Không tải được tệp lên E-HSDT, Hệ thống báo "Tệp tin không đúng định dạng hoặc cấu trúc", hay tệp quá lớn không đính kèm được là nhóm lỗi dễ làm nhà thầu mất thời gian nhất sát giờ đóng thầu. Nguy hiểm hơn, tệp tải lên được nhưng không mở được sẽ không được xem xét, đánh giá. Bài này tổng hợp giới hạn tệp theo hướng dẫn của Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia và cách xử lý từng tình huống.
Với tệp mẫu tải từ Hệ thống, tải lại mẫu và nhập đúng cấu trúc: dán giá trị, chọn giá trị trong danh sách thả xuống, không thêm hay xóa cột. Với tài liệu đính kèm, mỗi tệp không quá 300MB, đúng định dạng cho phép (như .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .rar, .zip, .jpeg, .jpg, .png) và trong số tệp tối đa của mục; bật VNeGP Client Agent trên máy Windows. Tệp phải mở được, không nhiễm virus, không đặt mật khẩu. Hồ sơ vượt giới hạn dung lượng thì gọi tổng đài 1900 6126.
Các thông báo và hiện tượng
| Thông báo, hiện tượng | Khi nào gặp | Nguồn |
|---|---|---|
| "Tệp tin không đúng định dạng hoặc cấu trúc" | Tải lên tệp mẫu kê khai (ví dụ thiết bị thi công) sau khi nhập liệu. | Câu hỏi thường gặp của Hệ thống. |
| Không đính kèm được, nút tải tệp không phản hồi | Agent chưa chạy hoặc đang dùng máy không phải Windows. | Hướng dẫn cài đặt Agent; hướng dẫn đăng ký. |
| Tệp vượt dung lượng, quá số tệp, sai định dạng | Mục Tài liệu khác của E-HSDT, hồ sơ đề xuất, báo giá. | Hướng dẫn nộp E-HSDT, E-HSĐX, báo giá. |
| Không đăng tải, phát hành được hồ sơ vì dung lượng lớn vượt giới hạn | Hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu quá lớn. | Thông báo trên trang chủ Hệ thống. |
| Chủ đầu tư ký phê duyệt E-HSMT nhưng Hệ thống báo lỗi | Ký phê duyệt kèm tệp quyết định PDF. | Câu hỏi thường gặp của Hệ thống. |
Nguyên nhân xếp theo khả năng
- Tệp mẫu bị đổi cấu trúc. Thêm, xóa cột, gõ tay vào ô cần chọn từ danh sách, dán kèm định dạng.
- Vượt giới hạn của mục. Tệp quá 300MB, vượt số tệp tối đa hoặc định dạng không nằm trong danh sách.
- Agent không chạy. Chức năng đăng tải, tải tài liệu chỉ hỗ trợ Windows đã cài VNeGP Client Agent.
- Tệp PDF bị khóa. Tệp đặt mật khẩu, mã hóa hoặc chặn ký số (Signing = Not Allowed) không đáp ứng yêu cầu tệp của Hệ thống, nhất là với tệp quyết định cần ký phê duyệt.
- Đường truyền chập chờn. Tệp lớn dễ tải lỗi khi mạng không ổn định.
Cách xử lý từng tình huống
Tệp mẫu báo sai định dạng, cấu trúc
Tải lại tệp mẫu từ Hệ thống, nhập lại dữ liệu: dán giá trị trực tiếp vào ô, chọn đúng giá trị ở các ô danh sách thả xuống, không xóa hay thêm cột. Với thiết bị do nhà thầu sở hữu, không nhập vào các trường của phần thiết bị thuê ngoài.
Tệp quá lớn hoặc quá số lượng
E-HSDT (mục Tài liệu khác): mỗi tệp không quá 300MB, tối đa 10 tệp. Hồ sơ đề xuất: nội dung tối đa 10 tệp, tài liệu khác tối đa 5 tệp. Báo giá: tối đa 05 tệp mỗi mục, chấp nhận thêm .7z. Tách tệp theo nội dung, nén bằng định dạng thông dụng, đặt tên rõ ràng.
Không đính kèm được
Dùng máy Windows, bật Agent (biểu tượng chim Lạc màu đỏ ở khay hệ thống), cập nhật bản mới nhất theo hướng dẫn cài VNeGP Client Agent, tải lại trang rồi thử lại.
Tệp PDF quyết định cần ký phê duyệt
Theo hướng dẫn phê duyệt, đăng tải TBMT: PDF không quá 30MB, khuyến nghị phiên bản PDF 1.4 trở lên, không mã hóa, không đặt mật khẩu, không đặt chế độ hạn chế ký số. Ký phê duyệt báo lỗi thì scan lại tệp, đính kèm lại, kiểm tra Internet rồi ký lại.
Hồ sơ vượt giới hạn Hệ thống
Không đăng tải, phát hành được vì dung lượng lớn: gọi tổng đài 1900 6126 để được hỗ trợ, đừng đợi đến sát giờ đóng thầu.
Kiểm tra trước khi nộp và rủi ro pháp lý
- Sau khi tải lên, nhấn vào tên tệp để mở thử; biểu mẫu lưu đủ sẽ được tích xanh.
- Khi chọn Nộp hồ sơ, Hệ thống cảnh báo để bạn kiểm tra tệp đính kèm và thông tin chia sẻ; đừng bỏ qua bước này.
- Mở thử từng tệp trên máy khác trước khi tải lên nếu có thể.
Thông tư 79/2025/TT-BTC (Điều 5) yêu cầu tệp mở được bằng phần mềm thông dụng, dùng phông Unicode, nén bằng định dạng thông dụng, không nhiễm virus, không lỗi, hỏng và không đặt mật khẩu; tệp trong E-HSDT không đáp ứng dẫn đến không mở hoặc không đọc được thì không được xem xét, đánh giá. Nhà thầu chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin trên webform và tệp đính kèm (Điều 27). Bài viết tóm tắt để tham khảo; hãy đối chiếu văn bản gốc và yêu cầu của hồ sơ mời thầu.
Khi cần hỗ trợ: gửi gì, gửi ai
Gọi tổng đài 1900 6126 hoặc email [email protected], chuẩn bị số thông báo mời thầu, mục đang đính kèm, tên, dung lượng, định dạng tệp và ảnh thông báo. Không gửi tài liệu dự thầu cho người ngoài đơn vị nếu không cần thiết.
Nếu tệp tải lên được nhưng bấm nộp thì báo lỗi kết nối chứng thư, xem lỗi kiểm tra kết nối chứng thư số. Chủ đầu tư gặp lỗi giải mã khi mở thầu xem lỗi giải mã không thành công khi mở thầu. Các lỗi khác tra tại bảng tra lỗi mạng đấu thầu quốc gia; lộ trình tổng quát ở hướng dẫn toàn tập Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.
Câu hỏi thường gặp
Mỗi tệp đính kèm E-HSDT được tối đa bao nhiêu dung lượng?
Hướng dẫn nộp E-HSDT nêu mỗi tệp trong mục Tài liệu khác không quá 300MB và tối đa 10 tệp; số tệp tối đa ở hồ sơ đề xuất, báo giá có thể khác, hãy xem giới hạn hiển thị tại từng mục.
Tệp tải lên nhưng không mở được thì hậu quả thế nào?
Theo Thông tư 79/2025/TT-BTC, tệp trong E-HSDT không đáp ứng yêu cầu định dạng dẫn đến không thể mở hoặc không đọc được thì không được xem xét, đánh giá.
Có nên đặt mật khẩu cho tệp để bảo mật hồ sơ không?
Không. Thông tư 79/2025/TT-BTC yêu cầu tệp không đặt mật khẩu. Khi nộp, Hệ thống tự chạy tiến trình mã hóa và gửi tệp đính kèm.
Hồ sơ quá lớn, vượt giới hạn Hệ thống thì làm gì?
Hệ thống thông báo các đơn vị không đăng tải, phát hành được hồ sơ do dung lượng vượt giới hạn liên hệ tổng đài 1900 6126 để được hỗ trợ.
Hồ sơ sẵn sàng, chứng thư còn hạn chưa?
Tệp đúng mà chứng thư hết hạn vẫn không nộp được. Kiểm tra hạn chứng thư và gia hạn sớm trước kỳ thầu. Không gửi mã PIN cho bất kỳ ai.
Nguồn đối chiếu: Hướng dẫn chức năng nộp E-HSDT lĩnh vực hàng hóa; Câu hỏi thường gặp của Hệ thống; Hướng dẫn phê duyệt và đăng tải E-TBMT; Thông tư 79/2025/TT-BTC; Trang chủ Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Thông tin có thể thay đổi; ưu tiên hướng dẫn hiện hành của cơ quan/nhà cung cấp tại thời điểm thao tác. Cập nhật: 28/09/2026.
