Hóa đơn điện tử chỉ được cấp mã khi chữ ký số trên hóa đơn thuộc đúng người bán và chứng thư đã được khai với cơ quan thuế. Phần lớn lỗi ký hóa đơn sau khi gia hạn hoặc đổi USB Token, kể cả với chứng thư Viettel-CA – dịch vụ chứng thực chữ ký số của Viettel, đến từ việc quên bước khai này. Bài viết tóm tắt quy định về chữ ký số trên hóa đơn từ 01/07/2026 và trình tự khai, cập nhật chứng thư với cơ quan thuế.
Người bán là doanh nghiệp, tổ chức ký hóa đơn bằng chữ ký số của chính doanh nghiệp, tổ chức (Phụ lục Nghị định 254/2026/NĐ-CP). Số sê-ri chứng thư phải có trong phần 5 "Danh sách chứng thư số sử dụng" của Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT đã được chấp nhận. Mỗi lần gia hạn có sê-ri mới, đổi Token hay thêm HSM, hãy gửi tờ khai thay đổi, chờ chấp nhận, rồi khai chứng thư trên phần mềm hóa đơn trước khi ký.
Quy định về chữ ký số trên hóa đơn
Từ 01/07/2026, nội dung hóa đơn theo Điều 10 và Phụ lục Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Những điểm liên quan đến chữ ký số:
- Chữ ký của người bán: người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức; người bán là cá nhân dùng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.
- Chữ ký của người mua: không nhất thiết phải có, trừ khi hai bên thỏa thuận.
- Hóa đơn từ máy tính tiền: không bắt buộc có chữ ký số (khoản 9 Điều 8).
- Hóa đơn ủy nhiệm: bên nhận ủy nhiệm ký số trên hóa đơn được ủy nhiệm lập; tờ khai phải khai chứng thư của cả hai bên (Điều 9 Thông tư 91/2026/TT-BTC).
- Thời điểm ký số: hiển thị theo ngày, tháng, năm dương lịch. Nếu ký khác ngày lập, việc ký và gửi cơ quan thuế cấp mã hoặc chuyển dữ liệu chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn.
Với hóa đơn có mã, người bán lập, ký số rồi gửi để hệ thống của Cục Thuế cấp mã (Điều 12); với hóa đơn không mã, doanh nghiệp ký số và gửi cho người mua, đồng thời chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế (Điều 13, 16). Nội dung trên tóm tắt quy định để tham khảo; trường hợp đặc thù nên hỏi cơ quan thuế.
USB Token, HSM hay ký từ xa
Ký trên máy tính có cắm Token, cần driver và công cụ ký của phần mềm hóa đơn. Phù hợp khi ít người lập hóa đơn và máy cố định. Cấu hình trên S-Invoice: ký hóa đơn S-Invoice bằng USB Token Viettel.
Chứng thư đặt tại hệ thống của nhà cung cấp, ký tự động, không phụ thuộc máy tính. Phù hợp khi xuất nhiều hóa đơn hoặc tích hợp phần mềm bán hàng. Xem chữ ký số máy chủ HSM Viettel-CA.
Chứng thư lưu tại nhà cung cấp, xác nhận ký trên điện thoại. Cổng hoadondientu.gdt.gov.vn có lựa chọn "Lấy lại mật khẩu (Ký Remote)". Xem MySign – ký số từ xa của Viettel-CA.
So sánh chi tiết ba hình thức có tại chọn USB Token, MySign hay HSM. Dù chọn hình thức nào, chứng thư dùng để ký hóa đơn đều phải được khai với cơ quan thuế.
Khai chứng thư với cơ quan thuế
Phần 5 Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC) có bảng "Danh sách chứng thư số sử dụng" gồm: tên tổ chức chứng thực chữ ký số, số sê-ri chứng thư, thời hạn sử dụng từ ngày, đến ngày, và hình thức đăng ký là thêm mới, gia hạn hoặc ngừng sử dụng.
- Thêm mới: chứng thư chưa từng khai, ví dụ Token mới, chứng thư HSM hay ký từ xa bổ sung.
- Gia hạn: chứng thư được gia hạn; đối chiếu số sê-ri đang hiển thị trên chứng thư với số đã khai.
- Ngừng sử dụng: chứng thư không còn dùng hoặc đã bị thu hồi; để nguyên trạng thái đang dùng có thể khiến tờ khai bị trả về lỗi 1011.
Một chứng thư mới có thể khai song song với chứng thư cũ. Cơ quan thuế tỉnh Hải Dương từng trả lời doanh nghiệp muốn dùng cả hai chứng thư của hai nhà cung cấp: giữ nguyên thông tin chứng thư cũ và bổ sung chứng thư mới trên tờ khai thay đổi thông tin. Cách lập và gửi tờ khai xem tại đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT.
Trình tự khi gia hạn, đổi Token
Xem thông tin chứng thư mới
Mở chứng thư để ghi lại số sê-ri, tên doanh nghiệp, mã số thuế và thời hạn; hướng dẫn tại xem thông tin chứng thư số Viettel-CA.
Gửi tờ khai thay đổi thông tin
Trên phần mềm hóa đơn, lập Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT chọn "Thay đổi thông tin", khai chứng thư mới ở phần 5, chuyển chứng thư không dùng nữa sang ngừng sử dụng, ký và gửi.
Chờ thông báo chấp nhận
Kết quả theo Mẫu 01/TB-ĐKĐT thường có trong 01 ngày làm việc. Chưa có kết quả thì chưa ký hóa đơn bằng chứng thư mới.
Khai chứng thư trên phần mềm và ký thử
Với S-Invoice, làm theo cách cập nhật chữ ký số Viettel-CA lên hệ thống hóa đơn điện tử, rồi ký thử một hóa đơn.
Cập nhật các cổng khác
Chứng thư mới cũng cần khai ở cổng thuế, BHXH, hải quan… Xem cập nhật chứng thư sau gia hạn Viettel-CA.
Lỗi thường gặp khi ký và gửi hóa đơn
| Thông báo | Nguyên nhân thường gặp | Bài xử lý |
|---|---|---|
| Chữ ký chưa được đăng ký (20019) | Chứng thư mới chưa có trong tờ khai được chấp nhận | Lỗi 20019 |
| Thông tin mã số thuế không khớp với serial đăng ký (20037) | Ký nhầm chứng thư, hoặc sê-ri mới chưa khai | Lỗi 20037 |
| CTS bị thu hồi (1011) | Tờ khai còn chứng thư đã bị thu hồi | Lỗi 1011 |
| Không thể kết nối đến USB-TOKEN… (trên S-Invoice) | Thiếu driver, công cụ ký chưa chạy, phần mềm diệt virus chặn | Lỗi ký hóa đơn không kết nối được USB Token |
| Windows không nhận Token | Cổng USB, driver | Windows không nhận USB Token |
Tra các mã còn lại trong bảng mã lỗi hóa đơn điện tử của Cục Thuế.
Câu hỏi thường gặp
Dùng chữ ký số cá nhân của giám đốc ký hóa đơn công ty được không?
Phụ lục Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức. Chữ ký số cá nhân dùng khi người bán là cá nhân.
Gia hạn chữ ký số Viettel-CA xong có phải khai lại với thuế?
Hãy mở thông tin chứng thư để xem số sê-ri. Nếu sê-ri khác số đã khai trong tờ khai được chấp nhận, gửi tờ khai thay đổi thông tin để khai chứng thư mới, sau đó khai trên phần mềm hóa đơn.
Có dùng song song hai chứng thư để ký hóa đơn được không?
Tờ khai cho phép khai nhiều chứng thư. Muốn dùng cả hai, giữ nguyên chứng thư cũ và bổ sung chứng thư mới trên tờ khai thay đổi thông tin; chứng thư nào không dùng nữa thì chuyển sang ngừng sử dụng.
Hóa đơn từ máy tính tiền có cần ký số không?
Không bắt buộc. Khoản 9 Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế không bắt buộc có chữ ký số.
Lập hóa đơn hôm nay nhưng hôm sau mới ký được không?
Được, nhưng việc ký và gửi cấp mã hoặc chuyển dữ liệu phải chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn. Người bán vẫn khai thuế theo thời điểm lập hóa đơn.
Cập nhật chữ ký số trên S-Invoice
Sau khi cơ quan thuế chấp nhận tờ khai, khai chứng thư mới trên S-Invoice theo hướng dẫn chi tiết. Không gửi mã PIN USB Token cho bất kỳ ai.
Nguồn đối chiếu: Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Điều 8, 10, 12 và Phụ lục; Thông tư 91/2026/TT-BTC và Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT; Nội dung hóa đơn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP – Cổng TTĐT Chính phủ; Cổng hóa đơn điện tử của Cục Thuế. Thông tin có thể thay đổi; ưu tiên hướng dẫn hiện hành của cơ quan/nhà cung cấp tại thời điểm thao tác. Cập nhật: 28/09/2026.
