Doanh nghiệp mới thành lập cần làm gì sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp? Phần lớn việc tiếp theo diễn ra trên môi trường điện tử: chữ ký số, thuế, hóa đơn, bảo hiểm xã hội, ngân hàng và hợp đồng. Bài này xếp chúng thành một lộ trình từ tuần đầu đến hết tháng đầu tiên, kèm nơi làm và trang hướng dẫn chi tiết cho từng bước.
Hãy làm theo thứ tự: rà soát thông tin trên giấy chứng nhận, chuẩn bị chữ ký số của doanh nghiệp, sẵn sàng giao dịch thuế điện tử, đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trước khi lập hóa đơn đầu tiên, đăng ký BHXH khi có người thuộc diện tham gia, sau đó mới mở rộng sang ngân hàng điện tử và hợp đồng điện tử. Từ 01/01/2026, việc thu, nộp lệ phí môn bài đã chấm dứt theo Nghị quyết 198/2025/QH15, nên khoản này không còn trong lộ trình của doanh nghiệp thành lập năm 2026.
Bảng tổng hợp: việc gì, làm ở đâu, có cần chữ ký số
Cột “Cần chữ ký số?” mô tả cách làm phổ biến khi giao dịch điện tử; yêu cầu cụ thể do từng hệ thống quy định tại thời điểm bạn thao tác. Viettel-CA – dịch vụ chứng thực chữ ký số của Viettel – cũng liệt kê các ứng dụng quen thuộc của chữ ký số là kê khai thuế, hóa đơn điện tử, BHXH điện tử, hải quan điện tử và ngân hàng số.
| Việc cần làm | Làm ở đâu | Cần chữ ký số? | Hướng dẫn chi tiết |
|---|---|---|---|
| Rà soát thông tin đăng ký doanh nghiệp | Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hệ thống đăng ký doanh nghiệp | Không, nếu chỉ đối chiếu. Có, khi nộp hồ sơ đăng ký qua mạng bằng chữ ký số. | Đăng ký doanh nghiệp qua mạng: hướng dẫn toàn tập |
| Đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp | Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số, ví dụ Viettel-CA | Đây là công cụ cho các bước còn lại | Chữ ký số Viettel cho doanh nghiệp mới |
| Giao dịch thuế điện tử: khai, nộp, tra cứu | Cổng dịch vụ công thuế dichvucong.gdt.gov.vn | Có, để ký tờ khai và chứng từ điện tử | Thuế điện tử: hướng dẫn toàn tập |
| Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử | Qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, gửi lên hệ thống của Cục Thuế | Có, để ký tờ khai Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT và ký hóa đơn có mã | Hóa đơn điện tử trên cổng Cục Thuế; thủ tục đăng ký S-Invoice |
| Đăng ký BHXH lần đầu, báo tăng lao động | Cơ quan BHXH, qua phần mềm kê khai điện tử | Có, khi nộp hồ sơ điện tử | BHXH điện tử: hướng dẫn toàn tập; kê khai lần đầu trên vBHXH |
| Tài khoản ngân hàng, ngân hàng điện tử | Ngân hàng doanh nghiệp lựa chọn | Tùy phương thức xác thực của từng ngân hàng | Hỏi trực tiếp ngân hàng khi mở tài khoản |
| Ký hợp đồng điện tử với đối tác | Nền tảng hợp đồng điện tử, ví dụ vContract | Có, hoặc phương thức ký mà nền tảng hỗ trợ | Hợp đồng điện tử vContract |
Nếu bạn chưa phân biệt được các khái niệm, hãy đọc trước chữ ký số là gì và hoạt động thế nào. Danh sách cổng dịch vụ công thường dùng chữ ký số được tổng hợp trong bài ký số Viettel-CA trên các cổng dịch vụ công.
Lộ trình từ tuần 1 đến tháng 1
Thứ tự dưới đây là kế hoạch làm việc gợi ý để bước sau không phải chờ bước trước, không phải thời hạn pháp lý. Mốc nộp hồ sơ của từng thủ tục do văn bản pháp luật quy định; hãy xác nhận với cơ quan thuế, cơ quan BHXH quản lý hoặc kế toán phụ trách.
Ngày 1–3: rà soát thông tin và phân công người phụ trách
Đối chiếu tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở và người đại diện theo pháp luật trên giấy chứng nhận. Các thông tin này sẽ lặp lại trên chứng thư chữ ký số, hồ sơ thuế, đăng ký hóa đơn và hồ sơ BHXH, nên một lỗi nhỏ lúc đầu kéo theo nhiều lần sửa. Cùng lúc, thống nhất ai giữ chữ ký số, ai được ký loại hồ sơ nào và ai theo dõi ngày hết hạn chứng thư.
Tuần 1: đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp
Chữ ký số là điều kiện cho hầu hết các bước sau. Chọn hình thức phù hợp (USB Token, ký số từ xa hoặc ký số trên máy chủ) và chuẩn bị hồ sơ theo checklist hồ sơ đăng ký chữ ký số Viettel-CA. Khi nhận chứng thư, cài đặt theo hướng dẫn cài USB Token Viettel-CA trên Windows 10/11, rồi mở xem chứng thư để chắc tên doanh nghiệp và mã số thuế khớp với giấy chứng nhận.
Tuần 1–2: sẵn sàng giao dịch thuế điện tử
Dịch vụ thuế điện tử được cung cấp trên Cổng dịch vụ công thuế tại dichvucong.gdt.gov.vn. Đăng nhập theo phương thức cổng đang hỗ trợ, kiểm tra thông tin đăng ký thuế và cơ quan thuế quản lý, sau đó chuẩn bị máy tính và công cụ ký số. Kỳ khai và loại tờ khai đầu tiên hãy thống nhất với kế toán hoặc hỏi cơ quan thuế quản lý thay vì đoán. Cách nộp tờ khai từng bước có tại hướng dẫn nộp tờ khai thuế trên dichvucong.gdt.gov.vn.
Tuần 2: đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Trước khi bán hàng có xuất hóa đơn, doanh nghiệp gửi tờ khai Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC, hiệu lực 01/7/2026) qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Trong 01 ngày làm việc, hệ thống thuế đối chiếu thông tin người đại diện theo pháp luật với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và gửi yêu cầu xác nhận tới email, số điện thoại của người đại diện; người đại diện phải xác nhận ngay trong ngày hoặc ngày làm việc tiếp theo, và theo Cục Thuế còn xác thực sinh trắc học trên eTax Mobile. Chỉ bắt đầu lập hóa đơn khi đã nhận thông báo chấp nhận của cơ quan thuế.
Khi có người thuộc diện tham gia: đăng ký BHXH lần đầu
Theo Điều 28 Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 (hiệu lực 01/7/2025), người sử dụng lao động nộp hồ sơ tham gia BHXH bắt buộc trong 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc diện tham gia, thường qua phần mềm kê khai điện tử có ký số. Diện bắt buộc gồm người làm việc theo hợp đồng lao động từ đủ 01 tháng và cả người quản lý doanh nghiệp, dù có hay không hưởng tiền lương (khoản 1 Điều 2). Thành phần hồ sơ theo hướng dẫn hiện hành của cơ quan BHXH; nếu chưa chắc trường hợp của mình, hãy hỏi cơ quan BHXH nơi đặt trụ sở.
Tháng 1: ngân hàng điện tử, hợp đồng điện tử và quy trình nội bộ
Mở tài khoản thanh toán đứng tên doanh nghiệp và hỏi ngân hàng về phương thức xác thực cho ngân hàng điện tử, nộp thuế điện tử. Nếu thường ký hợp đồng với đối tác ở xa, cân nhắc nền tảng hợp đồng điện tử; điều kiện để hợp đồng có giá trị được giải thích trong bài hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý không. Cuối tháng đầu, viết một quy trình ngắn: ai giữ thiết bị hoặc tài khoản ký số, ai phê duyệt, hồ sơ đã ký lưu ở đâu.
Bài viết tóm tắt quy định để tham khảo, không phải tư vấn pháp lý hay kế toán. Hãy đối chiếu văn bản chính thức và hỏi cơ quan thuế, cơ quan BHXH quản lý hoặc kế toán phụ trách cho trường hợp cụ thể của doanh nghiệp.
Những điểm đã thay đổi từ năm 2026
Nếu bạn tham khảo các danh sách “thủ tục sau thành lập” viết trước năm 2026, hãy lưu ý những điểm đã khác dưới đây.
- Lệ phí môn bài: khoản 7 Điều 10 Nghị quyết 198/2025/QH15 (Quốc hội thông qua ngày 17/5/2025, có hiệu lực từ ngày thông qua) quy định chấm dứt việc thu, nộp lệ phí môn bài từ ngày 01/01/2026.
- Miễn thuế TNDN cho doanh nghiệp nhỏ và vừa: khoản 4 Điều 10 Nghị quyết 198/2025/QH15 miễn thuế thu nhập doanh nghiệp cho doanh nghiệp nhỏ và vừa trong 03 năm kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp lần đầu. Điều kiện áp dụng theo văn bản hướng dẫn, nên xác nhận với cơ quan thuế trước khi quyết toán.
- Doanh thu năm từ 01 tỷ đồng trở xuống: Nghị định 141/2026/NĐ-CP ngày 29/4/2026 sửa đổi Nghị định 320/2025/NĐ-CP, quy định thu nhập của doanh nghiệp có tổng doanh thu năm từ 01 tỷ đồng trở xuống thuộc diện miễn thuế TNDN. Doanh nghiệp mới thành lập dự kiến tổng doanh thu trong kỳ tính thuế không quá 01 tỷ đồng thì không phải tạm nộp thuế TNDN.
- Khung pháp lý hóa đơn điện tử: Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 có hiệu lực từ 01/7/2026. Cùng ngày, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC về hóa đơn điện tử có hiệu lực, thay Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP; tờ khai đăng ký vẫn là Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT. Hướng dẫn viết trước tháng 7/2026 có thể dẫn điều khoản đã hết hiệu lực.
Nếu người thành lập đang chuyển từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp, các thay đổi riêng của hộ kinh doanh từ 2026 được tóm tắt trong bài hộ kinh doanh 2026: bỏ thuế khoán, cần chữ ký số và hóa đơn điện tử thế nào.
Chọn loại chữ ký số cho doanh nghiệp mới
Không có lựa chọn đúng cho mọi doanh nghiệp. Hãy bắt đầu từ ba câu hỏi: ai ký, ký ở đâu và mỗi tháng ký bao nhiêu hồ sơ.
Chứng thư nằm trong thiết bị cắm vào máy tính. Phù hợp khi kế toán làm việc chủ yếu trên một máy cố định; cần cài phần mềm và công cụ ký số cho trình duyệt.
Ký qua ứng dụng, không cần cắm thiết bị. Phù hợp khi người ký thường di chuyển hoặc duyệt hồ sơ trên điện thoại; kiểm tra trước các hệ thống bạn dùng có hỗ trợ hay không.
Dành cho doanh nghiệp cần ký tự động số lượng lớn như hóa đơn, chứng từ từ phần mềm nội bộ; cần đội kỹ thuật tích hợp.
So sánh chi tiết có tại bài USB Token, MySign hay HSM: nên chọn chữ ký số Viettel nào. Giá từng hình thức không nêu ở đây vì có thể thay đổi; xem báo giá chữ ký số Viettel-CA để có số liệu hiện hành.
Sai lầm thường gặp và cách tránh
- Lập hóa đơn trước khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được chấp nhận. Hãy chờ thông báo của cơ quan thuế rồi mới phát hành.
- Giao USB Token và mã PIN cho dịch vụ bên ngoài mà không có thỏa thuận bằng văn bản về phạm vi sử dụng. Ai giữ PIN là người có thể ký thay doanh nghiệp trên mọi hệ thống.
- Khai thông tin không thống nhất giữa giấy chứng nhận, chứng thư và tờ khai, ví dụ viết tắt tên hoặc thiếu cấp hành chính trong địa chỉ.
- Để sát hạn nộp hồ sơ mới cài đặt. Ngay khi nhận chứng thư, hãy kiểm tra máy tính nhận chứng thư và công cụ ký số chạy được.
- Đọc PIN, OTP hoặc mật khẩu cho người gọi điện tự xưng cán bộ thuế, BHXH hay nhân viên hỗ trợ. Khi nghi ngờ, tự gọi lại số tổng đài chính thức.
- Quên ngày hết hạn chứng thư. Đặt lịch nhắc trước hạn và xem chữ ký số Viettel sắp hết hạn cần làm gì; nguyên tắc giữ an toàn có trong bài bảo mật chữ ký số.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp mới thành lập có cần chữ ký số không?
Việc có cần chữ ký số hay không phụ thuộc giao dịch doanh nghiệp thực hiện. Trên thực tế, khai thuế điện tử, đăng ký và lập hóa đơn điện tử có mã, kê khai BHXH điện tử đều dùng chữ ký số của doanh nghiệp, nên phần lớn doanh nghiệp mới chuẩn bị chữ ký số ngay trong tuần đầu.
Doanh nghiệp thành lập năm 2026 có phải nộp lệ phí môn bài không?
Không. Khoản 7 Điều 10 Nghị quyết 198/2025/QH15 quy định chấm dứt việc thu, nộp lệ phí môn bài từ ngày 01/01/2026. Các nghĩa vụ thuế khác vẫn thực hiện theo quy định hiện hành.
Khi nào doanh nghiệp được lập hóa đơn điện tử đầu tiên?
Sau khi gửi tờ khai Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Thông tư 91/2026/TT-BTC) qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử và nhận thông báo chấp nhận của cơ quan thuế. Hãy chuẩn bị chữ ký số trước, bảo đảm thông tin người đại diện khớp với đăng ký doanh nghiệp và người đại diện sẵn sàng xác nhận trong ngày.
Chưa tuyển nhân viên thì đã cần đăng ký BHXH chưa?
Có thể cần. Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 (hiệu lực 01/7/2025) đưa người quản lý doanh nghiệp vào diện tham gia BHXH bắt buộc dù có hay không hưởng tiền lương, bên cạnh người lao động có hợp đồng từ đủ 01 tháng. Hãy hỏi cơ quan BHXH nơi đặt trụ sở về trường hợp cụ thể và thời điểm đăng ký.
Doanh nghiệp mới có được ưu đãi thuế thu nhập doanh nghiệp không?
Nghị quyết 198/2025/QH15 miễn thuế thu nhập doanh nghiệp trong 03 năm cho doanh nghiệp nhỏ và vừa kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp lần đầu. Nghị định 141/2026/NĐ-CP quy định doanh nghiệp mới thành lập dự kiến tổng doanh thu trong kỳ tính thuế không quá 01 tỷ đồng thì không phải tạm nộp thuế thu nhập doanh nghiệp. Điều kiện cụ thể cần xác nhận với cơ quan thuế.
Bắt đầu từ chữ ký số cho doanh nghiệp mới
Chuẩn bị giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và thông tin người đại diện, rồi chọn hình thức chữ ký số phù hợp. Không gửi mã PIN, OTP hoặc mật khẩu cho bất kỳ ai khi được hỗ trợ.
Nguồn đối chiếu: Nghị quyết 198/2025/QH15 – Cổng TTĐT Chính phủ; Toàn văn Nghị định 141/2026/NĐ-CP; Toàn văn Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15; Thông tư 91/2026/TT-BTC về hóa đơn điện tử; Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15. Thông tin có thể thay đổi; ưu tiên hướng dẫn hiện hành của cơ quan/nhà cung cấp tại thời điểm thao tác. Cập nhật: 28/09/2026.
