Thông báo lỗi khi làm hồ sơ trên Cổng thông tin một cửa quốc gia đến từ nhiều nơi: Cổng, trang đăng ký chữ ký số của Hải quan, công cụ ký, USB Token hoặc hệ thống của bộ, ngành. Bảng dưới đây gom các thông báo được ghi nhận trên trang hỏi đáp, tài liệu hướng dẫn và chính các trang của Cổng, kèm ý nghĩa, cách xử lý và bài chi tiết.
Xác định lỗi xảy ra ở giai đoạn nào: đăng nhập, đăng ký chữ ký số trên trang Hải quan, ký số khi gửi, khai và tải tệp, hay kết quả xử lý. Tìm đúng câu thông báo trong bảng của giai đoạn đó và làm theo cột cách xử lý. Nếu lỗi do hệ thống hoặc kết nối, xem mục Thông báo trên vnsw.gov.vn rồi liên hệ bộ phận hỗ trợ; không gửi PIN hay mật khẩu cho bất kỳ ai.
Cách dùng bảng tra
Phần lớn thông báo trên Cổng là câu chữ, không phải mã số. Chép nguyên văn câu thông báo rồi tìm trong bảng của đúng giai đoạn. Lưu ý:
- Ký hiệu {0} là mẫu chung; số MB hoặc định dạng thực tế do từng thủ tục quy định.
- Nhiều người, nhiều thủ tục cùng lỗi thì xem mục Thông báo và dòng Tình trạng hệ thống trên trang chủ trước.
- Giao diện khác nhau theo bộ, ngành; thông báo không có trong bảng thì đọc “Hướng dẫn sử dụng hệ thống” của thủ tục hoặc hỏi bộ phận hỗ trợ.
Trình tự đầy đủ của một hồ sơ xem ở Cổng một cửa quốc gia: hướng dẫn toàn tập.
Đăng nhập và tài khoản
| Mã/thông báo | Ý nghĩa | Cách xử lý | Bài chi tiết |
|---|---|---|---|
| “tên người dùng và mật khẩu không hợp lệ” | Thông tin đăng nhập không khớp tài khoản. | Tên đăng nhập là mã số thuế; gõ lại mật khẩu; dùng Quên tài khoản; không được thì gửi email bộ phận hỗ trợ kèm scan giấy phép kinh doanh hoặc giấy chứng nhận mã số thuế. | Lỗi đăng nhập |
| Đăng ký xong không nhận được email thông tin tài khoản | Tài khoản chưa được phê duyệt hoặc email khai sai. | Kiểm tra thư rác; gửi đề nghị tới [email protected] kèm hồ sơ theo trang hỏi đáp. | Lỗi đăng nhập |
| “Mật khẩu ít nhất 8 kí tự, bao gồm cả chữ cái viết thường, viết hoa, số và kí tự đặc biệt (~!@#$%^&*)” | Quy tắc mật khẩu của form đăng ký. | Đặt mật khẩu đủ bốn loại ký tự. | Đăng ký tài khoản |
| Không thấy chức năng của thủ tục cần khai | Tài khoản chưa được phân quyền thủ tục đó. | Liên hệ bộ phận hỗ trợ, nêu bộ, ngành và thủ tục cần bổ sung. | Đăng ký tài khoản |
| Tên, địa chỉ, số fax trên hồ sơ bị sai | Các trường này lấy từ thông tin tài khoản. | Sửa ở “Cập nhật tài khoản”; hồ sơ đã gửi thì gửi yêu cầu sửa đổi, bổ sung. | Đăng ký tài khoản |
Đăng ký chữ ký số trên trang Hải quan
Các thông báo sau xuất hiện trên trang “Đăng ký Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số” của cơ quan hải quan, nơi đăng ký USB Token dùng cho Cổng.
| Mã/thông báo | Ý nghĩa | Cách xử lý | Bài chi tiết |
|---|---|---|---|
| “Chức năng này chỉ chạy trên trình duyệt IE và phải cài đặt Java”; “Nếu bạn nhìn thấy thông báo này thì trình duyệt của bạn chưa cài Java…” | Trang dùng thành phần Java để đọc Token. | Mở trang bằng chế độ Internet Explorer của Edge; cài Java theo liên kết Download trên trang. | Cài Java, chế độ IE |
| “Không đọc được chữ ký số trong USB, xin vui lòng kiểm tra USB” | Thành phần Java không đọc được chứng thư hoặc không ký được dữ liệu đăng ký. | Kiểm tra Token trong Token Manager, chế độ IE, Java; chỉ cắm một Token; thử máy khác. | Mã lỗi hải quan điện tử |
| “Vui lòng nhập mã captcha!”; “Mã captcha không hợp lệ!”; “* Bạn cần nhập mã doanh nghiệp”; “* Bạn cần nhập số chứng minh thư” | Thiếu hoặc sai thông tin tra cứu. | Nhập mã số thuế, số giấy tờ của người đại diện và đúng mã captcha đang hiển thị. | Đăng ký chữ ký số |
| “Bạn chưa đăng ký sử dụng chữ ký số” | Chưa có chứng thư nào được đăng ký, hoặc vừa đăng ký, hủy. | Tra cứu lại sau 5 phút như trang lưu ý; vẫn vậy thì đăng ký chứng thư. | Lỗi đăng ký chữ ký số |
| “Ngày Hiệu lực đăng ký không hợp lệ…”; “Ngày hết Hiệu lực đăng ký không hợp lệ…”; “Ngày hết hiệu lực đăng ký không hợp lệ…” | Khoảng ngày đăng ký nằm ngoài thời hạn chứng thư hoặc ngày kết thúc trước ngày bắt đầu. | Để ngày bắt đầu là ngày hiện tại, ngày kết thúc không quá ngày hết hạn chứng thư, đúng định dạng ngày/tháng/năm. | Lỗi ngày hiệu lực |
| “Đăng ký không thành công” (kèm lý do) | Hệ thống từ chối yêu cầu đăng ký. | Đọc phần lý do; kiểm tra chứng thư đúng doanh nghiệp, còn hạn; hỏi bộ phận hỗ trợ. | Lỗi đăng ký chữ ký số |
| “Để cập nhật chữ ký số, bạn hãy xóa chữ ký số cũ, và thực hiện các bước như đăng ký mới” | Hiện khi bấm Sửa; trang không sửa trực tiếp. | Đăng ký chứng thư mới như lần đầu; chỉ hủy đăng ký cũ khi chắc chắn không dùng. | Đăng ký chữ ký số |
Ký số khi gửi hồ sơ
| Mã/thông báo | Ý nghĩa | Cách xử lý | Bài chi tiết |
|---|---|---|---|
| Hồ sơ vẫn ở trạng thái “Mới tạo”, không gửi được | Chưa thiết lập môi trường ký số nên hồ sơ không được ký, gửi. | Với màn hình Java: thiết lập Java theo hướng dẫn chữ ký số của Cổng; với SignCA: bảo đảm chương trình đang chạy. | Hồ sơ vẫn “Mới tạo” |
| Đã gửi được, sau khi Java tự cập nhật thì không gửi được | Cập nhật Java làm mất thiết lập cũ. | Thiết lập lại môi trường ký số; trang hỏi đáp hướng dẫn bỏ chọn “Check for Updates Automatically”. | Hồ sơ vẫn “Mới tạo” |
| “Do you want to run this application?” (Applet_Sign_CA) | Java hỏi quyền chạy thành phần ký. | Chỉ đánh dấu chấp nhận và bấm Run khi hộp này hiện ngay sau thao tác Gửi trên trang của Cổng. | Cài công cụ ký số |
| Không hiện hộp “Chọn chứng thư để ký số” | SignCA chưa chạy, trình duyệt chặn kết nối tới công cụ ký, hoặc Token chưa được nhận. | Mở SignCA, cho phép quyền của trang, kiểm tra Token, bấm “More choices” nếu cần. | Hồ sơ vẫn “Mới tạo” |
| “Đang khởi tạo dữ liệu ký số, bạn vui lòng chờ để ký số yêu cầu” | Thông báo chờ, không phải lỗi. | Chờ hộp chọn chứng thư; treo lâu thì kiểm tra SignCA. | Hồ sơ vẫn “Mới tạo” |
| “Ngày chứng thư đã hết hạn” | Chứng thư chọn để ký đã hết hạn. | Chọn đúng chứng thư mới; nếu thật sự hết hạn thì gia hạn, nạp chứng thư mới và đăng ký lại với Hải quan. | Chứng thư hết hạn |
| Báo sai PIN (ví dụ trong tài liệu của Cổng: “User Pin is Wrong! Retry times : 9”) | Thông báo của phần mềm Token; câu chữ tùy loại Token. | Nhập lại cẩn thận; sắp hết lượt thì dừng và liên hệ nhà cung cấp. | Token bị khóa PIN |
Khai và nộp hồ sơ
| Mã/thông báo | Ý nghĩa | Cách xử lý | Bài chi tiết |
|---|---|---|---|
| “Bạn chưa nhập đầy đủ thông tin bắt buộc hoặc nhập chưa đúng định dạng, vui lòng kiểm tra lại thông tin.” | Thiếu trường bắt buộc hoặc sai định dạng. | Rà các trường có dấu (*), định dạng ngày, số. | Khai, ký hồ sơ |
| “Hàng hóa không được trống” | Chưa đưa dòng hàng hóa vào danh sách. | Nhập xong bấm dấu cộng màu xanh rồi mới lưu. | Khai, ký hồ sơ |
| “Lỗi dữ liệu”: “Phụ lục đính kèm không được trống”; “Chưa chọn tệp tải lên” | Tệp chưa được tải lên hệ thống. | Chọn tệp rồi bấm Thêm (dấu cộng) hoặc Lưu trong cửa sổ tải. | Lỗi tải tệp |
| “Dung lượng tải 1 file không được quá {0}MB”; “Tổng dung lượng tất cả file tải lên trong hồ sơ đã vượt quá {0}MB” | Vượt giới hạn dung lượng của thủ tục. | Giảm dung lượng bản scan, tách tệp theo đúng loại giấy tờ. | Lỗi tải tệp |
| “File tải lên không đúng định dạng. Chỉ cho phép tải lên file theo các định dạng {0}”; “Tên file không được dài quá {0} ký tự” | Sai loại tệp hoặc tên tệp quá dài. | Chuyển sang định dạng được liệt kê; đặt tên ngắn. | Lỗi tải tệp |
| “File contains corrupted data”; “Lỗi ở dòng: …, cột: …, của Sheet: …” | Tệp Excel sai định dạng, bị khóa hoặc có ô dữ liệu lỗi. | Tải biểu mẫu mới nhất, chỉ dán nội dung; sửa đúng ô được chỉ ra. | Lỗi tải tệp |
| Không hiện cửa sổ tải tệp, bấm tải giấy phép không có gì | Trình duyệt chặn cửa sổ bật lên. | Cho phép cửa sổ bật lên với trang của Cổng. | Lỗi tải tệp |
| “Lỗi gửi sang Bộ Quốc phòng; N51. Tên thuyền trưởng phải giống hoàn toàn…”; “Dung tích có ích phải nhỏ hơn tổng dung tích” | Kiểm tra nghiệp vụ trả về ở thủ tục tàu biển. | Khai tên thuyền trưởng khớp dòng đầu danh sách thuyền viên; sửa thông tin tàu rồi gửi lại. | Khai, ký hồ sơ |
| “Không lấy được thông tin tờ khai, vui lòng thử lại”; “tờ khai không có dữ liệu trên hệ thống” | Không lấy được dữ liệu tờ khai theo số đã nhập. | Kiểm tra số tờ khai; thử lại sau; hỏi bộ phận hỗ trợ nếu lặp lại. | Khai, ký hồ sơ |
Kết quả xử lý, kết nối và e-C/O
| Mã/thông báo | Ý nghĩa | Cách xử lý | Bài chi tiết |
|---|---|---|---|
| “Hệ thống chưa sẵn sàng thực thi yêu cầu, vui lòng liên hệ để được hỗ trợ” | Hệ thống không thực hiện được yêu cầu tại thời điểm đó. | Xem Thông báo, thử lại sau, liên hệ bộ phận hỗ trợ. | Hệ thống chưa sẵn sàng |
| Hồ sơ không sang được hệ thống bộ, ngành trong thời gian bảo trì, sự cố | Ví dụ: bảo trì Gateway Hải quan Bộ Y tế 12–13/9/2026. | Chờ khôi phục; khi cần, thực hiện phương thức thay thế theo hướng dẫn. | Hệ thống chưa sẵn sàng |
| “Đã quá hạn xử lý”; “Thời hạn mới không được nhỏ hoặc bằng ngày hiện tại” | Hạn xử lý đã qua; hoặc ngày xin lùi hạn không hợp lệ. | Xem lịch sử xử lý, liên hệ cơ quan xử lý; chọn thời hạn mới sau ngày hiện tại. | Khai, ký hồ sơ |
| Không sửa được hồ sơ đã gửi | Chỉ sửa ở “Mới tạo”, “Yêu cầu sửa đổi bổ sung”, “Đồng ý yêu cầu xin chỉnh sửa”. | Gửi yêu cầu xin sửa hoặc liên hệ đơn vị xử lý của bộ, ngành. | Khai, ký hồ sơ |
| e-C/O mẫu D “5,32” hoặc không đổi trạng thái quá 6 giờ | Đã gửi tới Cổng ASEAN nước xuất khẩu nhưng chưa có phản hồi. | Theo dõi; quá 6 giờ không đổi trạng thái thì email bộ phận hỗ trợ. | Tra cứu e-C/O |
| “AS4: (RES – NOT)” | Hải quan nước nhập khẩu không nhận được e-C/O do lỗi kĩ thuật. | Liên hệ Bộ Công Thương để được hỗ trợ. | Tra cứu e-C/O |
| Không tìm thấy số e-COO; cán bộ Hải quan chưa thấy e-COO | Chưa được gửi tới, hoặc dữ liệu chưa đồng bộ. | Xuất khẩu: báo Bộ Công Thương gửi lại; nhập khẩu: báo nước xuất khẩu gửi lại; chờ khoảng 30 phút để đồng bộ. | Tra cứu e-C/O |
Khi cần hỗ trợ: gửi gì
Hộp Hỗ trợ trực tuyến trên trang chủ vnsw.gov.vn (xem ngày 28/09/2026) ghi 1900 9299 (chọn nhánh 02) và [email protected]; đề nghị về tài khoản, mật khẩu gửi tới [email protected] theo trang hỏi đáp. Chuẩn bị:
- Mã số thuế, tên thủ tục và bộ, ngành, mã hồ sơ (nếu có).
- Nguyên văn thông báo, thời điểm xảy ra, ảnh màn hình đã che thông tin riêng.
- Trình duyệt, cách ký đang dùng (SignCA hay Java), serial chứng thư.
- Những bước đã thử theo bảng trên.
Bộ phận hỗ trợ không cần PIN USB Token hay mật khẩu Cổng để kiểm tra lỗi. Lỗi của Token, chứng thư thì liên hệ nhà cung cấp chữ ký số; xem thêm tổng hợp lỗi ký số USB Token Viettel-CA.
Câu hỏi thường gặp
Lỗi trên Cổng một cửa quốc gia có mã số như lỗi thuế không?
Phần lớn là câu thông báo. Một số phản hồi của bộ, ngành có mã kèm theo, ví dụ “N51” ở thủ tục tàu biển, và tra cứu e-C/O mẫu D dùng các mã trạng thái AS1 đến AS4.
Làm sao biết lỗi do máy tôi hay do Cổng?
Xem dòng Tình trạng hệ thống và mục Thông báo trên trang chủ. Nếu Cổng báo bảo trì hoặc sự cố kết nối thì chờ khôi phục; nếu chỉ máy bạn gặp lỗi khi ký, kiểm tra Token, công cụ ký và trình duyệt.
Trang đăng ký chữ ký số báo không đọc được USB dù Token vẫn dùng nộp thuế được?
Trang đăng ký của Hải quan cần chế độ IE và Java, khác với công cụ ký của cổng thuế. Hãy mở trang ở chế độ Internet Explorer của Edge và cài Java theo hướng dẫn trên trang.
Có nên cho người hỗ trợ điều khiển máy từ xa để sửa lỗi ký số?
Chỉ với bên bạn tin cậy và khi bạn ngồi theo dõi. Không đọc PIN cho họ; tự nhập PIN khi phần mềm yêu cầu.
Lỗi do chứng thư hết hạn hoặc Token hỏng?
Chuẩn bị chứng thư mới trước khi đăng ký lại với Hải quan. Xem báo giá USB Token, gia hạn của Viettel-CA – dịch vụ chứng thực chữ ký số của Viettel.
Nguồn đối chiếu: Các câu hỏi thường gặp – vnsw.gov.vn; Đăng ký Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số – Hải quan Việt Nam; Thông tin hướng dẫn đăng ký chữ ký số – vnsw.gov.vn; Theo dõi trạng thái C/O mẫu D điện tử – vnsw.gov.vn; Thông báo bảo trì Gateway Hải quan Bộ Y tế. Thông tin có thể thay đổi; ưu tiên hướng dẫn hiện hành của cơ quan/nhà cung cấp tại thời điểm thao tác. Cập nhật: 28/09/2026.
