Từ 01/07/2025, doanh nghiệp dùng tài khoản định danh điện tử của tổ chức (VNeID tổ chức) để đăng nhập Cổng Dịch vụ công quốc gia và các hệ thống giải quyết thủ tục hành chính, nên nhiều người hỏi USB Token còn cần không. Bài này tách bạch hai lớp: VNeID tổ chức để xác thực, chữ ký số để ký tài liệu, kèm quy định mới năm 2026 về việc khi nào không phải ký số.
Không thay thế hoàn toàn. Tài khoản định danh điện tử của tổ chức dùng để đăng nhập và xác thực giao dịch; việc sử dụng tài khoản có giá trị pháp lý để khẳng định chủ thể đã thực hiện, chấp thuận giao dịch. Từ 05/08/2026, người đăng nhập bằng tài khoản định danh mức độ 02 không phải ký số biểu mẫu điện tử tương tác trên Cổng, trừ khi luật chuyên ngành quy định khác; nhưng giấy tờ điện tử mà quy định yêu cầu ký, và hồ sơ trên các hệ thống như Mạng đấu thầu quốc gia, vẫn cần chứng thư số hợp lệ.
Hai lớp khác nhau: xác thực danh tính và ký tài liệu
Theo Nghị định 69/2024/NĐ-CP, tài khoản định danh điện tử là tên đăng nhập, mật khẩu hoặc hình thức xác thực khác dùng để đăng nhập và sử dụng các tiện ích của hệ thống định danh và xác thực điện tử. VNeID tổ chức trả lời câu hỏi: ai đang đăng nhập và thao tác nhân danh tổ chức nào.
Chữ ký số gắn với chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp, ví dụ Viettel-CA – dịch vụ chứng thực chữ ký số của Viettel. Nó trả lời câu hỏi khác: tài liệu này do ai ký và nội dung có bị thay đổi sau khi ký hay không. Cách chữ ký số hoạt động có ở bài chữ ký số là gì; khác biệt với các loại chữ ký điện tử khác có ở bài chữ ký số và chữ ký điện tử khác nhau thế nào.
VNeID tổ chức giống thẻ ra vào tòa nhà: chứng minh bạn là ai khi bước vào hệ thống. Chữ ký số giống chữ ký trên từng văn bản bạn mang ra: gắn với chính văn bản đó, người nhận kiểm tra được sau này.
Các mốc pháp lý 2024–2026 áp dụng cho tổ chức
| Mốc | Nội dung | Căn cứ |
|---|---|---|
| 01/07/2024 | Nghị định 69/2024/NĐ-CP về định danh và xác thực điện tử có hiệu lực, thay Nghị định 59/2022/NĐ-CP. | Điều 40 khoản 1 |
| Hết 30/06/2025 | Hạn cuối dùng tài khoản do Cổng Dịch vụ công quốc gia, hệ thống cấp bộ, cấp tỉnh tạo cho tổ chức. | Điều 40 khoản 4 |
| 01/07/2025 | Tổ chức dùng tài khoản định danh điện tử; Cục Thuế hướng dẫn áp dụng cả trong thủ tục thuế điện tử. | Công văn 2065/CT-NVT của Cục Thuế |
| 21/03/2026 | Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia cho phép đăng nhập bằng VNeID, bên cạnh cách đăng nhập truyền thống. | Thông báo của Hệ thống |
| 20/07/2026 | Quy chế Cổng Dịch vụ công quốc gia: tổ chức, cá nhân đăng nhập thông qua tài khoản định danh điện tử. | Quyết định 29/2026/QĐ-TTg |
| 05/08/2026 | Đăng nhập bằng tài khoản mức độ 02 thì không phải ký số biểu mẫu điện tử tương tác, trừ luật chuyên ngành; giấy tờ phải ký khi quy định yêu cầu. | Nghị định 310/2026/NĐ-CP |
- Cơ quan, tổ chức được cấp tài khoản định danh điện tử, không chia mức độ (Điều 7 khoản 3 Nghị định 69/2024/NĐ-CP).
- Người đại diện theo pháp luật, người đứng đầu hoặc người được ủy quyền dùng tài khoản mức độ 2 của mình để đăng ký cho tổ chức; thời hạn cấp 3 ngày làm việc nếu dữ liệu có sẵn, 15 ngày làm việc nếu phải xác minh; kích hoạt trong 7 ngày.
- Việc sử dụng tài khoản định danh điện tử có giá trị pháp lý để khẳng định chủ thể đã thực hiện và chấp thuận giao dịch (Điều 14 khoản 3).
Phần này tóm tắt quy định để tham khảo, không phải tư vấn pháp lý; hãy đối chiếu văn bản gốc và hướng dẫn của cơ quan tiếp nhận cho trường hợp cụ thể.
Bảng so sánh VNeID tổ chức và chữ ký số
| Tiêu chí | Tài khoản định danh điện tử tổ chức | Chữ ký số của doanh nghiệp |
|---|---|---|
| Mục đích | Xác thực tổ chức và người thao tác khi đăng nhập, giao dịch điện tử. | Ký tài liệu điện tử: xác định bên ký và phát hiện nội dung bị sửa sau khi ký. |
| Đơn vị cấp | Bộ Công an, qua hệ thống định danh và xác thực điện tử. | Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số, như Viettel-CA. |
| Căn cứ pháp lý | Nghị định 69/2024/NĐ-CP. | Pháp luật về giao dịch điện tử, chữ ký số và quy định chuyên ngành. |
| Phương tiện | Ứng dụng hoặc web VNeID, mã xác nhận, passcode. | USB Token, HSM hoặc ký số từ xa. |
| Người sử dụng | Người đại diện quản trị; thành viên được thêm và phân quyền trên VNeID. | Người được giao giữ thiết bị hoặc tài khoản ký, tự nhập PIN. |
| Ví dụ | Đăng nhập Cổng Dịch vụ công quốc gia, thủ tục thuế điện tử, Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. | Ký giấy tờ đính kèm khi thủ tục yêu cầu, ký hồ sơ trên Mạng đấu thầu, ký file PDF, hợp đồng điện tử. |
VNeID tổ chức đang được dùng ở đâu
- Cổng Dịch vụ công quốc gia và hệ thống giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh. Từ 29/05/2026, Cổng do Trung tâm dữ liệu quốc gia, Bộ Công an vận hành; nút đăng nhập dẫn tới trang xác thực của Bộ Công an. Xem Cổng Dịch vụ công quốc gia: hướng dẫn toàn tập và đăng nhập, nộp hồ sơ với tư cách tổ chức.
- Thủ tục thuế điện tử. Công văn 2065/CT-NVT ngày 26/06/2025 của Cục Thuế nêu từ 01/07/2025, cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp sử dụng tài khoản định danh điện tử do Bộ Công an cấp trong thực hiện thủ tục hành chính thuế bằng phương thức điện tử. Xem thuế điện tử: hướng dẫn toàn tập và chuẩn bị máy tính để ký số trên cổng thuế.
- Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Đăng nhập bằng VNeID từ 21/03/2026; thủ tục đăng ký tham gia Hệ thống trên Cổng Dịch vụ công quốc gia cũng dùng VNeID.
Cách đăng ký, kích hoạt, thêm thành viên có ở bài đăng ký tài khoản định danh điện tử tổ chức; ảnh màn hình từng bước xem hướng dẫn chi tiết định danh điện tử doanh nghiệp và các chức năng trong định danh điện tử cho doanh nghiệp, tổ chức.
Những việc vẫn cần chữ ký số
Nghị định 310/2026/NĐ-CP (hiệu lực 05/08/2026) sửa Nghị định 45/2020/NĐ-CP, vạch rõ ranh giới trên Cổng: biểu mẫu điện tử tương tác không phải ký số khi đăng nhập bằng tài khoản định danh mức độ 02, trừ luật chuyên ngành; giấy tờ, tài liệu điện tử phải ký chữ ký số hoặc chữ ký điện tử nếu quy định yêu cầu, và thành phần hồ sơ đã ký có giá trị như văn bản giấy được ký hợp lệ. Cán bộ tiếp nhận kiểm tra chữ ký để bảo đảm tính xác thực, nguyên vẹn của hồ sơ.
- Giấy tờ đính kèm mà thủ tục yêu cầu ký: ký bằng chứng thư còn hiệu lực trên đúng tệp cuối cùng; xem khi nào phải ký số hồ sơ trên Cổng.
- Hồ sơ trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia: Thông tư 79/2025/TT-BTC quy định chứng thư số được dùng để tạo chữ ký số và xác thực trên Hệ thống; thêm cách đăng nhập VNeID không thay đổi điều này. Xem cập nhật chữ ký số trên mạng đấu thầu.
- Tờ khai thuế, hóa đơn điện tử, hồ sơ BHXH, hải quan: mỗi hệ thống có quy định và công cụ ký riêng; xem các cụm hóa đơn điện tử, BHXH điện tử, hải quan điện tử.
- Tài liệu gửi đối tác: hợp đồng điện tử, biên bản, file PDF cần chứng minh bên ký và nội dung không bị sửa.
Một cổng cho phép đăng nhập bằng VNeID không có nghĩa mọi văn bản trên cổng đó được miễn ký số. Hãy căn cứ thành phần hồ sơ của thủ tục và hướng dẫn của cơ quan tiếp nhận; khi chưa rõ, hỏi trực tiếp cơ quan đó trước khi nộp.
Quản lý song song VNeID tổ chức và chữ ký số
- Người đại diện quản trị tài khoản định danh của tổ chức; kế toán, nhân viên được thêm làm thành viên và phân quyền trên VNeID thay vì dùng chung tài khoản.
- Không chia sẻ passcode VNeID, mã xác nhận hay mã PIN của Token qua điện thoại, tin nhắn, kể cả với người xưng là cán bộ hoặc nhân viên hỗ trợ.
- Theo dõi thời hạn chứng thư số và gia hạn trước khi hết hạn: đăng nhập được bằng VNeID không giúp ký được khi chứng thư đã hết hiệu lực.
- Khi đổi người đại diện, cảnh báo trên VNeID cho biết thành viên bị thu hồi quyền truy cập dịch vụ trực tuyến cho tới khi người đại diện mới đăng ký lại thành công; rà lại cả thông tin trên chứng thư số, xem checklist khi đổi tên, địa chỉ, người đại diện.
- Gặp lỗi đăng nhập, xác thực hay ký hồ sơ, tra theo bảng lỗi Cổng Dịch vụ công quốc gia.
Câu hỏi thường gặp
VNeID tổ chức có thay chữ ký số được không?
Không thay thế hoàn toàn. VNeID tổ chức dùng để đăng nhập và xác thực giao dịch; giấy tờ mà quy định yêu cầu ký, hoặc hồ sơ trên các hệ thống như Mạng đấu thầu quốc gia, vẫn cần chứng thư số hợp lệ.
Nộp hồ sơ trên Cổng Dịch vụ công quốc gia có phải ký số biểu mẫu không?
Theo Nghị định 310/2026/NĐ-CP, đăng nhập bằng tài khoản định danh mức độ 02 thì không phải ký số biểu mẫu điện tử tương tác, trừ khi pháp luật chuyên ngành quy định khác.
Doanh nghiệp đã có chữ ký số có cần đăng ký VNeID tổ chức không?
Cần nếu làm thủ tục trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc hệ thống giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh, vì tài khoản do Cổng tạo cho tổ chức chỉ dùng đến hết 30/06/2025.
Ai được đăng ký tài khoản định danh điện tử cho doanh nghiệp?
Người đại diện theo pháp luật, người đứng đầu hoặc người được ủy quyền, dùng tài khoản định danh mức độ 2 của mình trên VNeID, hoặc nộp Mẫu TK02 trực tiếp. Tài khoản được cấp cần kích hoạt trong 7 ngày.
Đăng nhập bằng VNeID rồi có cần cắm USB Token khi ký không?
Có, nếu bước đó yêu cầu ký số. Ví dụ trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, VNeID là một cách đăng nhập từ 21/03/2026, còn chữ ký số vẫn được tạo từ chứng thư số.
Cần chữ ký số cho những việc phải ký?
Xem các lựa chọn USB Token, MySign và HSM cho doanh nghiệp. Không gửi passcode VNeID, mã xác nhận hay mã PIN cho bất kỳ ai.
Nguồn đối chiếu: Nghị định 69/2024/NĐ-CP về định danh và xác thực điện tử; Nghị định 310/2026/NĐ-CP; Công văn 2065/CT-NVT của Cục Thuế; Thông tư 79/2025/TT-BTC; Quyết định 29/2026/QĐ-TTg. Thông tin có thể thay đổi; ưu tiên hướng dẫn hiện hành của cơ quan/nhà cung cấp tại thời điểm thao tác. Cập nhật: 28/09/2026.
