Thông báo "Thông tin mã số thuế không khớp với serial đăng ký" (20037) hoặc "Thông tin mã số thuế người bán không khớp trong chữ ký số" (20036) cho biết chứng thư dùng để ký hóa đơn không ăn khớp với mã số thuế người bán và danh sách chứng thư đã đăng ký. Bài viết giúp bạn xác định ký nhầm chứng thư hay chưa khai số sê-ri mới, và sửa đúng chỗ.
Xem chứng thư đã dùng để ký: tên đơn vị, mã số thuế và số sê-ri. Nếu chứng thư thuộc đơn vị khác hoặc là chứng thư cá nhân, ký lại bằng đúng chứng thư của doanh nghiệp. Nếu đúng doanh nghiệp nhưng là sê-ri mới sau gia hạn, cấp lại, hãy gửi tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT thay đổi thông tin để khai sê-ri đó, chờ chấp nhận, khai trên phần mềm hóa đơn rồi lập, gửi cấp mã lại.
Thông báo lỗi và khi nào xuất hiện
| Mã | Nội dung | Ý nghĩa |
|---|---|---|
| 20037 | Thông tin mã số thuế không khớp với serial đăng ký | Số sê-ri chứng thư trên hóa đơn không khớp với mã số thuế người bán theo thông tin đã đăng ký |
| 20036 | Thông tin mã số thuế người bán không khớp trong chữ ký số | Mã số thuế trong chứng thư khác mã số thuế người bán ghi trên hóa đơn |
Hai lỗi trả về khi gửi hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã, hoặc khi gửi dữ liệu hóa đơn không mã. Theo điểm a khoản 2 Điều 12 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn được cấp mã phải đúng thông tin đăng ký, trong đó có danh sách chứng thư ở phần 5 Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT. Các mã và câu chữ được nhà cung cấp hóa đơn ghi nhận từ phản hồi của cơ quan thuế và có thể thay đổi theo hệ thống.
Nguyên nhân theo mức độ thường gặp
| Nguyên nhân | Dấu hiệu |
|---|---|
| Chứng thư mới (gia hạn đổi sê-ri, cấp lại Token) chưa được khai trên tờ khai được chấp nhận | Lỗi xuất hiện ngay sau khi nhận chứng thư mới |
| Ký nhầm chứng thư của đơn vị khác: công ty khác, chi nhánh có mã số thuế riêng, hoặc chứng thư cá nhân | Máy cắm nhiều Token, kế toán làm cho nhiều đơn vị |
| Khai sai số sê-ri trên tờ khai | Tờ khai được chấp nhận nhưng sê-ri khác một vài ký tự so với chứng thư |
| Thông tin đơn vị trên chứng thư chưa cập nhật sau khi đổi thông tin doanh nghiệp | Doanh nghiệp vừa đổi tên hoặc đăng ký lại, chứng thư còn thông tin cũ |
Cách xử lý từng bước
Không gửi hóa đơn lỗi cho người mua
Hóa đơn chưa được cấp mã chưa dùng được. Tạm dừng ký thêm hóa đơn bằng chứng thư đang lỗi.
Kiểm tra chứng thư đã ký
Mở thông tin chứng thư để xem tên đơn vị, mã số thuế và số sê-ri, theo cách xem thông tin chứng thư số Viettel-CA. Nếu máy cắm nhiều Token, chỉ để lại Token của doanh nghiệp đang xuất hóa đơn; xem dùng nhiều USB Token trên một máy tính.
Nếu ký nhầm chứng thư
Chọn đúng chứng thư của doanh nghiệp trên phần mềm hóa đơn, lập và gửi cấp mã lại theo hướng dẫn của phần mềm cho hóa đơn bị từ chối.
Nếu đúng chứng thư nhưng sê-ri chưa khai
Gửi tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT "Thay đổi thông tin", khai sê-ri mới ở phần 5 với hình thức thêm mới hoặc gia hạn; sửa sê-ri khai sai nếu có; chuyển chứng thư cũ không dùng sang ngừng sử dụng. Chờ Thông báo chấp nhận, thường trong 01 ngày làm việc.
Khai chứng thư trên phần mềm hóa đơn
Với S-Invoice, làm theo cách cập nhật chữ ký số Viettel-CA lên hệ thống hóa đơn điện tử, rồi ký thử một hóa đơn.
Nếu doanh nghiệp vừa đổi tên, địa chỉ hoặc người đại diện, xem thêm đổi thông tin doanh nghiệp: cập nhật chữ ký số, hóa đơn và hỏi nhà cung cấp chứng thư trước khi yêu cầu cấp lại.
Kiểm tra đã hết lỗi
- Hóa đơn gửi lại có trạng thái đã cấp mã trên phần mềm.
- Tra cứu trên hoadondientu.gdt.gov.vn cho kết quả tồn tại hóa đơn trùng khớp, trạng thái đã cấp mã.
- Tờ khai mới nhất được chấp nhận có đúng số sê-ri chứng thư đang dùng.
Nếu lỗi chuyển thành "Chữ ký chưa được đăng ký", xem lỗi 20019; nếu tờ khai bị trả về "CTS bị thu hồi", xem lỗi 1011.
Thông tin cần gửi khi nhờ hỗ trợ
- Ảnh thông báo lỗi có mã 20037 hoặc 20036, ký hiệu, số hóa đơn.
- Mã số thuế người bán trên hóa đơn; tên đơn vị, mã số thuế, số sê-ri trên chứng thư đã ký.
- Danh sách chứng thư trong tờ khai được chấp nhận gần nhất.
- Không gửi mã PIN, mật khẩu hay OTP.
Câu hỏi thường gặp
Lỗi 20037 khác lỗi 20019 thế nào?
Lỗi 20019 báo chữ ký chưa được đăng ký, tức chứng thư chưa có trong tờ khai được chấp nhận. Lỗi 20037 báo mã số thuế không khớp với sê-ri đã đăng ký, thường do ký nhầm chứng thư hoặc sê-ri mới chưa khai. Cả hai đều sửa bằng cách đối chiếu chứng thư với tờ khai.
Hóa đơn bị lỗi 20037 có cần gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT không?
Không. Hóa đơn bị từ chối cấp mã chưa phải hóa đơn có mã, nên không thuộc thủ tục thông báo hóa đơn lập sai tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Có phải hủy tờ khai cũ trước khi khai chứng thư mới không?
Không. Gửi tờ khai thay đổi thông tin, khai thêm chứng thư mới và chuyển chứng thư không dùng nữa sang ngừng sử dụng. Có thể giữ song song hai chứng thư nếu vẫn dùng cả hai.
Dùng chữ ký số cá nhân để ký hóa đơn công ty được không?
Người bán là doanh nghiệp, tổ chức ký hóa đơn bằng chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức theo Phụ lục Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Chứng thư cá nhân mang thông tin khác nên dễ gây lỗi không khớp.
Cập nhật chữ ký số trên S-Invoice
Sau khi tờ khai được chấp nhận, khai chứng thư đúng của doanh nghiệp trên S-Invoice. Không gửi mã PIN cho người hỗ trợ.
Nguồn đối chiếu: Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Điều 12 và Phụ lục; Thông tư 91/2026/TT-BTC, Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT; Cổng hóa đơn điện tử của Cục Thuế. Thông tin có thể thay đổi; ưu tiên hướng dẫn hiện hành của cơ quan/nhà cung cấp tại thời điểm thao tác. Cập nhật: 28/09/2026.
