Nhiều doanh nghiệp vẫn cắm USB Token mỗi lần nộp hồ sơ trên Cổng Dịch vụ công quốc gia dù không chắc có cần hay không. Từ 05/08/2026, quy định về kê khai hồ sơ điện tử đã nói rõ khi nào không phải ký số và khi nào vẫn phải ký. Bài này tóm tắt quy định, cách ký tệp đúng trước khi tải lên và các lỗi chữ ký hay gặp ở bước tiếp nhận.
Theo Nghị định 310/2026/NĐ-CP, tổ chức, cá nhân đăng nhập Cổng hoặc VNeID bằng tài khoản định danh điện tử mức độ 02 thì không phải ký số biểu mẫu điện tử tương tác, trừ khi pháp luật chuyên ngành quy định khác. Giấy tờ, tài liệu điện tử vẫn phải ký chữ ký số hoặc chữ ký điện tử nếu quy định yêu cầu, và cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra chữ ký đó. Vì vậy hãy đọc thành phần hồ sơ của từng thủ tục và ký bằng chứng thư còn hiệu lực trên đúng tệp cuối cùng.
Quy định về ký số hồ sơ trên Cổng Dịch vụ công quốc gia từ 05/08/2026
Nghị định 310/2026/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 45/2020/NĐ-CP về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, có hiệu lực từ 05/08/2026. Khoản 1 Điều 9 mới quy định cách tổ chức, cá nhân chuẩn bị hồ sơ điện tử:
| Điểm | Nội dung chính |
|---|---|
| a | Khai trên biểu mẫu điện tử được cung cấp sẵn, ưu tiên tự động điền thông tin. Đăng nhập Cổng hoặc VNeID bằng tài khoản định danh điện tử mức độ 02 thì không phải ký số biểu mẫu điện tử tương tác, trừ khi pháp luật chuyên ngành quy định khác. |
| b | Đăng tải giấy tờ, tài liệu điện tử hợp lệ hoặc dẫn nguồn từ Kho quản lý dữ liệu điện tử; hệ thống đã kết nối cơ sở dữ liệu thì tự động khai thác để người nộp kiểm tra lại. |
| c | Ký chữ ký số hoặc chữ ký điện tử vào giấy tờ, tài liệu điện tử nếu quy định pháp luật yêu cầu. Thành phần hồ sơ đã ký có giá trị pháp lý như văn bản giấy được ký hợp lệ. |
Ở chiều tiếp nhận, Điều 11 mới yêu cầu cán bộ kiểm tra thông tin chữ ký số hoặc chữ ký điện tử để bảo đảm tính xác thực, hợp lệ, chính xác, nguyên vẹn của các thành phần hồ sơ được đăng tải, việc kiểm tra theo Luật Giao dịch điện tử. Nói cách khác, một tệp ký sai hoặc bị sửa sau khi ký sẽ bị phát hiện ở bước này.
Bài tóm tắt quy định để tham khảo, không phải tư vấn pháp lý; hãy đối chiếu văn bản gốc và thành phần hồ sơ của thủ tục bạn định nộp.
Khi nào cần ký số, khi nào không
| Tình huống | Cần ký số? | Ghi chú |
|---|---|---|
| Đăng nhập Cổng | Không | Quy chế tại Quyết định 29/2026/QĐ-TTg: đăng nhập thông qua tài khoản định danh điện tử. |
| Điền biểu mẫu điện tử tương tác khi đã đăng nhập bằng tài khoản mức độ 02 | Không, trừ luật chuyên ngành | Nghị định 310/2026/NĐ-CP, Điều 9 khoản 1 điểm a mới. |
| Giấy tờ đính kèm mà quy định yêu cầu ký | Có | Ký trước khi tải lên; chữ ký được kiểm tra khi tiếp nhận. |
| Văn bản ủy quyền khi nộp thay | Tùy hướng dẫn thủ tục | Hướng dẫn của Trung tâm Phục vụ hành chính công Hà Nội (07/2026) cho một thủ tục: ký số để xác nhận; không có ký số thì xuất trình bản chính khi được thông báo. |
| Hồ sơ trên hệ thống chuyên ngành | Theo hệ thống đó | Ví dụ đấu thầu qua mạng: chứng thư số dùng để tạo chữ ký số; xem mạng đấu thầu quốc gia. |
Nguồn quyết định là mục thành phần hồ sơ và hướng dẫn nộp của chính thủ tục. Nếu cơ quan tiếp nhận yêu cầu ký số mà thủ tục không nêu, hãy hỏi rõ căn cứ trước khi nộp lại; bạn cũng có thể gửi vướng mắc qua mục “Phản ánh kiến nghị” trên Cổng. Khi thủ tục yêu cầu một loại chữ ký cụ thể, ví dụ chữ ký của doanh nghiệp hay của người đại diện, hãy ký đúng loại chứng thư được yêu cầu.
Chuẩn bị máy và ký tệp trước khi tải lên
Kiểm tra chứng thư
Mở thông tin chứng thư để xem tên doanh nghiệp, mã số, ngày hết hạn; xem cách xem thông tin chứng thư số Viettel-CA. Vừa gia hạn thì kiểm tra đã dùng chứng thư mới chưa.
Chốt nội dung tệp
Hoàn thiện nội dung, chuyển sang PDF nếu thủ tục chấp nhận, đặt tên tệp theo thành phần hồ sơ. Chỉ ký bản cuối cùng.
Ký tệp
Ký bằng USB Token Viettel-CA theo bài ký số file PDF bằng USB Token, hoặc bằng dịch vụ ký số từ xa; người hay di chuyển có thể tham khảo MySign.
Tự kiểm tra chữ ký
Mở tệp đã ký và xem bảng chữ ký; chữ ký phải hợp lệ và tài liệu không bị thay đổi sau khi ký. Xem kiểm tra chữ ký số trên file PDF.
Tải lên và không sửa lại
Tải đúng tệp đã ký. Nếu phải sửa nội dung, ký lại tệp mới rồi mới tải lên thay.
Máy chưa nhận USB Token thì xử lý trước theo bài Windows không nhận USB Token Viettel-CA.
Lỗi chữ ký hay gặp khi cán bộ kiểm tra hồ sơ
| Dấu hiệu | Nguyên nhân thường gặp | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Chữ ký báo không hợp lệ | Tệp bị chỉnh sửa sau khi ký, chứng thư hết hạn hoặc bị thu hồi, thiếu chuỗi chứng thư. | Ký lại bản cuối bằng chứng thư còn hiệu lực; xem lỗi chữ ký số không hợp lệ. |
| Chữ ký đứng tên sai đơn vị | Máy cắm nhiều Token, chọn nhầm chứng thư. | Chỉ cắm Token của doanh nghiệp đứng tên hồ sơ, kiểm tra tên trên chứng thư trước khi ký. |
| Vẫn dùng chứng thư cũ sau gia hạn | Chưa cập nhật chứng thư mới trên máy. | Xem cập nhật chứng thư sau gia hạn. |
| Hồ sơ bị yêu cầu bổ sung vì giấy tờ chưa ký | Thủ tục yêu cầu ký nhưng tệp tải lên là bản chụp chưa ký. | Ký đúng thành phần được nêu trong phiếu yêu cầu bổ sung; xem hồ sơ bị yêu cầu bổ sung. |
Các lỗi khác ở bước đăng nhập, nộp, thanh toán có ở bảng lỗi Cổng Dịch vụ công quốc gia.
Quản lý chứng thư số trong doanh nghiệp
- Ghi ngày hết hạn chứng thư vào lịch chung và gia hạn trước hạn; tham khảo trang gia hạn chữ ký số Viettel-CA.
- Người giữ Token tự nhập PIN; không gửi PIN, passcode VNeID hay mã xác nhận qua điện thoại, tin nhắn.
- Tách vai trò: người được phân quyền trên VNeID để nộp hồ sơ và người giữ chứng thư để ký có thể khác nhau, nhưng cần quy định rõ ai ký loại giấy tờ nào.
- Khi đổi người đại diện hoặc thông tin doanh nghiệp, rà lại cả tài khoản định danh của tổ chức lẫn chứng thư số.
Toàn cảnh cổng và các bước khác có ở Cổng Dịch vụ công quốc gia: hướng dẫn toàn tập.
Câu hỏi thường gặp
Nộp hồ sơ trên Cổng Dịch vụ công quốc gia có bắt buộc chữ ký số không?
Không bắt buộc cho mọi hồ sơ. Đăng nhập bằng tài khoản định danh mức độ 02 thì không phải ký số biểu mẫu điện tử tương tác, trừ khi pháp luật chuyên ngành quy định khác; giấy tờ đính kèm phải ký khi quy định yêu cầu.
Giấy tờ đã ký số có giá trị như bản giấy không?
Theo Nghị định 310/2026/NĐ-CP, thành phần hồ sơ được ký chữ ký số hoặc chữ ký điện tử có giá trị pháp lý như văn bản giấy được ký hợp lệ.
Có dùng USB Token để đăng nhập Cổng được không?
Theo Quy chế tại Quyết định 29/2026/QĐ-TTg, tổ chức, cá nhân đăng nhập Cổng thông qua tài khoản định danh điện tử. USB Token dùng để ký giấy tờ khi cần.
Ký xong phát hiện sai nội dung thì làm gì?
Sửa trên bản gốc, xuất lại tệp và ký lại bản mới. Không sửa trực tiếp tệp đã ký vì chữ ký sẽ báo tài liệu bị thay đổi.
Doanh nghiệp chưa có chữ ký số thì có nộp hồ sơ trên Cổng được không?
Được với những thủ tục không yêu cầu ký giấy tờ điện tử. Thủ tục nào yêu cầu ký thì cần chứng thư số hợp lệ, hoặc làm theo phương án thay thế nếu hướng dẫn của thủ tục cho phép.
Cần ký hồ sơ nhưng chưa rõ cách làm?
Gửi tên thủ tục và ảnh thông báo đã che dữ liệu riêng tư để được hướng dẫn chuẩn bị chứng thư, công cụ ký. Không gửi mã PIN, passcode VNeID hay mã xác nhận.
Nguồn đối chiếu: Nghị định 310/2026/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 45/2020/NĐ-CP; Quyết định 29/2026/QĐ-TTg; Trung tâm Phục vụ hành chính công Hà Nội – hướng dẫn nộp trên Cổng (07/2026); Thông tư 79/2025/TT-BTC. Thông tin có thể thay đổi; ưu tiên hướng dẫn hiện hành của cơ quan/nhà cung cấp tại thời điểm thao tác. Cập nhật: 28/09/2026.
