Cổng thông tin một cửa quốc gia (vnsw.gov.vn) là nơi doanh nghiệp xuất nhập khẩu nộp hồ sơ xin giấy phép, đăng ký kiểm tra chuyên ngành, chứng nhận và làm thủ tục cho phương tiện vận tải với nhiều bộ, ngành. Bài này gom đủ những gì cần chuẩn bị, trình tự từ đăng ký đến nhận kết quả, thay đổi từ 15/10/2026 và bản đồ các bài hướng dẫn, bảng lỗi của cụm.
Cổng thông tin một cửa quốc gia tại vnsw.gov.vn do Cục Hải quan (Bộ Tài chính) quản lý, tiếp nhận hồ sơ điện tử của các thủ tục hành chính đối với hàng hóa xuất nhập khẩu, quá cảnh và phương tiện vận tải. Để nộp được hồ sơ, doanh nghiệp cần tài khoản trên Cổng (tên đăng nhập là mã số thuế, được phê duyệt và phân quyền theo thủ tục), chữ ký số đã đăng ký với cơ quan hải quan, công cụ ký số của Cổng và trình duyệt thiết lập đúng. Từ 15/10/2026, Nghị định 336/2026/NĐ-CP thay Nghị định 85/2019/NĐ-CP và cho phép dùng tài khoản định danh điện tử VNeID để đăng ký, truy cập.
Cổng thông tin một cửa quốc gia là gì
Cơ chế một cửa quốc gia (National Single Window, viết tắt NSW) cho phép người khai gửi thông tin, chứng từ điện tử để làm thủ tục hành chính với nhiều cơ quan qua một hệ thống chung. Cổng thông tin một cửa quốc gia có địa chỉ https://vnsw.gov.vn; chân trang ghi “Bản quyền thuộc về Cục Hải Quan”. Theo Nghị định 336/2026/NĐ-CP, đơn vị quản lý Cổng là Cục Hải quan thuộc Bộ Tài chính.
Cổng xác thực chữ ký số của người khai, chuyển chứng từ điện tử đến hệ thống xử lý chuyên ngành của bộ, ngành, nhận kết quả rồi phản hồi cho người khai và hệ thống hải quan. Cổng cũng kết nối Cơ chế một cửa ASEAN, ví dụ để trao đổi C/O mẫu D điện tử.
vnsw.gov.vn: hồ sơ xin phép, kiểm tra chuyên ngành, chứng nhận, thủ tục tàu biển, tàu bay, phương tiện đường bộ.
Tờ khai hải quan khai bằng phần mềm khai báo qua hệ thống của cơ quan hải quan; xem cụm hải quan điện tử.
dichvucong.gov.vn là cổng khác; tài khoản hai cổng không thay thế cho nhau.
Quyết định 2686/QĐ-BTC ngày 24/9/2026 về nền tảng một cửa quốc gia nêu “Bộ Tài chính là cơ quan chủ quản, Cục Hải quan là cơ quan vận hành nền tảng”. Nội dung trên tóm tắt quy định để bạn tham khảo; với trường hợp cụ thể, hãy đối chiếu văn bản gốc hoặc hỏi cơ quan có thẩm quyền.
Những thủ tục doanh nghiệp làm trên Cổng
Theo bài đăng ngày 13/11/2025 trên Cổng thông tin điện tử Bộ Tài chính, đã có 250 thủ tục hành chính của 13 bộ, ngành được triển khai chính thức trên Cơ chế một cửa quốc gia. Trang chủ vnsw.gov.vn liệt kê thủ tục theo nhóm dưới đây (ví dụ trích từ danh sách ngày 28/09/2026):
| Nhóm trên trang chủ | Ví dụ thủ tục |
|---|---|
| Bộ Công Thương | Cấp chứng nhận xuất xứ C/O mẫu D; giấy phép nhập khẩu tự động mô-tô phân khối lớn; khai báo hóa chất; vật liệu nổ công nghiệp. |
| Bộ Giao thông vận tải và nhóm Liên bộ ngành | Chứng nhận chất lượng xe cơ giới, xe máy chuyên dùng nhập khẩu; thủ tục tàu biển, tàu bay xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh; nhóm thủ tục đường bộ. |
| Bộ Khoa học và Công nghệ, Bộ Thông tin và Truyền thông | Kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập khẩu; đo lường; bức xạ; giấy phép nhập khẩu thiết bị phát, thu-phát sóng vô tuyến điện; thiết bị in. |
| Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Bộ Tài nguyên và Môi trường | Kiểm dịch động vật, thực vật; thức ăn chăn nuôi; phân bón; thuốc bảo vệ thực vật, thuốc thú y; CITES; HCFC; phế liệu nhập khẩu. |
| Bộ Y tế | Giấy phép nhập khẩu trang thiết bị y tế, thuốc; công bố mỹ phẩm; kiểm tra an toàn thực phẩm nhập khẩu. |
| Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch; Ngân hàng Nhà nước; Bộ Công an; Bộ Quốc phòng; VCCI | Đồ chơi trẻ em nhập khẩu; vàng nguyên liệu, ngoại tệ tiền mặt; pháo hoa, vật liệu nổ; biên phòng điện tử; C/O mẫu B. |
Danh sách trên trang chủ vẫn dùng tên bộ trước đợt sắp xếp năm 2025; cơ quan tiếp nhận hiện hành và điều kiện của từng thủ tục hãy xem trong tài liệu của chính thủ tục đó.
Cách tìm tài liệu: bấm vào tên thủ tục trên trang chủ, trang chi tiết có mục “2. Tài liệu đi kèm thủ tục” gồm văn bản pháp lý và “Hướng dẫn sử dụng hệ thống”. Giao diện khai báo khác nhau theo bộ, ngành, nên hướng dẫn riêng của thủ tục luôn được ưu tiên. Danh sách cũng thay đổi: ví dụ, Cổng đã ngừng tiếp nhận trực tuyến thủ tục “Cấp giấy phép nhập khẩu mẫu bệnh phẩm” từ 01/7/2026.
Cần chuẩn bị gì trước khi nộp hồ sơ
- Tài khoản doanh nghiệp trên Cổng: mã số thuế là tên đăng nhập; email đăng ký dùng để nhận thông báo phê duyệt và phân quyền. Khi đăng ký phải chọn đúng thủ tục sẽ khai. Chi tiết: đăng ký tài khoản Cổng một cửa quốc gia.
- Chứng thư số còn hiệu lực trên USB Token, đã đăng ký với cơ quan hải quan. Hướng dẫn ký số của Cổng lưu ý phải cắm “usb token đã đăng ký sử dụng với hải quan một cửa”. Chi tiết: đăng ký chữ ký số cho Cổng một cửa quốc gia.
- Công cụ ký số của Cổng: “Bộ cài ký số đa trình duyệt” tải ở mục Đăng ký chữ ký số trên vnsw.gov.vn; một số màn hình cũ vẫn dùng Java. Chi tiết: cài công cụ ký số và thiết lập trình duyệt.
- Trình duyệt: trang đăng ký chữ ký số của Hải quan ghi “Chức năng này chỉ chạy trên trình duyệt IE và phải cài đặt Java”. Microsoft đã kết thúc hỗ trợ Internet Explorer từ 15/6/2022, vì vậy thường dùng chế độ Internet Explorer của Microsoft Edge.
- USB Token hoạt động ổn định: xem cài USB Token Viettel-CA trên Windows 10/11.
- Tệp đính kèm đúng định dạng, dung lượng của thủ tục; ví dụ hồ sơ nhập khẩu trang thiết bị y tế: mỗi tệp không quá 10 MB, tổng không quá 50 MB.
Tài liệu chữ ký số của Cổng liệt kê Viettel-CA trong các nhà cung cấp được chấp nhận, với điều kiện chứng thư còn hạn và đã đăng ký với cơ quan hải quan.
Trình tự từ đăng ký đến nhận kết quả
Đăng ký tài khoản
Trên trang chủ, chọn Đăng ký (hoặc Đăng ký người sử dụng), khai thông tin tài khoản, người đại diện, doanh nghiệp, tải giấy đăng ký kinh doanh và chọn các thủ tục sẽ khai. Chờ email phê duyệt và email phân quyền từ quản trị hệ thống.
Đăng ký chữ ký số với Hải quan
Mở chức năng “Đăng ký Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số” trên customs.gov.vn ở chế độ IE có Java, nhập mã doanh nghiệp, số giấy tờ người đại diện, đọc chứng thư trong Token và bấm Đăng ký.
Cài công cụ ký số
Tải “Bộ cài ký số đa trình duyệt”, chạy setup.exe để cài SignCA; với thủ tục có màn hình dùng Java, thiết lập Java theo hướng dẫn của thủ tục.
Khai hồ sơ
Đăng nhập, chọn đúng bộ, ngành và thủ tục, nhập thông tin, thêm dòng hàng hóa, đính kèm tệp rồi Lưu.
Ký số và gửi
Bấm gửi hồ sơ, chọn chứng thư của doanh nghiệp, nhập mật khẩu Token. Khi thành công, hệ thống báo gửi hồ sơ thành công và trạng thái hồ sơ thay đổi. Chi tiết: khai, ký số và theo dõi hồ sơ.
Theo dõi và phản hồi
Xem trạng thái, lịch sử xử lý, yêu cầu sửa đổi bổ sung của cơ quan xử lý và kết quả trả về. Hồ sơ đã gửi chỉ sửa được ở một số trạng thái nhất định.
Thay đổi từ 15/10/2026
Nghị định 336/2026/NĐ-CP ngày 22/8/2026 quy định thực hiện thủ tục hành chính đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu, quá cảnh; phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh theo cơ chế một cửa quốc gia, cơ chế một cửa ASEAN. Nghị định có hiệu lực từ 15/10/2026 và thay thế Nghị định 85/2019/NĐ-CP ngày 14/11/2019. Những điểm doanh nghiệp nên biết:
- Hai phương thức đăng ký tài khoản (Điều 11): “Đăng ký tài khoản và chữ ký số trên Cổng thông tin một cửa quốc gia; hoặc Sử dụng tài khoản định danh điện tử được cấp qua ứng dụng định danh quốc gia VNeID để đăng ký, truy cập hệ thống.”
- Thời hạn kiểm tra: đơn vị quản lý Cổng kiểm tra, đối chiếu thông tin người khai trong 01 ngày làm việc.
- Chữ ký số: khi thông tin chứng thư thay đổi, người khai phải đăng ký lại, như quy định trước đây tại Điều 12 Nghị định 85/2019/NĐ-CP.
- Khi hệ thống gặp sự cố: trong thời gian khắc phục, thủ tục có thể thực hiện bằng hồ sơ giấy hoặc qua hệ thống xử lý chuyên ngành, theo thông báo của cơ quan có thẩm quyền.
Tại thời điểm cập nhật bài, trang chủ vnsw.gov.vn chưa có thông báo về cách đăng nhập bằng VNeID. Doanh nghiệp đang có tài khoản cứ tiếp tục dùng, theo dõi mục Thông báo trên Cổng và chuẩn bị tài khoản định danh điện tử của tổ chức nếu muốn dùng phương thức mới. Nội dung trên tóm tắt quy định để bạn tham khảo; hãy đối chiếu văn bản gốc cho trường hợp của mình.
Bản đồ hướng dẫn và bảng lỗi
Đang gặp thông báo lỗi? Mở bảng tra lỗi Cổng một cửa quốc gia trước để tìm đúng bài.
| Giai đoạn | Bài hướng dẫn | Đọc khi |
|---|---|---|
| Tài khoản | Đăng ký tài khoản doanh nghiệp | Lần đầu dùng Cổng, quên mật khẩu. |
| Tài khoản | Lỗi đăng nhập: tên người dùng và mật khẩu không hợp lệ | Không đăng nhập được hoặc chưa nhận email tài khoản. |
| Chữ ký số | Đăng ký, cập nhật chữ ký số với Hải quan | Có chứng thư mới, vừa gia hạn, đổi USB Token. |
| Chữ ký số | Bảng mã lỗi hải quan điện tử (có lỗi “Không đọc được chữ ký số trong USB”) | Trang đăng ký của Hải quan không đọc được Token. |
| Chữ ký số | Lỗi ngày hiệu lực đăng ký, đăng ký không thành công | Bấm Đăng ký bị báo ngày không hợp lệ. |
| Cài đặt | Cài SignCA, Java và chế độ IE | Máy mới, cài lại Windows, đổi trình duyệt. |
| Nộp hồ sơ | Khai, ký số và theo dõi hồ sơ | Chuẩn bị gửi hồ sơ, cần sửa đổi, xin hủy, lùi hạn. |
| Ký số | Không ký được, hồ sơ vẫn “Mới tạo” | Bấm gửi nhưng không hiện hộp chọn chứng thư. |
| Ký số | Lỗi “Ngày chứng thư đã hết hạn” | Ký bằng chứng thư cũ hoặc đã hết hạn. |
| Nộp hồ sơ | Lỗi tải tệp đính kèm | Tệp quá dung lượng, sai định dạng. |
| Kết nối | Lỗi “Hệ thống chưa sẵn sàng thực thi yêu cầu” | Cổng hoặc kết nối tới bộ, ngành gặp sự cố. |
| Kết quả | Tra cứu e-C/O mẫu D: không thấy, AS4 RES – NOT | e-C/O không tìm thấy, không đổi trạng thái. |
Sau khi gia hạn chứng thư, ngoài việc đăng ký lại với Hải quan, bạn còn phải cập nhật chứng thư mới ở các hệ thống khác: xem cập nhật chứng thư sau gia hạn Viettel-CA.
Kênh hỗ trợ và thông tin cần gửi
Hộp “Hỗ trợ trực tuyến” trên trang chủ vnsw.gov.vn (xem ngày 28/09/2026) ghi số 1900 9299 (chọn nhánh 02) và email [email protected]. Trang hỏi đáp của Cổng hướng dẫn gửi đề nghị cấp tài khoản, cấp lại mật khẩu tới [email protected] kèm bản scan giấy tờ doanh nghiệp. Trước khi liên hệ, xem dòng “Tình trạng hệ thống” và mục Thông báo trên trang chủ.
Chuẩn bị sẵn: mã số thuế, tên thủ tục, mã hồ sơ, thời điểm lỗi, ảnh thông báo (che thông tin riêng), trình duyệt, serial chứng thư. Lỗi của USB Token hoặc chứng thư (không nhận Token, khóa PIN, hết hạn) thì liên hệ nhà cung cấp chữ ký số.
Không gửi mật khẩu Cổng, mã PIN USB Token hay mã OTP cho bất kỳ ai, kể cả người tự xưng là nhân viên hỗ trợ. PIN chỉ nhập trực tiếp trên máy khi ký. Xem thêm nguyên tắc bảo mật chữ ký số.
Câu hỏi thường gặp
Cổng thông tin một cửa quốc gia có phải Cổng dịch vụ công quốc gia không?
Không. Cổng thông tin một cửa quốc gia (vnsw.gov.vn) do Cục Hải quan quản lý, phục vụ thủ tục đối với hàng hóa xuất nhập khẩu, quá cảnh và phương tiện vận tải. Cổng dịch vụ công quốc gia (dichvucong.gov.vn) là hệ thống khác, tài khoản không dùng thay cho nhau.
USB Token Viettel-CA có ký được hồ sơ trên Cổng một cửa quốc gia không?
Có, khi chứng thư còn hiệu lực, đúng doanh nghiệp và đã đăng ký với cơ quan hải quan. Tài liệu hướng dẫn chữ ký số của Cổng liệt kê Viettel-CA trong các nhà cung cấp được chấp nhận.
Đã đăng ký chữ ký số để khai hải quan thì có phải đăng ký lại cho Cổng không?
Mục Đăng ký chữ ký số trên vnsw.gov.vn dẫn tới chức năng đăng ký chữ ký số của cơ quan hải quan. Nếu chứng thư đang dùng đã có trong danh sách đăng ký và còn hiệu lực đăng ký thì chỉ cần kiểm tra lại; chứng thư mới sau gia hạn hoặc đổi Token thì phải đăng ký.
Từ 15/10/2026 có bắt buộc chuyển sang đăng nhập bằng VNeID không?
Nghị định 336/2026/NĐ-CP cho phép đăng ký theo một trong hai phương thức: tài khoản và chữ ký số trên Cổng, hoặc tài khoản định danh điện tử VNeID. Hãy theo dõi thông báo trên vnsw.gov.vn về cách triển khai cụ thể.
Cổng gặp sự cố đúng lúc cần nộp hồ sơ thì làm thế nào?
Xem mục Thông báo và dòng Tình trạng hệ thống, liên hệ bộ phận hỗ trợ. Quy định cho phép thực hiện thủ tục bằng phương thức thay thế trong thời gian khắc phục sự cố; làm theo hướng dẫn của cơ quan xử lý hồ sơ.
Cần chữ ký số cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu?
Xem báo giá USB Token, gia hạn và các gói chữ ký số Viettel-CA – dịch vụ chứng thực chữ ký số của Viettel để chuẩn bị chứng thư trước khi đăng ký với Hải quan và Cổng một cửa quốc gia.
Nguồn đối chiếu: Cổng thông tin một cửa quốc gia; Các câu hỏi thường gặp – vnsw.gov.vn; Đăng ký Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số – Hải quan Việt Nam; Nghị định 336/2026/NĐ-CP; Bộ Tài chính: Tăng cường liêm chính hải quan thông qua chuyển đổi số. Thông tin có thể thay đổi; ưu tiên hướng dẫn hiện hành của cơ quan/nhà cung cấp tại thời điểm thao tác. Cập nhật: 28/09/2026.
