Tệp đính kèm là phần hay làm hồ sơ trên Cổng thông tin một cửa quốc gia bị kẹt: quá dung lượng, sai định dạng, chọn tệp mà chưa tải lên, tệp Excel báo hỏng hoặc cửa sổ tải không hiện. Bài này gom các thông báo đã ghi nhận trên Cổng, ý nghĩa và cách xử lý từng thông báo.
Đọc đúng câu thông báo. Báo dung lượng hoặc định dạng thì giảm dung lượng, đổi sang định dạng được liệt kê. Báo “Phụ lục đính kèm không được trống” hoặc “Chưa chọn tệp tải lên” nghĩa là tệp chưa được đưa lên: chọn tệp rồi bấm Thêm (dấu cộng) hoặc Lưu trong cửa sổ tải. Tệp Excel báo “File contains corrupted data” thì tải lại biểu mẫu mới nhất và chỉ dán nội dung. Không hiện cửa sổ tải thì cho phép cửa sổ bật lên với trang của Cổng.
Các thông báo và ý nghĩa
Các thông báo dưới đây có trên hệ thống khai báo hồ sơ của Cổng và trang hỏi đáp vnsw.gov.vn. Ký hiệu {0} được thay bằng con số hoặc danh sách định dạng của từng thủ tục.
| Thông báo | Ý nghĩa |
|---|---|
| “Chưa chọn tệp tải lên” | Bấm tải lên khi chưa chọn tệp. |
| “Lỗi dữ liệu”: “Phụ lục đính kèm không được trống” | Đã bấm Browse chọn tệp nhưng chưa bấm Thêm (dấu cộng màu xanh) để tải lên, nên khi Lưu hệ thống coi như chưa có phụ lục. |
| “Dung lượng tải 1 file không được quá {0}MB” | Một tệp vượt giới hạn của thủ tục. |
| “Tổng dung lượng tất cả file tải lên trong hồ sơ đã vượt quá {0}MB” | Tổng các tệp của hồ sơ vượt giới hạn. |
| “File tải lên không đúng định dạng. Chỉ cho phép tải lên file theo các định dạng {0}” | Loại tệp không nằm trong danh sách cho phép. |
| “Tên file không được dài quá {0} ký tự” | Tên tệp quá dài. |
| “File contains corrupted data” | Tệp Excel gửi lên sai định dạng hoặc bị khóa dữ liệu nên hệ thống không đọc được. |
| “Lỗi ở dòng: …, cột: …, của Sheet: …” | Hệ thống đọc được tệp Excel nhưng có ô dữ liệu không hợp lệ ở vị trí được chỉ ra. |
| Không hiện cửa sổ tải tệp; bấm tải giấy phép không có gì xảy ra | Trình duyệt chặn cửa sổ bật lên của trang. |
Nguyên nhân, xếp theo khả năng
- Quên bước Thêm hoặc Lưu trong cửa sổ tải: lỗi phổ biến nhất theo trang hỏi đáp, gặp ở cả tệp phụ lục lẫn dòng hàng hóa.
- Bản scan quá nặng: scan màu độ phân giải cao, gộp nhiều giấy tờ vào một tệp.
- Sai định dạng: tệp ảnh chụp, tệp nén hoặc định dạng không có trong danh sách thủ tục cho phép.
- Biểu mẫu Excel cũ hoặc bị sửa cấu trúc: tự thêm cột, đổi định dạng ô, tệp đặt mật khẩu hoặc khóa.
- Trình duyệt chặn cửa sổ bật lên: trang hỏi đáp nêu trường hợp không hiện màn hình tải tệp và không tải được tệp giấy phép vì trình duyệt chặn.
Cách xử lý từng trường hợp
Tải lên đúng thao tác
Theo trang hỏi đáp: bấm “Thêm” hoặc “Thêm Phụ lục”, cửa sổ tải hiện ra, bấm “Chọn tệp”, chọn tệp rồi bấm “Lưu”. Ở giao diện có nút Browse, chọn tệp xong phải bấm dấu cộng màu xanh (Thêm). Một số thủ tục có thêm bước chọn “Loại file đính kèm” trước khi bấm “Upload tệp đính kèm” rồi “Tải lên”.
Giảm dung lượng
Scan lại ở độ phân giải vừa đủ đọc, dùng đen trắng hoặc thang xám với giấy tờ chữ, tách mỗi loại giấy tờ một tệp. Ví dụ với hồ sơ cấp phép nhập khẩu trang thiết bị y tế, trang hỏi đáp nêu mỗi tệp không quá 10 MB và tổng không quá 50 MB.
Đổi định dạng, đặt tên ngắn
Chuyển tệp sang định dạng có trong danh sách của thông báo; đặt tên ngắn, không ký tự đặc biệt, ví dụ theo loại giấy tờ và số hiệu.
Làm lại tệp Excel từ biểu mẫu mới nhất
Với “File contains corrupted data”, trang hỏi đáp hướng dẫn tải lại biểu mẫu mới nhất trên hệ thống, chỉ sao chép nội dung chữ vào, không chỉnh sửa làm sai định dạng biểu mẫu. Với “Lỗi ở dòng…, cột…”, sửa đúng ô được chỉ ra rồi tải lại.
Cho phép cửa sổ bật lên
Trong cài đặt trình duyệt, cho phép cửa sổ bật lên với trang của Cổng (vnsw.gov.vn và tên miền con của Cổng), rồi mở lại màn hình tải tệp hoặc tải giấy phép.
Trang hỏi đáp nêu ví dụ phụ lục trang thiết bị y tế: doanh nghiệp không được tự thêm chỉ tiêu vào tệp phụ lục, vì hệ thống chỉ lấy dữ liệu từ các cột đã thiết kế để đưa vào giấy phép; thêm cột làm ảnh hưởng việc kết xuất dữ liệu.
Cách xác nhận tệp đã lên hệ thống
- Cửa sổ tải báo thành công; theo trang hỏi đáp, sau khi lưu tệp hệ thống hiện “Gửi thành công. Hãy đóng cửa sổ upload”.
- Tên tệp hiện trong danh sách tệp đính kèm của hồ sơ.
- Bấm Lưu hồ sơ không còn báo lỗi dữ liệu; sau đó mới ký và gửi. Nếu bước ký không chạy, xem không ký được hồ sơ, hồ sơ vẫn “Mới tạo”.
Trình tự khai và ký đầy đủ có ở khai, ký số và theo dõi hồ sơ. Nếu thao tác tải nào cũng báo lỗi hệ thống, xem lỗi “Hệ thống chưa sẵn sàng thực thi yêu cầu”.
Gửi gì khi cần hỗ trợ
- Tên thủ tục, mã hồ sơ, loại tệp đang tải.
- Nguyên văn thông báo, dung lượng và định dạng tệp, trình duyệt.
- Ảnh màn hình cửa sổ tải; không gửi kèm tài liệu mật nếu không cần.
Hộp Hỗ trợ trực tuyến trên vnsw.gov.vn ghi 1900 9299 (chọn nhánh 02). Các lỗi khác tra ở bảng tra lỗi Cổng một cửa quốc gia; tổng quan ở Cổng một cửa quốc gia: hướng dẫn toàn tập.
Câu hỏi thường gặp
Mỗi tệp đính kèm trên Cổng một cửa quốc gia tối đa bao nhiêu MB?
Tùy thủ tục; thông báo lỗi ghi rõ giới hạn. Ví dụ hồ sơ cấp phép nhập khẩu trang thiết bị y tế: mỗi tệp không quá 10 MB, tổng không quá 50 MB.
Đã chọn tệp rồi sao vẫn báo “Phụ lục đính kèm không được trống”?
Chọn tệp chưa phải là tải lên. Phải bấm Thêm (dấu cộng màu xanh) hoặc Lưu trong cửa sổ tải để tệp được đưa lên hệ thống.
Có được tự thêm cột vào tệp phụ lục mẫu không?
Không. Hệ thống chỉ đọc các cột đã thiết kế; thêm cột có thể làm sai việc kết xuất dữ liệu vào giấy phép.
Bấm tải giấy phép đã cấp nhưng không có gì xảy ra?
Trình duyệt đang chặn cửa sổ bật lên. Cho phép cửa sổ bật lên với trang của Cổng rồi bấm tải lại.
Cần chữ ký số để ký hồ sơ sau khi đính kèm?
Hồ sơ chỉ gửi được khi ký bằng USB Token còn hạn, đã đăng ký với Hải quan. Xem báo giá của Viettel-CA – dịch vụ chứng thực chữ ký số của Viettel.
Nguồn đối chiếu: Các câu hỏi thường gặp – vnsw.gov.vn; Hệ thống khai báo hồ sơ – Cổng thông tin một cửa quốc gia; Tài liệu đi kèm thủ tục – vnsw.gov.vn. Thông tin có thể thay đổi; ưu tiên hướng dẫn hiện hành của cơ quan/nhà cung cấp tại thời điểm thao tác. Cập nhật: 28/09/2026.
