Đăng ký kinh doanh qua mạng có bắt buộc chữ ký số không, hay có VNeID là đủ? Theo quy định hiện hành, tài khoản VNeID dùng để đăng nhập và xác thực người nộp, còn chữ ký số hoặc chữ ký tay đã scan dùng cho các giấy tờ phải tải lên. Bài này giúp bạn xác định giấy tờ nào phải ký, ai ký, ký bằng gì và chuẩn bị máy ra sao.
Không bắt buộc trong mọi trường hợp. Từ 01/01/2026, cá nhân đăng nhập bằng VNeID không phải ký số biểu mẫu điện tử tương tác: nếu người có thẩm quyền ký tự nộp, giấy đề nghị kê khai trên hệ thống không phải ký hay tải lên. Giấy tờ cần nhiều người ký, các giấy tờ khác, và mọi giấy tờ khi người khác nộp thay, phải được ký rồi tải lên dưới dạng bản scan có chữ ký hoặc tệp có đủ chữ ký số. Nếu ký số, dùng chứng thư của chính người ký, còn hiệu lực tại thời điểm ký.
Từ chữ ký số, tài khoản đăng ký kinh doanh đến VNeID
Nhiều hướng dẫn cũ vẫn yêu cầu “gán chữ ký số công cộng vào tài khoản” hoặc “ký xác thực hồ sơ”. Quy định đã đổi qua nhiều mốc:
- 01/07/2024: Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp chỉ cho đăng nhập bằng tài khoản VNeID.
- 01/07/2025: Luật 76/2025/QH15 bãi bỏ quy định cho chọn chữ ký số hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh; Nghị định 168/2025/NĐ-CP yêu cầu hồ sơ qua mạng được ký số hoặc ký xác thực.
- 31/12/2025: hết thời hạn dùng tài khoản đăng ký kinh doanh để ký xác thực hồ sơ (Điều 122 Nghị định 168/2025/NĐ-CP).
- 01/01/2026: Nghị quyết 66.7/2025/NQ-CP quy định cá nhân đăng nhập Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc VNeID không phải ký số biểu mẫu điện tử tương tác; Bộ Tài chính hướng dẫn áp dụng cho đăng ký doanh nghiệp tại Công văn 234/BTC-DNTN.
- 23/07/2026: Nghị định 296/2026/NĐ-CP viết lại Điều 39, quy định rõ giấy tờ nào không phải ký, giấy tờ nào phải ký số hoặc ký trực tiếp.
Tổng quan cả quy trình có ở hướng dẫn toàn tập đăng ký doanh nghiệp qua mạng.
Giấy tờ nào phải ký, giấy tờ nào không
| Trường hợp (Điều 39 đã sửa đổi) | Phải ký số hoặc ký trực tiếp? | Phải tải lên? |
|---|---|---|
| Người nộp là người có thẩm quyền ký; giấy đề nghị hoặc thông báo kê khai trên hệ thống và chỉ yêu cầu người nộp ký | Không | Không |
| Người nộp là người có thẩm quyền ký; giấy đề nghị hoặc thông báo kê khai trên hệ thống nhưng yêu cầu nhiều người ký | Có | Có |
| Các giấy tờ khác trong thành phần hồ sơ | Có | Có |
| Người nộp là người được ủy quyền | Có, với mọi giấy tờ | Có |
Theo Công văn 234/BTC-DNTN, khi người có thẩm quyền ký tự nộp, việc đăng nhập bằng tài khoản định danh và bấm nút Nộp hồ sơ thay cho việc ký giấy đề nghị. Sau đó người nộp thanh toán phí nếu có và nhận giấy tiếp nhận hồ sơ. Giấy tờ bắt buộc mà thiếu chữ ký thì hồ sơ chưa hợp lệ.
Ai ký và ký bằng chứng thư của ai
- Xem phần chữ ký cuối mẫu. Mẫu giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp tư nhân dành chỗ ký cho chủ doanh nghiệp tư nhân; mẫu công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên dành cho người đại diện theo pháp luật hoặc chủ tịch công ty, chủ tịch hội đồng thành viên tùy trường hợp (Thông tư 121/2026/TT-BTC).
- Chữ ký số phải là của chính người ký. Luật Giao dịch điện tử 2023 yêu cầu chữ ký số xác nhận chủ thể ký và dữ liệu tạo chữ ký chỉ thuộc sự kiểm soát của chủ thể ký tại thời điểm ký. Không mượn USB Token, không ký bằng chứng thư của người nộp thay hay của doanh nghiệp khác.
- Doanh nghiệp đang thành lập chưa có chứng thư đứng tên doanh nghiệp. Người ký dùng chữ ký số cá nhân hoặc ký tay rồi scan. Nếu cần chứng thư cá nhân, xem chữ ký số cá nhân Viettel-CA và tính thời gian cấp vào kế hoạch.
- Chứng thư phải còn hiệu lực khi ký. Theo Nghị định 23/2025/NĐ-CP, chữ ký số chỉ có hiệu lực khi kiểm tra cho thấy chứng thư của người ký còn hiệu lực tại thời điểm ký.
Chữ ký số hợp lệ có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của người đó trên văn bản giấy (Điều 23 Luật Giao dịch điện tử 2023). Hồ sơ thay đổi của doanh nghiệp đang hoạt động xem thêm thay đổi đăng ký doanh nghiệp qua mạng.
Ký số trên tệp hay ký tay rồi scan
Hướng dẫn quy trình năm 2026 của Bộ Tài chính nêu hệ thống chấp nhận cả hai loại tài liệu đính kèm: tài liệu scan có đủ chữ ký theo yêu cầu, và tài liệu có đầy đủ chữ ký số theo quy định dưới dạng bản điện tử. Mỗi tệp là PDF, không quá 15MB, tên đặt theo loại giấy tờ.
| Tiêu chí | Ký số trên tệp | Ký tay rồi scan |
|---|---|---|
| Cần có | Chứng thư chữ ký số còn hiệu lực (USB Token hoặc ký số từ xa), phần mềm đọc PDF có chức năng ký | Bản in, máy quét |
| Yêu cầu chính | Không sửa tệp sau khi ký; mọi thay đổi sau thời điểm ký đều bị phát hiện | Bản scan thể hiện chính xác, toàn vẹn nội dung văn bản giấy đã ký |
| Nhiều người ký ở xa | Từng người ký lần lượt trên cùng tệp | Phải chuyển bản giấy đi ký rồi scan |
Cách ký tệp PDF bằng USB Token có ở bài ký số file PDF bằng USB Token Viettel-CA; người ký thường xuyên ở xa nên tìm hiểu chữ ký số từ xa. Ký xong, tự kiểm tra theo bài kiểm tra chữ ký số trên file PDF.
Hướng dẫn thành lập năm 2026 không có công cụ ký riêng: giấy tờ được ký trước rồi tải lên. Một số tài liệu khác của Cổng, như hồ sơ đổi địa chỉ do địa giới hành chính, có bước “Ký số” trước khi nộp; khi màn hình yêu cầu, làm theo hướng dẫn tại bước đó và chỉ tải phần mềm từ chính Cổng.
Xác thực điện tử khi ủy quyền
Xác thực điện tử không thay chữ ký trên giấy tờ: nó xác nhận danh tính người nộp và người ủy quyền qua Hệ thống định danh và xác thực điện tử (xem VNeID tổ chức có thay chữ ký số được không).
- Theo tài liệu hướng dẫn của Cổng (tháng 6/2026), người được ủy quyền xác thực bằng việc đăng nhập hệ thống bằng tài khoản VNeID; người ủy quyền xác thực bằng việc đồng ý ủy quyền trên ứng dụng VNeID.
- Bộ Tài chính triển khai quy trình này cho hồ sơ thành lập doanh nghiệp từ 21/07/2026. Nghị định 296/2026/NĐ-CP quy định yêu cầu này cả cho thay đổi người đại diện, chủ sở hữu, thành viên, cổ đông sáng lập, áp dụng theo lộ trình thông báo trên Cổng.
- Người ủy quyền chưa có tài khoản định danh điện tử: hồ sơ kèm bản sao thẻ căn cước, căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn hiệu lực.
Khi hệ thống báo từ chối hoặc chưa xác thực, xem xác thực điện tử của người ủy quyền khi đăng ký doanh nghiệp.
Chuẩn bị máy tính và chứng thư trước khi ký
- Cài driver và phần mềm quản lý USB Token theo bài cài USB Token Viettel-CA trên Windows 10/11; máy không nhận Token thì xem Windows không nhận USB Token.
- Mở thông tin chứng thư để chắc chắn đúng tên người ký và còn hạn; sau gia hạn, chọn chứng thư mới (xem cách xem thông tin chứng thư số).
- Hoàn thiện bản cuối rồi mới ký; nhiều người cùng ký một tệp thì không chỉnh nội dung sau chữ ký đầu tiên.
- Chỉ cắm một Token khi ký, tự nhập PIN; không gửi PIN hay mật khẩu VNeID cho người nộp thay.
Chữ ký bị báo không hợp lệ sau khi tải lên: xem chữ ký số trên hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không hợp lệ hoặc tra bảng lỗi đăng ký doanh nghiệp qua mạng.
Câu hỏi thường gặp
Đăng ký kinh doanh qua mạng có bắt buộc chữ ký số không?
Không bắt buộc. Giấy tờ phải tải lên có thể là bản scan có chữ ký hoặc tệp đã ký số. Nếu người có thẩm quyền ký tự nộp, giấy đề nghị kê khai trên hệ thống mà chỉ cần người đó ký thì không phải ký.
Tài khoản VNeID có thay chữ ký trên giấy tờ tải lên không?
Không. Tài khoản VNeID dùng để đăng nhập và xác thực danh tính. Giấy tờ phải tải lên vẫn cần được ký số hoặc ký trực tiếp theo Nghị định 296/2026/NĐ-CP.
Người được ủy quyền nộp hồ sơ có ký số thay người đại diện được không?
Không. Người nộp thay chỉ tải lên giấy tờ đã được người có thẩm quyền ký bằng chứng thư hoặc chữ ký của chính họ.
Hồ sơ bị yêu cầu sửa thì có phải ký lại không?
Tệp nào có nội dung thay đổi thì ký lại trên bản mới, vì mọi thay đổi sau thời điểm ký đều bị phát hiện. Tệp không đổi nội dung thì giữ nguyên.
Chứng thư sắp hết hạn có nên dùng để ký hồ sơ không?
Chữ ký số chỉ có hiệu lực khi chứng thư còn hiệu lực tại thời điểm ký. Nếu chứng thư sắp hết hạn, nên gia hạn trước để không phải ký lại khi hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung.
Chuẩn bị chữ ký số cho doanh nghiệp sắp thành lập
Ngay khi có mã số doanh nghiệp, hãy chuẩn bị chứng thư đứng tên doanh nghiệp cho thuế, hóa đơn, BHXH. Không gửi mã PIN, OTP hay mật khẩu VNeID cho bất kỳ ai.
Nguồn đối chiếu: Nghị định 296/2026/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 168/2025/NĐ-CP; Nghị quyết 66.7/2025/NQ-CP; Công văn 234/BTC-DNTN của Bộ Tài chính; Hướng dẫn quy trình đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử (Bộ Tài chính, 2026); Luật Giao dịch điện tử 2023. Thông tin có thể thay đổi; ưu tiên hướng dẫn hiện hành của cơ quan/nhà cung cấp tại thời điểm thao tác. Cập nhật: 28/09/2026.
