Từ 01/07/2025, doanh nghiệp đăng nhập Cổng Dịch vụ công quốc gia bằng tài khoản định danh điện tử của tổ chức, không còn dùng tài khoản do Cổng tạo như trước. Bài này tóm tắt ai được đăng ký, dữ liệu phải khớp, thời hạn cấp, cách kích hoạt, thêm thành viên và đổi người đại diện.
Người đại diện theo pháp luật, người đứng đầu hoặc người được ủy quyền dùng tài khoản định danh điện tử mức độ 2 của mình để đăng ký cho tổ chức trên VNeID, hoặc nộp Mẫu TK02 trực tiếp. Thông tin được đối chiếu với Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp; thời hạn cấp là 3 ngày làm việc nếu dữ liệu có sẵn, 15 ngày làm việc nếu phải xác minh. Nhận thông báo cấp thì kích hoạt trong 7 ngày, sau đó thêm thành viên và phân quyền cho người trực tiếp thao tác.
Ai được đăng ký tài khoản định danh điện tử tổ chức, dữ liệu nào phải khớp
Nghị định 69/2024/NĐ-CP về định danh và xác thực điện tử (hiệu lực 01/07/2024) cấp tài khoản định danh cho cơ quan, tổ chức được thành lập hoặc đăng ký hoạt động tại Việt Nam, không chia mức độ như tài khoản cá nhân. Theo Điều 12 khoản 1, người đại diện theo pháp luật, người đứng đầu, hoặc người được họ ủy quyền, dùng tài khoản định danh mức độ 2 của mình để gửi yêu cầu, sau khi được sự đồng ý của toàn bộ người đại diện theo pháp luật khác của tổ chức (nếu có). Trả lời một phản ánh (11/2025), Công an tỉnh Tây Ninh khẳng định người được ủy quyền có thể đăng ký thay.
Tài liệu hướng dẫn của Bộ Công an và Công văn 60/TTCNTT-PM (14/01/2026) chia tổ chức thành bốn loại khi đăng ký: doanh nghiệp; có mã số thuế nhưng không đăng ký kinh doanh; hợp tác xã; không có mã số thuế, không đăng ký doanh nghiệp, hợp tác xã.
Hồ sơ chỉ được duyệt khi dữ liệu khai trùng với dữ liệu gốc. Theo Công văn 2065/CT-NVT ngày 26/06/2025 của Cục Thuế, các trường cần khớp gồm tên, mã số thuế, ngày thành lập, địa chỉ trụ sở chính của tổ chức; họ tên và số định danh cá nhân của người đại diện theo pháp luật hoặc người đứng đầu.
- Điện thoại có Internet, đã cài VNeID; người kê khai có tài khoản mức độ 2 đang hoạt động.
- Đối chiếu tên, mã số, ngày thành lập, địa chỉ trụ sở trên giấy chứng nhận đăng ký với thông tin thuế.
Cách đăng ký và thời hạn cấp tài khoản
Mở chức năng đăng ký
Trên ứng dụng VNeID chọn “Định danh tổ chức”, rồi “Đăng ký định danh tổ chức”; trên bản web chọn “Tổ chức”, rồi “Đăng ký định danh tổ chức”.
Khai thông tin
Chọn loại tổ chức, điền các trường có dấu sao. Nếu bạn được ủy quyền, chọn “Người kê khai là người được người đại diện hợp pháp ủy quyền” và nhập thông tin người ủy quyền.
Gửi yêu cầu
Tích ô xác nhận thông tin là đúng, bấm “Gửi yêu cầu”, nhập passcode. Nếu kê khai theo ủy quyền, người đại diện nhận thông báo và bấm “Xác nhận” hoặc “Từ chối” trên VNeID của mình.
Theo dõi trạng thái
Hồ sơ hiển thị các trạng thái “Chờ duyệt”, “Đã duyệt” hoặc “Từ chối”. Kết quả được thông báo cho người đại diện; từ chối phải nêu lý do (Điều 12 khoản 3).
Ngoài VNeID, có thể kê khai Tờ khai Mẫu TK02 và nộp trực tiếp tại cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử hoặc cơ quan quản lý căn cước thuận tiện. Thông tin được đối chiếu với Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và các cơ sở dữ liệu khác (Điều 12 khoản 2). Thời hạn cấp theo Điều 13, tính từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ:
| Trường hợp | Thời hạn cấp |
|---|---|
| Thông tin cần xác minh đã có trong cơ sở dữ liệu quốc gia, chuyên ngành | 3 ngày làm việc |
| Thông tin chưa có, phải xác minh | 15 ngày làm việc |
Ảnh màn hình từng bước xem bài hướng dẫn chi tiết định danh điện tử doanh nghiệp. Bị từ chối vì dữ liệu lệch thì xem lỗi đăng ký định danh tổ chức do thông tin không khớp.
Kích hoạt tài khoản định danh của tổ chức trong 7 ngày
Theo Điều 14 khoản 1 Nghị định 69/2024/NĐ-CP, tài khoản phải được kích hoạt trong 7 ngày kể từ khi nhận thông báo cấp. Quá hạn thì làm theo hướng dẫn trên VNeID hoặc hỏi công an cấp xã nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Sau khi kích hoạt, việc sử dụng tài khoản có giá trị pháp lý để khẳng định tổ chức đã thực hiện và chấp thuận giao dịch (Điều 14 khoản 3), nên không đưa passcode, mã xác nhận cho bất kỳ ai.
Tài khoản do Cổng Dịch vụ công quốc gia, hệ thống giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh tạo cho tổ chức chỉ được dùng đến hết 30/06/2025 (Điều 40 khoản 4).
Thêm thành viên và phân quyền trên VNeID
Theo tài liệu hướng dẫn của Bộ Công an, người thêm phải là người đại diện hoặc quản trị của tổ chức; người được thêm cần tài khoản định danh mức độ 2 đang hoạt động.
- Chọn “Thêm thành viên”, nhập số định danh cá nhân, họ tên, số điện thoại, chức vụ, quyền; hoặc quét mã QR trên thẻ căn cước.
- Tích “Tôi xác nhận thêm thành viên vào trong tổ chức”, bấm “Xác nhận”, nhập passcode.
- Người được thêm ở trạng thái “Chờ xác nhận” cho đến khi bấm “Đồng ý” trên VNeID của mình; chỉ sau đó họ mới chọn được tổ chức khi đăng nhập.
- Đổi quyền: vào “Danh sách thành viên”, chọn người, “Chỉnh sửa thông tin”, “Cập nhật”. Người nghỉ việc thì xóa khỏi tổ chức.
- Nhập sai passcode quá 5 lần, passcode bị khóa sang ngày hôm sau; quên thì dùng “Quên passcode”.
Các chức năng khác có ở bài các chức năng trong định danh điện tử cho doanh nghiệp, tổ chức.
Đổi người đại diện, cập nhật thông tin, khóa tài khoản
| Việc | Chức năng trên VNeID | Lưu ý |
|---|---|---|
| Đổi người đại diện, người đứng đầu | “Yêu cầu thay đổi thông tin người đứng đầu, người đại diện theo pháp luật”, dành cho thành viên ứng cử làm người đại diện mới. | Cảnh báo của hệ thống: các thành viên bị thu hồi quyền truy cập dịch vụ trực tuyến cho tới khi người đại diện mới đăng ký lại thành công. |
| Cập nhật tên, địa chỉ | “Yêu cầu cập nhật thông tin tổ chức”. | Cập nhật đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thuế trước để dữ liệu khớp. |
| Khóa tài khoản | “Yêu cầu khóa tài khoản định danh tổ chức”. | Điều 15 còn nêu trường hợp hệ thống khóa khi tổ chức vi phạm thỏa thuận sử dụng, giải thể, phá sản, tạm ngừng hoặc chấm dứt hoạt động. |
Hãy đổi người đại diện vào lúc không có hồ sơ gấp. Rà lại cả chứng thư số của doanh nghiệp theo checklist khi đổi tên, địa chỉ, người đại diện.
Dùng tài khoản ở đâu, còn cần chữ ký số không
Quy chế ban hành kèm Quyết định 29/2026/QĐ-TTg quy định tổ chức, cá nhân đăng nhập Cổng Dịch vụ công quốc gia thông qua tài khoản định danh điện tử, có đăng nhập một lần với hệ thống liên quan. Cục Thuế cũng hướng dẫn từ 01/07/2025 tổ chức, doanh nghiệp dùng tài khoản định danh điện tử do Bộ Công an cấp trong thủ tục thuế điện tử. Cách đăng nhập và nộp hồ sơ có ở bài đăng nhập dịch vụ công quốc gia cho doanh nghiệp và nộp hồ sơ; toàn cảnh xem Cổng Dịch vụ công quốc gia: hướng dẫn toàn tập.
Tài khoản định danh xác thực ai đang giao dịch; chữ ký số gắn với từng giấy tờ được ký. Giấy tờ nào quy định phải ký thì vẫn cần chứng thư số còn hiệu lực, xem VNeID tổ chức có thay chữ ký số không. Gặp lỗi ở bước nào, tra nhanh tại bảng lỗi Cổng Dịch vụ công quốc gia. Bài tóm tắt quy định để tham khảo, không phải tư vấn pháp lý.
Câu hỏi thường gặp
Ai được đăng ký tài khoản định danh điện tử cho doanh nghiệp?
Người đại diện theo pháp luật, người đứng đầu hoặc người được họ ủy quyền, dùng tài khoản định danh mức độ 2 của mình trên VNeID; hoặc nộp Mẫu TK02 trực tiếp tại cơ quan quản lý định danh, cơ quan quản lý căn cước thuận tiện.
Bao lâu thì doanh nghiệp được cấp tài khoản định danh?
Theo Điều 13 Nghị định 69/2024/NĐ-CP, 3 ngày làm việc nếu thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu quốc gia, chuyên ngành; 15 ngày làm việc nếu phải xác minh.
Tài khoản được cấp phải kích hoạt trong bao lâu?
Trong 7 ngày kể từ khi nhận thông báo cấp tài khoản, theo Điều 14 khoản 1 Nghị định 69/2024/NĐ-CP.
Người đại diện là người nước ngoài chưa có VNeID mức độ 2 thì làm sao?
Điều 12 cho phép người được người đại diện ủy quyền kê khai bằng tài khoản mức độ 2 của mình; ngoài ra có thể nộp Mẫu TK02 trực tiếp. Hỏi công an nơi thuận tiện để được hướng dẫn hồ sơ cụ thể.
Đổi người đại diện thì kế toán có bị mất quyền không?
Có thể. Cảnh báo trên VNeID nêu các thành viên bị thu hồi quyền truy cập dịch vụ trực tuyến cho tới khi người đại diện mới đăng ký lại thành công; sau đó cần phân quyền lại.
Cần chuẩn bị chữ ký số cho hồ sơ phải ký?
Mô tả thủ tục bạn định nộp và ảnh thông báo lỗi đã che dữ liệu riêng tư. Không gửi passcode VNeID, mã xác nhận hay mã PIN cho bất kỳ ai.
Nguồn đối chiếu: Nghị định 69/2024/NĐ-CP về định danh và xác thực điện tử; Bộ Công an – Tài liệu hướng dẫn định danh tổ chức (bản web); Công văn 2065/CT-NVT của Cục Thuế; Trả lời của Công an tỉnh Tây Ninh về đăng ký theo ủy quyền; Công văn 60/TTCNTT-PM. Thông tin có thể thay đổi; ưu tiên hướng dẫn hiện hành của cơ quan/nhà cung cấp tại thời điểm thao tác. Cập nhật: 28/09/2026.
