Thông báo “Số serial đã tồn tại trong hệ thống” xuất hiện khi kế toán viên khai thành viên trong hồ sơ đăng ký thay đổi trên dịch vụ công Kho bạc. Hệ thống không lỗi: nó đang báo rằng chứng thư này đã gắn với một thành viên có sẵn. Bài này chỉ cách sửa đúng thành viên cũ và xử lý trường hợp đăng ký lại người đã ngừng.
Theo KBNN, lỗi xảy ra khi người khai nhập mới một thành viên trong khi thực chất muốn sửa thông tin của thành viên cũ như email, số điện thoại hay chứng thư số. Cách sửa: ở bước thông tin thành viên, bấm biểu tượng kính lúp tại trường họ tên để tìm lại thành viên đã có, chọn loại đăng ký thay đổi, bổ sung thông tin, sửa rồi bấm Ghi. Nếu đang đăng ký lại một thành viên cũ đã hết hiệu lực mà vẫn báo serial đã tồn tại, gửi yêu cầu để đội hỗ trợ KBNN xử lý.
Thông báo lỗi và khi nào xuất hiện
Tài liệu xử lý vướng mắc của KBNN ghi hai dạng: “Số serial đã tồn tại trong hệ thống” khi làm hồ sơ đăng ký thay đổi, bổ sung thông tin ở bước thông tin thành viên; và “Số serial đã tồn tại” khi đăng ký sử dụng lại cho một thành viên trước đây đã đăng ký, sau đó hết hiệu lực, ở bước lấy thông tin thành viên.
Trên hệ thống, mỗi chứng thư số (nhận diện bằng serial) gắn với một thành viên cụ thể theo chức danh và số tài khoản. Khi bạn tạo thêm một dòng thành viên cho cùng người đó, hệ thống thấy serial đã có chủ và từ chối ghi.
Nguyên nhân, xếp theo khả năng
| Khả năng | Nguyên nhân | Dấu hiệu |
|---|---|---|
| Cao nhất | Bấm dấu cộng để thêm thành viên mới thay vì tìm và sửa thành viên cũ khi đổi email, điện thoại, chức danh hoặc chứng thư | Danh sách thành viên có hai dòng cùng một người |
| Trung bình | Đăng ký lại người đã từng tham gia, sau đó hết hiệu lực | Người này có trong lịch sử của đơn vị nhưng không còn trong danh sách đang hoạt động |
Cả hai nguyên nhân đều không phải lỗi của USB Token hay chứng thư Viettel-CA, nên không cần gia hạn lại hay xin cấp chứng thư mới.
Cách sửa từng bước
Bỏ dòng thành viên vừa khai mới
Không ghi dòng thành viên đang báo lỗi. Nếu hồ sơ đã lỡ lưu với thông tin sai, hồ sơ ở trạng thái Chờ hoàn thiện không sửa được; dùng nút Sao chép để tạo bản mới rồi khai lại.
Lấy lại dữ liệu dự án, tài khoản
Ở bước thông tin dự án, bấm biểu tượng kính lúp để tìm lại toàn bộ mã ĐVQHNS, dự án và số tài khoản của đơn vị, như tài liệu của KBNN lưu ý, rồi Tiếp tục.
Tìm thành viên cũ
Ở bước thông tin thành viên, bấm biểu tượng kính lúp tại trường họ tên, chọn đúng người trong danh sách thành viên hiện có của đơn vị.
Sửa rồi Ghi
Chọn loại đăng ký thay đổi, bổ sung thông tin sử dụng dịch vụ công, sửa email, điện thoại, chức danh hoặc serial cần đổi, kiểm tra các số tài khoản người đó quản lý, bấm Ghi. Hệ thống báo cập nhật thành viên thành công.
Lưu và hoàn thiện
Bấm Tiếp tục, Lưu. Người có thông tin chữ ký số thay đổi xác nhận lại serial; chủ tài khoản ký gửi Kho bạc như hướng dẫn trong bài đăng ký, cập nhật chữ ký số trên dịch vụ công Kho bạc.
Khai thành viên đúng để không lặp lại
- Mỗi người chỉ có một dòng thành viên; mọi thay đổi về người đó đều sửa trên dòng cũ.
- Sau gia hạn chữ ký số, cập nhật serial mới trên thành viên hiện có, không thêm người mới.
- Dấu cộng chỉ dùng cho người lần đầu tham gia, ví dụ kế toán trưởng mới.
- Người thôi tham gia thì chọn loại đăng ký ngừng sử dụng cho người đó, không xóa và khai lại.
- Người giữ hai vai trò chọn chức danh cao hơn và tích cả hai quyền trên cùng một dòng.
Kiểm tra kết quả và gửi hỗ trợ
Đã sửa đúng khi bấm Ghi không còn thông báo, danh sách thành viên chỉ còn một dòng cho mỗi người và hồ sơ lưu được với trạng thái Chờ hoàn thiện, sau đó chuyển Chờ phê duyệt khi người ký xác nhận xong. Nếu chủ tài khoản ký hồ sơ mà báo không tìm thấy thành viên, xem lỗi không tìm thấy thành viên thực hiện ký số; nếu sau khi duyệt, ký chứng từ báo không tìm thấy chứng thư, xem lỗi không tìm thấy chứng thư số.
Trường hợp đăng ký lại thành viên cũ, gửi KBNN qua [email protected] với tiêu đề DVC_Tên tỉnh hoặc số hiệu Kho bạc_Trích yếu lỗi, nêu tên và mã ĐVQHNS, tên thành viên, mã hồ sơ, ảnh lỗi và số điện thoại. Các thông báo khác tra trong bảng lỗi dịch vụ công Kho bạc.
Câu hỏi thường gặp
Vì sao sửa email hay chứng thư của thành viên lại báo số serial đã tồn tại?
Thường do đã thêm một thành viên mới cho cùng người thay vì sửa thành viên cũ. Tìm lại thành viên bằng biểu tượng kính lúp ở trường họ tên rồi sửa trên dòng đó.
Làm sao tìm lại thành viên đã có trên hệ thống?
Ở bước thông tin thành viên của hồ sơ đăng ký thay đổi, bấm biểu tượng kính lúp tại trường họ tên để hiện danh sách thành viên của đơn vị, sau đó chọn người cần sửa.
Đăng ký lại thành viên cũ đã hết hiệu lực mà báo serial đã tồn tại thì sao?
Theo KBNN, trường hợp này đơn vị gửi yêu cầu để đội hỗ trợ KBNN xử lý, qua [email protected], kèm mã ĐVQHNS, tên thành viên, mã hồ sơ và ảnh lỗi.
Có nên ngừng thành viên cũ rồi khai lại từ đầu không?
Không cần. Nếu người đó vẫn tham gia, chỉ sửa thông tin trên thành viên cũ. Ngừng sử dụng dành cho người thôi tham gia giao dịch với Kho bạc.
Cần hỗ trợ cập nhật chứng thư cho người ký trên dịch vụ công Kho bạc?
Đội hỗ trợ viettel-ca.com giúp kiểm tra serial chứng thư Viettel-CA và các bước cập nhật. Không gửi mã PIN hay mật khẩu cho bất kỳ ai.
Nguồn đối chiếu: KBNN: tài liệu xử lý vướng mắc và đăng ký sử dụng dịch vụ công; Viettel-CA: cập nhật chữ ký số trên hệ thống Dịch vụ công KBNN. Thông tin có thể thay đổi; ưu tiên hướng dẫn hiện hành của cơ quan/nhà cung cấp tại thời điểm thao tác. Cập nhật: 28/09/2026.
