Cùng một USB Token Viettel-CA có thể ký tờ khai thuế, hóa đơn, hồ sơ BHXH, tờ khai hải quan hay chứng từ kho bạc, nhưng mỗi cổng có địa chỉ, công cụ ký và nơi đăng ký chứng thư riêng. Trang này là cửa vào chín nhóm hướng dẫn theo từng cổng dịch vụ công: mỗi nhóm có bài hướng dẫn toàn tập và bảng mã lỗi riêng, còn phần chuẩn bị dùng chung được gom ở đây.
Chữ ký số dùng để ký điện tử tờ khai, hồ sơ, hóa đơn và chứng từ gửi cơ quan nhà nước hoặc đối tác, gắn văn bản với người hoặc tổ chức đứng tên chứng thư. Với mỗi cổng, bạn cần ba thứ: Token đã cài và nhận chứng thư, công cụ ký mà cổng đó yêu cầu, và chứng thư đã được đăng ký trên hệ thống. Chọn cổng trong bảng chín nhóm bên dưới để xem hướng dẫn chi tiết; sau mỗi lần gia hạn hoặc đổi Token, hãy cập nhật chứng thư ở mọi hệ thống đang dùng.
Chữ ký số dùng để làm gì trên cổng dịch vụ công
Trên các cổng dịch vụ công, chữ ký số thường đảm nhận ba việc khác nhau. Phân biệt rõ ba việc này giúp bạn biết lỗi nằm ở đâu khi thao tác không thành công.
Việc chính: ký tờ khai thuế, tờ khai hải quan, hồ sơ BHXH, chứng từ gửi Kho bạc hay hồ sơ thầu trước khi gửi đi.
Cổng thuế, hải quan, kho bạc chỉ nhận chữ ký từ chứng thư đã đăng ký trước. Có chứng thư mới là phải đăng ký lại.
Một số hệ thống dùng chữ ký số để xác thực khi đăng ký hoặc cập nhật tài khoản của doanh nghiệp.
Đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử (VNeID) là một lớp khác: nó xác định ai đang vào hệ thống, còn hồ sơ yêu cầu ký số vẫn phải ký bằng chữ ký số. Sự khác nhau được giải thích trong bài tài khoản định danh điện tử tổ chức có thay chữ ký số được không. Nếu mới làm quen, hãy đọc trước bài chữ ký số là gì.
Chín nhóm hướng dẫn theo từng cổng
Mỗi dòng dưới đây là một nhóm bài: cột “Bắt đầu từ” dẫn tới bài hướng dẫn toàn tập (chuẩn bị máy, đăng ký tài khoản và chứng thư, thủ tục chính), cột “Khi gặp lỗi” dẫn tới bảng mã lỗi của cổng đó. Địa chỉ được kiểm tra bằng cách mở trang chủ từng cổng ngày 28/09/2026.
Luôn gõ địa chỉ trực tiếp hoặc vào từ trang chính thức của cơ quan, không bấm link lạ gửi qua email hay tin nhắn. Nhiều tài liệu cũ còn ghi Tổng cục Thuế, Tổng cục Hải quan; theo Nghị định 29/2025/NĐ-CP, từ 01/3/2025 đó là Cục Thuế, Cục Hải quan thuộc Bộ Tài chính. Tên cơ quan thay đổi không làm thay đổi cách ký.
Ký trong phần mềm chuyên ngành: hóa đơn, BHXH, giáo dục, y tế
Một số nghiệp vụ được ký trong phần mềm của nhà cung cấp hoặc hệ thống chuyên ngành, không ký trực tiếp trên cổng. Chứng thư vẫn phải được khai báo hoặc chọn đúng trong phần mềm đó; thao tác chi tiết nằm ở website chuyên sâu của từng dịch vụ.
Hóa đơn được ký trong hệ thống hóa đơn của nhà cung cấp, ví dụ S-Invoice của Viettel. Khi có chứng thư mới, xem cập nhật chữ ký số Viettel-CA lên hệ thống hóa đơn. Tra cứu hóa đơn không cần ký số: cách tra cứu hóa đơn Viettel.
Hồ sơ thường được ký trong phần mềm kê khai I-VAN, ví dụ vBHXH của Viettel, rồi gửi tới cơ quan BHXH. Xem cài tool ký số và extension cho vBHXH và sử dụng vBHXH bản online.
Ký hồ sơ theo hướng dẫn của hệ thống cơ sở dữ liệu ngành: ký số hồ sơ trên CSDL ngành Giáo dục bằng Viettel-CA.
Ký trong phần mềm bệnh án điện tử của cơ sở y tế có tích hợp ký số: chữ ký số Viettel tích hợp ký bệnh án điện tử.
Phần chuẩn bị dùng chung cho mọi cổng
Dù ký ở cổng nào, phần lớn lỗi đến từ cùng một lớp: thiết bị, phần mềm hoặc chứng thư. Kiểm tra các điểm sau trước khi đổ lỗi cho cổng:
- Phần mềm USB Token cài từ nguồn chính thức và Token Manager hiện chứng thư còn hạn. Hướng dẫn: cài USB Token Viettel-CA trên Windows 10/11.
- Bạn biết đọc serial, mã số thuế và ngày hết hạn của chứng thư, vì đây là thông tin phải đối chiếu ở mọi cổng: xem thông tin chứng thư số Viettel-CA.
- Công cụ ký trên trình duyệt đã cài và đang chạy: cài công cụ ký số trên Chrome, Edge. Từ Chrome 142, trình duyệt hỏi quyền trước khi cho trang kết nối tới công cụ ký chạy trên máy; chỉ cho phép với cổng chính thức.
- Chỉ cắm một Token khi ký. Nếu buộc phải dùng nhiều Token: dùng nhiều USB Token trên một máy tính.
- Ngày giờ Windows chính xác, đặt tự động.
- Windows không nhận Token thì xử lý trước: Windows không nhận USB Token Viettel-CA; các lỗi ký số chung có trong bài tổng hợp lỗi ký số USB Token Viettel-CA.
- Không dùng công cụ “mở khóa”, “sửa Token” từ nguồn lạ; không đọc PIN hay mã OTP cho người gọi điện tự xưng hỗ trợ.
Checklist khi có chứng thư mới (gia hạn, cấp mới)
Sau gia hạn hoặc khi đổi Token, chứng thư thường có serial mới. Các hệ thống đã đăng ký chứng thư cũ sẽ không nhận chữ ký mới cho đến khi bạn cập nhật. Đánh dấu từng dòng áp dụng cho đơn vị bạn; cách làm chi tiết nằm trong bài toàn tập của từng nhóm:
- Chứng thư mới đã nằm trong Token: kiểm tra serial và ngày hết hạn trong Token Manager. Nếu chứng thư mới không tự cài được vào Token, liên hệ nhà cung cấp để được cài lại.
- Thuế: đăng ký chứng thư mới trên tài khoản của doanh nghiệp tại dichvucong.gdt.gov.vn.
- Hóa đơn điện tử: thêm chứng thư mới vào hệ thống hóa đơn, và hỏi nhà cung cấp hóa đơn có cần gửi thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế hay không.
- BHXH: chọn chứng thư mới trong phần mềm I-VAN đang dùng.
- Hải quan: đăng ký sửa đổi, bổ sung thông tin chữ ký số với cơ quan hải quan, cập nhật tài khoản và phần mềm khai hải quan.
- Kho bạc: lập hồ sơ đăng ký thay đổi, bổ sung với serial mới và chờ Kho bạc duyệt.
- Đấu thầu: cập nhật chứng thư trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, không làm sát giờ đóng thầu.
- Phần mềm khác: kế toán, hợp đồng điện tử, CSDL ngành Giáo dục, bệnh án điện tử, mẫu chữ ký trên PDF.
- Thử ký một hồ sơ không gấp ở từng hệ thống và ghi ngày hết hạn mới vào lịch nhắc.
Chi tiết từng bước sau gia hạn có trong bài cập nhật chứng thư sau gia hạn Viettel-CA.
Những nhầm lẫn thường gặp
- Đăng nhập được là ký được: không đúng. Đăng nhập bằng VNeID hay tài khoản chỉ là vào hệ thống; ký cần Token, công cụ ký và chứng thư đã đăng ký.
- Gia hạn xong các cổng tự cập nhật: không. Mỗi hệ thống đã đăng ký chứng thư phải được cập nhật riêng.
- Công cụ ký tải ở đâu cũng được: không. Chỉ tải từ cổng chính thức và nhà cung cấp chữ ký số; Cục Thuế đã cảnh báo có đối tượng giả danh cán bộ thuế gửi đường dẫn cài phần mềm giả mạo ứng dụng ngành thuế.
- Để sát hạn mới làm: lỗi thiết lập thường chỉ lộ ra khi ký lần đầu, nên hãy thử trước hạn vài ngày.
- Một Token cho nhiều doanh nghiệp: Viettel-CA cho biết mỗi chứng thư được coi như con dấu của doanh nghiệp và các doanh nghiệp khác nhau phải dùng USB Token khác nhau; Token và PIN không cho người ngoài mượn.
Câu hỏi thường gặp
Chữ ký số dùng để làm gì?
Chữ ký số dùng để ký điện tử tờ khai, hồ sơ, hóa đơn và chứng từ gửi cơ quan nhà nước hoặc đối tác, như tờ khai thuế, tờ khai hải quan, hồ sơ BHXH, chứng từ Kho bạc, hồ sơ thầu. Một số hệ thống còn dùng chữ ký số để xác thực khi đăng ký hoặc cập nhật tài khoản.
Hướng dẫn ký số cho từng cổng nằm ở đâu?
Mỗi cổng có một nhóm bài riêng gồm bài hướng dẫn toàn tập và bảng mã lỗi. Bảng chín nhóm cổng trong trang này ghi địa chỉ chính thức của từng cổng và đường dẫn tới hai bài đó.
Một USB Token có dùng được cho nhiều cổng không?
Được, nếu chứng thư đáp ứng yêu cầu của từng hệ thống và đã được đăng ký trên hệ thống đó. Các cổng như thuế, hải quan, kho bạc chỉ nhận chữ ký từ chứng thư đã đăng ký trước.
Đăng nhập bằng VNeID rồi có cần chữ ký số không?
Có, khi hồ sơ yêu cầu ký số. Tài khoản định danh điện tử dùng để đăng nhập; tờ khai thuế, tờ khai hải quan và nhiều hồ sơ khác vẫn phải ký bằng chữ ký số.
Gia hạn chữ ký số xong có phải cập nhật ở tất cả các cổng không?
Cần cập nhật ở mọi hệ thống đã đăng ký chứng thư cũ, như cổng thuế, hải quan, kho bạc, hệ thống hóa đơn và phần mềm BHXH. Dùng checklist trong bài để không bỏ sót.
Mỗi cổng có cần công cụ ký riêng không?
Thường là có. Mỗi cổng hoặc phần mềm kê khai có công cụ ký, tiện ích trình duyệt riêng, được hướng dẫn trong bài toàn tập của từng nhóm. Chỉ tải từ cổng chính thức hoặc nhà cung cấp chữ ký số.
Chưa rõ cổng của bạn cần chuẩn bị gì?
Cho đội hỗ trợ biết bạn đang ký trên cổng nào và thông báo lỗi gặp phải (đã che thông tin nhạy cảm). Không gửi mã PIN, mật khẩu hay mã OTP cho bất kỳ ai.
Nguồn đối chiếu: Cục Thuế – Dịch vụ công thuế; Bảo hiểm xã hội Việt Nam – Dịch vụ công trực tuyến; Hải quan – Hệ thống dịch vụ công trực tuyến; Kho bạc Nhà nước – Dịch vụ công; Cổng Dịch vụ công quốc gia. Thông tin có thể thay đổi; ưu tiên hướng dẫn hiện hành của cơ quan/nhà cung cấp tại thời điểm thao tác. Cập nhật: 28/09/2026.
