Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ BHXH qua I-VAN, tức phần mềm của một tổ chức cung cấp dịch vụ I-VAN, hoặc trực tiếp trên Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam. Bài này so sánh hai kênh, giải thích nguyên tắc chỉ dùng một kênh, cách nộp trên cổng và cách chuyển kênh mà không làm gián đoạn kỳ kê khai.
Cả hai kênh đều gửi hồ sơ đến cơ quan BHXH và đều cần chữ ký số của đơn vị. Cổng Dịch vụ công BHXH hợp với đơn vị ít biến động, tự kê khai; phần mềm I-VAN hợp với đơn vị nhiều hồ sơ, cần công cụ quản lý và hỗ trợ. Tại một thời điểm, đơn vị chỉ đăng ký một kênh; muốn đổi phải ngừng ở kênh cũ, chờ xác nhận rồi đăng ký kênh mới.
Hai kênh giao dịch khác nhau thế nào
| Tiêu chí | Cổng Dịch vụ công BHXH | Phần mềm I-VAN |
|---|---|---|
| Nơi kê khai, ký, nộp | dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn, đăng nhập tài khoản tổ chức | Phần mềm của nhà cung cấp I-VAN, bản cài hoặc bản web |
| Công cụ ký | Phần mềm ký số của cổng (Vietnam Social Security Declaration) và tiện ích trình duyệt | Công cụ ký do nhà cung cấp hướng dẫn |
| Dữ liệu lao động | Mục Quản lý lao động, nút "Nhập vào từ BHXH" hoặc nhập tệp Excel .xlsx | Theo chức năng đồng bộ của phần mềm |
| Theo dõi kết quả | Lịch sử kê khai, các chức năng Tra cứu, email | Lịch sử giao dịch trong phần mềm, email |
| Hỗ trợ | Cơ quan BHXH quản lý, tổng đài 1900 9068 | Nhà cung cấp I-VAN, sau đó đến cơ quan BHXH |
Theo thông báo của BHXH TP.HCM ngày 13/06/2026, căn cứ Công văn 1183/CNTT-CĐS ngày 10/06/2026 của Trung tâm Công nghệ thông tin và Chuyển đổi số, BHXH Việt Nam, hiện có 15 tổ chức cung cấp dịch vụ I-VAN, trong đó có Tổng công ty Viễn thông Viettel. Năm 2023, BHXH Việt Nam cũng hướng dẫn doanh nghiệp nhỏ đăng ký giao dịch trực tiếp trên cổng, nên dùng I-VAN là lựa chọn, không phải điều kiện bắt buộc.
Nguyên tắc một kênh tại một thời điểm
Tờ khai đăng ký bắt buộc chọn "Đăng ký giao dịch tại" Cổng thông tin điện tử của BHXH Việt Nam hoặc Tổ chức I-VAN. Nếu dùng sai kênh, hệ thống báo ngay:
- Trên cổng: "Mã đơn vị [mã] đã đăng ký tham gia Giao dịch điện tử thông qua nhà IVAN khác. Vui lòng kê khai trên phần mềm của nhà IVAN đã đăng ký."
- Trên cổng, khi đơn vị đã ngừng: "Mã đơn vị [mã] đã ngừng tham gia Giao dịch điện tử với Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Vui lòng đăng ký sử dụng lại dịch vụ Giao dịch điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam".
- Qua phần mềm I-VAN, theo tài liệu của các nhà cung cấp: CE007 "Đơn vị đã đăng ký với I-VAN khác", SE006 "Đơn vị không thuộc iVAN hiện tại", CE044 "Đơn vị đã đăng ký giao dịch tại cổng thông tin BHXH Việt Nam."
Cách gỡ từng trường hợp có trong bài lỗi CE007: đơn vị đã đăng ký với I-VAN khác. Ngoài ra, Điều 12 Nghị định 164/2025/NĐ-CP yêu cầu không giao dịch bằng hồ sơ giấy với thủ tục đã đăng ký điện tử, trừ khi hệ thống gặp sự cố đúng hạn nộp.
Nộp hồ sơ trên Cổng Dịch vụ công BHXH
Đăng nhập và kiểm tra lao động
Đăng nhập thẻ Tổ chức, vào Kê khai, mục Quản lý lao động. Dùng "Nhập vào từ BHXH" để lấy danh sách lao động mà cơ quan BHXH đang quản lý trước khi kê khai.
Chọn thủ tục
Vào Danh sách thủ tục, chọn đúng thủ tục và kỳ kê khai; lập tờ khai, đính kèm giấy tờ theo yêu cầu của thủ tục.
Ký và nộp
Cắm Token, bấm nộp. Cổng gọi công cụ ký, đọc chứng thư, đối chiếu chứng thư với mã đơn vị rồi mới ký và gửi. Lỗi ở bước này thường thuộc công cụ ký hoặc chứng thư.
Theo dõi
Mở Lịch sử kê khai để xem trạng thái như Đã lưu, Đã lưu tạm, Đã nộp, Hồ sơ không hợp lệ; đọc email phiếu tiếp nhận.
Nội dung từng mẫu tờ khai (báo tăng, báo giảm, điều chỉnh mức đóng, thai sản, ốm đau) được hướng dẫn trên site chuyên về vBHXH, ví dụ báo tăng lao động D02-LT. Cách theo dõi kết quả xem tra cứu hồ sơ BHXH điện tử.
Nộp hồ sơ qua phần mềm I-VAN
Trên phần mềm I-VAN, bạn kê khai, ký và gửi trong cùng một chỗ. Phần mềm nhận lại kết quả của hệ thống tiếp nhận BHXH, thường hiển thị mã lỗi và mô tả lỗi trong lịch sử giao dịch; BHXH đồng thời gửi thông báo qua email đã đăng ký. Khi hồ sơ bị trả, đọc đúng mã rồi tra trong bảng mã lỗi BHXH điện tử.
Người dùng vBHXH của Viettel xem hướng dẫn sử dụng vBHXH bản online và cách xử lý hồ sơ vBHXH bị trả lại.
Chuyển kênh hoặc đổi nhà cung cấp I-VAN
- Chọn thời điểm: nộp xong hồ sơ đang dở ở kênh cũ, tránh chuyển sát hạn nộp.
- Ngừng ở kênh cũ: trên cổng, chọn "Ngưng dịch vụ" ở menu tài khoản, khai "Ngày ngừng giao dịch điện tử", "Lý do ngừng", tích "Xác nhận ngừng dịch vụ", bấm "Đăng ký ngừng dịch vụ" và ký số. Với I-VAN, dùng chức năng ngừng dịch vụ của phần mềm hoặc nhờ nhà cung cấp cũ.
- Chờ xác nhận: có email ngừng thành công mới sang bước sau.
- Đăng ký kênh mới: làm như bài đăng ký giao dịch điện tử BHXH cho tổ chức, kích hoạt qua email.
- Không vào được kênh cũ: mất tài khoản hoặc không còn chứng thư cũ thì liên hệ cơ quan BHXH quản lý để được hướng dẫn ngừng.
Sau khi ngừng, đơn vị không nộp được hồ sơ điện tử cho đến khi đăng ký xong kênh mới. Đừng ngừng dịch vụ khi chưa sẵn sàng tài khoản, chứng thư và phần mềm cho kênh mới.
Vị trí của Cổng Dịch vụ công quốc gia
Nghị định 164/2025/NĐ-CP quy định dịch vụ công trực tuyến BHXH thực hiện trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, kết nối với Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Tài chính. Điều khoản chuyển tiếp cho Cổng thông tin điện tử BHXH tiếp tục giao dịch đến trước 01/03/2026 và cho dịch vụ I-VAN tiếp tục đến khi có hướng dẫn của Bộ Tài chính. Khi kiểm tra ngày 28/09/2026, dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn vẫn nhận hồ sơ năm 2026 và danh sách I-VAN vẫn được công bố; BHXH Hà Nội hướng dẫn nộp 10 dịch vụ công toàn trình trên Cổng Dịch vụ công quốc gia từ 15/03/2026. Hãy theo dõi thông báo của cơ quan BHXH quản lý, và xem hướng dẫn Cổng Dịch vụ công quốc gia khi cần. Phần này tóm tắt quy định để tham khảo; hãy đối chiếu văn bản gốc cho trường hợp cụ thể.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp nhỏ có bắt buộc dùng phần mềm I-VAN không?
Không. Đơn vị có thể đăng ký giao dịch trực tiếp trên Cổng Dịch vụ công BHXH. I-VAN là dịch vụ tùy chọn, hữu ích khi đơn vị nhiều hồ sơ hoặc cần hỗ trợ nghiệp vụ.
Đang dùng I-VAN có tra cứu kết quả trên cổng BHXH được không?
Được với các chức năng tra cứu công khai theo mã hồ sơ. BHXH tỉnh Bắc Ninh cũng hướng dẫn tra thông báo kết quả đóng C12-TS qua email đã đăng ký, phần mềm I-VAN hoặc Cổng Dịch vụ công BHXH.
Hệ thống điện tử gặp sự cố đúng hạn nộp thì làm gì?
Điều 12 Nghị định 164/2025/NĐ-CP cho phép lập hồ sơ giấy nộp cơ quan BHXH quản lý chậm nhất 03 ngày làm việc sau hạn nộp hồ sơ thu, 07 ngày làm việc với giao dịch khác; khắc phục xong thì gửi lại hồ sơ điện tử.
Cổng Dịch vụ công quốc gia có thay thế cổng BHXH không?
Nghị định 164/2025/NĐ-CP hướng giao dịch về Cổng Dịch vụ công quốc gia, nhưng khi cập nhật bài, cổng BHXH và dịch vụ I-VAN vẫn hoạt động. Làm theo thông báo hiện hành của cơ quan BHXH quản lý.
Cần phần mềm I-VAN để quản lý hồ sơ?
vBHXH của Viettel là một phần mềm kê khai BHXH điện tử qua I-VAN. Xem báo giá và gói theo số lao động trên trang chuyên về vBHXH.
Nguồn đối chiếu: Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam; Nghị định 164/2025/NĐ-CP; BHXH TP.HCM: danh sách tổ chức I-VAN; BHXH Hà Nội: nộp hồ sơ trên Cổng Dịch vụ công quốc gia; BHXH Việt Nam: hỏi đáp đăng ký trên cổng. Thông tin có thể thay đổi; ưu tiên hướng dẫn hiện hành của cơ quan/nhà cung cấp tại thời điểm thao tác. Cập nhật: 28/09/2026.
