Đơn vị lần đầu giao dịch điện tử với Kho bạc Nhà nước phải có hồ sơ đăng ký sử dụng dịch vụ công được KBNN duyệt thì các thành viên mới có tài khoản đăng nhập. Bài này đi qua bốn bước: kế toán viên kê khai, người ký xác nhận chữ ký số, chủ tài khoản ký gửi và nhận kết quả, kèm những chỗ hay vướng.
Mở dvc.vst.mof.gov.vn, chọn Đăng ký sử dụng DVC, kê khai thông tin đơn vị, dự án và tài khoản, thành viên, rồi Lưu để nhận mã hồ sơ (trạng thái Chờ hoàn thiện). Từng kế toán trưởng, chủ tài khoản và người được ủy quyền mở liên kết trong email, cắm Token và lấy serial chứng thư; hồ sơ chuyển sang Chờ phê duyệt. Chủ tài khoản tra cứu hồ sơ theo mã, ký số và gửi KBNN; khi được duyệt, các thành viên nhận thông tin đăng nhập qua email.
Điều kiện trước khi đăng ký
- Đơn vị đã có tài khoản tại KBNN, và người ký chữ ký thứ nhất, thứ hai đã được KBNN chấp thuận trong hồ sơ tài khoản. Thông tư 157/2025/TT-BTC yêu cầu chữ ký số thông báo phải là của đúng những người này.
- Có mã ĐVQHNS, danh sách số tài khoản giao dịch, mã cấp ngân sách và mã chương trình, dự án nếu có.
- Kế toán trưởng, chủ tài khoản và người được ủy quyền mỗi người có một chứng thư số còn hạn, đứng tên mình.
- Máy tính đã cài phần mềm USB Token, Chương trình ký số KBNN và Firefox cấu hình theo hướng dẫn của KBNN, xem cài đặt ký số dịch vụ công Kho bạc.
- Email chung của đơn vị và email riêng của từng thành viên đang dùng được; tránh Yahoo Mail vì KBNN ghi nhận loại hộp thư này không nhận thư từ tên miền @vst.gov.vn.
Bài viết tóm tắt tài liệu hướng dẫn của KBNN để tham khảo; thành phần hồ sơ và điều kiện cụ thể theo quy định hiện hành và hướng dẫn của KBNN nơi đơn vị giao dịch.
Bước 1: kế toán viên kê khai
Mở chức năng đăng ký
Truy cập trang dịch vụ công KBNN và chọn Đăng ký sử dụng DVC; không cần tài khoản để kê khai.
Kê khai thông tin đơn vị
Nhập Kính gửi KBNN (đơn vị KBNN nhận hồ sơ, hệ thống hiện mã và tên tương ứng), mã ĐVQHNS (tên đơn vị tự hiện), điện thoại, địa chỉ, email chung của đơn vị, rồi tích các loại dịch vụ công muốn dùng: đăng ký mở và sử dụng tài khoản; kê khai và giao nhận hồ sơ, yêu cầu thanh toán; tra cứu, đối chiếu số dư và hồ sơ, chứng từ. Các trường có dấu * là bắt buộc.
Kê khai dự án và tài khoản
Nhập mã tài khoản tự nhiên, mã cấp, mã chương trình mục tiêu (nếu có), mã ĐVQHNS hoặc dự án, rồi bấm Tạo số tài khoản của đơn vị để hệ thống sinh danh sách số tài khoản giao dịch.
Kê khai thành viên
Với mỗi người: họ tên, giấy tờ tùy thân, email, chức danh tham gia (kế toán trưởng hoặc ủy quyền kế toán trưởng; chủ tài khoản hoặc ủy quyền chủ tài khoản; nhân viên), quyền sử dụng và các số tài khoản người đó xử lý, rồi bấm Ghi; bấm dấu cộng để thêm người. Người giữ hai vai trò chọn chức danh cao hơn và tích cả hai quyền.
Lưu tạm và lấy mã hồ sơ
Bấm In nếu cần tờ khai, bấm Lưu. Hệ thống sinh mã hồ sơ, trạng thái Chờ hoàn thiện, và gửi email mời người ký xác nhận. Ở trạng thái này hồ sơ không sửa được; muốn sửa, dùng nút Sao chép để tạo bản mới.
Bước 2: người ký xác nhận chữ ký số
Mọi thành viên có chức danh kế toán trưởng, chủ tài khoản và người được ủy quyền đều phải xác nhận; nhân viên thì không. Mỗi người làm trên máy đã cài đặt, chỉ cắm Token của mình:
- Mở email, bấm liên kết để xem chi tiết hồ sơ, bấm Tiếp tục tới mục thông tin thành viên.
- Chọn đúng tên mình, bấm biểu tượng cây bút, rồi bấm Lấy thông tin số serial.
- Chọn chứng thư trong danh sách, bấm Lấy thông tin và nhập mật khẩu Token; hệ thống tự điền serial, ngày hiệu lực, ngày hết hạn.
- Bấm Ghi (màn hình báo cập nhật thành viên thành công), sau đó bấm Lưu.
Khi tất cả người ký đã hoàn thiện, hồ sơ chuyển sang Chờ phê duyệt và hệ thống tự sinh tờ khai đăng ký sử dụng dịch vụ công trực tuyến theo mẫu của KBNN. Nếu báo lỗi ở bước lấy serial, tra trong bảng lỗi dịch vụ công Kho bạc.
Bước 3: chủ tài khoản ký gửi Kho bạc
Chủ tài khoản (hoặc người được ủy quyền chủ tài khoản) chưa có tài khoản nên không đăng nhập. Vào trang chủ dịch vụ công, bấm Tra cứu hồ sơ, nhập mã hồ sơ, bấm Tìm kiếm, bấm vào mã hồ sơ rồi Tiếp tục tới bước hoàn thành. Cắm Token, bấm Ký số, chọn chữ ký số trong danh sách, bấm Phê duyệt và nhập mật khẩu Token. Hồ sơ chuyển sang Chờ cán bộ KBNN tiếp nhận hồ sơ và đơn vị nhận email thông báo đã gửi.
Chữ ký số của chủ tài khoản xác nhận toàn bộ danh sách người ký, số tài khoản và email trong hồ sơ. Kiểm tra lại từng dòng trước khi bấm Phê duyệt; sai email là nguyên nhân phổ biến khiến thành viên không nhận được tài khoản.
Bước 4: nhận kết quả, xử lý khi bị từ chối
| Kết quả | Dấu hiệu | Việc cần làm |
|---|---|---|
| Được duyệt | Đơn vị nhận email; hồ sơ Đã hoàn thành; mỗi thành viên nhận tên đăng nhập, mật khẩu qua email đã khai | Đăng nhập và tự bảo quản mật khẩu; nếu chỉ nhận tên đăng nhập, dùng Quên mật khẩu ở trang đăng nhập |
| Bị từ chối | Email báo từ chối; trạng thái Cán bộ KBNN từ chối tiếp nhận hồ sơ; lý do ở cột Ghi chú khi tra cứu | Bấm Sao chép, sửa đúng lý do rồi làm lại các bước xác nhận và ký |
| Thành viên không nhận được email | Email khai sai hoặc dùng Yahoo Mail | Kế toán viên đã đăng nhập được thì lập hồ sơ thay đổi email; nếu không ai đăng nhập được, đơn vị gửi văn bản đề nghị cho đội hỗ trợ KBNN |
Theo hướng dẫn đổi mật khẩu của KBNN, mật khẩu mới có ít nhất 8 ký tự, gồm chữ, số và ít nhất một ký tự đặc biệt. Không chia sẻ tài khoản giữa các thành viên vì mỗi tài khoản gắn với quyền và chức danh riêng.
Thay đổi, ngừng sử dụng về sau
- Thay đổi, bổ sung: đổi email, số tài khoản, thêm dự án, thêm hoặc ngừng thành viên, cập nhật serial sau gia hạn đều dùng chức năng Đăng ký thay đổi sử dụng DVC, xem đăng ký, cập nhật chữ ký số trên dịch vụ công Kho bạc.
- Ngừng sử dụng: kế toán viên chọn Đăng ký ngừng sử dụng DVC, tích dịch vụ cần ngừng, nhập lý do, lưu; chủ tài khoản ký gửi. Sau khi được duyệt, đơn vị không gửi hồ sơ qua hệ thống được nữa cho tới khi đăng ký dùng lại tại chính Kho bạc đó.
- Chuyển sang Kho bạc khác: phải làm hồ sơ tất toán tài khoản trước rồi mới đăng ký ở nơi mới.
- Báo “Mã dự án đã tồn tại” hoặc “Tài khoản đã tồn tại”: nếu vẫn giao dịch ở Kho bạc cũ, in sao lưu hồ sơ và gửi văn bản đề nghị xóa thông tin dự án qua KBNN nơi giao dịch rồi đăng ký lại.
Toàn bộ lộ trình từ cài đặt tới theo dõi kết quả có trong hướng dẫn toàn tập dịch vụ công Kho bạc.
Câu hỏi thường gặp
Ai lập hồ sơ đăng ký sử dụng dịch vụ công kho bạc?
Kế toán viên của đơn vị kê khai hồ sơ; kế toán trưởng, chủ tài khoản và người được ủy quyền tự xác nhận serial chứng thư của mình; chủ tài khoản hoặc người được ủy quyền chủ tài khoản ký số gửi KBNN.
Hồ sơ đang Chờ hoàn thiện có sửa được không?
Không. Hồ sơ ở trạng thái Chờ hoàn thiện hoặc bị KBNN từ chối chỉ có thể sao chép sang bản mới để sửa. Muốn hồ sơ đi tiếp, mọi người ký phải xác nhận serial để chuyển sang Chờ phê duyệt.
Chủ tài khoản chưa có tài khoản thì ký hồ sơ đăng ký thế nào?
Không cần đăng nhập. Chủ tài khoản vào trang chủ dịch vụ công, bấm Tra cứu hồ sơ, nhập mã hồ sơ, mở hồ sơ, cắm Token, bấm Ký số rồi Phê duyệt và nhập mật khẩu Token.
Nên chọn Kính gửi KBNN nào?
Chọn đơn vị KBNN nơi đơn vị mở tài khoản giao dịch, theo danh mục mã và tên hệ thống hiển thị. Nếu chưa chắc, hỏi KBNN nơi giao dịch trước khi gửi để tránh bị từ chối.
Kế toán viên có cần USB Token để đăng ký không?
Không bắt buộc. Kế toán viên kê khai và lập chứng từ với chức danh nhân viên; chỉ người ký có chức danh kế toán trưởng, chủ tài khoản và người được ủy quyền phải có chứng thư số và xác nhận serial.
Cần hỗ trợ chữ ký số để đăng ký dịch vụ công Kho bạc?
Đội hỗ trợ viettel-ca.com giúp kiểm tra USB Token, chứng thư và máy ký trước khi người ký xác nhận serial. Không gửi mã PIN hay mật khẩu cho bất kỳ ai.
Nguồn đối chiếu: KBNN: tài liệu hướng dẫn đăng ký sử dụng dịch vụ công, xử lý vướng mắc, đổi mật khẩu; Trang đăng nhập dịch vụ công KBNN; Thông tư 157/2025/TT-BTC – Thư viện Pháp luật. Thông tin có thể thay đổi; ưu tiên hướng dẫn hiện hành của cơ quan/nhà cung cấp tại thời điểm thao tác. Cập nhật: 28/09/2026.
