"Hình thức áp dụng hóa đơn không hợp lệ" (20023) và các lỗi cùng nhóm như "Loại hóa đơn không hợp lệ" (20022), "Ký hiệu hóa đơn không phù hợp với hình thức áp dụng HĐĐT đã đăng ký" (20024) xảy ra khi hóa đơn gửi đi không khớp với những gì đã đăng ký trên Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT. Bài viết chỉ cách đọc ký hiệu hóa đơn theo Thông tư 91/2026/TT-BTC và sửa đúng phía cần sửa: hóa đơn hay tờ khai.
Đọc ký hiệu mẫu số và ký hiệu 6 ký tự của hóa đơn bị lỗi (ví dụ 1C26TAA: hóa đơn giá trị gia tăng, có mã, năm 2026, loại do doanh nghiệp đăng ký). So với phần 1 (hình thức), phần 4 (loại hóa đơn) và phần 7, 8 (nhà cung cấp, đơn vị truyền nhận) của tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT đã được chấp nhận. Hóa đơn sai thì sửa ký hiệu, loại rồi lập lại; tờ khai thiếu thì gửi tờ khai thay đổi thông tin, chờ chấp nhận rồi mới lập.
Các thông báo trong nhóm lỗi này
| Mã | Nội dung | Xuất hiện khi |
|---|---|---|
| 20023 | Hình thức áp dụng hóa đơn không hợp lệ | Gửi hóa đơn cấp mã hoặc dữ liệu hóa đơn |
| 20022 | Loại hóa đơn không hợp lệ | Gửi hóa đơn cấp mã |
| 20024 | Ký hiệu hóa đơn không phù hợp với hình thức áp dụng HĐĐT đã đăng ký | Gửi hóa đơn cấp mã |
| 20000 | Kí hiệu mẫu số hoá đơn không hợp lệ | Gửi hóa đơn cấp mã |
| 20053 | Thông tin TVAN/KNTT không khớp với thông tin đã đăng ký | Gửi hóa đơn qua đơn vị truyền nhận chưa khai |
| 2002, 2005, 2006 | Không thuộc diện dùng hóa đơn máy tính tiền; loại hóa đơn chưa phù hợp phương pháp tính thuế; phương pháp tính thuế không đúng | Gửi Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT |
Căn cứ là điểm a khoản 2 Điều 12 Nghị định 254/2026/NĐ-CP: hóa đơn được cấp mã phải đúng định dạng và đúng thông tin đăng ký. Mã và câu chữ được nhà cung cấp hóa đơn ghi nhận từ phản hồi của cơ quan thuế, có thể thay đổi theo hệ thống.
Đọc ký hiệu hóa đơn theo Thông tư 91/2026/TT-BTC
Phụ lục I Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định ký hiệu mẫu số là một chữ số và ký hiệu hóa đơn gồm 6 ký tự:
| Thành phần | Giá trị |
|---|---|
| Ký hiệu mẫu số | 1: hóa đơn giá trị gia tăng; 2: hóa đơn bán hàng; 3: bán tài sản công; 4: bán hàng dự trữ quốc gia; 5: tem, vé, thẻ, phiếu thu điện tử; 6: phiếu xuất kho; 7: hóa đơn thương mại điện tử; 8, 9: hóa đơn tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí |
| Ký tự thứ 1 | C: có mã của cơ quan thuế; K: không có mã |
| Ký tự 2–3 | Hai số cuối của năm lập, ví dụ 26 |
| Ký tự thứ 4 | T: doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh đăng ký sử dụng; M: khởi tạo từ máy tính tiền; L: cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh; D: tài sản công, dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn đặc thù; N, B: phiếu xuất kho; G, H: tem, vé, thẻ; X: hóa đơn thương mại điện tử; F: hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế |
| Hai ký tự cuối | Người bán tự đặt để phân biệt mẫu; không có nhu cầu thì dùng YY |
Ví dụ trong Thông tư: "1C26TAA" là hóa đơn giá trị gia tăng có mã lập năm 2026 do doanh nghiệp đăng ký sử dụng; "1K26TYY" là hóa đơn giá trị gia tăng không có mã. Theo Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn giá trị gia tăng dành cho tổ chức khai thuế theo phương pháp khấu trừ; hóa đơn bán hàng dành cho tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh khai theo phương pháp trực tiếp.
Nguyên nhân theo mức độ thường gặp
- Hình thức lệch đăng ký: đăng ký có mã nhưng gửi ký hiệu K, hoặc gửi hóa đơn máy tính tiền (M) khi chưa đăng ký hình thức này.
- Loại hóa đơn chưa đăng ký: xuất hóa đơn bán hàng trong khi phần 4 tờ khai chỉ chọn hóa đơn giá trị gia tăng, hoặc ngược lại.
- Ký hiệu sai quy tắc: sai năm, sai chữ cái loại, mẫu số không khớp loại hóa đơn.
- Loại hóa đơn lệch phương pháp tính thuế: chọn hóa đơn giá trị gia tăng khi đang khai theo phương pháp trực tiếp (lỗi 2005, 2006 ở bước đăng ký).
- Đổi hoặc dùng thêm nhà cung cấp nhưng chưa khai ở phần 7, 8 tờ khai (lỗi 20053).
Riêng hóa đơn từ máy tính tiền, lỗi 2002 cho biết ngành nghề không thuộc diện theo điểm c khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP; xem hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Cách xử lý và kiểm tra đã hết lỗi
Ghi lại ký hiệu hóa đơn bị lỗi
Chép ký hiệu mẫu số, ký hiệu 6 ký tự, loại hóa đơn và nhà cung cấp đã gửi.
Mở tờ khai đã được chấp nhận
Xem phần 1 (hình thức hóa đơn), phần 3 (phương thức chuyển dữ liệu), phần 4 (loại hóa đơn), phần 7 và 8 (tổ chức cung cấp dịch vụ, đơn vị truyền nhận).
Sửa phía hóa đơn nếu hóa đơn sai
Chọn đúng mẫu, ký hiệu trên phần mềm rồi lập, ký và gửi cấp mã lại. Không giao hóa đơn chưa có mã cho người mua.
Sửa phía tờ khai nếu đăng ký còn thiếu
Gửi Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT "Thay đổi thông tin" bổ sung hình thức, loại hóa đơn hoặc nhà cung cấp; chờ Thông báo chấp nhận, thường trong 01 ngày làm việc, rồi mới lập hóa đơn. Chi tiết tại đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT.
Xác nhận kết quả
Hóa đơn gửi lại được cấp mã; tra cứu trên cổng hoadondientu.gdt.gov.vn cho kết quả tồn tại hóa đơn trùng khớp.
Nếu phương pháp tính thuế là vấn đề, hỏi cơ quan thuế quản lý trước khi đổi loại hóa đơn. Nếu lỗi chuyển sang 20001, xem lỗi 20001 sai định dạng dữ liệu; nếu là 20021, xem lỗi 20021.
Thông tin cần gửi khi nhờ hỗ trợ
- Ảnh thông báo lỗi có mã, ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn.
- Ảnh phần 1, 4, 7, 8 của tờ khai đã được chấp nhận gần nhất.
- Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng đang áp dụng.
- Không gửi mật khẩu, mã PIN hay OTP.
Câu hỏi thường gặp
Chuyển sang nhà cung cấp hóa đơn khác có phải khai lại không?
Có. Tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT có phần tổ chức cung cấp dịch vụ và đơn vị truyền nhận; đổi hoặc dùng thêm nhà cung cấp mà không khai thì hóa đơn gửi qua nhà cung cấp mới có thể bị từ chối.
Ký hiệu 1C26TAA có nghĩa là gì?
Số 1 là hóa đơn giá trị gia tăng; C là có mã của cơ quan thuế; 26 là năm 2026; T là hóa đơn do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng; AA là hai ký tự người bán tự đặt.
Doanh nghiệp khai thuế theo phương pháp khấu trừ có dùng hóa đơn bán hàng không?
Theo Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn giá trị gia tăng dành cho tổ chức khai thuế theo phương pháp khấu trừ, còn hóa đơn bán hàng dành cho người khai theo phương pháp trực tiếp và một số trường hợp trong khu phi thuế quan. Chọn sai có thể gây lỗi 2005, 20022.
Hóa đơn bị lỗi 20023 có phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT không?
Không. Hóa đơn chưa được cấp mã không thuộc thủ tục thông báo hóa đơn lập sai; sửa ký hiệu hoặc bổ sung đăng ký rồi lập lại.
Kiểm tra mẫu và ký hiệu trên S-Invoice
Nếu dùng S-Invoice, nhờ đầu mối hỗ trợ kiểm tra mẫu, ký hiệu và thông tin đăng ký trên phần mềm. Không gửi mật khẩu hay mã PIN.
Nguồn đối chiếu: Thông tư 91/2026/TT-BTC, Phụ lục I và Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT; Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Điều 6, 8, 12; Cổng hóa đơn điện tử của Cục Thuế. Thông tin có thể thay đổi; ưu tiên hướng dẫn hiện hành của cơ quan/nhà cung cấp tại thời điểm thao tác. Cập nhật: 28/09/2026.
