Hộp thoại “Ngày chứng thư đã hết hạn” hiện ra khi ký hồ sơ trên Cổng thông tin một cửa quốc gia bằng một chứng thư đã quá hạn. Bài này giúp bạn phân biệt chứng thư thật sự hết hạn với trường hợp chọn nhầm chứng thư cũ sau gia hạn, và trình tự đưa chứng thư mới vào dùng đúng cách.
Tài liệu hướng dẫn chữ ký số của Cổng nêu: khi chứng thư hết hạn, hệ thống đưa ra thông báo này và doanh nghiệp liên hệ nơi cấp chứng thư để được hỗ trợ. Kiểm tra ngày hết hạn trong Token Manager. Đã gia hạn thì chọn chứng thư mới khi ký và chắc chắn chứng thư mới đã đăng ký với Hải quan. Chưa gia hạn thì gia hạn với nhà cung cấp, nạp chứng thư mới vào Token, đăng ký lại với Hải quan rồi ký lại.
Thông báo và khi nào xuất hiện
Trong tài liệu hướng dẫn chữ ký số của Cổng (phần ký điện tử khi gửi hồ sơ), sau bước chọn chứng thư trong hộp “Ký điện tử” và nhập PIN, hệ thống kiểm tra chứng thư. Trường hợp chứng thư hết hạn, hộp thoại hiện “Ngày chứng thư đã hết hạn” kèm nút OK; tài liệu hướng dẫn doanh nghiệp liên hệ lại nơi cấp chứng thư số để được hỗ trợ. Hồ sơ không được gửi và vẫn giữ trạng thái trước đó.
Thông báo trên thuộc luồng ký bằng Java. Với màn hình ký bằng SignCA, câu chữ khi chứng thư hết hạn có thể khác; cách xử lý bên dưới vẫn áp dụng vì gốc vấn đề là chứng thư dùng để ký. Nếu hồ sơ còn chưa tới được bước chọn chứng thư, xem không ký được hồ sơ, hồ sơ vẫn “Mới tạo”.
Nguyên nhân, xếp theo khả năng
| Nguyên nhân | Dấu hiệu |
|---|---|
| Chọn nhầm chứng thư cũ | Vừa gia hạn; danh sách chứng thư khi ký có hai dòng cùng tên doanh nghiệp. Chứng thư cũ vẫn có thể nằm trong Token hoặc kho chứng thư Windows. |
| Chứng thư thật sự hết hạn | Token Manager cho thấy ngày hết hạn đã qua và chưa có chứng thư mới. |
| Đã gia hạn nhưng chưa nạp chứng thư mới | Đã nhận thông báo gia hạn từ nhà cung cấp nhưng Token Manager vẫn chỉ thấy chứng thư cũ. |
| Ngày giờ máy tính sai lệch | Ít gặp; đồng hồ Windows sai ngày có thể làm việc kiểm tra thời hạn cho kết quả sai. Nên kiểm tra khi các nguyên nhân trên không đúng. |
Cách xử lý từng bước
Đóng hộp thoại, xem hạn chứng thư
Bấm OK. Mở Token Manager, ghi lại serial và ngày hết hạn của từng chứng thư. Cách đọc các trường: xem thông tin chứng thư số Viettel-CA.
Có chứng thư mới còn hạn: chọn đúng khi ký
Ký lại, ở ô Chứng thư số (Java) hoặc hộp “Chọn chứng thư để ký số” (SignCA, bấm “More choices” nếu cần), chọn chứng thư có serial và hạn mới. Đảm bảo chứng thư này đã có trong bảng đăng ký trên trang “Đăng ký Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số” của Hải quan.
Đã gia hạn nhưng Token chưa có chứng thư mới
Nạp chứng thư mới theo hướng dẫn cập nhật chứng thư sau gia hạn Viettel-CA, rồi đăng ký chứng thư mới với Hải quan.
Chưa gia hạn: gia hạn trước
Liên hệ nhà cung cấp để gia hạn; xem gia hạn chữ ký số Viettel-CA hoặc nên gia hạn hay đăng ký mới. Có chứng thư mới thì làm tiếp như bước trên.
Đăng ký với Hải quan và ký lại
Đăng ký chứng thư mới theo hướng dẫn đăng ký chữ ký số cho Cổng; tra cứu lại sau 5 phút để thấy serial mới, rồi ký và gửi hồ sơ. Gặp lỗi ngày khi đăng ký thì xem lỗi ngày hiệu lực đăng ký chữ ký số.
Không cần xóa chứng thư cũ để hết lỗi; chỉ cần chọn đúng chứng thư mới. Xóa chứng thư khỏi Token là thao tác khó khôi phục; nếu muốn dọn Token, hãy hỏi nhà cung cấp.
Cách xác nhận đã hết lỗi
- Ký lại không còn hộp thoại hết hạn; hệ thống báo “Gửi thành công” hoặc “Gửi hồ sơ thành công”.
- Trạng thái hồ sơ thay đổi; lịch sử xử lý có dòng gửi mới.
- Bảng chứng thư đã đăng ký trên trang Hải quan có serial mới với khoảng ngày đăng ký hợp lệ.
Phòng tránh lần sau
- Ghi ngày hết hạn chứng thư vào lịch làm việc chung; nhắc trước để kịp gia hạn. Xem chữ ký số Viettel sắp hết hạn: cần làm gì.
- Sau mỗi lần gia hạn, cập nhật chứng thư mới trên mọi hệ thống đang dùng, trong đó có đăng ký với Hải quan cho Cổng một cửa quốc gia.
- Đăng ký sớm, không đợi ngày nộp hồ sơ. Với dịch vụ Hải quan điện tử, thông báo ngày 26/11/2025 của Viettel-CA lưu ý cập nhật chứng thư lên hệ thống Hải quan trước khi thông quan ít nhất 1 ngày làm việc.
Các lỗi khác tra ở bảng tra lỗi Cổng một cửa quốc gia; tổng quan ở Cổng một cửa quốc gia: hướng dẫn toàn tập. Cần hỗ trợ, gửi mã hồ sơ, serial chứng thư và ảnh hộp thoại; không gửi PIN.
Câu hỏi thường gặp
Đã gia hạn rồi sao vẫn báo “Ngày chứng thư đã hết hạn”?
Thường do chọn nhầm chứng thư cũ khi ký, hoặc chứng thư mới chưa được nạp vào Token. Kiểm tra serial và hạn trong Token Manager rồi chọn đúng chứng thư mới.
Gia hạn xong có ký được ngay trên Cổng không?
Chưa. Chứng thư mới phải được nạp vào Token và đăng ký với Hải quan; trang đăng ký lưu ý tra cứu lại sau 5 phút để thấy kết quả.
Có nên xóa chứng thư cũ khỏi máy cho đỡ nhầm?
Không cần. Chỉ cần chọn đúng chứng thư mới khi ký. Muốn dọn chứng thư trên Token, hỏi nhà cung cấp trước vì thao tác này khó khôi phục.
Nên gia hạn chữ ký số trước bao lâu?
Đủ sớm để kịp nạp chứng thư mới và đăng ký lại với Hải quan trước kỳ nộp hồ sơ. Với Hải quan điện tử, Viettel-CA lưu ý cập nhật trước khi thông quan ít nhất 1 ngày làm việc.
Gia hạn chữ ký số trước kỳ nộp hồ sơ
Xem báo giá gia hạn, USB Token của Viettel-CA – dịch vụ chứng thực chữ ký số của Viettel để không bị gián đoạn khi ký trên Cổng một cửa quốc gia.
Nguồn đối chiếu: Thông tin hướng dẫn đăng ký chữ ký số – vnsw.gov.vn; Đăng ký Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số – Hải quan Việt Nam; Thông báo cập nhật thời hạn chữ ký số – Viettel-CA. Thông tin có thể thay đổi; ưu tiên hướng dẫn hiện hành của cơ quan/nhà cung cấp tại thời điểm thao tác. Cập nhật: 28/09/2026.
