Ký số file PDF bằng USB Token khác hẳn việc chèn ảnh chữ ký: tài liệu mang chữ ký số gắn với chứng thư của bạn, và mọi chỉnh sửa sau đó đều bị phát hiện. Bài này hướng dẫn từng bước trên Adobe Acrobat Reader và Foxit PDF Reader, cùng cách xử lý khi không thấy chứng thư Viettel-CA.
Cắm USB Token Viettel-CA, mở file PDF bằng Adobe Acrobat Reader, chọn All tools → Use a certificate → Digitally sign, kéo chuột tạo vùng chữ ký, chọn đúng chứng thư, bấm Continue rồi Sign, lưu thành file mới và tự nhập PIN khi Token hỏi. Trên Foxit PDF Reader, dùng Protect → Sign & Certify → Place Signature. Sau khi ký, không sửa file vì chữ ký sẽ báo tài liệu đã thay đổi.
Chuẩn bị trước khi ký số file PDF
Chữ ký số được tạo bằng khóa bí mật trong USB Token và gắn kèm chứng thư của bạn, nên phần mềm PDF chỉ ký được khi máy đã nhận Token. Theo Adobe, chứng thư dùng để ký (digital ID) có thể nằm trên smart card, hardware token hoặc trong kho chứng thư Windows.
- Token đã cài phần mềm và máy nhận được. Nếu chưa, xem hướng dẫn cài USB Token Viettel-CA trên Windows 10/11.
- Chứng thư còn hiệu lực, đúng người hoặc đơn vị cần ký.
- Adobe Acrobat Reader hoặc Foxit PDF Reader tải từ trang chính thức của nhà phát hành.
- File PDF là bản cuối cùng, đã rà soát nội dung và phụ lục.
- Chỉ cắm một Token khi ký để không chọn nhầm chứng thư.
Trang Tải về của viettel-ca.vn có “Tài liệu hướng dẫn ký số trên ứng dụng Foxit reader và Adobe reader”; nếu giao diện trên máy khác mô tả dưới đây, hãy đối chiếu thêm tài liệu đó.
Ký số file PDF bằng Adobe Acrobat Reader
Các bước dưới đây theo hướng dẫn của Adobe cho giao diện hiện hành. Nhãn menu giữ nguyên tiếng Anh như tài liệu gốc, phần trong ngoặc là giải thích.
Mở công cụ Use a certificate
Mở file PDF, bấm All tools (tất cả công cụ), mở rộng danh sách nếu cần, rồi chọn Use a certificate (dùng chứng thư). Từ màn hình Home, bạn cũng có thể vào See all tools rồi chọn Use a certificate.
Chọn Digitally sign và tạo vùng chữ ký
Chọn Digitally sign, đọc hộp thoại hướng dẫn rồi bấm OK. Giữ chuột và kéo để tạo khung tại vị trí cần ký.
Chọn đúng chứng thư Viettel-CA
Hộp thoại Sign with a Digital ID liệt kê các digital ID dùng được để ký. Chọn chứng thư mang tên bạn hoặc đơn vị do Viettel-CA cấp, kiểm tra thời hạn, bấm Continue.
Bấm Sign, lưu file và nhập PIN
Trong hộp thoại Sign as, xem lại thông tin; chỉ tích Lock document after signing (khóa tài liệu sau khi ký) khi không ai cần ký thêm. Bấm Sign, chọn nơi lưu, đặt tên file mới (ví dụ thêm “-da-ky”) để giữ bản gốc rồi bấm Save. Khi phần mềm Token hỏi PIN, tự nhập trên máy của bạn. Thứ tự hộp thoại lưu file và nhập PIN có thể khác nhau tùy phiên bản.
Nếu Acrobat mời cấu hình digital ID mới (Configure New Digital ID), thường là vì chưa thấy chứng thư nào từ Token. Trong ba lựa chọn Adobe đưa ra, Use a signature creation device dành cho smart card hoặc token đã kết nối; Create a new digital ID tạo chứng thư tự ký, không phải chứng thư chữ ký số công cộng do Viettel-CA cấp, nên đừng chọn. Hãy kiểm tra Token theo mục 6.
Ký số file PDF bằng Foxit PDF Reader
Theo tài liệu trợ giúp Foxit PDF Reader bản 2025.1:
Mở lệnh Place Signature
Chọn tab Protect → Sign & Certify → Place Signature (đặt chữ ký), rồi kéo chuột vẽ khung chữ ký.
Chọn chứng thư và kiểu hiển thị
Trong hộp thoại Sign Document, chọn chứng thư từ danh sách thả xuống. Ở kiểu hiển thị (appearance type), chọn Standard Style hoặc Create New Style để tạo kiểu mới.
Ký và lưu file
Bấm Sign, chọn nơi lưu và tên file cho bản đã ký, nhập PIN khi Token yêu cầu.
Foxit lưu ý: mặc định tài liệu được ký ngay khi đặt chữ ký và sau đó không di chuyển hay đổi kích thước được, nên hãy chọn vị trí cẩn thận. Chức năng Fill & Sign của Foxit dùng để thêm chữ ký tay (ink signature) lên trang, không phải chữ ký số.
Hình thức hiển thị, dấu thời gian và chữ ký chứng nhận
Phần nhìn thấy trên trang chỉ là “vẻ ngoài” (appearance) của chữ ký. Adobe cho chọn phần hình (không có hình, ảnh nhập từ file như ảnh chữ ký tay đã scan, hoặc tên người ký) và các dòng thông tin muốn hiện; Foxit cho thêm nét vẽ tay, ảnh, logo, tên, lý do, địa điểm. Ngày giờ ký cũng có thể được đưa vào chữ ký.
Giá trị của chữ ký số nằm ở dữ liệu ký được tạo bằng khóa bí mật trong Token, gắn với chứng thư và nội dung file. Chèn ảnh chữ ký hay ảnh con dấu vào PDF không tạo ra chữ ký số. Nếu muốn thấy hình chữ ký tay, hãy đưa ảnh vào phần hiển thị của chính chữ ký số.
Về dấu thời gian, Adobe cho biết dấu thời gian dễ kiểm chứng hơn khi gắn với chứng thư của máy chủ cấp dấu thời gian tin cậy. Máy chủ được khai báo tại Menu → Preferences → Signatures → Document Timestamping → More → Server Settings → Time Stamp Servers (Acrobat) hoặc File → Preferences → Time Stamp Servers (Foxit). Nếu chưa khai báo, Acrobat dùng giờ trên máy tính của người ký. Chỉ nhập địa chỉ do nhà cung cấp dịch vụ hoặc bộ phận CNTT đưa.
Adobe coi đây là chữ ký phê duyệt (approval signature), dùng để ký duyệt, xác nhận nội dung. Một tài liệu có thể mang nhiều chữ ký.
Chữ ký chứng nhận cho phép người phát hành quy định loại thay đổi được làm sau đó, và chỉ đặt được trên PDF chưa có chữ ký nào. Acrobat có Certify (visible signatures) và Certify (invisible signatures).
Tờ trình, biên bản, hợp đồng thường chỉ cần Digitally sign. Certify có thể không có trên Acrobat Reader.
Sau khi ký: lưu, kiểm tra và không sửa file
Theo Adobe, chữ ký bằng chứng thư cho người nhận biết tài liệu có bị sửa sau khi ký hay không. Sửa nội dung, chèn hoặc xóa trang sau khi ký sẽ khiến trình đọc PDF báo tài liệu đã thay đổi. Theo Adobe, mặc định PDF vẫn mở cho người khác ký tiếp, trừ khi người ký chọn Lock document after signing; đừng dựa vào đó để chỉnh nội dung.
- Mở lại bản đã ký, xem thông tin chữ ký để chắc chắn đúng người ký.
- Lưu riêng bản gốc và bản đã ký; cần sửa thì sửa bản gốc, xuất lại PDF và ký lại.
- Gửi đúng file đã ký, không in ra rồi scan lại vì bản scan không còn chữ ký số.
Để đọc trạng thái chữ ký, xem cách kiểm tra chữ ký số trên file PDF; nếu người nhận báo lỗi, xem lỗi chữ ký số không hợp lệ.
Lỗi thường gặp khi ký PDF bằng USB Token
| Hiện tượng | Nguyên nhân thường gặp | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Danh sách digital ID trống hoặc Acrobat mời Configure New Digital ID | Token chưa được nhận, phần mềm Token chưa cài đúng, chứng thư chưa có trong kho Windows. | Cắm Token vào cổng USB trực tiếp, mở phần mềm quản lý Token xem có chứng thư không, rồi mở lại Acrobat hoặc Foxit. Trong Acrobat, xem danh sách tại Menu → Preferences → Signatures → Identities & Trusted Certificates → More. |
| Nhiều chứng thư, không biết chọn cái nào | Máy từng dùng nhiều Token hoặc còn chứng thư cũ. | Chọn theo tên, đơn vị, thời hạn. Không tự xóa chứng thư khi chưa chắc chắn, hãy hỏi nhà cung cấp. |
| Lệnh ký bị mờ | File được đặt bảo mật không cho phép ký. | Xem phần bảo mật trong Document Properties; xin người gửi bản cho phép ký. |
| Báo sai PIN | Nhập nhầm, bật bộ gõ tiếng Việt hoặc Caps Lock. | Tắt bộ gõ, nhập chậm, không thử liên tục. Nếu Token đã khóa, xem USB Token bị khóa mã PIN. |
Không dùng công cụ “mở khóa”, “sửa Token” trôi nổi và không đọc PIN cho người tự xưng là nhân viên hỗ trợ. Với thao tác không hoàn tác được như khởi tạo lại Token hay xóa chứng thư, hãy liên hệ nhà cung cấp.
Khi nào nên dùng hợp đồng điện tử hoặc ký số từ xa
Ký từng file bằng USB Token phù hợp khi bạn tự ký vài tài liệu. Tài liệu Foxit PDF Reader bản 11 có mô tả tùy chọn Apply to Multiple Files để ký nhiều file, nhưng khi có nhiều bên ký, cần theo dõi trạng thái và lưu bằng chứng, gửi file qua email rồi ký thủ công dễ nhầm phiên bản.
- Hợp đồng với đối tác: cân nhắc nền tảng hợp đồng điện tử, ví dụ giải pháp hợp đồng điện tử vContract của Viettel; điều kiện pháp lý xem bài hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý không.
- Không muốn mang Token: tìm hiểu chữ ký số từ xa là gì và ký số từ xa MySign.
- Tài liệu Word, Excel: xem ký số file Word, Excel bằng Viettel-CA.
Câu hỏi thường gặp
Acrobat Reader miễn phí có ký số file PDF được không?
Có. Trên Acrobat Reader, chọn All tools, Use a certificate rồi Digitally sign với chứng thư trong USB Token. Riêng chữ ký chứng nhận (Certify) có thể chỉ có trên Acrobat bản đầy đủ.
Chèn ảnh chữ ký và con dấu vào PDF có thay được chữ ký số không?
Không. Ảnh chỉ là hình hiển thị, không gắn với chứng thư và không phát hiện được chỉnh sửa. Chữ ký số phải được tạo bằng lệnh ký số với chứng thư trong Token.
Đã ký rồi mà cần sửa một lỗi nhỏ thì làm thế nào?
Sửa trên bản gốc chưa ký, xuất lại PDF rồi ký lại. Sửa trực tiếp trên file đã ký sẽ khiến chữ ký báo tài liệu đã thay đổi. Nếu bạn là người ký duy nhất, Adobe cho phép bấm chuột phải vào chữ ký và chọn Clear Signature để gỡ chữ ký.
Vì sao danh sách chữ ký không có chứng thư Viettel-CA của tôi?
Thường do Token chưa được máy nhận, phần mềm Token chưa cài đúng hoặc chứng thư chưa có trong kho chứng thư Windows. Cắm lại Token, kiểm tra bằng phần mềm quản lý Token rồi mở lại Acrobat hoặc Foxit.
Người hỗ trợ có cần PIN Token để ký giúp không?
Không. PIN chỉ do chủ Token hoặc người được giao quản lý nhập trực tiếp trên máy. Không gửi PIN qua điện thoại, tin nhắn hay email.
Cần ký tài liệu với nhiều đối tác?
Khi hợp đồng cần nhiều bên ký và lưu bằng chứng tập trung, hãy tham khảo giải pháp hợp đồng điện tử. Không gửi mã PIN, OTP hoặc mật khẩu cho bất kỳ ai khi nhờ hỗ trợ.
Nguồn đối chiếu: Adobe Help – Add digital signatures; Adobe Help – Permissions and limitations of signed PDFs; Adobe – How to add a digital signature to a PDF; Foxit PDF Reader 2025.1 – Sign & Certify; Viettel-CA – Tải về. Thông tin có thể thay đổi; ưu tiên hướng dẫn hiện hành của cơ quan/nhà cung cấp tại thời điểm thao tác. Cập nhật: 28/09/2026.
