Gửi hồ sơ BHXH điện tử xong, việc tiếp theo là biết hồ sơ đã được nhận chưa, đang ở bước nào và kết quả ra sao. Bài này tổng hợp các mốc thông báo theo quy định, cách tra cứu hồ sơ BHXH điện tử trên Cổng Dịch vụ công BHXH và phần mềm I-VAN, cùng cách tra mã đơn vị mới từ 01/09/2026.
Không cần đăng nhập, bạn tra ở mục Tra cứu của dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn: Tra cứu hồ sơ đăng ký, Tra cứu hồ sơ tiếp nhận (nhập mã hồ sơ) và Tình hình xử lý hồ sơ (nhập số hồ sơ). Đăng nhập tài khoản tổ chức để xem Tra cứu lịch sử nộp hồ sơ, Tra cứu hẹn trả, Tra cứu C12. Nộp qua I-VAN thì xem lịch sử giao dịch trong phần mềm và email BHXH gửi về.
Các mốc thông báo sau khi nộp hồ sơ
| Mốc | Thời hạn | Căn cứ |
|---|---|---|
| Thông báo xác nhận đã nhận hồ sơ | Chậm nhất 15 phút sau khi nhận hồ sơ | Điều 10 Nghị định 164/2025/NĐ-CP |
| Phiếu tiếp nhận, hẹn trả giải quyết qua email | Trong 02 giờ kể từ khi nhận hồ sơ | Điều 13 Nghị định 164/2025/NĐ-CP |
| Thông báo trả lại, hướng dẫn bổ sung hồ sơ thu | Không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận | Quy trình thu ban hành kèm Quyết định 366/QĐ-BHXH, hiệu lực 01/05/2026 |
| Kết quả giải quyết | Theo thời hạn của từng thủ tục | Thủ tục hành chính tương ứng |
Hệ thống nhận hồ sơ 24 giờ trong ngày, 7 ngày trong tuần. Nếu quá các mốc trên mà không thấy phản hồi, hãy tra cứu trước khi gửi lại để tránh hồ sơ trùng. Bài viết tóm tắt quy định để tham khảo; với trường hợp cụ thể, hãy đối chiếu văn bản gốc và hỏi cơ quan BHXH quản lý.
Tra cứu không cần đăng nhập
Trên dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn, mục Tra cứu có ba chức năng mở cho mọi người, mỗi chức năng yêu cầu nhập mã kiểm tra:
- Tra cứu hồ sơ đăng ký: nhập mã hồ sơ, dùng cho hồ sơ đăng ký như đăng ký giao dịch điện tử.
- Tra cứu hồ sơ tiếp nhận: nhập mã hồ sơ đã gửi để xem hồ sơ đã được tiếp nhận hay chưa.
- Tình hình xử lý hồ sơ: nhập số hồ sơ để xem hồ sơ đang ở khâu nào.
Để kiểm tra thông tin đơn vị, dùng trang Tra cứu đơn vị tham gia BHXH trên baohiemxahoi.gov.vn: chọn Tỉnh thành, Cơ quan BHXH, nhập Mã đơn vị, Tên đơn vị hoặc Mã số thuế và Mã xác nhận. Kết quả cho biết mã đơn vị và cơ quan quản lý mà hệ thống đang ghi nhận, rất hữu ích khi gặp lỗi mã đơn vị, xem lỗi mã đơn vị, mã số thuế không khớp.
Tra cứu bằng tài khoản tổ chức
Sau khi đăng nhập thẻ Tổ chức, menu Tra cứu có thêm các chức năng dành cho đơn vị:
Danh sách hồ sơ đơn vị đã nộp qua tài khoản.
Ngày hẹn trả kết quả của từng hồ sơ.
Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (C12-TS) của đơn vị.
Cổng còn có Tra cứu tham gia BHXH và Tra cứu mã số BHXH. Trong menu Kê khai, mục Lịch sử kê khai hiển thị trạng thái các đợt kê khai: Đã lưu, Đã lưu tạm, Đã nộp, Hồ sơ không hợp lệ.
Tra cứu trên phần mềm I-VAN và email
Nếu đơn vị nộp qua I-VAN, kết quả do hệ thống tiếp nhận BHXH trả về hiển thị trong lịch sử giao dịch của phần mềm, thường kèm mã và mô tả lỗi. Email đăng ký giao dịch điện tử nhận phiếu tiếp nhận, thông báo từ chối và C12-TS. BHXH tỉnh Bắc Ninh hướng dẫn tra C12-TS theo ba cách: email doanh nghiệp đã đăng ký giao dịch điện tử, phần mềm I-VAN, hoặc Cổng Dịch vụ công BHXH.
Người dùng vBHXH xem thêm cách tra cứu, sửa và gửi lại hồ sơ vBHXH bị trả.
Đọc trạng thái và việc cần làm tiếp
| Bạn thấy | Nghĩa là | Làm tiếp |
|---|---|---|
| Thông báo đã nhận, phiếu tiếp nhận | Hệ thống đã nhận, chưa phải kết quả | Lưu mã hồ sơ, theo dõi hẹn trả |
| Mã lỗi trả về ngay (SE, CE, OE) | Hồ sơ chưa được tiếp nhận | Tra bảng mã lỗi BHXH điện tử, sửa rồi gửi lại |
| Hồ sơ không hợp lệ | Đợt kê khai trên cổng không qua kiểm tra | Mở chi tiết, sửa đúng mục bị báo |
| 005 Hồ sơ bị từ chối | Cán bộ BHXH từ chối sau khi xem xét | Đọc lý do trong email, lập hồ sơ mới theo yêu cầu |
| SE999 hoặc CE999 | Hệ thống tiếp nhận của BHXH gián đoạn | Chờ rồi gửi lại, xem lỗi SE999 |
Tra cứu mã đơn vị mới từ 01/09/2026
Theo Kế hoạch 3115/KH-BHXH, từ 01/09/2026 BHXH Việt Nam chuyển đổi tập trung sang số định danh cá nhân thay mã số BHXH của người tham gia và áp dụng bộ mã quản lý mới cho đơn vị. Việc cần làm:
- Tra ở trang Tra cứu đơn vị tham gia BHXH. Nếu vẫn hiển thị mã cũ, tiếp tục dùng mã cũ; không tự ghép mã.
- Nếu dùng cổng BHXH và mã mới đã hiển thị, một hướng dẫn công bố ngày 25/09/2026 nêu trình tự: Đăng ký trên cổng cho mã đơn vị mới, kích hoạt qua email (muốn giữ mật khẩu cũ thì không chọn cấp lại mật khẩu), sau đó vào Kê khai, Quản lý lao động, bấm "Nhập vào từ BHXH".
- Nếu dùng I-VAN, cập nhật mã theo hướng dẫn của nhà cung cấp.
Cấu trúc mã và các lưu ý khi nhập mã trên phần mềm có trong bài mã đơn vị BHXH 15 ký tự từ 01/09/2026.
Câu hỏi thường gặp
Nộp hồ sơ BHXH điện tử bao lâu thì có phiếu tiếp nhận?
Theo Nghị định 164/2025/NĐ-CP, thông báo xác nhận đã nhận hồ sơ được gửi chậm nhất 15 phút; phiếu tiếp nhận, hẹn trả giải quyết được gửi qua email trong 02 giờ kể từ khi nhận hồ sơ.
Tra cứu hồ sơ BHXH cần thông tin gì?
Tra cứu công khai cần mã hồ sơ hoặc số hồ sơ và mã kiểm tra. Lịch sử nộp hồ sơ, hẹn trả và C12 cần đăng nhập tài khoản tổ chức.
Không nhận được email C12-TS thì xem ở đâu?
Đăng nhập Cổng Dịch vụ công BHXH và dùng Tra cứu C12, hoặc xem trong phần mềm I-VAN nếu đơn vị nộp qua I-VAN. Đồng thời kiểm tra email đã đăng ký giao dịch điện tử còn đúng không.
Trạng thái Đã nộp có phải là đã có kết quả không?
Chưa. Đã nộp hay đã tiếp nhận chỉ cho biết hệ thống đã nhận hồ sơ. Hãy theo dõi hẹn trả và thông báo kết quả cuối cùng.
Cần người đọc giúp thông báo của BHXH?
Chuẩn bị mã hồ sơ, loại thủ tục, kỳ kê khai và ảnh thông báo đã che dữ liệu riêng tư. Không gửi mật khẩu tài khoản hay mã PIN Token.
Nguồn đối chiếu: Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam; Nghị định 164/2025/NĐ-CP; BHXH Việt Nam: Quy trình thu mới (Quyết định 366/QĐ-BHXH); BHXH Bắc Ninh: tra cứu C12-TS; BHXH Việt Nam: chuyển đổi số định danh và bộ mã từ 01/09/2026. Thông tin có thể thay đổi; ưu tiên hướng dẫn hiện hành của cơ quan/nhà cung cấp tại thời điểm thao tác. Cập nhật: 28/09/2026.
