Trước khi gửi hồ sơ BHXH điện tử, đơn vị phải đăng ký sử dụng phương thức giao dịch điện tử với cơ quan BHXH, trên Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam hoặc qua một tổ chức I-VAN. Bài này đi qua điều kiện, cách khai, ký số, kích hoạt và các lỗi hay gặp ở bước đăng ký.
Chuẩn bị mã đơn vị, mã số thuế, email và USB Token có chứng thư số của đơn vị còn hiệu lực. Trên dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn, chọn Đăng ký, chọn Cơ quan/Tổ chức, khai tờ khai, chọn nơi đăng ký giao dịch (Cổng thông tin điện tử của BHXH Việt Nam hoặc Tổ chức I-VAN), ký số rồi kích hoạt qua email. Nếu dùng phần mềm I-VAN như vBHXH, bạn đăng ký ngay trong phần mềm đó.
Điều kiện đăng ký giao dịch điện tử BHXH
Điều 5 Nghị định 164/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/07/2025) yêu cầu tổ chức giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH có tài khoản định danh điện tử và chứng thư chữ ký số còn hiệu lực, hoặc chữ ký điện tử khác theo quy định. Trước khi bắt đầu, hãy mở sẵn:
- Mã đơn vị do cơ quan BHXH cấp; trên tờ khai, ô này có nhãn "Mã số bảo hiểm xã hội". Không nhớ thì tra ở trang Tra cứu đơn vị tham gia BHXH (chọn Tỉnh thành, Cơ quan BHXH, nhập Mã số thuế và Mã xác nhận).
- Mã số thuế; đơn vị không có mã số thuế nhập mã ngân sách nhà nước theo hướng dẫn trên cổng.
- Cơ quan BHXH đang quản lý đơn vị, đúng như kết quả tra cứu.
- Email kiểm tra hằng ngày, vì mã kích hoạt và thông báo đều gửi về đây.
- USB Token chứa chứng thư của đơn vị còn hạn và công cụ ký phù hợp với kênh bạn chọn.
- Tài khoản định danh điện tử của tổ chức khi đăng nhập qua VNeID hoặc Cổng Dịch vụ công quốc gia.
BHXH Việt Nam đang chuyển đổi tập trung sang bộ mã quản lý mới cho đơn vị (Kế hoạch 3115/KH-BHXH). Hãy khai đúng mã trang tra cứu đang hiển thị, không tự ghép thêm ký tự; cấu trúc mã được giải thích trong bài mã đơn vị BHXH 15 ký tự từ 01/09/2026.
Chọn nơi đăng ký: Cổng BHXH hay I-VAN
Tờ khai có ô bắt buộc "Đăng ký giao dịch tại" với hai lựa chọn: "Cổng thông tin điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam" hoặc "Tổ chức I-VAN". Lựa chọn này quyết định nơi đơn vị kê khai và nộp hồ sơ về sau.
| Tiêu chí | Cổng Dịch vụ công BHXH | Tổ chức I-VAN |
|---|---|---|
| Nơi kê khai, ký, nộp | Trên dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn | Trong phần mềm của nhà cung cấp |
| Công cụ ký | Phần mềm ký số của cổng và tiện ích trình duyệt | Công cụ do nhà cung cấp hướng dẫn |
| Hợp với | Đơn vị ít lao động, ít biến động | Đơn vị nhiều hồ sơ, cần hỗ trợ nghiệp vụ |
Theo thông báo ngày 13/06/2026 của BHXH TP.HCM (căn cứ Công văn 1183/CNTT-CĐS của Trung tâm Công nghệ thông tin và Chuyển đổi số, BHXH Việt Nam), hiện có 15 tổ chức cung cấp dịch vụ I-VAN, trong đó có Tổng công ty Viễn thông Viettel. Mỗi đơn vị chỉ giao dịch qua một nơi tại một thời điểm; muốn đổi, phải ngừng ở nơi cũ rồi đăng ký lại, xem so sánh hai kênh nộp hồ sơ BHXH và cách chuyển kênh.
Các bước đăng ký trên Cổng Dịch vụ công BHXH
Cài công cụ ký của cổng
Vào mục Tài liệu & ứng dụng, thẻ Tải ứng dụng, phần Phần mềm hỗ trợ để lấy bộ cài, làm theo tài liệu hướng dẫn cài phần mềm ký số Vietnam Social Security Declaration. Chỉ cắm Token của đơn vị cần đăng ký.
Mở trang đăng ký
Truy cập https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn, bấm Đăng ký, ở "Đối tượng đăng ký" chọn "Cơ quan/Tổ chức" rồi bấm Tiếp.
Khai thông tin đơn vị
Điền Cơ quan BHXH, Tên Cơ quan/Tổ chức, Mã số thuế, Mã số bảo hiểm xã hội, Địa chỉ liên hệ (chọn tỉnh, chọn xã, số nhà), Người liên hệ, Địa chỉ thư điện tử, Điện thoại di động. Ô có dấu * là bắt buộc.
Chọn kiểu chứng thực và nơi giao dịch
Ở "Lựa chọn kiểu chứng thực" chọn "Sử dụng chứng thư số", kiểm tra ngày đăng ký, chọn "Đăng ký giao dịch tại", tích "Xác nhận đăng ký".
Ký số tờ khai
Bấm Đăng ký, chọn đúng chứng thư của đơn vị trong cửa sổ công cụ ký và nhập PIN tại cửa sổ đó. PIN chỉ do người giữ Token tự nhập.
Kích hoạt qua email
Mở email vừa khai, dùng đường dẫn và mã kích hoạt để hoàn tất trên trang Kích hoạt tài khoản; thông tin đăng nhập được gửi về email sau đó.
Dòng cam kết trên tờ khai vẫn dẫn Nghị định 166/2016/NĐ-CP, dù từ 01/07/2025 giao dịch điện tử BHXH đã theo Nghị định 164/2025/NĐ-CP; điều này không đổi cách khai. Bài viết tóm tắt quy định để tham khảo; với trường hợp cụ thể, hãy đối chiếu văn bản gốc và hỏi cơ quan BHXH quản lý.
Đăng ký qua phần mềm I-VAN
Nếu chọn I-VAN, bạn đăng ký trong phần mềm của nhà cung cấp. Tên chức năng mỗi phần mềm một khác, nhưng trình tự thường là:
- Khai thông tin đơn vị như tờ khai trên cổng: mã đơn vị, mã số thuế, cơ quan BHXH, email, người liên hệ.
- Cắm Token, dùng chức năng đọc hoặc lấy thông tin chữ ký số.
- Ký và gửi tờ khai đăng ký đến BHXH.
- Kích hoạt theo email BHXH gửi về, chờ email xác nhận thành công rồi mới nộp hồ sơ nghiệp vụ.
Với vBHXH của Viettel, xem hướng dẫn sử dụng vBHXH bản online và cài tool ký số và extension cho vBHXH; đơn vị mới tham gia có thể xem checklist kê khai BHXH lần đầu.
Kiểm tra kết quả và đăng nhập lần đầu
- Theo dõi hồ sơ đăng ký: chức năng "Tra cứu hồ sơ đăng ký" chỉ cần mã hồ sơ và mã kiểm tra, không cần đăng nhập.
- Đăng nhập: chọn thẻ "Tổ chức", nhập Mã số thuế, Mật khẩu và mã kiểm tra; cổng cũng có nút đăng nhập qua Dịch vụ công quốc gia và bằng tài khoản Định danh điện tử.
- Soát thông tin tài khoản: trang Thông tin tài khoản hiển thị Tên đơn vị, Cơ quan BHXH, Mã số thuế, Tên IVAN và Loại giao dịch, cho biết đơn vị đang được ghi nhận ở kênh nào.
- Đổi mật khẩu: cổng yêu cầu ít nhất 8 ký tự, gồm chữ hoa, chữ thường, số và ký tự đặc biệt; nên đổi định kỳ và khi kế toán nghỉ việc, như trong bài bảo mật chữ ký số.
Thông báo lỗi hay gặp khi đăng ký
| Thông báo | Ý nghĩa | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Vui lòng cài đặt công cụ hỗ trợ ký số trước. / Bạn chưa cài đặt bộ công cụ hỗ trợ ký số | Trình duyệt chưa gọi được công cụ ký | Cài lại, bật tiện ích, mở lại trình duyệt; xem lỗi công cụ ký VSS Declaration |
| Không tìm thấy thông tin chứng thư số. | Công cụ không đọc được chứng thư | Cắm lại Token, kiểm tra Windows nhận thiết bị, chỉ cắm một Token |
| Mã số bảo hiểm xã hội không tồn tại | Mã đơn vị chưa khớp dữ liệu BHXH | Tra lại mã đang hiển thị; xem lỗi mã đơn vị, mã số thuế không khớp |
| Thông tin kích hoạt đã quá hạn. Vui lòng thực hiện đăng ký lại / Đường dẫn kích hoạt không chính xác. | Email cũ hoặc đường dẫn hết hạn | Dùng email mới nhất; quá hạn thì đăng ký lại |
| CE006 Đơn vị đã đăng ký IVAN / CE044 Đơn vị đã đăng ký giao dịch tại cổng thông tin BHXH Việt Nam. | Đơn vị đang có đăng ký ở kênh khác | Ngừng ở kênh cũ rồi đăng ký lại; xem lỗi đã đăng ký với I-VAN khác |
Mã SE003, SE004, SE005 (mã số thuế, mã đơn vị, cơ quan BHXH không khớp) cũng hay gặp khi gửi tờ khai qua I-VAN. Danh sách đầy đủ ở bảng mã lỗi BHXH điện tử.
Câu hỏi thường gặp
Tên đăng nhập tài khoản tổ chức trên Cổng Dịch vụ công BHXH là gì?
Ở thẻ Tổ chức, tên đăng nhập là mã số thuế của đơn vị (không có mã số thuế thì dùng mã ngân sách). Mật khẩu gửi qua email sau khi kích hoạt; hãy đổi ngay ở lần đăng nhập đầu.
Đơn vị chưa có mã đơn vị BHXH thì đăng ký giao dịch điện tử thế nào?
Tờ khai của tổ chức yêu cầu mã đơn vị. Đơn vị mới cần làm thủ tục tham gia BHXH lần đầu để được cấp mã; nếu dùng phần mềm I-VAN, nhà cung cấp sẽ hướng dẫn thứ tự làm.
Một doanh nghiệp có thể vừa nộp trên cổng vừa nộp qua I-VAN không?
Không đồng thời. Tờ khai buộc chọn một nơi đăng ký giao dịch và hệ thống từ chối nếu đơn vị đang đăng ký ở nơi khác. Muốn đổi, ngừng ở nơi cũ, chờ xác nhận rồi đăng ký lại.
Không nhận được email kích hoạt thì làm gì?
Kiểm tra thư rác và địa chỉ email đã khai, tra cứu hồ sơ đăng ký bằng mã hồ sơ. Đường dẫn quá hạn thì đăng ký lại; vẫn không có email thì liên hệ cơ quan BHXH quản lý hoặc tổng đài 1900 9068.
Gia hạn chữ ký số xong có phải đăng ký giao dịch lại từ đầu không?
Không. Đơn vị giữ nguyên đăng ký, chỉ làm thủ tục thay đổi, bổ sung thông tin và ký bằng chứng thư mới để BHXH ghi nhận trước khi nộp hồ sơ tiếp.
Muốn kê khai BHXH qua phần mềm I-VAN?
vBHXH của Viettel là một phần mềm kê khai BHXH điện tử qua I-VAN; xem gói và cách đăng ký trên trang chuyên về vBHXH. Khi cần hỗ trợ, không gửi mã PIN, OTP hay mật khẩu.
Nguồn đối chiếu: Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam; Nghị định 164/2025/NĐ-CP; Tra cứu đơn vị tham gia BHXH; BHXH TP.HCM: danh sách tổ chức I-VAN (13/06/2026); BHXH Đà Nẵng: hướng dẫn đăng ký giao dịch điện tử (2020). Thông tin có thể thay đổi; ưu tiên hướng dẫn hiện hành của cơ quan/nhà cung cấp tại thời điểm thao tác. Cập nhật: 28/09/2026.
