Trên dịch vụ công Kho bạc, cắm USB Token thôi chưa đủ để ký: serial chứng thư của từng người ký phải được khai báo theo chức danh và tài khoản, và phải cập nhật lại mỗi khi gia hạn, đổi Token hay đổi người. Bài này hướng dẫn khai báo, cập nhật chữ ký số Viettel-CA đúng thứ tự, theo tài liệu của KBNN và Viettel-CA.
Kế toán trưởng, chủ tài khoản và người được ủy quyền phải tự xác nhận serial chứng thư số của mình trong hồ sơ đăng ký sử dụng dịch vụ công, rồi chủ tài khoản ký số gửi KBNN. Khi gia hạn hoặc đổi Token, kế toán viên lập hồ sơ đăng ký thay đổi, chọn đúng thành viên và cập nhật serial mới; người ký xác nhận qua email; chủ tài khoản ký gửi. Hồ sơ ở trạng thái Đã hoàn thành thì mới ký chứng từ bằng chứng thư mới.
Chữ ký số gắn với người, chức danh, tài khoản
Thông tư 157/2025/TT-BTC (hiệu lực 01/01/2026) yêu cầu đơn vị thông báo chữ ký số của các cá nhân liên quan gắn với từng chức danh và theo từng tài khoản giao dịch trước khi giao dịch điện tử với KBNN. Chữ ký số dùng cho chữ ký thứ nhất (chủ tài khoản hoặc người được ủy quyền) và chữ ký thứ hai (kế toán trưởng, phụ trách kế toán hoặc người được ủy quyền) phải là của đúng người đã được KBNN chấp thuận trong hồ sơ đăng ký tài khoản, và số lượng không vượt số người ký đã đăng ký: tối đa 04 người cho chữ ký thứ nhất, 03 người cho chữ ký thứ hai với đơn vị sử dụng ngân sách.
Trên hệ thống, việc này làm ở bước kê khai thông tin thành viên: kế toán trưởng, chủ tài khoản và người được ủy quyền đều phải xác nhận serial; kế toán viên (chức danh nhân viên) thì không. Khi ký, hệ thống so chứng thư đang cắm với serial đã đăng ký. Bài viết tóm tắt quy định để tham khảo; hãy đối chiếu văn bản gốc và hỏi KBNN nơi giao dịch.
Chuẩn bị chứng thư Viettel-CA cho từng người ký
- Mỗi người ký có chứng thư số riêng, đứng tên đúng người, còn hạn; không dùng chung USB Token.
- Ghi lại serial và ngày hết hạn của từng chứng thư, xem theo bài xem thông tin chứng thư số Viettel-CA.
- Máy ký đã cài phần mềm USB Token, Chương trình ký số KBNN và Firefox đã cấu hình; nếu chưa, làm theo bài cài đặt ký số dịch vụ công Kho bạc.
- Email của từng thành viên đang dùng được (tránh Yahoo Mail), vì liên kết xác nhận gửi qua email.
- Khi xác nhận serial, chỉ cắm Token của người đang xác nhận.
- Gia hạn sớm để còn thời gian cập nhật với KBNN; thủ tục xem tại gia hạn chữ ký số Viettel-CA.
Cập nhật chứng thư mới sau gia hạn, đổi Token
Chứng thư sau gia hạn hoặc cấp lại thường có serial mới. Các bước dưới đây tóm tắt từ hướng dẫn của Viettel-CA và tài liệu đăng ký sử dụng dịch vụ công của KBNN; tên nút có thể khác đôi chút theo phiên bản.
Kế toán viên lập hồ sơ thay đổi
Đăng nhập bằng tài khoản kế toán viên, tích chọn mã ĐVQHNS, mở Danh sách DVC, chọn Đăng ký thay đổi sử dụng DVC. Bước thông tin đơn vị: nhập lý do thay đổi (bắt buộc), bấm Tiếp tục. Bước thông tin dự án: bấm kính lúp lấy lại dự án và số tài khoản đã đăng ký. Bước thông tin thành viên: chọn đúng thành viên, chọn loại đăng ký thay đổi, bổ sung thông tin, cập nhật serial, bấm Ghi, Tiếp tục rồi Lưu. Hồ sơ nhận mã, trạng thái Chờ hoàn thiện.
Người ký xác nhận serial mới
Người có chứng thư thay đổi đăng nhập bằng tài khoản của mình, vào Tra cứu hồ sơ sử dụng DVC, mở hồ sơ (hoặc bấm liên kết trong email). Cắm Token, bấm Lấy thông tin Serial Chứng thư số, chọn chứng thư mới, bấm Lấy thông tin, nhập mật khẩu Token để hệ thống tự điền serial, ngày hiệu lực, ngày hết hạn; bấm Ghi, Tiếp tục, Lưu. Khi mọi thành viên cần hoàn thiện chuyển từ biểu tượng vàng sang xanh, hồ sơ chuyển sang Chờ phê duyệt.
Chủ tài khoản ký số gửi Kho bạc
Chủ tài khoản đăng nhập, chọn mã ĐVQHNS, vào Tra cứu hồ sơ sử dụng DVC, mở hồ sơ chờ phê duyệt, kiểm tra, bấm Tiếp tục. Cắm Token, bấm Ký số, chọn chữ ký số, bấm Phê duyệt, nhập mật khẩu Token; hồ sơ chuyển sang Chờ cán bộ KBNN tiếp nhận. Nếu chính serial của chủ tài khoản thay đổi, KBNN hướng dẫn không đăng nhập mà tra cứu hồ sơ theo mã từ trang chủ dịch vụ công rồi ký bằng chứng thư mới.
Nhận kết quả rồi mới ký chứng từ
KBNN duyệt xong, đơn vị nhận email và hồ sơ ở trạng thái Đã hoàn thành. Từ lúc này mới dùng chứng thư mới để ký hồ sơ, chứng từ. Nếu bị từ chối, xem lý do ở cột ghi chú, sao chép hồ sơ, sửa và gửi lại.
Bắt đầu ngay khi có chứng thư mới, không đợi sát kỳ thanh toán. Các hệ thống khác cần cập nhật xem ở bài cập nhật chứng thư sau gia hạn Viettel-CA.
Đổi chủ tài khoản, kế toán trưởng
Chữ ký số của người mới chỉ hợp lệ khi người đó đã được KBNN chấp thuận là người ký trong hồ sơ tài khoản. Vì vậy cần làm thủ tục thay đổi mẫu dấu, mẫu chữ ký (hệ thống có chức năng riêng cho thủ tục này), đồng thời cập nhật thành viên trên dịch vụ công; hỏi KBNN nơi giao dịch về thứ tự nộp nếu chưa rõ.
- Ngừng người cũ: trong hồ sơ thay đổi, chọn thành viên cũ, chọn loại đăng ký ngừng sử dụng dịch vụ công và nhập lý do.
- Bổ sung người mới: khai họ tên, giấy tờ tùy thân, email, chức danh, quyền và các số tài khoản người đó quản lý; người mới xác nhận serial qua liên kết trong email.
- Ai ký hồ sơ: nếu ngừng chủ tài khoản cũ và bổ sung chủ tài khoản mới trong cùng một hồ sơ thì chủ tài khoản mới ký; nếu tách hai hồ sơ thì chủ tài khoản cũ ký hồ sơ ngừng, chủ tài khoản mới ký hồ sơ bổ sung.
- Chủ tài khoản mới chưa có tài khoản đăng nhập: không đăng nhập, vào Tra cứu hồ sơ ở trang chủ dịch vụ công, tìm theo mã hồ sơ rồi phê duyệt.
Lỗi hay gặp khi khai báo, cập nhật
| Hiện tượng | Nguyên nhân | Xử lý |
|---|---|---|
| Hồ sơ đứng ở Chờ hoàn thiện | Còn người ký chưa xác nhận serial hoặc chưa bấm Ghi | Kiểm tra biểu tượng vàng, nhắc người đó xác nhận; kế toán viên có thể tra cứu hồ sơ, bấm từng thành viên rồi Ghi, Lưu |
| “Số serial đã tồn tại trong hệ thống” | Khai mới thành viên thay vì sửa thành viên cũ | Xem lỗi số serial đã tồn tại |
| “Không tìm thấy thông tin thành viên thực hiện ký số” | Chủ tài khoản ký hồ sơ gia hạn hoặc thay chủ tài khoản khi đang đăng nhập, hoặc dùng chứng thư cũ | Xem lỗi không tìm thấy thành viên thực hiện ký số |
| Không thấy nút Ký số ở bước cuối | Đang đăng nhập bằng tài khoản kế toán viên hoặc kế toán trưởng | Đăng xuất, để chủ tài khoản đăng nhập hoặc tra cứu hồ sơ theo mã |
| Ký chứng từ báo không tìm thấy chứng thư số | Serial mới chưa được KBNN duyệt, hoặc cắm nhầm Token | Xem lỗi không tìm thấy chứng thư số |
| Báo chứng thư bị thu hồi (Revoked) | Chứng thư trên Token đã bị thu hồi hoặc hỏng | Xem lỗi chứng thư số bị thu hồi |
Các thông báo khác xem trong bảng lỗi dịch vụ công Kho bạc; toàn bộ quy trình từ cài đặt tới theo dõi kết quả có trong hướng dẫn toàn tập dịch vụ công Kho bạc.
Câu hỏi thường gặp
Gia hạn chữ ký số Viettel-CA rồi có phải báo cho Kho bạc không?
Có. Kế toán viên lập hồ sơ đăng ký thay đổi sử dụng dịch vụ công và cập nhật serial mới cho người ký, người ký xác nhận serial, chủ tài khoản ký số gửi KBNN. Khi hồ sơ ở trạng thái Đã hoàn thành mới dùng chứng thư mới để ký chứng từ.
Kế toán viên có cần chứng thư số trên dịch vụ công Kho bạc không?
Không bắt buộc. Kế toán viên tham gia với chức danh nhân viên để lập hồ sơ, chứng từ và gửi phê duyệt. Người phải khai báo serial là kế toán trưởng, chủ tài khoản và người được ủy quyền của họ.
Chủ tài khoản mới chưa có tài khoản đăng nhập thì ký hồ sơ thế nào?
Không cần đăng nhập. Chủ tài khoản mới vào trang chủ dịch vụ công, bấm Tra cứu hồ sơ, nhập mã hồ sơ, cắm Token của mình rồi bấm Ký số và Phê duyệt. KBNN duyệt xong, thông tin đăng nhập được gửi qua email đã khai báo.
Vì sao hồ sơ đăng ký thay đổi mãi ở Chờ hoàn thiện?
Còn thành viên chưa xác nhận serial hoặc chưa bấm Ghi. Mọi thành viên trong danh sách hoàn thiện phải ở trạng thái đã hoàn thiện, biểu tượng xanh, thì hồ sơ mới chuyển sang Chờ phê duyệt.
Kế toán trưởng và chủ tài khoản có dùng chung một USB Token được không?
Không. Mỗi chứng thư số gắn với một người và chức danh đã đăng ký; mỗi người giữ Token và tự nhập mã PIN của mình.
Cần hỗ trợ cập nhật chữ ký số trên dịch vụ công Kho bạc?
Chuẩn bị mã ĐVQHNS, serial chứng thư cũ và mới, ảnh thông báo lỗi đã che thông tin nhạy cảm để được hỗ trợ nhanh. Không gửi mã PIN hay mật khẩu tài khoản cho bất kỳ ai.
Nguồn đối chiếu: Viettel-CA: cập nhật chữ ký số trên hệ thống Dịch vụ công KBNN; KBNN: tài liệu hướng dẫn đăng ký sử dụng và xử lý vướng mắc dịch vụ công; Thông tư 157/2025/TT-BTC – Thư viện Pháp luật. Thông tin có thể thay đổi; ưu tiên hướng dẫn hiện hành của cơ quan/nhà cung cấp tại thời điểm thao tác. Cập nhật: 28/09/2026.
