Muốn nộp hồ sơ trên Cổng thông tin một cửa quốc gia, doanh nghiệp phải có tài khoản được quản trị hệ thống phê duyệt và phân quyền theo từng thủ tục. Bài này đi qua các trường cần khai, sáu bước đăng ký theo tài liệu của Cổng, việc cần làm khi chưa nhận email, cách đổi hoặc lấy lại mật khẩu và lựa chọn VNeID từ 15/10/2026.
Vào vnsw.gov.vn, chọn Đăng ký, khai mã số thuế (cũng là tên đăng nhập), email, mật khẩu, thông tin người đại diện và doanh nghiệp đúng như giấy đăng ký kinh doanh, tải tệp giấy phép, chọn ít nhất một thủ tục sẽ khai, nhập mã xác nhận rồi bấm Đăng ký. Quản trị hệ thống đối chiếu thông tin, gửi email phê duyệt và email phân quyền. Chờ lâu chưa nhận thì gửi đề nghị tới [email protected] kèm hồ sơ theo hướng dẫn trên trang hỏi đáp của Cổng.
Chuẩn bị thông tin trước khi đăng ký
Form “Đăng ký người sử dụng” gồm bốn nhóm thông tin; trường có dấu (*) là bắt buộc:
| Nhóm | Trường cần khai | Lưu ý từ Cổng |
|---|---|---|
| Thông tin tài khoản | Mã số thuế (*), Email (*), Mật khẩu (*), Nhập lại mật khẩu (*) | “Mã số thuế chính là tài khoản doanh nghiệp”. Email phải chính xác để nhận thông báo tài khoản từ hệ thống. Mật khẩu “ít nhất 8 kí tự, bao gồm cả chữ cái viết thường, viết hoa, số và kí tự đặc biệt (~!@#$%^&*)”. |
| Người đại diện | Họ và tên (*), Email (*), Điện thoại, Di động | Để quản trị hệ thống liên hệ khi cần. |
| Thông tin doanh nghiệp | Loại hình doanh nghiệp (*), Tên doanh nghiệp tiếng Việt (*), Số ĐKKD (*), Địa chỉ (*), Tỉnh/Thành phố, Điện thoại (*), Fax, Giấy phép kinh doanh (*) | “Thông tin doanh nghiệp phải chính xác như trong Giấy phép đăng ký kinh doanh”. Nếu giấy đăng ký kinh doanh không có mã số thuế, phải cung cấp giấy chứng nhận mã số thuế. |
| Danh sách thủ tục hành chính khai báo | Ô chọn theo bộ, ngành và thủ tục | Bắt buộc chọn ít nhất một thủ tục; quản trị hệ thống dùng lựa chọn này làm căn cứ phân quyền cho tài khoản. |
- Dùng email chung của bộ phận thay cho email cá nhân, để khi nhân sự thay đổi vẫn nhận được thông báo và lấy lại được mật khẩu.
- Scan giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hiện hành thành một tệp rõ nét.
- Liệt kê trước các thủ tục sẽ làm để chọn đủ ngay từ đầu.
- Số fax, địa chỉ ở tài khoản được lấy tự động vào một số hồ sơ nên cần khai đúng. Tại ngày 28/09/2026, danh sách Tỉnh/Thành phố trên form vẫn theo địa giới cũ; ô Địa chỉ nên ghi đầy đủ như giấy đăng ký doanh nghiệp hiện hành.
Sáu bước đăng ký trên vnsw.gov.vn
Các bước dưới đây theo “Tài liệu hướng dẫn đăng ký” mà Cổng đặt ngay trên form (tài liệu 03/2017, chức năng đăng ký tài khoản và đổi mật khẩu dành cho doanh nghiệp):
Mở form đăng ký
Truy cập https://vnsw.gov.vn, bấm “Đăng ký” ở góc phải trên cùng, hoặc “Đăng ký người sử dụng” trong khối Dịch vụ công của trang chủ.
Khai thông tin tài khoản
Nhập mã số thuế của đơn vị, email, mật khẩu và nhập lại mật khẩu. Mật khẩu này là mật khẩu đăng nhập sau khi tài khoản được duyệt.
Khai người đại diện và doanh nghiệp
Điền các trường có dấu (*), chọn loại hình doanh nghiệp, tải tệp giấy phép kinh doanh; đối chiếu tên, số đăng ký, địa chỉ với giấy chứng nhận.
Chọn thủ tục hành chính khai báo
Đánh dấu các thủ tục sẽ khai trong danh sách theo bộ, ngành. Có thể chọn nhiều thủ tục; bắt buộc chọn ít nhất một.
Nhập mã xác nhận và gửi
Nhập mã xác nhận trên màn hình, bấm “Đăng ký”, rồi bấm “OK” ở hộp thoại xác nhận. Nếu thông tin hợp lệ, hệ thống báo đăng ký thành công; nếu không, hệ thống trả lỗi để bạn sửa và gửi lại. Nút “Quay lại” hủy quá trình đăng ký.
Chờ email của quản trị hệ thống
Nếu thông tin khớp với giấy đăng ký kinh doanh (hoặc giấy chứng nhận mã số thuế), doanh nghiệp nhận email phản hồi về tài khoản, kèm email thông báo phân quyền theo các thủ tục đã chọn.
Phê duyệt, phân quyền và khi chưa nhận email
Tài khoản dùng được khi quản trị hệ thống phê duyệt và phân quyền. Theo Nghị định 85/2019/NĐ-CP và Nghị định 336/2026/NĐ-CP (hiệu lực 15/10/2026), đơn vị quản lý Cổng kiểm tra, đối chiếu thông tin người khai trong 01 ngày làm việc. Nội dung này tóm tắt quy định để tham khảo; hãy đối chiếu văn bản gốc cho trường hợp cụ thể.
Vài ngày chưa nhận email: kiểm tra hộp thư rác và địa chỉ đã khai, rồi theo câu hỏi 1 trên trang hỏi đáp của Cổng, gửi email đề nghị cấp tài khoản tới [email protected] gồm:
- Bản scan giấy phép đăng ký kinh doanh; mã số thuế; tên công ty; địa chỉ công ty.
- Thông tin người đại diện pháp lý (tên, email, điện thoại) và thông tin người đăng ký (tên, email, điện thoại).
- Ghi rõ xin cấp tài khoản để khai báo với bộ, ngành nào, thủ tục nào (ví dụ Bộ Giao thông vận tải, thủ tục tàu biển xuất nhập cảnh).
Đăng nhập được nhưng không thấy chức năng của thủ tục cần khai thường là do tài khoản chưa được phân quyền thủ tục đó. Hãy liên hệ bộ phận hỗ trợ, nêu rõ bộ, ngành và thủ tục cần bổ sung.
Việc cần làm ngay sau khi có tài khoản
- Đổi mật khẩu như tài liệu của Cổng khuyến nghị: sau khi đăng nhập, chọn “Đổi mật khẩu”, nhập “Mật khẩu cũ”, “Mật khẩu mới”, nhập lại rồi bấm “Đổi mật khẩu”.
- Đăng ký chữ ký số với cơ quan hải quan: xem đăng ký chữ ký số cho Cổng một cửa quốc gia.
- Cài công cụ ký số theo hướng dẫn cài SignCA, Java và chế độ IE.
- Đọc tài liệu của thủ tục (mục “Tài liệu đi kèm thủ tục”) trước khi khai hồ sơ đầu tiên.
- Phân công nội bộ: ai giữ mật khẩu Cổng, ai giữ USB Token; nhân sự nghỉ việc thì đổi mật khẩu ngay.
Quên mật khẩu, đổi thông tin doanh nghiệp
Quên mật khẩu: bấm “Quên tài khoản”, màn hình “Khôi phục mật khẩu” yêu cầu Mã số thuế và Email (“Đề nghị nhập chính xác địa chỉ email doanh nghiệp đã sử dụng khi đăng ký tài khoản”), rồi bấm “Gửi”. Không còn dùng email cũ hoặc đăng nhập liên tục báo “tên người dùng và mật khẩu không hợp lệ” thì gửi email tới bộ phận hỗ trợ kèm bản scan giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận mã số thuế. Chi tiết: xử lý lỗi đăng nhập Cổng một cửa quốc gia.
Đổi tên, địa chỉ, số fax: dùng chức năng “Cập nhật tài khoản” sau khi đăng nhập. Lưu ý trường hợp được nêu trên trang hỏi đáp: nếu cập nhật tài khoản sau khi đã bấm gửi một hồ sơ, hồ sơ đó không tự đổi theo; phải gửi yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ để thông tin mới được cập nhật.
Đổi người đại diện theo pháp luật: ngoài cập nhật tài khoản, kiểm tra chứng thư số có cần cấp lại không; xem đổi người đại diện: chữ ký số Viettel-CA cần làm gì. Mọi lỗi theo từng giai đoạn được tổng hợp tại bảng tra lỗi Cổng một cửa quốc gia.
Từ 15/10/2026: thêm lựa chọn VNeID
Nghị định 336/2026/NĐ-CP ngày 22/8/2026, có hiệu lực từ 15/10/2026 và thay thế Nghị định 85/2019/NĐ-CP, quy định tại Điều 11: “Đối với người sử dụng là người khai, việc đăng ký tài khoản được thực hiện theo một trong các phương thức sau: Đăng ký tài khoản và chữ ký số trên Cổng thông tin một cửa quốc gia; hoặc Sử dụng tài khoản định danh điện tử được cấp qua ứng dụng định danh quốc gia VNeID để đăng ký, truy cập hệ thống.” Các chỉ tiêu đăng ký theo Phụ lục I của Nghị định.
Như vậy, tài khoản định danh điện tử là một lựa chọn thêm, không phải yêu cầu bỏ tài khoản đang có. Tại ngày 28/09/2026, trang chủ vnsw.gov.vn chưa có thông báo hướng dẫn đăng nhập bằng VNeID; hãy theo dõi mục Thông báo. Đăng nhập bằng VNeID cũng không thay việc ký số hồ sơ khi quy định yêu cầu. Xem tổng quan tại Cổng một cửa quốc gia: hướng dẫn toàn tập.
Câu hỏi thường gặp
Tên đăng nhập Cổng thông tin một cửa quốc gia là gì?
Là mã số thuế của doanh nghiệp. Form đăng ký ghi rõ “Mã số thuế chính là tài khoản doanh nghiệp”.
Đăng ký xong bao lâu thì dùng được tài khoản?
Khi quản trị hệ thống phê duyệt và gửi email phân quyền. Quy định yêu cầu kiểm tra, đối chiếu thông tin trong 01 ngày làm việc; quá lâu chưa nhận email thì gửi đề nghị tới [email protected] theo hướng dẫn trên trang hỏi đáp.
Doanh nghiệp làm nhiều thủ tục có phải đăng ký nhiều tài khoản không?
Form đăng ký cho phép chọn nhiều thủ tục hành chính cùng lúc; quản trị hệ thống phân quyền cho tài khoản theo các thủ tục đã chọn. Thiếu quyền thủ tục nào thì liên hệ bộ phận hỗ trợ để bổ sung.
Quên mật khẩu Cổng một cửa quốc gia thì làm thế nào?
Bấm “Quên tài khoản”, nhập mã số thuế và đúng email đã đăng ký rồi bấm “Gửi”. Nếu không còn dùng email đó, gửi email tới bộ phận hỗ trợ kèm bản scan giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận mã số thuế.
Đăng ký tài khoản xong đã ký được hồ sơ chưa?
Chưa. Bạn còn phải đăng ký chữ ký số với cơ quan hải quan và cài công cụ ký số của Cổng.
Chưa có chữ ký số để ký hồ sơ?
Tài khoản chỉ là bước đầu; để gửi hồ sơ, doanh nghiệp cần chứng thư số còn hạn. Xem báo giá USB Token Viettel-CA – dịch vụ chứng thực chữ ký số của Viettel, gồm gói cho doanh nghiệp mới thành lập.
Nguồn đối chiếu: Đăng ký người sử dụng – vnsw.gov.vn; Các câu hỏi thường gặp – vnsw.gov.vn; Khôi phục mật khẩu – vnsw.gov.vn; Từ 15/10/2026 được dùng VNeID đăng nhập Cổng thông tin một cửa quốc gia – LuatVietnam. Thông tin có thể thay đổi; ưu tiên hướng dẫn hiện hành của cơ quan/nhà cung cấp tại thời điểm thao tác. Cập nhật: 28/09/2026.
