Trước khi xuất hóa đơn điện tử, doanh nghiệp và hộ kinh doanh phải đăng ký sử dụng với cơ quan thuế; mỗi lần đổi chứng thư số, nhà cung cấp hay người đại diện lại phải báo thay đổi. Từ 01/07/2026, thủ tục này theo Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC, có thêm bước đối chiếu thông tin người đại diện và xác thực sinh trắc học. Dưới đây là nội dung tờ khai, kênh gửi, mốc thời gian và cách xử lý khi bị từ chối.
Lập Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC), chọn "Đăng ký mới" hoặc "Thay đổi thông tin", ký bằng chữ ký số của doanh nghiệp và gửi qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Trong 01 ngày làm việc, hệ thống đối chiếu thông tin người đại diện, gửi yêu cầu xác nhận, rồi trả Thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận theo Mẫu 01/TB-ĐKĐT. Chỉ dùng hóa đơn sau khi được chấp nhận.
Khi nào phải gửi tờ khai
Nguyên tắc tại Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP: trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh phải đăng ký sử dụng theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Dùng hóa đơn chưa đăng ký với cơ quan thuế bị coi là sử dụng hóa đơn không hợp pháp (khoản 7 Điều 3). Bạn gửi Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT trong các tình huống:
- Đăng ký mới: doanh nghiệp mới, hộ kinh doanh bắt đầu thuộc diện dùng hóa đơn hoặc tự nguyện đăng ký.
- Đổi chứng thư số: gia hạn có số sê-ri mới, mua Token mới, thêm chứng thư HSM hay ký từ xa, ngừng dùng chứng thư cũ.
- Đổi nhà cung cấp dịch vụ hoặc đơn vị truyền nhận, đổi hình thức hóa đơn (có mã, không mã, máy tính tiền), thêm loại hóa đơn.
- Đổi người đại diện theo pháp luật, đại diện hộ kinh doanh, chủ doanh nghiệp tư nhân, hoặc thông tin liên hệ.
- Ủy nhiệm lập hóa đơn, tạm ngừng sử dụng hóa đơn, cấp quyền tra cứu cho đơn vị phụ thuộc hay đơn vị được ủy quyền.
Bài viết tóm tắt quy định để tham khảo; trường hợp đặc thù nên hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Nội dung Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT cần chuẩn bị
| Phần | Nội dung | Điểm hay sai |
|---|---|---|
| Thông tin chung | Tên, mã số thuế, cơ quan thuế quản lý; người liên hệ là đại diện theo pháp luật hoặc đại diện hộ, ngày sinh, số định danh cá nhân (hoặc hộ chiếu), điện thoại, địa chỉ, thư điện tử | Thông tin người đại diện lệch dữ liệu đăng ký thuế, dân cư; khai thư điện tử cá nhân khác |
| 1. Hình thức hóa đơn | Có mã; máy tính tiền có mã; máy tính tiền không có mã; không có mã | Chọn không khớp hóa đơn sẽ gửi |
| 2–3. Hình thức và phương thức gửi dữ liệu | Qua Hệ thống hoặc tổ chức được ủy thác; gửi trực tiếp hoặc qua nhà cung cấp; chuyển từng hóa đơn hay bảng tổng hợp | Chọn phương thức không đúng lĩnh vực |
| 4. Loại hóa đơn | Hóa đơn GTGT, bán hàng, tích hợp biên lai, thương mại… | Loại hóa đơn lệch phương pháp tính thuế |
| 5. Danh sách chứng thư số | Tên tổ chức chứng thực, số sê-ri, thời hạn, hình thức đăng ký: thêm mới, gia hạn, ngừng sử dụng | Quên khai chứng thư mới sau gia hạn; còn để chứng thư đã thu hồi |
| 6–8. Ủy nhiệm, nhà cung cấp, đơn vị truyền nhận | Thông tin bên nhận ủy nhiệm, tổ chức cung cấp dịch vụ, đơn vị truyền nhận | Dùng nhiều nhà cung cấp nhưng chỉ khai một |
| 9, 9a, 10, 11 | Quyền tra cứu của đơn vị phụ thuộc, đơn vị được ủy quyền; đề nghị tạm ngừng; tích hợp hóa đơn với chứng từ | Bỏ trống khi thực sự có nhu cầu |
Tờ khai được ký bằng chữ ký số, chữ ký điện tử của người nộp thuế. Cách khai phần chứng thư khi gia hạn chữ ký số Viettel-CA có ở bài chữ ký số ký hóa đơn và đăng ký chứng thư với cơ quan thuế.
Gửi qua kênh nào
Khoản 1 Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định việc đăng ký, thay đổi nội dung đăng ký thực hiện thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Một số trường hợp được đăng ký qua Hệ thống thông tin quản lý thuế: dùng hóa đơn có mã được miễn phí dịch vụ theo Điều 11 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp kết nối gửi dữ liệu trực tiếp với cơ quan thuế, tổ chức nước ngoài kinh doanh qua nền tảng số. Với thay đổi thông tin đã đăng ký, khoản 4 cho phép gửi qua Hệ thống thông tin quản lý thuế hoặc qua nhà cung cấp.
Nếu dùng S-Invoice, tờ khai được lập và ký trên phần mềm; trình tự đăng ký dịch vụ xem tại thủ tục đăng ký dịch vụ hóa đơn điện tử S-Invoice, thao tác phần mềm xem tại hướng dẫn sử dụng S-Invoice.
Cơ quan thuế xử lý trong 01 ngày làm việc
Tiếp nhận tờ khai
Hệ thống gửi Mẫu 01/TB-TNĐT báo tiếp nhận hoặc không tiếp nhận, kèm mã giao dịch điện tử; nếu không tiếp nhận sẽ nêu lý do.
Đối chiếu thông tin người đại diện
Trong 01 ngày làm việc, hệ thống tự động đối chiếu thông tin người đại diện, gồm cả thông tin sinh trắc học, giữa dữ liệu đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thuế với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc hệ thống định danh điện tử. Không khớp thì trả thông báo không chấp nhận kèm các trường sai.
Xác thực sinh trắc học và xác nhận
Theo Công văn 3078/CT-NVT ngày 15/05/2026 của Cục Thuế, người đại diện xác thực khuôn mặt trên ứng dụng eTax Mobile, cần tài khoản VNeID mức 2. Khi thông tin khớp, hệ thống gửi yêu cầu xác nhận tới thư điện tử, số điện thoại của người đại diện trong hồ sơ đăng ký thuế; phải xác nhận ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất ngày làm việc tiếp theo.
Nhận kết quả
Cơ quan thuế gửi Mẫu 01/TB-ĐKĐT chấp nhận hoặc không chấp nhận qua nhà cung cấp hoặc trực tiếp. Trường hợp có dấu hiệu rủi ro theo Điều 7, cơ quan thuế gửi Mẫu 01/TB-BSTT-NNT và bạn có 03 ngày làm việc để giải trình, bổ sung tài liệu.
Quyết định 1896/QĐ-BTC ngày 17/07/2026 công bố thủ tục này: thời hạn 01 ngày làm việc, kết quả là Mẫu 01/TB-ĐKĐT.
Khi tờ khai bị trả về hoặc không chấp nhận
| Thông báo thường gặp | Việc cần làm |
|---|---|
| 1034 – thông tin người đại diện không khớp | Sửa theo dữ liệu gốc, xem lỗi 1034 |
| Không chấp nhận vì không xác nhận đúng hạn | Gửi lại tờ khai, xác nhận ngay khi nhận yêu cầu |
| 1010 – NNT chưa đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử | Gửi lại với lựa chọn "Đăng ký mới" |
| 9992 – đã tồn tại tờ khai được chấp nhận | Gửi "Thay đổi thông tin" thay vì đăng ký mới |
| 9991 – cơ quan thuế đang xử lý tờ khai | Chờ kết quả, không gửi lặp |
| 1011 – CTS bị thu hồi | Chuyển chứng thư đó sang ngừng sử dụng, xem lỗi 1011 |
| 2007 – thư điện tử phải là thư của doanh nghiệp | Khai thư điện tử của doanh nghiệp |
| 1008, 1014, 2001 – trạng thái mã số thuế | Tra cứu trạng thái, làm việc với cơ quan thuế, xem lỗi 20021, 2001 |
Danh sách đầy đủ có tại bảng mã lỗi hóa đơn điện tử của Cục Thuế.
Việc cần làm sau khi được chấp nhận
- Lưu Thông báo 01/TB-ĐKĐT cùng tờ khai đã gửi để đối chiếu khi có lỗi.
- Khai chứng thư số trên phần mềm hóa đơn, kiểm tra ký thử một hóa đơn trước khi xuất thật.
- Kiểm tra ký hiệu hóa đơn khớp hình thức đã đăng ký: C là có mã, K là không mã, chữ M là hóa đơn từ máy tính tiền.
- Ghi lại tài khoản tra cứu trên cổng của cơ quan thuế, xem tài khoản và tra cứu trên hoadondientu.gdt.gov.vn.
Câu hỏi thường gặp
Bao lâu thì có kết quả đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử?
Trong 01 ngày làm việc kể từ khi cơ quan thuế nhận tờ khai (Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC). Nếu thuộc diện phải giải trình, bạn có 03 ngày làm việc để bổ sung.
Tự đăng ký trên cổng của cơ quan thuế được không?
Đăng ký mới thông thường thực hiện qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Đăng ký qua Hệ thống thông tin quản lý thuế chỉ dành cho một số trường hợp như hóa đơn có mã được miễn phí dịch vụ hoặc doanh nghiệp kết nối trực tiếp; thay đổi thông tin thì gửi được qua cả hai kênh.
Đổi người đại diện có phải xác thực sinh trắc học không?
Có. Công văn 3078/CT-NVT của Cục Thuế yêu cầu người đại diện xác thực khuôn mặt trên eTax Mobile khi đăng ký hoặc thay đổi đăng ký do đổi người đại diện; người đại diện cần tài khoản VNeID mức 2.
Gia hạn chữ ký số có phải gửi lại tờ khai không?
Nếu chứng thư sau gia hạn có số sê-ri mới, bạn gửi tờ khai thay đổi thông tin, khai chứng thư mới ở phần 5 với hình thức gia hạn hoặc thêm mới. Nếu chưa khai, hóa đơn ký bằng chứng thư mới có thể bị từ chối cấp mã với lỗi 20019.
Chưa có thông báo chấp nhận đã xuất hóa đơn được không?
Không nên. Nghị định 254/2026/NĐ-CP coi việc dùng hóa đơn điện tử không đăng ký sử dụng với cơ quan thuế là sử dụng hóa đơn không hợp pháp. Hãy chờ Thông báo chấp nhận rồi mới lập hóa đơn.
Đăng ký hóa đơn S-Invoice cho doanh nghiệp
Xem thủ tục đăng ký dịch vụ, chuẩn bị thông tin người đại diện và chứng thư số trước khi lập tờ khai. Không gửi mã PIN, mật khẩu hay OTP.
Nguồn đối chiếu: Thông tư 91/2026/TT-BTC, Điều 6–8 và Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT; Quyết định 1896/QĐ-BTC công bố thủ tục hành chính; Lưu ý xác thực sinh trắc học – Cổng TTĐT Chính phủ; Thông báo về xác thực sinh trắc học theo Công văn 3078/CT-NVT; Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Thông tin có thể thay đổi; ưu tiên hướng dẫn hiện hành của cơ quan/nhà cung cấp tại thời điểm thao tác. Cập nhật: 28/09/2026.
