Thông báo “Chứng thư số chưa được đăng ký với Cơ quan thuế” xuất hiện khi chứng thư dùng để ký trên dichvucong.gdt.gov.vn chưa được ghi nhận trên tài khoản thuế của doanh nghiệp. Bài này chỉ ra nguyên nhân, cách đăng ký chứng thư mới cho dịch vụ khai thuế và nộp thuế, và cách kiểm tra lại.
Tài khoản thuế vẫn lưu chứng thư cũ hoặc chưa có chứng thư cho dịch vụ đang dùng. Đăng nhập bằng tài khoản quản lý, vào Quản lý thông tin, chọn Thay đổi thông tin dịch vụ cho Khai thuế điện tử và Nộp thuế điện tử, chọn Thay đổi CKS hoặc Thay đổi CKS từ xa, rồi Ký và gửi. Có thông báo thành công thì ký lại hồ sơ.
Thông báo lỗi xuất hiện khi nào
Lỗi thường hiện ở bước cuối khi nộp tờ khai, lập giấy nộp tiền hoặc gửi hồ sơ khác trên dichvucong.gdt.gov.vn. Hướng dẫn sửa lỗi của Thư viện Pháp luật (31/3/2026) ghi nội dung “Chứng thư số chưa được đăng ký với Cơ quan thuế”; trang câu hỏi thường gặp của Viettel-CA ghi nhận biến thể “Chữ ký số chưa được đăng ký với cơ quan Thuế” khi gửi giấy nộp tiền trên hệ thống Thuế điện tử cũ.
USB Token vẫn hoạt động và nhận PIN, nhưng cơ quan thuế không khớp được chứng thư vừa ký với chứng thư đã đăng ký, nên cài lại driver hay đổi trình duyệt không giải quyết được. Lỗi hay xuất hiện ngay sau khi:
- Gia hạn chứng thư; chứng thư sau gia hạn có thể mang serial mới.
- Đổi sang USB Token mới do mất, hỏng hoặc cấp lại.
- Chuyển nhà cung cấp sang Viettel-CA – dịch vụ chứng thực chữ ký số của Viettel.
- Chuyển giữa USB Token và chữ ký số từ xa.
Nguyên nhân xếp theo khả năng
| Nguyên nhân | Dấu hiệu | Cách xác định |
|---|---|---|
| Chứng thư mới chưa được đăng ký | Lỗi xuất hiện ngay sau khi gia hạn hoặc đổi Token | So serial trong Token Manager với serial ở thông tin dịch vụ trên cổng |
| Mới cập nhật một trong hai dịch vụ | Nộp tờ khai được nhưng lập giấy nộp tiền báo lỗi, hoặc ngược lại | Xem chứng thư của cả Khai thuế điện tử và Nộp thuế điện tử |
| Cắm nhầm Token, chọn nhầm chứng thư | Máy cắm nhiều Token; tên hoặc mã số thuế không khớp | Rút Token khác, xem chủ thể của chứng thư đang chọn |
| Hình thức ký đăng ký khác hình thức đang dùng | Đang ký từ xa nhưng chỉ đăng ký USB Token, hoặc ngược lại | Xem đã đăng ký bằng Thay đổi CKS hay Thay đổi CKS từ xa |
| Chưa có thông báo cập nhật thành công | Đã bấm Ký và gửi nhưng chưa nhận thông báo | Kiểm tra thông báo trên hệ thống và email đã đăng ký |
Nếu cửa sổ ký không hiện hoặc báo không tìm thấy thiết bị, đó là lỗi khác: xem lỗi sai mã PIN hoặc không tìm thấy thiết bị chứng thư số.
Đăng ký chứng thư mới trên tài khoản thuế
Các bước theo mô tả giao diện trong hướng dẫn năm 2026; tên mục có thể đổi khi hệ thống nâng cấp. Bản có ảnh minh họa: các bước cập nhật chữ ký số Viettel trên dichvucong.gdt.gov.vn.
Chuẩn bị chứng thư mới
Chỉ cắm Token chứa chứng thư mới, xem tên doanh nghiệp, mã số thuế, serial và hạn dùng trong Token Manager (cách xem thông tin chứng thư số). Bảo đảm CT SigningHub và eSigner đang chạy.
Đăng nhập bằng tài khoản quản lý
Với tài khoản thuế điện tử, dùng tài khoản quản lý dạng MST-QL. Với VNeID, chọn đúng tổ chức và mã số thuế; tài khoản thành viên chưa được phân quyền có thể không thấy chức năng đổi chứng thư.
Mở thông tin dịch vụ
Bấm mũi tên cạnh tên đơn vị, chọn Quản lý thông tin, kéo xuống phần Thay đổi thông tin. Tại dịch vụ Khai thuế điện tử, chọn Thay đổi thông tin dịch vụ.
Chọn chứng thư mới
USB Token: chọn Thay đổi CKS, nhập PIN, bấm Chấp nhận để hệ thống đọc serial và thời hạn mới, rồi Tiếp tục. Ký từ xa: chọn Thay đổi CKS từ xa, nhập tài khoản ký từ xa và xác nhận trên ứng dụng của dịch vụ.
Ký và gửi
Kiểm tra thông tin, bấm Ký và gửi, nhập PIN lần cuối và chờ thông báo ký điện tử thành công.
Lặp lại cho Nộp thuế điện tử
Làm tương tự với dịch vụ Nộp thuế điện tử nếu doanh nghiệp nộp tiền thuế qua cổng.
Khoản 3 Điều 13 Thông tư 89/2026/TT-BTC (hiệu lực từ 01/7/2026): thông tin đăng ký giao dịch điện tử thay đổi thì phải cập nhật trong 03 ngày làm việc, và trước khi phát sinh giao dịch; cơ quan thuế báo cập nhật thành công chậm nhất 15 phút qua hệ thống và email đã đăng ký. Đây là tóm tắt để tham khảo; hãy đối chiếu văn bản gốc hoặc hỏi cơ quan thuế quản lý cho trường hợp cụ thể.
Kiểm tra đã sửa xong
- Thông tin của Khai thuế điện tử và Nộp thuế điện tử đều hiển thị serial, ngày hết hạn của chứng thư mới.
- Có thông báo cập nhật thành công trên hệ thống hoặc trong email đã đăng ký.
- Đăng xuất, đóng trình duyệt, mở lại cổng rồi ký lại hồ sơ; tệp đã ký bằng chứng thư cũ nên ký lại.
- Sau khi nộp, xem trạng thái theo hướng dẫn tra cứu hồ sơ đã nộp và thông báo thuế.
Khi không tự cập nhật được
| Tình huống | Hướng xử lý |
|---|---|
| Không thấy chức năng Thay đổi thông tin dịch vụ | Đang dùng tài khoản thành viên; nhờ người quản trị hoặc dùng tài khoản quản lý |
| Quên mật khẩu tài khoản quản lý | Dùng Lấy lại mật khẩu trên thuedientu.gdt.gov.vn (cần ký số); xem lỗi đăng nhập Cổng dịch vụ công thuế |
| Chứng thư đã hết hạn | Gia hạn trước rồi mới đăng ký lên tài khoản thuế: gia hạn chữ ký số Viettel-CA |
| Dịch vụ nộp thuế đang chờ ngân hàng xác nhận | Một số hướng dẫn cho biết lúc này chưa đổi được chứng thư; liên hệ ngân hàng hoặc cơ quan thuế quản lý |
Khi cần hỗ trợ, chuẩn bị mã số thuế, dịch vụ bị lỗi, ảnh thông báo đã che thông tin đăng nhập, serial chứng thư cũ và mới, thời điểm thao tác. Không gửi PIN, mật khẩu hay mã OTP cho bất kỳ ai.
Câu hỏi thường gặp
Vì sao vừa gia hạn chữ ký số lại báo chứng thư chưa đăng ký?
Chứng thư sau gia hạn có thể mang serial mới, trong khi tài khoản thuế vẫn lưu chứng thư cũ. Hãy đăng ký chứng thư mới cho từng dịch vụ rồi mới ký hồ sơ.
Phải cập nhật chứng thư cho những dịch vụ nào?
Khai thuế điện tử, và cả Nộp thuế điện tử nếu doanh nghiệp nộp tiền thuế qua cổng. Chỉ cập nhật một dịch vụ thì dịch vụ còn lại vẫn báo lỗi.
Tài khoản nào được đổi chứng thư trên cổng thuế?
Tài khoản quản lý của doanh nghiệp (dạng MST-QL) hoặc người đăng nhập bằng VNeID có quyền quản lý tổ chức. Tài khoản thành viên chưa được phân quyền thường không thấy chức năng này.
Cập nhật xong bao lâu thì ký được?
Theo Thông tư 89/2026/TT-BTC, cơ quan thuế báo cập nhật thành công chậm nhất 15 phút. Có thông báo rồi thì đăng xuất, mở lại cổng và ký lại hồ sơ.
Có cần xóa chứng thư cũ trong USB Token không?
Không. Việc đăng ký diễn ra trên tài khoản thuế. Tự xóa chứng thư trong Token có thể gây mất dữ liệu, nên hãy hỏi nhà cung cấp trước.
Cần hỗ trợ cập nhật chứng thư trên cổng thuế?
Chuẩn bị ảnh chụp lỗi đã che thông tin đăng nhập, mã số thuế và serial chứng thư. Không gửi mã PIN, mật khẩu hay mã OTP.
Nguồn đối chiếu: Sửa lỗi chứng thư số chưa được đăng ký với cơ quan thuế trên dịch vụ công – Thư viện Pháp luật; Thông tư 89/2026/TT-BTC, Điều 13; Hướng dẫn xử lý lỗi chứng thư số chưa được đăng ký – Viettel-CA; Câu hỏi thường gặp – Viettel-CA. Thông tin có thể thay đổi; ưu tiên hướng dẫn hiện hành của cơ quan/nhà cung cấp tại thời điểm thao tác. Cập nhật: 28/09/2026.
