Sau khi bấm gửi, hồ sơ trên dịch vụ công Kho bạc đổi trạng thái nhiều lần, từ lúc còn nằm trong đơn vị tới khi Kho bạc thanh toán hoặc từ chối. Hiểu đúng trạng thái hồ sơ dịch vụ công Kho bạc giúp bạn biết hồ sơ đang ở tay ai và cần làm gì tiếp, thay vì chờ đợi hoặc lập hồ sơ trùng.
Đăng nhập, chọn mã ĐVQHNS, vào Giao nhận hồ sơ trực tuyến, chọn Tra cứu thông tin hồ sơ và nhập mã hồ sơ. Mới tạo, Chờ KTT phê duyệt, Chờ CTK phê duyệt, Chờ gửi kho bạc nhà nước nghĩa là hồ sơ còn trong đơn vị; Chờ KBNN tiếp nhận và KBNN đang xử lý nghĩa là Kho bạc đang giữ; đã thanh toán hoặc từ chối là kết quả. Hồ sơ đăng ký sử dụng dịch vụ công có bộ trạng thái riêng: Chờ hoàn thiện, Chờ phê duyệt, Chờ cán bộ KBNN tiếp nhận, Đã hoàn thành.
Tra cứu hồ sơ ở đâu
- Sau khi đăng nhập: theo hướng dẫn của KBNN, chọn mã đơn vị quan hệ ngân sách, chọn tab Giao nhận hồ sơ trực tuyến, chọn Tra cứu thông tin hồ sơ rồi nhập mã hồ sơ. Hồ sơ gửi qua giao diện yêu cầu thanh toán nằm ở mục Quản lý hồ sơ thanh toán; hồ sơ bị trả về nằm ở nhóm KBNN phản hồi.
- Không cần đăng nhập: nút Tra cứu hồ sơ ở trang đăng nhập tìm theo mã hồ sơ, thường dùng cho hồ sơ đăng ký sử dụng dịch vụ công và khi chủ tài khoản mới phê duyệt.
- Hồ sơ cũ: trang đăng nhập có mục Tra cứu dữ liệu lịch sử, gồm tra cứu hồ sơ, mở tài khoản và đăng ký sử dụng dịch vụ công.
- Lịch sử xử lý: trong màn hình chi tiết, nút Lịch sử cho biết hồ sơ đã qua những ai, vào lúc nào.
- Cổng Dịch vụ công quốc gia: từ ngày 28/5/2026, kết quả xử lý được đồng bộ tự động lên Cổng; KBNN ghi nhận có thời điểm cập nhật chậm, nên khi cần chính xác hãy xem trên hệ thống của KBNN.
Trạng thái hồ sơ đăng ký sử dụng
Áp dụng cho hồ sơ đăng ký lần đầu, đăng ký thay đổi, bổ sung (kể cả cập nhật chứng thư sau gia hạn) và đăng ký ngừng sử dụng.
| Trạng thái | Ý nghĩa | Việc cần làm |
|---|---|---|
| Chờ hoàn thiện | Đã lưu, còn người ký chưa xác nhận serial chứng thư | Nhắc người có biểu tượng vàng mở email, lấy serial, bấm Ghi và Lưu |
| Chờ phê duyệt | Mọi người ký đã hoàn thiện, chờ chủ tài khoản ký | Chủ tài khoản ký số và phê duyệt; hồ sơ chỉ đổi thông tin đơn vị hoặc ngừng thành viên có thể vào thẳng trạng thái này |
| Chờ cán bộ KBNN tiếp nhận hồ sơ | Đã gửi, Kho bạc chưa xử lý xong | Chờ kết quả qua email và tra cứu |
| Đã hoàn thành | KBNN đã duyệt | Thành viên mới nhận tài khoản qua email; chứng thư mới bắt đầu dùng được |
| Cán bộ KBNN từ chối tiếp nhận hồ sơ | Hồ sơ không hợp lệ; lý do hiện ở cột ghi chú | Bấm Sao chép, sửa theo lý do rồi làm lại |
Chi tiết cách làm hồ sơ có trong bài đăng ký sử dụng dịch vụ công Kho bạc.
Trạng thái hồ sơ, chứng từ giao dịch
| Trạng thái | Hồ sơ đang ở đâu | Việc cần làm |
|---|---|---|
| Mới tạo | Kế toán viên đã lưu, chưa trình | Kiểm tra, bấm Gửi phê duyệt; ở trạng thái này còn sửa, xóa được |
| Chờ KTT phê duyệt | Chờ kế toán trưởng ký | Kế toán trưởng ký chuyển chủ tài khoản hoặc từ chối |
| KTT từ chối phê duyệt | Trả về kế toán viên | Sửa theo lý do rồi gửi phê duyệt lại |
| Chờ CTK phê duyệt | Chờ chủ tài khoản ký | Chủ tài khoản phê duyệt hoặc từ chối về kế toán trưởng |
| Chờ gửi kho bạc nhà nước | Chủ tài khoản đã ký, chưa gửi | Bấm Gửi Kho bạc; chưa gửi thì Kho bạc chưa nhận được |
| Chờ KBNN tiếp nhận | Đã tới Kho bạc | Chờ Kho bạc tiếp nhận hoặc từ chối |
| KBNN đang xử lý | Kho bạc đã tiếp nhận, đang kiểm soát, thanh toán | Theo dõi; kéo dài bất thường thì liên hệ cán bộ chuyên quản |
| KBNN đã thanh toán | Hoàn tất | Tải chứng từ báo nợ do KBNN ký số |
| KBNN từ chối | Trả về đơn vị, nằm ở nhóm KBNN phản hồi | Đọc lý do, dùng Chỉnh sửa và gửi lại |
Bảng tổng hợp từ tài liệu hướng dẫn của KBNN; theo bài viết của KBNN tháng 9/2026, hệ thống hiển thị các trạng thái như KBNN từ chối hoặc tiếp nhận hồ sơ, KBNN đang xử lý hồ sơ, KBNN đã thanh toán hoặc từ chối thanh toán. Cách lập và ký xem bài lập, ký và gửi chứng từ trên dịch vụ công Kho bạc.
Email thông báo và chứng từ báo nợ
Theo tài liệu xử lý vướng mắc của KBNN, từ ngày 01/7/2020 hệ thống hạn chế gửi thư cho từng thành viên và đơn vị chủ động tra cứu trạng thái. Phản hồi về tình trạng xử lý gửi vào email chung của đơn vị; riêng trường hợp Kho bạc phê duyệt báo nợ, email xác nhận đã thanh toán gửi tới chủ tài khoản hoặc người được ủy quyền và kế toán trưởng. Nếu email chung vẫn là hộp thư của kế toán trưởng cũ, hãy lập hồ sơ đăng ký thay đổi để sửa.
Khi hồ sơ đã thanh toán, nút Tải chứng từ báo nợ KBNN ký số cho phép tải chứng từ về lưu trữ. Nếu tệp tải về có dung lượng 0 KB, trước hết kiểm tra trạng thái đã là đã thanh toán chưa; nếu rồi mà vẫn lỗi, gửi email cho đội hỗ trợ KBNN tại [email protected] kèm mã hồ sơ và số chứng từ.
Khi trạng thái đứng yên hoặc lệch
- Đứng ở Chờ hoàn thiện: còn người ký chưa xác nhận serial; xem biểu tượng vàng trong danh sách thành viên.
- Đứng ở Chờ KTT hoặc Chờ CTK phê duyệt: nhắc đúng người được chọn khi gửi phê duyệt, vì chỉ người được chọn mới phê duyệt được hồ sơ.
- Đứng ở KBNN đang xử lý chứng từ quá lâu: tài liệu KBNN hướng dẫn báo cán bộ chuyên quản tại Kho bạc giao dịch để xử lý hết quy trình. Theo KBNN, thanh toán chi thường xuyên được giải quyết trong 01 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ.
- Trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hiện khác: xem trên hệ thống của KBNN theo mã hồ sơ, vì việc đồng bộ có lúc chậm.
- Muốn xóa hồ sơ bị từ chối: không xóa được; hệ thống lưu mọi giao dịch như lịch sử.
- Định lập hồ sơ mới cho cùng khoản chi: hãy chờ kết quả hồ sơ cũ hoặc hỏi KBNN nơi giao dịch trước để tránh trùng lặp.
Thông báo lỗi cụ thể tra trong bảng lỗi dịch vụ công Kho bạc; toàn bộ quy trình có trong hướng dẫn toàn tập dịch vụ công Kho bạc.
Câu hỏi thường gặp
Tra cứu trạng thái hồ sơ dịch vụ công kho bạc thế nào?
Đăng nhập, chọn mã đơn vị quan hệ ngân sách, chọn tab Giao nhận hồ sơ trực tuyến, chọn Tra cứu thông tin hồ sơ và nhập mã hồ sơ. Hồ sơ đăng ký sử dụng dịch vụ công có thể tra theo mã bằng nút Tra cứu hồ sơ ở trang đăng nhập mà không cần đăng nhập.
Trạng thái Chờ gửi kho bạc nhà nước nghĩa là gì?
Chủ tài khoản đã ký phê duyệt nhưng hồ sơ chưa được gửi đi. Người được giao quyền phải bấm Gửi Kho bạc thì hồ sơ mới chuyển sang Chờ KBNN tiếp nhận.
Hồ sơ bị KBNN từ chối thì làm gì?
Mở hồ sơ trong nhóm KBNN phản hồi, đọc lý do, bấm Chỉnh sửa và gửi lại để sửa tài liệu, chứng từ không hợp lệ, rồi trình kế toán trưởng và chủ tài khoản ký lại. Hồ sơ bị từ chối không xóa được.
Vì sao trạng thái trên Cổng Dịch vụ công quốc gia khác với hệ thống Kho bạc?
Từ ngày 28/5/2026, kết quả được đồng bộ từ hệ thống của KBNN lên Cổng Dịch vụ công quốc gia; KBNN ghi nhận có thời điểm cập nhật chậm do khối lượng dữ liệu lớn. Trạng thái trên hệ thống của KBNN là căn cứ nên xem trước.
Đã thanh toán nhưng tải chứng từ báo nợ ra file rỗng thì sao?
Kiểm tra lại trạng thái đã là đã thanh toán chưa. Nếu đúng mà tệp vẫn 0 KB, gửi email tới [email protected] kèm mã hồ sơ, số chứng từ và ảnh lỗi để đội hỗ trợ KBNN xử lý.
Cần hỗ trợ chữ ký số khi theo dõi, phê duyệt hồ sơ Kho bạc?
Đội hỗ trợ viettel-ca.com giúp kiểm tra USB Token và chứng thư Viettel-CA của người ký. Không gửi mã PIN hay mật khẩu cho bất kỳ ai.
Nguồn đối chiếu: KBNN: đổi mới quy trình thanh toán chi thường xuyên; KBNN: tài liệu hướng dẫn sử dụng và xử lý vướng mắc dịch vụ công; KBNN: tích hợp với Cổng Dịch vụ công quốc gia; Trang đăng nhập dịch vụ công KBNN. Thông tin có thể thay đổi; ưu tiên hướng dẫn hiện hành của cơ quan/nhà cung cấp tại thời điểm thao tác. Cập nhật: 28/09/2026.
