Bấm gửi hồ sơ trên Cổng thông tin một cửa quốc gia nhưng không hiện hộp chọn chứng thư, không hỏi PIN, và hồ sơ vẫn nằm ở trạng thái “Mới tạo”: đó là dấu hiệu bước ký số chưa chạy. Bài này phân biệt hai kiểu ký, xếp nguyên nhân theo khả năng và hướng dẫn xử lý đến khi hồ sơ được gửi.
Hồ sơ đứng ở “Mới tạo” là chưa được ký và gửi đi. Với màn hình ký bằng SignCA: mở SignCA, cho phép trang của Cổng kết nối tới công cụ ký nếu trình duyệt hỏi, cắm đúng Token rồi gửi lại. Với màn hình ký bằng Java: mở ở chế độ IE, bật Java và thiết lập theo hướng dẫn chữ ký số của Cổng; nếu Java vừa tự cập nhật thì thiết lập lại. Token dùng để ký phải là Token đã đăng ký với Hải quan.
Triệu chứng và kiểu ký bạn đang dùng
Trang hỏi đáp của Cổng ghi nhận hai tình huống. Thứ nhất, doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký số nhưng không chạy được phần mềm Java nên không truyền được hồ sơ, hồ sơ vẫn ở trạng thái “Mới tạo”; câu trả lời là doanh nghiệp chưa thiết lập môi trường để sử dụng chữ ký số. Thứ hai, doanh nghiệp đã gửi thành công nhiều bộ hồ sơ, nay cắm chữ ký số và gửi như cũ thì trạng thái không thay đổi; nguyên nhân là Java tự động cập nhật, mỗi lần cập nhật phải thiết lập lại môi trường.
Hiện có hai kiểu ký tùy thủ tục. Xác định kiểu của bạn trước khi sửa:
| Kiểu ký | Bình thường sẽ thấy | Khi lỗi |
|---|---|---|
| SignCA (hướng dẫn giai đoạn 2) | “Đang khởi tạo dữ liệu ký số, bạn vui lòng chờ để ký số yêu cầu”, rồi hộp “Chọn chứng thư để ký số”, rồi hỏi PIN. | Chờ mãi không hiện hộp chọn chứng thư. |
| Java (hướng dẫn giai đoạn 1) | Hộp xác nhận gửi, cảnh báo bảo mật Java (Applet_Sign_CA), hộp “Ký điện tử” có ô Chứng thư số. | Không hiện cảnh báo Java, hoặc bấm Gửi xong không có gì xảy ra. |
Nguyên nhân, xếp theo khả năng
| Nguyên nhân | Áp dụng cho |
|---|---|
| SignCA chưa cài hoặc chưa chạy (thường gặp sau khi khởi động lại máy) | SignCA |
| Trình duyệt chặn trang kết nối tới công cụ ký trên máy: từ Chrome 142, trang muốn kết nối tới localhost phải được người dùng cho phép | SignCA |
| Java chưa được thiết lập, bị chặn, hoặc vừa tự cập nhật làm mất thiết lập | Java |
| Trang không được mở ở chế độ Internet Explorer | Java |
| Windows chưa nhận USB Token, phần mềm Token không hoạt động | Cả hai |
| Token đang cắm không phải Token đã đăng ký với Hải quan; hướng dẫn của Cổng yêu cầu cắm “usb token đã đăng ký sử dụng với hải quan một cửa” | Cả hai |
| Cổng hoặc kết nối tới bộ, ngành đang gặp sự cố | Cả hai |
Cách xử lý từng bước
Lưu hồ sơ, kiểm tra Token
Lưu hồ sơ để không mất dữ liệu. Mở Token Manager xem Token và chứng thư còn hạn; chỉ cắm Token của doanh nghiệp đang khai. Không nhận Token thì xem Windows không nhận USB Token Viettel-CA.
Với SignCA: khởi chạy lại
Mở SignCA từ lối tắt hoặc menu Start. Chưa có SignCA thì cài từ “Bộ cài ký số đa trình duyệt” trên trang Đăng ký chữ ký số của vnsw.gov.vn. Tải lại trang hồ sơ và gửi lại; bấm “More choices” nếu hộp chọn chứng thư chưa hiện chứng thư của bạn.
Với SignCA: cho phép quyền của trang
Nếu Chrome hiện hộp hỏi quyền “Look for and connect to any device on your local network” khi đang ở trang của Cổng, chọn cho phép. Đã lỡ chặn thì mở phần quyền của trang (biểu tượng cạnh thanh địa chỉ) để cho phép lại. Cho phép cửa sổ bật lên với trang của Cổng.
Với Java: mở ở chế độ IE, bật Java
Tải lại trang trong chế độ Internet Explorer của Edge. Kiểm tra Java đã cài, đã bật; thêm https://vnsw.gov.vn vào Exception Site List của Java. Khi cảnh báo bảo mật hiện ngay sau thao tác Gửi, đánh dấu chấp nhận và bấm Run.
Với Java: thiết lập lại sau khi cập nhật
Nếu trước đây gửi được, trang hỏi đáp hướng dẫn thiết lập lại môi trường ký số và bỏ chọn “Check for Updates Automatically” trong Java; sau đó gửi lại hồ sơ.
Kiểm tra đăng ký Token với Hải quan
Tra cứu trên trang “Đăng ký Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số”: serial đang ký phải nằm trong bảng đã đăng ký và còn hiệu lực đăng ký. Chưa có thì đăng ký theo hướng dẫn đăng ký chữ ký số cho Cổng.
Chi tiết cài SignCA, Java và chế độ IE có ở cài công cụ ký số cho Cổng một cửa quốc gia.
Cách xác nhận hồ sơ đã được gửi
- Hộp thoại báo “Gửi hồ sơ thành công” (SignCA) hoặc “Gửi thành công” (Java).
- Trạng thái hồ sơ rời khỏi “Mới tạo”; “Xem lịch sử xử lý hồ sơ” có dòng mới với thời gian gửi.
- Nếu ký chạy nhưng hộp thoại báo “Ngày chứng thư đã hết hạn”, xem lỗi “Ngày chứng thư đã hết hạn”.
- Nếu hệ thống báo “Hệ thống chưa sẵn sàng thực thi yêu cầu, vui lòng liên hệ để được hỗ trợ”, xem lỗi hệ thống chưa sẵn sàng.
Gửi gì khi cần hỗ trợ
- Tên thủ tục, bộ, ngành, mã hồ sơ; kiểu ký (SignCA hay Java).
- Trình duyệt và phiên bản; SignCA có đang chạy không; phiên bản Java nếu có.
- Serial chứng thư dùng để ký; ảnh màn hình ở bước dừng lại.
Hộp Hỗ trợ trực tuyến trên vnsw.gov.vn ghi 1900 9299 (chọn nhánh 02). Lỗi USB Token thì liên hệ nhà cung cấp chữ ký số. Không gửi PIN; nếu cho người hỗ trợ điều khiển máy từ xa, tự nhập PIN khi được hỏi. Các lỗi khác tra ở bảng tra lỗi Cổng một cửa quốc gia; tổng quan ở Cổng một cửa quốc gia: hướng dẫn toàn tập.
Câu hỏi thường gặp
Hồ sơ ở trạng thái “Mới tạo” đã tới bộ, ngành chưa?
Chưa. “Mới tạo” là hồ sơ đã lưu nhưng chưa được ký và gửi thành công; cần ký và gửi lại.
Hôm trước ký được, hôm nay không ký được là vì sao?
Các nguyên nhân hay gặp: Java tự cập nhật làm mất thiết lập, SignCA chưa chạy lại sau khi khởi động máy, hoặc trình duyệt vừa cập nhật và đang chặn quyền của trang.
Có nên tắt tự cập nhật Java như trang hỏi đáp hướng dẫn?
Trang hỏi đáp của Cổng hướng dẫn bỏ chọn “Check for Updates Automatically” để giữ thiết lập ký số. Nếu làm vậy, nên dành máy đó cho việc khai báo và hạn chế duyệt web khác.
Ký bằng USB Token chưa đăng ký với Hải quan có được không?
Không nên. Hướng dẫn ký số của Cổng yêu cầu cắm USB Token đã đăng ký sử dụng với hải quan một cửa khi ký hồ sơ.
Cần USB Token cho máy khai báo?
Nếu Token hỏng hoặc chứng thư sắp hết hạn, chuẩn bị trước để kịp đăng ký với Hải quan. Xem báo giá của Viettel-CA – dịch vụ chứng thực chữ ký số của Viettel.
Nguồn đối chiếu: Các câu hỏi thường gặp – vnsw.gov.vn; Thông tin hướng dẫn đăng ký chữ ký số – vnsw.gov.vn; Local Network Access – Chrome for Developers; Exception Site List – Java. Thông tin có thể thay đổi; ưu tiên hướng dẫn hiện hành của cơ quan/nhà cung cấp tại thời điểm thao tác. Cập nhật: 28/09/2026.
