Hồ sơ trên Cổng thông tin một cửa quốc gia chỉ ký được bằng USB Token đã đăng ký với cơ quan hải quan. Bài này chỉ đúng trang đăng ký đang hoạt động, cách chuẩn bị máy, các bước với USB Token Viettel-CA, cách kiểm tra kết quả và việc phải làm sau khi gia hạn hoặc đổi Token.
Mở customs.gov.vn, vào Dịch vụ công trực tuyến, chọn Đăng ký chữ ký số (trang “Đăng ký Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số”) bằng chế độ Internet Explorer của Edge, máy đã cài Java. Cắm USB Token, nhập mã doanh nghiệp, số giấy tờ của người đại diện, mã xác nhận, bấm Xem thông tin, chọn đúng chứng thư, giữ ngày hiệu lực đăng ký trong thời hạn chứng thư rồi bấm Đăng ký và nhập PIN. Khi gia hạn hoặc đổi Token, đăng ký chứng thư mới trước khi ký hồ sơ.
Vì sao phải đăng ký chữ ký số
Theo Điều 12 Nghị định 85/2019/NĐ-CP, trước khi dùng chữ ký số để làm thủ tục qua Cổng thông tin một cửa quốc gia, người sử dụng phải đăng ký chữ ký số với đơn vị quản lý Cổng. Thông tin đăng ký gồm tên và mã số thuế của người khai; họ tên, số giấy tờ tùy thân, chức danh của người được cấp chứng thư; số serial và thời hạn hiệu lực của chứng thư. Khi thông tin đã đăng ký thay đổi, người khai phải đăng ký lại. Nghị định 336/2026/NĐ-CP, thay thế Nghị định 85/2019/NĐ-CP từ 15/10/2026, tiếp tục yêu cầu đăng ký lại khi thông tin chứng thư thay đổi.
Hướng dẫn ký số của Cổng cũng ghi: “Doanh nghiệp phải cắm usb token đã đăng ký sử dụng với hải quan một cửa trong quá trình ký số và đảm bảo phần mềm của token ký số đang hoạt động tốt.” Nội dung trên tóm tắt quy định để bạn tham khảo; hãy đối chiếu văn bản gốc hoặc hỏi cơ quan hải quan cho trường hợp cụ thể.
Đăng ký ở trang nào
Trên trang chủ vnsw.gov.vn, mục “Đăng ký chữ ký số” mở trang “Thông tin hướng dẫn đăng ký chữ ký số” gồm hai phần: Chữ ký số Giai đoạn 1 (tài liệu hướng dẫn và “Link đăng ký”) và Giai đoạn 2 (tài liệu hướng dẫn và “Bộ cài ký số đa trình duyệt”). Khi kiểm tra ngày 28/09/2026, “Link đăng ký” trỏ tới một địa chỉ cũ của Hải quan và trả về lỗi 404.
Chức năng đang hoạt động nằm trên Cổng thông tin điện tử Hải quan: customs.gov.vn, mục Dịch vụ công trực tuyến, chọn Đăng ký chữ ký số. Trang có tiêu đề “Đăng ký Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số” và các lưu ý:
- “Chức năng này chỉ chạy trên trình duyệt IE và phải cài đặt Java”.
- “Doanh nghiệp phải dùng chữ ký số để đăng ký.”
- “Có thể dùng chữ ký số đã đăng ký với cơ quan thuế để đăng ký với cơ quan hải quan.”
- Cơ quan hải quan chấp nhận chữ ký số của các nhà cung cấp đã được cấp phép và đã xác nhận hợp chuẩn với cơ quan hải quan.
Đây cũng là chức năng đăng ký chữ ký số dùng cho thủ tục hải quan điện tử; phần khai tờ khai xem cụm hải quan điện tử: hướng dẫn toàn tập.
Chuẩn bị máy tính và thông tin
- USB Token Viettel-CA hoạt động: phần mềm Token đã cài, Token Manager thấy chứng thư đúng tên doanh nghiệp, còn hạn. Cách đọc serial và hạn dùng: xem thông tin chứng thư số Viettel-CA.
- Chỉ cắm một Token khi đăng ký để không chọn nhầm chứng thư.
- Mã doanh nghiệp: mã số thuế. Số chứng minh thư: tài liệu của Cổng hướng dẫn nhập số giấy tờ của người đại diện theo pháp luật như trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
- Chế độ Internet Explorer trên Microsoft Edge: Microsoft đã kết thúc hỗ trợ Internet Explorer từ 15/6/2022. Trong Edge, mở edge://settings/defaultBrowser, ở “Khả năng tương thích của Internet Explorer” chọn cho phép tải lại trang web ở chế độ Internet Explorer, khởi động lại Edge, sau đó mở trang đăng ký và chọn “Tải lại trong Chế độ Internet Explorer”.
- Java: trang đăng ký có liên kết Download bộ cài Java; hướng dẫn của Viettel-CA yêu cầu gỡ Java cũ rồi cài bộ Java 7u3 tải từ trang Hải quan. Chi tiết thiết lập: cài công cụ ký số, Java và chế độ IE.
Chỉ cho phép thành phần Java chạy khi đang ở đúng trang customs.gov.vn. Không cài “bản vá” hay công cụ ký số tải từ đường link lạ gửi qua tin nhắn, email.
Các bước đăng ký với USB Token Viettel-CA
Mở trang đăng ký ở chế độ IE
Cắm USB Token, mở trang “Đăng ký Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số” và tải lại ở chế độ Internet Explorer. Nếu trình duyệt hỏi cho chạy ứng dụng Java của trang, chỉ đồng ý khi địa chỉ là customs.gov.vn.
Nhập thông tin tra cứu
Nhập Mã doanh nghiệp, Số chứng minh thư, mã captcha rồi bấm “Xem thông tin”. Thiếu trường nào, trang báo “* Bạn cần nhập mã doanh nghiệp” hoặc “* Bạn cần nhập số chứng minh thư”; sai captcha thì báo “Mã captcha không hợp lệ!”.
Kiểm tra chứng thư đọc từ Token
Các ô thông tin chứng thư được điền tự động: tên chủ thể, tổ chức cấp, serial, ngày hiệu lực. Có nhiều chứng thư thì chọn đúng chứng thư của doanh nghiệp trong danh sách. Nếu trang báo “Không đọc được chữ ký số trong USB, xin vui lòng kiểm tra USB”, kiểm tra lại Token, chế độ IE và Java; thông báo này có trong bảng mã lỗi hải quan điện tử.
Giữ ngày hiệu lực đăng ký hợp lệ
Ô từ ngày mặc định là ngày hiện tại, ô đến ngày mặc định là ngày hết hạn chứng thư. Không kéo dài quá thời hạn chứng thư, không để ngày kết thúc nhỏ hơn ngày bắt đầu.
Bấm Đăng ký và nhập PIN
Bấm “Đăng ký”; trang ký dữ liệu đăng ký bằng chứng thư đã chọn nên phần mềm Token sẽ hỏi PIN. Thành công, trang báo “Đăng ký mới thành công”. Báo ngày không hợp lệ hoặc “Đăng ký không thành công” thì xem lỗi ngày hiệu lực đăng ký chữ ký số.
Kiểm tra kết quả đăng ký
Sau bước Xem thông tin, trang hiển thị bảng các chứng thư đã đăng ký của doanh nghiệp với các cột Serial Number, Hiệu lực chữ ký số, Đăng ký với Hải quan, Sửa và Hủy. Nếu chưa có chứng thư nào, trang ghi “Bạn chưa đăng ký sử dụng chữ ký số” kèm lưu ý: “Trong trường hợp mới Đăng ký hoặc Hủy vui lòng tra cứu lại sau 5 phút”.
- Đối chiếu serial trong bảng với serial hiển thị trong Token Manager.
- Cột “Đăng ký với Hải quan” phải bao trùm khoảng thời gian bạn sẽ ký hồ sơ.
- Sau đó đăng nhập vnsw.gov.vn, thử ký gửi một hồ sơ theo hướng dẫn khai, ký số và theo dõi hồ sơ.
Sau khi gia hạn, đổi Token hoặc đổi thông tin
Gia hạn, cấp lại USB Token hoặc thay đổi thông tin trên chứng thư đều làm thông tin đã đăng ký thay đổi, nên phải đăng ký lại. Trên trang đăng ký, nút “Sửa” không sửa trực tiếp mà hiện thông báo: “Để cập nhật chữ ký số, bạn hãy xóa chữ ký số cũ, và thực hiện các bước như đăng ký mới”. Trình tự an toàn:
Nạp chứng thư mới vào Token
Làm theo hướng dẫn cập nhật chứng thư sau gia hạn Viettel-CA và kiểm tra ngày hết hạn mới.
Đăng ký chứng thư mới
Thực hiện lại các bước ở mục trên, chọn đúng chứng thư mới, rồi tra cứu lại sau 5 phút để thấy serial mới trong bảng.
Xử lý đăng ký cũ
Nút “Hủy” hủy đăng ký của một serial. Chỉ hủy khi chắc chắn không còn dùng chứng thư đó; nếu có hồ sơ đang xử lý, hỏi bộ phận hỗ trợ trước.
Hãy đăng ký sớm, đừng đợi ngày cần nộp hồ sơ. Với dịch vụ Hải quan điện tử, thông báo ngày 26/11/2025 của Viettel-CA lưu ý cập nhật chứng thư lên hệ thống Hải quan trước khi thông quan ít nhất 1 ngày làm việc. Nếu đổi người đại diện theo pháp luật, xem đổi người đại diện: chữ ký số Viettel-CA cần làm gì. Các lỗi khác trong giai đoạn này có ở bảng tra lỗi Cổng một cửa quốc gia; tổng quan xem Cổng một cửa quốc gia: hướng dẫn toàn tập.
Câu hỏi thường gặp
Đăng ký chữ ký số cho Cổng một cửa quốc gia ở đâu?
Trên customs.gov.vn, mục Dịch vụ công trực tuyến, chọn Đăng ký chữ ký số (trang “Đăng ký Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số”). Mục Đăng ký chữ ký số trên vnsw.gov.vn dẫn tới chức năng này.
Có bắt buộc dùng Internet Explorer không?
Trang đăng ký ghi chức năng chỉ chạy trên trình duyệt IE và phải cài Java. Vì Internet Explorer đã ngừng được hỗ trợ từ 15/6/2022, cách thường dùng là mở trang bằng chế độ Internet Explorer của Microsoft Edge.
Chữ ký số đang dùng nộp thuế có đăng ký với Hải quan được không?
Được. Trang đăng ký của Hải quan ghi rõ có thể dùng chữ ký số đã đăng ký với cơ quan thuế để đăng ký với cơ quan hải quan.
Gia hạn chữ ký số Viettel-CA có phải đăng ký lại không?
Có. Chứng thư sau gia hạn có thông tin mới (serial, thời hạn) nên phải đăng ký chứng thư mới trước khi ký hồ sơ; đăng ký cũ chỉ hủy khi chắc chắn không còn dùng.
Đăng ký xong bao lâu thì thấy trong danh sách?
Trang lưu ý tra cứu lại sau 5 phút khi vừa đăng ký hoặc hủy. Để chắc chắn, hãy đăng ký trước ngày cần nộp hồ sơ ít nhất một ngày làm việc.
Sắp hết hạn chữ ký số?
Gia hạn sớm để kịp nạp chứng thư mới và đăng ký lại với Hải quan trước kỳ nộp hồ sơ. Xem báo giá USB Token và gia hạn của Viettel-CA – dịch vụ chứng thực chữ ký số của Viettel.
Nguồn đối chiếu: Đăng ký Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số – Hải quan Việt Nam; Thông tin hướng dẫn đăng ký chữ ký số – vnsw.gov.vn; Điều 12 Nghị định 85/2019/NĐ-CP về chữ ký số – Thư Viện Pháp Luật; Hướng dẫn đăng ký doanh nghiệp sử dụng chữ ký số – Viettel-CA; Chế độ Internet Explorer trong Microsoft Edge – Microsoft. Thông tin có thể thay đổi; ưu tiên hướng dẫn hiện hành của cơ quan/nhà cung cấp tại thời điểm thao tác. Cập nhật: 28/09/2026.
