Hóa đơn đã ký xong nhưng cơ quan thuế trả về "Chữ ký chưa được đăng ký" với mã 20019 và không cấp mã. Lỗi này gần như luôn liên quan đến chứng thư số dùng để ký chưa có trong đăng ký sử dụng hóa đơn đã được chấp nhận, thường gặp ngay sau khi gia hạn chữ ký số hoặc đổi USB Token.
Mở thông tin chứng thư đã dùng để ký, đối chiếu số sê-ri với phần 5 "Danh sách chứng thư số sử dụng" trong Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT đã được chấp nhận gần nhất. Nếu chưa có, gửi tờ khai thay đổi thông tin để khai chứng thư đó, chờ Thông báo chấp nhận (thường trong 01 ngày làm việc), khai chứng thư trên phần mềm hóa đơn rồi lập, gửi cấp mã lại. Không giao cho người mua bản hóa đơn chưa có mã.
Thông báo lỗi và khi nào xuất hiện
Nội dung lỗi là "Chữ ký chưa được đăng ký", mã 20019. Phần mềm hóa đơn thường hiển thị dạng "Cấp mã bị lỗi" hoặc "Cơ quan thuế phản hồi không hợp lệ" kèm mã; trong tệp XML phản hồi, mã nằm ở thẻ MLoi và mô tả ở thẻ MTLoi. Lỗi xuất hiện khi gửi hóa đơn có mã để cấp mã, và cũng được ghi nhận khi gửi dữ liệu hóa đơn không mã hoặc bảng tổng hợp.
Căn cứ là điểm a khoản 2 Điều 12 Nghị định 254/2026/NĐ-CP: hóa đơn chỉ được cấp mã khi đúng thông tin đăng ký. Chứng thư ký hóa đơn là một phần của thông tin đăng ký, khai ở phần 5 Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC). Danh sách mã lỗi này do các nhà cung cấp hóa đơn ghi nhận từ phản hồi của cơ quan thuế; câu chữ có thể thay đổi theo hệ thống.
Nguyên nhân theo mức độ thường gặp
| Nguyên nhân | Dấu hiệu |
|---|---|
| Chứng thư mới sau gia hạn, cấp lại Token hoặc thêm HSM chưa được khai với cơ quan thuế | Lỗi bắt đầu từ ngày đổi chứng thư; hóa đơn trước đó vẫn được cấp mã |
| Đã gửi tờ khai thay đổi nhưng chưa được chấp nhận | Tờ khai đang chờ, bị không chấp nhận (ví dụ lỗi 1034) hoặc chưa xác nhận đúng hạn |
| Ký nhầm chứng thư | Máy cắm nhiều Token, chọn nhầm chứng thư cá nhân hoặc của đơn vị khác |
| Chứng thư đã khai trên tờ khai của nhà cung cấp khác nhưng chưa khai trên tờ khai hiện dùng | Doanh nghiệp vừa chuyển nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn |
Cách xử lý từng bước
Dừng gửi lặp và không giao hóa đơn chưa có mã
Theo khoản 7 Điều 3 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, dùng hóa đơn chưa có mã trong trường hợp phải dùng hóa đơn có mã là sử dụng hóa đơn không hợp pháp. Tạm dừng ký các hóa đơn khác bằng chứng thư đang lỗi.
Xác định chứng thư đã dùng để ký
Xem số sê-ri, tên đơn vị, mã số thuế, thời hạn của chứng thư theo cách xem thông tin chứng thư số Viettel-CA. Nếu máy cắm nhiều Token, rút bớt để chắc chắn chọn đúng, xem dùng nhiều USB Token trên một máy tính.
Đối chiếu tờ khai đã được chấp nhận
Mở tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT gần nhất có Thông báo chấp nhận (Mẫu 01/TB-ĐKĐT) trên phần mềm hóa đơn, kiểm tra phần 5 có số sê-ri vừa xem không.
Gửi tờ khai thay đổi thông tin
Nếu chưa có, lập tờ khai chọn "Thay đổi thông tin", khai chứng thư với hình thức thêm mới hoặc gia hạn, chuyển chứng thư không dùng nữa sang ngừng sử dụng, ký và gửi. Chờ Thông báo chấp nhận, thường trong 01 ngày làm việc; nếu đổi người đại diện, người đại diện cần xác thực sinh trắc học trên eTax Mobile.
Khai chứng thư trên phần mềm và gửi lại
Với S-Invoice, khai chứng thư theo cách cập nhật chữ ký số Viettel-CA lên hệ thống hóa đơn điện tử. Sau đó lập, ký và gửi cấp mã lại theo hướng dẫn của phần mềm cho hóa đơn bị từ chối.
Quy trình khai chứng thư đầy đủ có tại chữ ký số ký hóa đơn và đăng ký chứng thư với cơ quan thuế. Nhớ cập nhật chứng thư mới trên các cổng khác theo cập nhật chứng thư sau gia hạn Viettel-CA.
Kiểm tra đã hết lỗi
- Phần mềm hóa đơn hiển thị trạng thái đã cấp mã, hóa đơn có mã của cơ quan thuế.
- Tra cứu trên hoadondientu.gdt.gov.vn cho kết quả "Tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp…" và trạng thái đã cấp mã.
- Ký thử thêm một hóa đơn bằng chứng thư mới trước khi xuất hàng loạt.
Nếu lỗi đổi sang "Thông tin mã số thuế không khớp với serial đăng ký", xem lỗi 20037; nếu tờ khai bị trả về "CTS bị thu hồi", xem lỗi 1011.
Thông tin cần gửi khi nhờ hỗ trợ
- Ảnh thông báo lỗi có mã 20019, ký hiệu và số hóa đơn, thời điểm gửi.
- Số sê-ri chứng thư đã dùng để ký và thời hạn của chứng thư.
- Thông báo chấp nhận đăng ký gần nhất hoặc trạng thái tờ khai thay đổi đang gửi.
- Không gửi mã PIN USB Token, mật khẩu tài khoản hóa đơn hay OTP.
Câu hỏi thường gặp
Vì sao vừa gia hạn chữ ký số xong lại bị lỗi 20019?
Gia hạn thường tạo chứng thư với số sê-ri mới. Nếu sê-ri mới chưa được khai trên tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT đã được chấp nhận, hệ thống cấp mã coi chữ ký là chưa đăng ký.
Gửi tờ khai thay đổi rồi, bao lâu thì hết lỗi?
Sau khi có Thông báo chấp nhận theo Mẫu 01/TB-ĐKĐT, thường trong 01 ngày làm việc kể từ khi cơ quan thuế nhận tờ khai. Ký và gửi hóa đơn trước thời điểm đó vẫn có thể bị từ chối.
Hóa đơn bị lỗi 20019 có phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT không?
Không. Mẫu 04/SS-HĐĐT dùng cho hóa đơn đã được cấp mã hoặc đã gửi dữ liệu mà lập sai; hóa đơn bị từ chối cấp mã chưa phải hóa đơn có mã.
Ký bằng chữ ký số cá nhân của giám đốc có bị lỗi này không?
Có thể, vì chứng thư cá nhân thường không có trong tờ khai của doanh nghiệp. Theo Phụ lục Nghị định 254/2026/NĐ-CP, người bán là doanh nghiệp ký hóa đơn bằng chữ ký số của doanh nghiệp.
Cập nhật chữ ký số trên S-Invoice
Khi cơ quan thuế đã chấp nhận tờ khai, khai chứng thư mới trên S-Invoice để ký được hóa đơn. Không gửi mã PIN cho bất kỳ ai.
Nguồn đối chiếu: Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Điều 3, 12 và Phụ lục; Thông tư 91/2026/TT-BTC, Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT; Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử – Thuế TP Hà Nội. Thông tin có thể thay đổi; ưu tiên hướng dẫn hiện hành của cơ quan/nhà cung cấp tại thời điểm thao tác. Cập nhật: 28/09/2026.
