Lỗi “Không tìm thấy thông tin thành viên thực hiện ký số” thường chặn đúng lúc quan trọng: chủ tài khoản ký hồ sơ gia hạn chữ ký số của mình hoặc hồ sơ thay chủ tài khoản. Nguyên nhân không nằm ở Token mà ở cách vào hồ sơ và chứng thư dùng để ký. Bài này nêu cách ký đúng cho từng loại hồ sơ theo hướng dẫn của KBNN.
Theo KBNN, khi ký hồ sơ gia hạn chữ ký số của chủ tài khoản hoặc hồ sơ thay đổi chủ tài khoản, chủ tài khoản (người mới nếu đổi người) phải dùng chứng thư số mới và không đăng nhập hệ thống: mở trang chủ dvc.vst.mof.gov.vn, bấm Tra cứu hồ sơ, nhập mã hồ sơ, mở hồ sơ rồi Ký số, Phê duyệt. Hồ sơ chuyển sang Chờ cán bộ KBNN tiếp nhận là đã thành công.
Thông báo lỗi và khi nào xuất hiện
Tài liệu xử lý vướng mắc của KBNN (bản cập nhật tháng 12/2023) ghi nhận: chủ tài khoản ký hồ sơ gia hạn chữ ký số của chủ tài khoản, hoặc hồ sơ thay đổi chủ tài khoản của đơn vị, thì hệ thống báo “Không tìm thấy thông tin thành viên thực hiện ký số”. Lỗi xuất hiện ở bước cuối của hồ sơ đăng ký thay đổi sử dụng dịch vụ công, khi bấm Ký số hoặc Phê duyệt, sau khi các thành viên đã xác nhận serial.
Đặc điểm của hai loại hồ sơ này là chính thông tin chữ ký số của người ký đang được thay: serial mới sau gia hạn, hoặc một người khác trở thành chủ tài khoản. Vì vậy KBNN hướng dẫn cách vào hồ sơ và chứng thư dùng để ký khác với hồ sơ thông thường.
Nguyên nhân, xếp theo khả năng
| Khả năng | Nguyên nhân | Dấu hiệu |
|---|---|---|
| Cao nhất | Chủ tài khoản đăng nhập bằng tài khoản của mình rồi ký, thay vì tra cứu hồ sơ theo mã mà không đăng nhập | Đang ở giao diện sau đăng nhập khi bấm Ký số |
| Cao | Ký bằng chứng thư cũ thay vì chứng thư mới đã khai trong hồ sơ | Hộp chọn chứng thư hiện chứng thư sắp hết hạn, hoặc đang cắm Token cũ |
| Trung bình | Sai người ký: hồ sơ bổ sung chủ tài khoản mới nhưng người cũ ký, hoặc ngược lại | Tên trên chứng thư không phải người mà hồ sơ yêu cầu ký |
| Khác nhóm | Còn thành viên chưa xác nhận serial nên hồ sơ chưa tới bước ký | Hồ sơ còn ở Chờ hoàn thiện, không có nút Ký số |
Cách ký đúng từng bước
Đăng xuất và chuẩn bị Token mới
Đăng xuất mọi tài khoản trên trình duyệt, đóng Firefox. Chỉ cắm Token chứa chứng thư mới đã khai trong hồ sơ; kiểm tra serial trong Token Manager trùng serial đã khai.
Tra cứu hồ sơ không đăng nhập
Mở trang chủ dịch vụ công dvc.vst.mof.gov.vn, bấm Tra cứu hồ sơ, nhập mã hồ sơ (có trong email thông báo hoặc do kế toán viên gửi), bấm Tìm kiếm, bấm vào mã hồ sơ để xem chi tiết.
Ký số và phê duyệt
Bấm Tiếp tục tới bước hoàn thành và gửi hồ sơ, bấm Ký số, chọn chứng thư mới trong danh sách, bấm Phê duyệt và tự nhập mật khẩu Token.
Xác nhận đã gửi
Hồ sơ chuyển sang Chờ cán bộ KBNN tiếp nhận hồ sơ và đơn vị nhận email thông báo. Khi KBNN duyệt xong, hồ sơ Đã hoàn thành và chứng thư mới dùng được cho mọi hồ sơ, chứng từ.
Ai ký, ký bằng chứng thư nào
| Loại hồ sơ thay đổi | Người ký | Cách vào hồ sơ | Chứng thư dùng để ký |
|---|---|---|---|
| Gia hạn, thay serial của chủ tài khoản hiện tại | Chủ tài khoản đó | Tra cứu theo mã, không đăng nhập | Chứng thư mới sau gia hạn |
| Ngừng chủ tài khoản cũ và bổ sung chủ tài khoản mới trong cùng hồ sơ | Chủ tài khoản mới | Tra cứu theo mã, không đăng nhập | Chứng thư của chủ tài khoản mới |
| Hồ sơ riêng bổ sung chủ tài khoản mới | Chủ tài khoản mới | Tra cứu theo mã, không đăng nhập | Chứng thư của chủ tài khoản mới |
| Hồ sơ riêng ngừng chủ tài khoản cũ | Chủ tài khoản cũ | Như các hồ sơ thay đổi khác; báo lỗi thì hỏi KBNN | Chứng thư đang đăng ký của chủ tài khoản cũ |
| Thay serial của kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền | Chủ tài khoản | Đăng nhập, Tra cứu hồ sơ sử dụng DVC | Chứng thư đang đăng ký của chủ tài khoản |
Bảng tổng hợp từ tài liệu đăng ký sử dụng dịch vụ công và tài liệu xử lý vướng mắc của KBNN. Khi đổi người, nhớ rằng theo Thông tư 157/2025/TT-BTC chữ ký số khai báo phải là của người đã được KBNN chấp thuận trong hồ sơ tài khoản, nên thủ tục thay đổi mẫu chữ ký cần làm song song; chi tiết ở bài đăng ký, cập nhật chữ ký số trên dịch vụ công Kho bạc.
Kiểm tra kết quả và gửi hỗ trợ
- Trạng thái hồ sơ là Chờ cán bộ KBNN tiếp nhận hồ sơ, sau đó Đã hoàn thành.
- Sau khi hoàn thành, ký thử một hồ sơ bằng chứng thư mới không còn báo lỗi; nếu báo không tìm thấy chứng thư, xem lỗi không tìm thấy chứng thư số.
- Nếu bước xác nhận serial trước đó báo trùng, xem lỗi số serial đã tồn tại.
Làm đúng các bước mà vẫn lỗi, gửi KBNN qua [email protected]: tên, mã ĐVQHNS, mã hồ sơ, loại hồ sơ (gia hạn hay đổi chủ tài khoản), serial chứng thư dùng để ký, ảnh lỗi. Không gửi mã PIN. Các thông báo khác tra trong bảng lỗi dịch vụ công Kho bạc.
Câu hỏi thường gặp
Vì sao chủ tài khoản đăng nhập rồi mà không ký được hồ sơ gia hạn chữ ký số?
Với hồ sơ gia hạn chữ ký số của chủ tài khoản hoặc hồ sơ thay chủ tài khoản, KBNN hướng dẫn chủ tài khoản không đăng nhập mà tra cứu hồ sơ theo mã từ trang chủ dịch vụ công, rồi ký bằng chứng thư mới.
Chủ tài khoản mới chưa có tài khoản đăng nhập thì ký thế nào?
Không cần tài khoản. Chủ tài khoản mới vào trang chủ dịch vụ công, bấm Tra cứu hồ sơ, nhập mã hồ sơ, cắm Token của mình, bấm Ký số rồi Phê duyệt.
Nên ngừng chủ tài khoản cũ và bổ sung người mới trong một hay hai hồ sơ?
Cả hai cách đều được theo tài liệu của KBNN. Gộp một hồ sơ thì chủ tài khoản mới ký; tách hai hồ sơ thì chủ tài khoản cũ ký hồ sơ ngừng, chủ tài khoản mới ký hồ sơ bổ sung.
Có ký hồ sơ gia hạn bằng Token cũ được không?
Không nên. KBNN hướng dẫn dùng chứng thư số mới được gia hạn để ký hồ sơ này; dùng chứng thư cũ là một nguyên nhân gây lỗi.
Cần hỗ trợ ký hồ sơ đổi chứng thư trên dịch vụ công Kho bạc?
Đội hỗ trợ viettel-ca.com giúp kiểm tra Token, serial chứng thư mới và các bước ký. Không gửi mã PIN hay mật khẩu cho bất kỳ ai.
Nguồn đối chiếu: KBNN: tài liệu đăng ký sử dụng và xử lý vướng mắc dịch vụ công; Viettel-CA: cập nhật chữ ký số trên hệ thống Dịch vụ công KBNN; Thông tư 157/2025/TT-BTC. Thông tin có thể thay đổi; ưu tiên hướng dẫn hiện hành của cơ quan/nhà cung cấp tại thời điểm thao tác. Cập nhật: 28/09/2026.
