dùng để tạo chữ ký, nằm trong USB Token, HSM hoặc hệ thống ký số từ xa và chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký.
Dùng để kiểm tra chữ ký, được ghi trên chứng thư nên người nhận nào cũng kiểm tra được.
Xác nhận khóa công khai thuộc về ai, do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực phát hành, có thời hạn.
Người ký hợp đồng dịch vụ với nhà cung cấp gọi là thuê bao (khoản 5 Điều 3 Nghị định 23/2025/NĐ-CP); vòng đời chứng thư có trong bài chứng thư chữ ký số: thời hạn, tạm dừng, thu hồi và gia hạn.
Chữ ký số hoạt động thế nào: 4 bước ký, 4 bước xác minh
Nắm luồng xử lý giúp bạn đọc đúng các thông báo lỗi:
| Bước | Khi ký (người ký) | Khi xác minh (người nhận) |
|---|---|---|
| 1 | Kiểm tra chứng thư của mình còn hiệu lực; nếu không có hiệu lực thì không ký (Điều 15 Nghị định 23/2025/NĐ-CP). | Phần mềm tính lại giá trị băm của tài liệu nhận được. |
| 2 | Phần mềm tính giá trị băm của tài liệu, một chuỗi ngắn đặc trưng cho đúng nội dung đó. | Dùng khóa công khai trên chứng thư để kiểm tra chữ ký có được tạo bởi khóa bí mật tương ứng không. |
| 3 | Bạn nhập PIN hoặc xác nhận trên ứng dụng; khóa bí mật tạo chữ ký từ giá trị băm mà không rời khỏi Token hay hệ thống lưu khóa. | So sánh kết quả: khớp nghĩa là tài liệu không bị thay đổi kể từ lúc ký. |
| 4 | Chữ ký, chứng thư và dấu thời gian (nếu có) được gắn vào tài liệu. | Kiểm tra thông tin định danh, phạm vi sử dụng và trạng thái chứng thư tại thời điểm thực hiện ký số (Điều 16 Nghị định 23/2025/NĐ-CP). |
Nội dung đã ký bị thay đổi thì giá trị băm tính lại không còn khớp với chữ ký, nhờ đó người nhận phát hiện chỉnh sửa. Cách đọc trạng thái chữ ký có trong bài kiểm tra chữ ký số trên file PDF.
Ai kiểm soát được khóa bí mật của bạn thì ký được nhân danh bạn, nên mã PIN, USB Token và điện thoại xác nhận lệnh ký cần được quản lý như con dấu, theo 12 nguyên tắc bảo mật chữ ký số.
Giá trị pháp lý của chữ ký số và căn cứ hiện hành
Hai văn bản chính: Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 (hiệu lực từ 01/07/2024) và Nghị định 23/2025/NĐ-CP ngày 21/02/2025 quy định về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy (hiệu lực từ 10/04/2025). Nghị định không điều chỉnh chữ ký số chuyên dùng công vụ (Điều 1). Ngày 24/8/2026, Quốc hội thông qua luật sửa đổi, bổ sung Luật Giao dịch điện tử (cùng một số luật khác), hiệu lực chung từ 01/3/2027; theo NEAC, trọng tâm là cắt giảm thủ tục đối với dịch vụ tin cậy.
Khoản 1 Điều 22 của Luật phân loại chữ ký điện tử gồm chữ ký điện tử chuyên dùng, chữ ký số công cộng và chữ ký số chuyên dùng công vụ. Chữ ký số mà doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân đăng ký với Viettel-CA hay nhà cung cấp khác là chữ ký số công cộng, được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số công cộng (Điều 12 Nghị định 23/2025/NĐ-CP).
Theo khoản 3 Điều 22, chữ ký số phải xác nhận được chủ thể ký; dữ liệu tạo chữ ký chỉ gắn với nội dung được chấp thuận và chỉ thuộc sự kiểm soát của chủ thể ký tại thời điểm ký; mọi thay đổi sau khi ký đều có thể bị phát hiện; được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số; phương tiện tạo chữ ký không để lộ dữ liệu tạo chữ ký. Về giá trị pháp lý, Điều 23 quy định:
- Chữ ký điện tử không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng chữ ký điện tử.
- Chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của cá nhân đó trong văn bản giấy.
- Khi pháp luật yêu cầu văn bản phải được cơ quan, tổ chức xác nhận, yêu cầu đó được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu được ký bằng chữ ký số của cơ quan, tổ chức đó.
Nghị định 23/2025/NĐ-CP dùng thống nhất thuật ngữ “chứng thư chữ ký số”, quy định thời hạn có hiệu lực của chứng thư chữ ký số công cộng tối đa là 3 năm (khoản 3 Điều 7) và yêu cầu cả người ký lẫn người nhận kiểm tra trạng thái chứng thư (Điều 15, 16). Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia (NEAC) hiện thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ.
Phần này tóm tắt quy định để tham khảo, không phải tư vấn pháp lý. Với trường hợp cụ thể, hãy đối chiếu văn bản gốc hoặc hỏi cơ quan có thẩm quyền, luật sư.
Các hình thức chữ ký số và phù hợp với ai
Khoản 1 Điều 26 Nghị định 23/2025/NĐ-CP chia dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng thành ba mô hình: ký số trên phương tiện lưu khóa bí mật bằng thiết bị phần cứng, ký số trên thiết bị di động và ký số từ xa. Khi đăng ký, bạn sẽ gặp chúng dưới các tên gọi sau:
| Hình thức | Khóa bí mật nằm ở đâu | Cách ký | Phù hợp với |
|---|---|---|---|
| USB Token | Trong thiết bị USB do người ký giữ. | Cắm vào máy tính đã cài phần mềm, nhập PIN. | Kế toán, người ký trên một vài máy tính cố định. |
| Ký số từ xa (ví dụ MySign của Viettel-CA) | Trên hệ thống của nhà cung cấp; với Viettel-CA là thiết bị bảo mật HSM đặt tại máy chủ Viettel-CA. | Xác nhận từng lệnh ký, thường qua ứng dụng trên điện thoại. | Người hay di chuyển, cần ký trên nhiều thiết bị. |
| Ký số trên thiết bị di động | Gắn với thiết bị di động của thuê bao, ví dụ SIM có chức năng ký số. | Xác nhận trực tiếp trên điện thoại. | Người chủ yếu ký trên điện thoại; Viettel-CA có giấy phép dịch vụ SIM PKI, hãy hỏi gói đang triển khai. |
| HSM, ký số máy chủ | Trong HSM (Hardware Security Module), thiết bị bảo mật phần cứng do doanh nghiệp đầu tư hoặc do nhà cung cấp vận hành. | Phần mềm gửi lệnh ký tự động theo quy tắc đã cấu hình. | Doanh nghiệp phát hành hóa đơn, chứng từ số lượng lớn. |
Chứng thư cấp cho người có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức phải ghi rõ chức danh và tên cơ quan, tổ chức (Điều 13 Nghị định 23/2025/NĐ-CP); chữ ký số của cơ quan, tổ chức chỉ được dùng cho giao dịch, hoạt động theo đúng thẩm quyền (Điều 14). Các hình thức trên đều tạo ra chữ ký số công cộng; khác nhau ở cách làm việc và quản trị rủi ro. Xem thêm chữ ký số từ xa là gì và cây quyết định trong bài nên chọn USB Token, MySign hay HSM.
Chữ ký số dùng để làm gì
Với doanh nghiệp và hộ kinh doanh, chữ ký số giúp nộp hồ sơ, xác nhận chứng từ điện tử mà không cần in, ký tay, đóng dấu:
- Kê khai, nộp tờ khai và nộp thuế điện tử trên cổng dịch vụ công của cơ quan thuế.
- Ký hóa đơn điện tử, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân và chứng từ điện tử khác.
- Kê khai bảo hiểm xã hội, khai báo hải quan, giao dịch với Kho bạc Nhà nước.
- Đấu thầu qua mạng, đăng ký doanh nghiệp và thủ tục trên cổng dịch vụ công.
- Ký hợp đồng điện tử và tệp PDF, Word, Excel gửi đối tác.
Mỗi cổng có cách đăng ký chứng thư và công cụ ký riêng; bảng tổng hợp nằm trong bài ký số Viettel-CA trên các cổng dịch vụ công.
Chữ ký số Viettel là gì và cách kiểm tra nhà cung cấp
“Chữ ký số Viettel” là cách gọi quen thuộc cho chứng thư chữ ký số công cộng do Viettel-CA – dịch vụ chứng thực chữ ký số của Viettel phát hành. Trang chính thức viettel-ca.vn có mục Tra cứu CTS, danh sách thu hồi chứng thư Remote Signing (ký số từ xa) và tài liệu tích hợp API cho MySign.
Theo mục CA công cộng trên neac.gov.vn (xem ngày 28/09/2026), đơn vị được cấp phép là Tổng Công ty Viễn thông Viettel – Chi nhánh Tập đoàn Công nghiệp – Viễn thông Quân đội, với ba giấy phép đang hoạt động:
| Giấy phép | Dịch vụ (theo NEAC) | Ngày cấp | Thời hạn |
|---|---|---|---|
| 132/GP-BTTTT | USB Token | 16/03/2022 | 28/09/2030 |
| 134/GP-BTTTT | SIM PKI | 16/03/2022 | 18/11/2031 |
| 363/GP-BTTTT | Remote Signing (ký số từ xa) | 20/07/2022 | 19/07/2032 |
Danh sách cũng ghi dịch vụ dấu thời gian (Timestamp). Trước khi đăng ký với bất kỳ đơn vị nào, hãy tự kiểm tra hai điều:
- Nhà cung cấp có tên trong mục “CA công cộng” trên neac.gov.vn; đối chiếu số hiệu, thời hạn giấy phép tại đây, không dựa vào ảnh chụp gửi qua tin nhắn.
- Chứng thư liên kết được tới chứng thư gốc quốc gia; theo hướng dẫn của NEAC, có thể đối chiếu chứng thư gốc (Root CA) và chứng thư của các nhà cung cấp tại rootca.gov.vn.
Lưu ý: viettel-ca.com là trung tâm hướng dẫn do một đối tác phân phối dịch vụ Viettel vận hành, không phải website chính thức của Viettel hay Viettel-CA. Xem giới thiệu đơn vị phân phối chữ ký số Viettel-CA.
Cách có chữ ký số: 4 bước từ chọn loại đến ký lần đầu
Chọn hình thức và thời hạn
Xác định ai ký, ký ở đâu, có cần ký tự động không; thời hạn theo gói, tối đa 3 năm.
Chuẩn bị hồ sơ
Theo Điều 34 Nghị định 23/2025/NĐ-CP, cá nhân dùng thẻ căn cước công dân, thẻ căn cước, căn cước điện tử, giấy chứng nhận căn cước, tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn thời hạn; tổ chức nộp quyết định thành lập hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh kèm giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật, hoặc dùng tài khoản định danh điện tử của tổ chức. Danh mục cụ thể xem tại hồ sơ đăng ký chữ ký số Viettel-CA.
Nhận chứng thư và cài đặt
Với USB Token, làm theo hướng dẫn cài USB Token Viettel-CA trên Windows 10/11. Với ký số từ xa, xem hướng dẫn trên trang dịch vụ MySign.
Đăng ký trên các cổng và giao trách nhiệm
Đăng ký chứng thư trên các cổng, phần mềm bạn dùng, ký thử một hồ sơ không quan trọng, rồi giao rõ ai giữ Token hoặc thiết bị xác thực.
Báo giá từng hình thức xem tại trang báo giá chữ ký số Viettel-CA.
Câu hỏi thường gặp
Chữ ký số có giá trị pháp lý như chữ ký tay không?
Có. Theo Điều 23 Luật Giao dịch điện tử 2023, chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của cá nhân đó trong văn bản giấy; chữ ký số của cơ quan, tổ chức đáp ứng yêu cầu xác nhận của cơ quan, tổ chức đó. Chữ ký phải được bảo đảm bởi chứng thư còn hiệu lực khi ký.
Ảnh chữ ký scan chèn vào file có phải chữ ký số không?
Không. Ảnh chữ ký chỉ là hình ảnh, không có cặp khóa và chứng thư đi kèm, nên không xác định được người ký và không phát hiện được việc sửa nội dung.
Chứng thư chữ ký số có thời hạn bao lâu?
Nghị định 23/2025/NĐ-CP quy định chứng thư chữ ký số công cộng có thời hạn hiệu lực tối đa 3 năm. Thời hạn thực tế ghi trên chứng thư tùy gói đăng ký; nên gia hạn trước ngày hết hạn.
USB Token và ký số từ xa có giá trị pháp lý khác nhau không?
Không. Cả hai đều là chữ ký số công cộng được bảo đảm bởi chứng thư do tổ chức được cấp phép phát hành; khác biệt nằm ở nơi lưu khóa bí mật và cách xác nhận lệnh ký.
Đăng ký chữ ký số Viettel ở đâu và giá bao nhiêu?
Trung tâm hướng dẫn không nêu giá vì giá có thể thay đổi. Bạn xem báo giá USB Token, MySign và HSM trên trang báo giá của chukysoviettel.com hoặc gọi số hỗ trợ ở cuối bài.
Cần chọn gói chữ ký số phù hợp?
Xem báo giá từng hình thức USB Token, MySign, HSM hoặc gọi để được tư vấn theo cách bạn làm việc. Không cung cấp mã PIN hay OTP khi trao đổi.
Nguồn đối chiếu: Luật Giao dịch điện tử 2023 – vanban.chinhphu.vn; Nghị định 23/2025/NĐ-CP; NEAC – Danh sách CA công cộng; NEAC – Luật sửa đổi 2026; Viettel-CA – Ký số từ xa. Thông tin có thể thay đổi; ưu tiên hướng dẫn hiện hành của cơ quan/nhà cung cấp tại thời điểm thao tác. Cập nhật: 28/09/2026.
