Cửa hàng bán lẻ, quán ăn, khách sạn thường phát sinh nhiều giao dịch nhỏ với người tiêu dùng, nên pháp luật cho phép lập hóa đơn điện tử ngay từ máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Bài viết tóm tắt quy định từ 01/07/2026 theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP: ai dùng, đăng ký thế nào, hóa đơn cần những nội dung gì, có phải ký số không và xử lý khi lập sai.
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền dành cho cơ sở bán hàng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng như bán lẻ, ăn uống, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách. Đăng ký bằng Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT, chọn hình thức máy tính tiền có mã hoặc không có mã. Hóa đơn không bắt buộc có chữ ký số, dữ liệu gửi cơ quan thuế cuối ngày, ký hiệu có chữ M; lập sai thì lập hóa đơn thay thế.
Hóa đơn từ máy tính tiền là gì
Theo Điều 3 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, máy tính tiền là hệ thống tính tiền gồm một thiết bị điện tử đồng bộ hoặc nhiều thiết bị kết hợp bằng giải pháp công nghệ thông tin, có chức năng tính tiền, lưu trữ giao dịch và số liệu bán hàng. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế có thể là hóa đơn có mã, hóa đơn không có mã, hoặc dữ liệu điện tử để người mua truy xuất, kê khai; dữ liệu được chuyển đến cơ quan thuế theo định dạng chuẩn.
Khoản 9 Điều 8 nêu ba nguyên tắc: nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan thuế; không bắt buộc có chữ ký số; khoản chi mua hàng dùng hóa đơn này (tra thông tin từ Hệ thống thông tin quản lý thuế) được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế. Nội dung bài tóm tắt quy định để tham khảo; trường hợp cụ thể nên hỏi cơ quan thuế quản lý.
Ai dùng hóa đơn từ máy tính tiền
Điểm c khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP áp dụng cho tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh có bán hàng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng trong các lĩnh vực:
- Trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác).
- Ăn uống, nhà hàng, khách sạn.
- Vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ.
- Nghệ thuật, vui chơi, giải trí, chiếu phim và dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.
Cơ sở đã đăng ký hóa đơn có mã hoặc không mã thì không bắt buộc đăng ký thêm hóa đơn từ máy tính tiền. Hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng hoặc bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng phải áp dụng hóa đơn có mã hoặc hóa đơn từ máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan thuế (điểm d). Nếu đổi ngành nghề khiến không còn đáp ứng điều kiện, cơ quan thuế ra thông báo ngừng sử dụng hóa đơn từ máy tính tiền (điểm h khoản 1 Điều 8 Thông tư 91/2026/TT-BTC). Hộ kinh doanh xem thêm hộ kinh doanh 2026: chữ ký số và hóa đơn điện tử.
Đăng ký sử dụng với cơ quan thuế
Chọn hình thức trên Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT
Phần 1 của tờ khai có hai lựa chọn riêng: "Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế" và "…không có mã của cơ quan thuế". Chọn đúng hình thức mà giải pháp máy tính tiền của bạn hỗ trợ.
Gửi qua tổ chức cung cấp dịch vụ
Trình tự như đăng ký hóa đơn thông thường: gửi qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, hệ thống đối chiếu thông tin người đại diện, gửi yêu cầu xác nhận và trả kết quả trong 01 ngày làm việc. Chi tiết tại đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT.
Dùng đúng ký hiệu
Theo Phụ lục I Thông tư 91/2026/TT-BTC, chữ M trong ký hiệu hóa đơn áp dụng cho hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền; ký tự đầu là C nếu có mã, K nếu không có mã.
Nếu ngành nghề đăng ký không thuộc diện, tờ khai có thể bị trả về lỗi 2002 "NNT không thuộc diện sử dụng hóa đơn có mã khởi tạo từ máy tính tiền"; gửi hóa đơn khác hình thức đã đăng ký thì gặp nhóm lỗi 20023 hình thức áp dụng hóa đơn không hợp lệ.
Nội dung hóa đơn, giao cho khách và gửi dữ liệu
Khoản 4 Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định hóa đơn từ máy tính tiền gồm:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế, số định danh cá nhân hoặc số điện thoại của người mua, nếu người mua yêu cầu.
- Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán; người nộp thuế theo phương pháp khấu trừ ghi rõ giá chưa thuế, thuế suất, tiền thuế và tổng tiền có thuế.
- Thời điểm lập hóa đơn.
- Mã của cơ quan thuế với hóa đơn có mã, hoặc dữ liệu điện tử để người mua truy xuất, kê khai.
Người bán gửi hóa đơn cho người mua bằng hình thức điện tử như tin nhắn, thư điện tử, hoặc cung cấp đường dẫn, mã QR để người mua tra cứu, tải về. Theo khoản 3 Điều 15, dữ liệu hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền được gửi đến cơ quan thuế cuối ngày. Hóa đơn thông thường có mã vẫn phải ký số, xem chữ ký số ký hóa đơn và đăng ký chứng thư với cơ quan thuế.
Lập sai và tra cứu
Hóa đơn từ máy tính tiền đã lập sai được xử lý bằng hóa đơn thay thế (điểm c khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC), không chọn hình thức điều chỉnh như hóa đơn thông thường. Quy trình chung xem tại xử lý hóa đơn điện tử lập sai.
Thẻ "Tra cứu DN đăng ký sử dụng HĐĐT - MTT" trên hoadondientu.gdt.gov.vn cho phép nhập mã số thuế để tra thông tin đăng ký.
Mục Hỗ trợ của cổng có "Tài liệu HDSD đối với HĐĐT có mã khởi tạo từ MTT".
Người mua tra hóa đơn qua đường dẫn, mã QR người bán cung cấp hoặc trên cổng; xem tra cứu trên hoadondientu.gdt.gov.vn.
Câu hỏi thường gặp
Hóa đơn từ máy tính tiền có cần chữ ký số không?
Không bắt buộc. Điểm b khoản 9 Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế không bắt buộc có chữ ký số.
Đã dùng hóa đơn có mã thì có phải đăng ký thêm máy tính tiền?
Không bắt buộc. Theo điểm c khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, cơ sở bán trực tiếp cho người tiêu dùng đã đăng ký hóa đơn có mã hoặc không mã thì không bắt buộc đăng ký hóa đơn từ máy tính tiền.
Khách cần hóa đơn ghi tên công ty thì làm thế nào?
Hóa đơn từ máy tính tiền thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua nếu người mua yêu cầu. Khoản chi mua hàng dùng hóa đơn này, tra được trên hệ thống của cơ quan thuế, được xác định là có đủ hóa đơn hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.
Khi nào phải gửi dữ liệu hóa đơn máy tính tiền cho cơ quan thuế?
Cuối ngày, theo khoản 3 Điều 15 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Việc gửi thường do giải pháp máy tính tiền hoặc nhà cung cấp dịch vụ thực hiện tự động; bạn nên kiểm tra trạng thái gửi hằng ngày.
Hóa đơn máy tính tiền lập sai thì điều chỉnh được không?
Không chọn điều chỉnh. Điểm c khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn từ máy tính tiền đã lập sai.
Chọn hình thức hóa đơn phù hợp
Chưa rõ nên dùng hóa đơn có mã thông thường hay hóa đơn từ máy tính tiền? Hãy hỏi đầu mối tư vấn hóa đơn điện tử S-Invoice về giải pháp phù hợp với mô hình bán hàng. Không gửi mã PIN, mật khẩu hay OTP.
Nguồn đối chiếu: Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Điều 3, 6, 8, 10, 15; Thông tư 91/2026/TT-BTC, Điều 8, 10 và Phụ lục I; Cổng hóa đơn điện tử của Cục Thuế; Những điểm mới về hóa đơn điện tử – Cổng TTĐT Chính phủ. Thông tin có thể thay đổi; ưu tiên hướng dẫn hiện hành của cơ quan/nhà cung cấp tại thời điểm thao tác. Cập nhật: 28/09/2026.
