Word và Excel có sẵn tính năng ký số bằng chứng thư, nên bạn có thể dùng USB Token Viettel-CA (đã cài phần mềm Token) để ký văn bản Office mà không cần công cụ ký riêng. Bài này hướng dẫn hai cách ký theo tài liệu của Microsoft, cách kiểm tra chữ ký, các giới hạn cần biết và khi nào nên chuyển sang PDF.
Trên Word hoặc Excel cho Windows, cắm USB Token rồi vào Tệp → Thông tin → Bảo vệ tài liệu (Excel: Bảo vệ sổ làm việc) → Thêm chữ ký điện tử để ký ẩn, hoặc Chèn → Thêm Dòng Chữ ký để tạo dòng chữ ký rồi bấm chuột phải chọn Ký tên. Sau khi ký, tài liệu chuyển sang chỉ đọc và mọi chỉnh sửa sẽ làm mất chữ ký. Hướng dẫn chữ ký số của Microsoft không áp dụng cho Office trên Mac, và với tài liệu gửi ra ngoài, ký số trên PDF thường thuận tiện hơn.
Hai cách ký số file Word, Excel
Theo Microsoft, chữ ký số hiển thị và chữ ký số ẩn đều dùng chứng thư số để ký; khác biệt chỉ nằm ở phần hình hiện trên tài liệu. Office gọi chứng thư là “chứng chỉ” (certificate); với USB Token Viettel-CA, đó chính là chứng thư chữ ký số trong Token.
Không hiện trên trang. Dùng được trong Word, Excel và PowerPoint.
Có khung ký với dấu X, họ tên, chức danh. Tạo được trong Word và Excel.
Đều ký bằng chứng thư trong Token và làm tài liệu chuyển sang chỉ đọc.
Nhãn menu theo tài liệu hỗ trợ tiếng Việt và tiếng Anh của Microsoft:
| Việc cần làm | Giao diện tiếng Việt | Giao diện tiếng Anh |
|---|---|---|
| Thêm chữ ký số ẩn | Tệp → Thông tin → Bảo vệ tài liệu (Bảo vệ sổ làm việc, Bảo vệ Bản trình bày) → Thêm chữ ký điện tử | File → Info → Protect Document (Protect Workbook, Protect Presentation) → Add a Digital Signature |
| Tạo dòng chữ ký | Chèn → Thêm Dòng Chữ ký → hộp thoại Thiết lập Chữ ký | Insert → Add a Signature Line → Signature Setup |
| Ký vào dòng chữ ký | Bấm chuột phải → Ký tên | Right-click → Sign |
| Xem hoặc gỡ chữ ký | Tệp → Thông tin → Xem Chữ ký → ngăn Chữ ký → Loại bỏ Chữ ký | File → Info → View Signatures → Signatures pane → Remove Signature |
Lưu ý: bản tiếng Việt của Office ghi lệnh là “Thêm chữ ký điện tử”, nhưng thao tác này ký bằng chứng thư chữ ký số, không phải chèn ảnh chữ ký.
Thêm chữ ký số ẩn vào Word, Excel, PowerPoint
Cắm USB Token, mở tài liệu ở bản cuối cùng và lưu lại trước khi ký. Nếu chưa rõ chứng thư của mình, xem cách xem thông tin chứng thư số Viettel-CA.
Mở mục bảo vệ tài liệu
Trên tab Tệp, chọn Thông tin, rồi chọn Bảo vệ tài liệu (Word), Bảo vệ sổ làm việc (Excel) hoặc Bảo vệ Bản trình bày (PowerPoint).
Chọn Thêm chữ ký điện tử
Chọn Thêm chữ ký điện tử. Nếu Office hiện thông báo, đọc rồi chọn OK.
Điền thông tin ký
Trong danh sách Loại Cam kết, chọn tùy chọn phù hợp; nhập nội dung vào hộp Mục đích ký tài liệu này, ví dụ “Phê duyệt báo cáo tháng”.
Kiểm tra chứng thư và ký
Xem thông tin người ký trong hộp thoại Ký. Nếu máy có nhiều chứng thư, chọn lại đúng chứng thư Viettel-CA của bạn, rồi chọn Ký và nhập PIN khi Token yêu cầu.
Chèn dòng chữ ký hiển thị trong Word, Excel
Dòng chữ ký phù hợp khi người đọc cần thấy vị trí ký, họ tên và chức danh.
Chèn dòng chữ ký
Đặt con trỏ tại vị trí ký. Trên tab Chèn, chọn Thêm Dòng Chữ ký trong nhóm Văn bản. Tùy phiên bản, lệnh tiếng Anh có thể mang tên Add a Signature Line hoặc Signature Line.
Thiết lập thông tin
Trong hộp thoại Thiết lập Chữ ký, nhập thông tin hiện dưới dòng chữ ký như họ tên, chức danh, email, rồi chọn OK.
Ký vào dòng chữ ký
Bấm chuột phải vào dòng chữ ký, chọn Ký tên. Nhập tên cạnh dấu X, hoặc chọn Chọn Hình ảnh nếu muốn hiện ảnh chữ ký tay.
Hoàn tất bằng chứng thư
Chọn Ký, kiểm tra đúng chứng thư và nhập PIN Token. Nút Chữ ký xuất hiện ở phía dưới tài liệu cho biết tệp đã được ký.
Tên gõ hay ảnh trên dòng chữ ký không tự tạo ra chữ ký số; giá trị nằm ở chữ ký bằng chứng thư mà Office gắn vào tệp. Dán ảnh chữ ký vào Word bằng lệnh chèn ảnh thông thường không phải là ký số. Xem thêm chữ ký số và chữ ký điện tử khác nhau thế nào.
Sau khi ký: tài liệu chỉ đọc, sửa là mất chữ ký
Microsoft cho biết tài liệu được ký số sẽ chuyển thành dạng chỉ đọc để ngăn sửa đổi. Word khắt khe hơn PDF: hướng dẫn của Bộ Nông nghiệp Hoa Kỳ (USDA) ghi rõ bấm Edit Anyway (vẫn chỉnh sửa) sẽ gỡ chữ ký khỏi tài liệu, và ngay cả thao tác Save As trên tài liệu Word đã ký cũng bị coi là thay đổi, làm mất chữ ký.
- Chốt nội dung, định dạng và số trang trước khi ký.
- Giữ một bản chưa ký để chỉnh sửa khi cần; bản đã ký chỉ dùng để gửi và lưu trữ.
- Cần sửa thì sửa bản chưa ký, lưu, rồi ký lại.
- Muốn gỡ chữ ký để làm lại, dùng Loại bỏ Chữ ký trong ngăn Chữ ký thay vì cố sửa bản đã ký.
Kiểm tra chữ ký số trong Word, Excel
Khi nhận hoặc lưu trữ một tệp Office đã ký, bấm nút Chữ ký ở phía dưới tài liệu, hoặc vào Tệp → Thông tin → Xem Chữ ký để mở ngăn Chữ ký. Chọn mũi tên cạnh tên chữ ký để xem chi tiết (tiếng Anh: Signature Details).
Theo Microsoft, chữ ký chỉ đáng tin khi: bản thân chữ ký hợp lệ, chứng chỉ chưa hết hạn, người hoặc tổ chức ký đáng tin cậy và chứng chỉ do tổ chức cấp chứng chỉ có uy tín cấp. Khi đọc chi tiết, hãy đối chiếu:
- Tên người ký hoặc đơn vị có đúng người cần ký không.
- Chứng thư do Viettel-CA hoặc tổ chức chứng thực hợp lệ cấp, còn hiệu lực tại thời điểm ký.
- Ngăn Chữ ký không báo lỗi hay chữ ký không hợp lệ.
Giới hạn cần biết: Office trên Mac, phiên bản và nơi nhận
| Giới hạn | Căn cứ | Cách làm |
|---|---|---|
| Office trên Mac | Bài hướng dẫn chữ ký số của Microsoft chỉ áp dụng cho Word, Excel, PowerPoint bản Microsoft 365 và 2016–2024 trên máy tính, không có phiên bản nào cho Mac. Trên Microsoft Q&A, nhân viên hỗ trợ Microsoft cho biết Word cho Mac không có cách xem chi tiết chữ ký số như bản Windows. | Ký trên máy Windows, hoặc xuất PDF rồi ký số PDF. |
| Phiên bản Office cũ | Microsoft cho biết chữ ký số tạo trong Office 2016 không tương thích với các phiên bản cũ hơn Office 2007. | Người nhận nên dùng Office còn được hỗ trợ. |
| PowerPoint | Dòng chữ ký chỉ có trong Word và Excel. | Dùng chữ ký số ẩn cho bản trình bày. |
| Nơi nhận | Không phải cơ quan, đối tác nào cũng nhận tệp Word, Excel đã ký số; một số hệ thống yêu cầu PDF hoặc ký trực tiếp trên cổng. | Hỏi trước định dạng nơi nhận chấp nhận. |
Khi nào nên chuyển sang PDF
Nên ký số trên PDF khi tài liệu gửi ra ngoài, người nhận dùng Mac hoặc phần mềm khác Office, hay cần giữ nguyên bố cục trang. Adobe cho biết cả Acrobat và Acrobat Reader đều kiểm tra được chữ ký trên PDF, nên người nhận dễ tự xác minh.
Hoàn thiện tài liệu Office
Soạn và chốt nội dung trong Word hoặc Excel, chưa ký.
Xuất ra PDF
Lưu hoặc xuất tài liệu sang PDF. Chữ ký số của Office nằm trong tệp Word, Excel; bản PDF là tệp mới và cần được ký riêng.
Ký số PDF và kiểm tra
Ký bằng USB Token theo hướng dẫn ký số file PDF, rồi kiểm tra chữ ký số trên file PDF trước khi gửi.
Với hợp đồng cần nhiều bên ký và lưu bằng chứng tập trung, có thể cân nhắc giải pháp hợp đồng điện tử vContract thay vì gửi file qua email.
Câu hỏi thường gặp
Chèn ảnh chữ ký vào Word có phải là ký số không?
Không. Ảnh chữ ký chỉ là hình hiển thị. Ký số là khi Office dùng chứng thư trong USB Token để ký, qua lệnh Thêm chữ ký điện tử hoặc dòng chữ ký.
Word, Excel trên máy Mac có ký số bằng USB Token được không?
Hướng dẫn chữ ký số của Microsoft không áp dụng cho Office trên Mac, và nhân viên hỗ trợ Microsoft cho biết Word cho Mac không hỗ trợ chữ ký số như bản Windows. Nếu dùng Mac, hãy ký trên máy Windows hoặc chuyển tài liệu sang PDF để ký.
Sau khi ký có sửa được tài liệu không?
Tài liệu đã ký chuyển sang chỉ đọc. Nếu vẫn chỉnh sửa, chữ ký sẽ bị gỡ và phải ký lại. Hãy sửa trên bản chưa ký rồi ký lại.
Excel và PowerPoint có chèn dòng chữ ký được không?
Excel có, giống Word. PowerPoint không có dòng chữ ký nhưng vẫn thêm được chữ ký số ẩn.
Có nên gửi file Word đã ký số cho cơ quan hoặc đối tác?
Chỉ khi nơi nhận chấp nhận định dạng này; hãy hỏi trước. Với tài liệu gửi ra ngoài, PDF ký số dễ kiểm tra hơn vì Acrobat Reader cũng xác minh được chữ ký.
Máy có nhiều chứng thư thì chọn thế nào khi ký?
Trong hộp thoại Ký, kiểm tra tên người ký và đơn vị cấp, chọn lại đúng chứng thư của bạn trước khi bấm Ký. Khi ký, chỉ nên cắm một Token.
Ký số trên Office chưa thành công?
Chuẩn bị phiên bản Office, Windows và ảnh thông báo lỗi đã che thông tin nhạy cảm để được hỗ trợ nhanh hơn. Không gửi mã PIN, OTP hoặc mật khẩu.
Nguồn đối chiếu: Microsoft – Thêm hoặc loại bỏ chữ ký số cho tệp Microsoft 365; Microsoft – Chứng chỉ và chữ ký số; Microsoft Learn – Use digital signatures with Office; Microsoft Q&A – Chữ ký số trên Word cho Mac; USDA APHIS – Working with Digital Signatures. Thông tin có thể thay đổi; ưu tiên hướng dẫn hiện hành của cơ quan/nhà cung cấp tại thời điểm thao tác. Cập nhật: 28/09/2026.
