Từ 01/07/2026, mỗi tờ khai đăng ký hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử đều được đối chiếu tự động thông tin người đại diện với dữ liệu đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thuế và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Lệch một trường như ngày sinh hay số định danh là tờ khai bị trả về, thường với mã 1034. Bài viết giúp bạn tìm đúng trường sai và sửa ở đúng nơi.
Đọc thông báo để biết trường nào không khớp, rồi đối chiếu họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân (hoặc hộ chiếu) của người đại diện trên tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, thông tin đăng ký thuế và VNeID. Nếu tờ khai gõ sai, sửa và gửi lại; nếu dữ liệu gốc sai hoặc chưa cập nhật, phải cập nhật đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thuế trước. Sau đó hoàn tất xác thực sinh trắc học trên eTax Mobile và xác nhận trong ngày.
Thông báo lỗi và khi nào xuất hiện
Nội dung được ghi nhận là "Thông tin liên quan đến người đại diện pháp luật không khớp đúng so với Đăng ký doanh nghiệp/Đăng ký thuế", mã 1034, hiển thị trong phần mềm hóa đơn dạng "Có lỗi được CQT trả về". Lỗi xuất hiện sau khi gửi Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT để đăng ký mới hoặc thay đổi thông tin.
Theo điểm a khoản 2 Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC, trong 01 ngày làm việc hệ thống tự động đối chiếu thông tin người đại diện theo pháp luật, đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, chủ doanh nghiệp tư nhân, kể cả thông tin sinh trắc học, giữa dữ liệu đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thuế với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc hệ thống định danh điện tử. Không khớp thì hệ thống gửi thông báo không chấp nhận và nêu các trường không khớp để người nộp thuế điều chỉnh. Khoản 4 áp dụng trình tự này cho cả tờ khai thay đổi thông tin.
Nguyên nhân theo mức độ thường gặp
| Nguyên nhân | Dấu hiệu |
|---|---|
| Gõ sai trên tờ khai: ngày sinh, số định danh cá nhân, họ tên thiếu dấu | Dữ liệu trên giấy tờ gốc đúng, chỉ tờ khai sai |
| Tờ khai khai người đại diện mới nhưng đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thuế chưa cập nhật (hoặc ngược lại) | Doanh nghiệp đang đổi người đại diện |
| Hồ sơ đăng ký thuế, đăng ký doanh nghiệp còn thông tin giấy tờ cũ hoặc lệch dữ liệu dân cư | Tờ khai khai đúng theo căn cước hiện tại nhưng vẫn bị trả về |
| Người đại diện là người nước ngoài khai giấy tờ khác với hồ sơ đăng ký | Số hộ chiếu trên tờ khai khác hộ chiếu đã đăng ký |
Tình huống gần giống: tờ khai bị không chấp nhận vì người đại diện chưa xác nhận yêu cầu gửi qua thư điện tử, điện thoại đúng hạn, hoặc chưa hoàn tất xác thực sinh trắc học. Cách xử lý là gửi lại tờ khai và làm ngay các bước xác nhận.
Cách xử lý từng bước
Đọc các trường không khớp
Mở thông báo cơ quan thuế trả về trên phần mềm hóa đơn, ghi lại trường bị nêu và thời điểm gửi.
Đối chiếu dữ liệu gốc
So với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, thông tin đăng ký thuế (tra cứu cơ bản tại trang tra cứu thông tin người nộp thuế của Cục Thuế) và thông tin cá nhân trên VNeID của người đại diện.
Sửa đúng nơi sai
Nếu tờ khai sai, sửa họ tên, ngày sinh, số định danh rồi ký, gửi lại. Nếu dữ liệu gốc sai hoặc chưa cập nhật, làm thủ tục cập nhật đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thuế trước, xem đăng ký doanh nghiệp qua mạng bằng chữ ký số.
Xác thực và xác nhận trong ngày
Theo Công văn 3078/CT-NVT ngày 15/05/2026 của Cục Thuế, người đại diện xác thực khuôn mặt trên eTax Mobile, cần tài khoản VNeID mức 2. Khi nhận yêu cầu xác nhận qua thư điện tử hoặc điện thoại, xác nhận ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất ngày làm việc tiếp theo.
Chờ kết quả
Kết quả theo Mẫu 01/TB-ĐKĐT. Nếu cơ quan thuế yêu cầu giải trình bằng Mẫu 01/TB-BSTT-NNT, bạn có 03 ngày làm việc để bổ sung.
Điểm i khoản 1 Điều 8 Thông tư 91/2026/TT-BTC: hộ, cá nhân kinh doanh được cấp mã số thuế trước 01/07/2025 mà thông tin đăng ký thuế không khớp dữ liệu dân cư được yêu cầu bổ sung trong 10 ngày làm việc; quá hạn chưa bổ sung thì bị tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử. Xem thêm hộ kinh doanh 2026: chữ ký số và hóa đơn điện tử.
Kiểm tra đã hết lỗi
- Nhận Thông báo chấp nhận đăng ký hoặc thay đổi thông tin theo Mẫu 01/TB-ĐKĐT.
- Thông tin người đại diện trên tờ khai, đăng ký doanh nghiệp và VNeID trùng khớp từng ký tự.
- Nếu vừa đổi người đại diện, cập nhật tiếp các hệ thống khác theo checklist đổi thông tin doanh nghiệp.
Nếu tờ khai tiếp tục bị trả về vì chứng thư, xem lỗi 1011 CTS bị thu hồi; nếu vì trạng thái mã số thuế, xem lỗi 20021, 2001.
Thông tin cần gửi khi nhờ hỗ trợ
- Ảnh thông báo lỗi 1034 và các trường được nêu là không khớp.
- Thời điểm gửi tờ khai, mã giao dịch điện tử nếu có.
- Cho biết doanh nghiệp có đang đổi người đại diện hay không.
- Không đăng số định danh, ảnh căn cước lên nhóm công khai; không gửi mật khẩu VNeID, OTP hay mã PIN.
Câu hỏi thường gặp
Lỗi 1034 có phải do chữ ký số không?
Không. Lỗi 1034 liên quan đến thông tin người đại diện trên tờ khai so với dữ liệu đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thuế; chữ ký số chỉ dùng để ký tờ khai.
Đổi giám đốc thì cần làm gì với hóa đơn điện tử?
Hoàn tất thay đổi người đại diện trên đăng ký doanh nghiệp trước, sau đó gửi Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT thay đổi thông tin. Người đại diện mới xác thực sinh trắc học trên eTax Mobile và xác nhận yêu cầu của hệ thống đúng hạn.
Người đại diện là người nước ngoài khai thế nào?
Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT có ô số định danh cá nhân hoặc số hộ chiếu; người Việt Nam điền số định danh cá nhân. Người nước ngoài khai đúng giấy tờ đã dùng trong hồ sơ đăng ký và hỏi cơ quan thuế về bước xác thực nếu chưa có tài khoản định danh.
Sửa xong gửi lại thì bao lâu có kết quả?
Thường trong 01 ngày làm việc kể từ khi cơ quan thuế nhận tờ khai, nếu thông tin khớp và người đại diện xác nhận đúng hạn.
Gửi lại tờ khai trên S-Invoice
Nếu cần hướng dẫn sửa và gửi lại tờ khai trên phần mềm, liên hệ đầu mối hỗ trợ S-Invoice. Không gửi mật khẩu VNeID, OTP hay mã PIN.
Nguồn đối chiếu: Thông tư 91/2026/TT-BTC, Điều 6, 8; Lưu ý xác thực sinh trắc học – Cổng TTĐT Chính phủ; Thông báo về xác thực sinh trắc học theo Công văn 3078/CT-NVT; Tra cứu thông tin người nộp thuế – Cục Thuế. Thông tin có thể thay đổi; ưu tiên hướng dẫn hiện hành của cơ quan/nhà cung cấp tại thời điểm thao tác. Cập nhật: 28/09/2026.
