Hóa đơn đã cấp mã mà sai tên người mua, sai thuế suất hay sai số tiền thì xử lý theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, áp dụng từ 01/07/2026. Quy định mới giữ hai hướng chính: thông báo sai bằng Mẫu 04/SS-HĐĐT cho lỗi không ảnh hưởng số liệu, hoặc lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế. Bài viết giúp bạn chọn đúng cách và tránh các lỗi khi gửi cơ quan thuế.
Sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ nhưng đúng mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế và hàng hóa: báo người mua, gửi cơ quan thuế Mẫu 04/SS-HĐĐT, không lập lại hóa đơn. Sai mã số thuế, hàng hóa, số tiền, thuế suất, tiền thuế: lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, ký số và gửi cấp mã. Hóa đơn từ máy tính tiền và hóa đơn bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng thì lập hóa đơn thay thế.
Sai gì thì xử lý cách nào
Điều 10 áp dụng cho hóa đơn đã được cấp mã và hóa đơn không mã đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế. Bài viết tóm tắt quy định để tham khảo; trường hợp cụ thể nên đối chiếu văn bản gốc hoặc hỏi cơ quan thuế.
| Tình huống | Cách xử lý | Căn cứ |
|---|---|---|
| Sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác, nhưng đúng mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa | Thông báo cho người mua, gửi cơ quan thuế Mẫu 04/SS-HĐĐT; không lập lại hóa đơn | Điểm a khoản 1 Điều 10 |
| Sai mã số thuế; hàng hóa sai quy cách, chất lượng; sai số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc nội dung bắt buộc khác | Chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế | Điểm b khoản 1 Điều 10 |
| Hóa đơn từ máy tính tiền; hóa đơn bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng | Lập hóa đơn thay thế | Điểm c khoản 1 Điều 10 |
| Đã gửi dữ liệu theo Bảng tổng hợp | Điều chỉnh, thay thế ngay trên Bảng tổng hợp các kỳ sau, không gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT | Điểm đ, e khoản 1 Điều 10 |
| Cơ quan thuế phát hiện sai và gửi Mẫu 01/TB-RSĐT | Rà soát, điều chỉnh hoặc thay thế; giải trình bằng Mẫu 04/SS-HĐĐT nếu cần | Khoản 3 Điều 10 |
Khoản 5 còn quy định riêng một số tình huống không phải do lập sai: trả lại hàng thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh (trừ khi hai bên thỏa thuận người mua lập hóa đơn trả hàng); chiết khấu thương mại theo doanh số; thay đổi giá trị khi quyết toán theo kết luận của cơ quan có thẩm quyền.
Gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT
Mẫu 04/SS-HĐĐT ở Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC nay có tên "Thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai". Mỗi dòng gồm: mã cơ quan thuế cấp (để trống với hóa đơn không mã), ký hiệu mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, ngày lập, loại hóa đơn điện tử, cột "Thông báo/Giải trình" và lý do hoặc thông báo của cơ quan thuế.
Báo cho người mua
Thông báo cho người mua về nội dung lập sai; không phải lập lại hóa đơn trong trường hợp sai không ảnh hưởng số liệu.
Lập và ký Mẫu 04/SS-HĐĐT
Lập trên phần mềm hóa đơn, chọn "Thông báo" ở cột Thông báo/Giải trình, ghi lý do sai; ký bằng chữ ký số của người nộp thuế. Mẫu có ô chữ ký số của người mua nếu có.
Nhận Mẫu 01/TB-SSĐT
Hệ thống tự động gửi thông báo tiếp nhận. Nếu không tiếp nhận, thông báo đề nghị kiểm tra, đối chiếu lại hóa đơn do thông tin chưa chính xác; sửa rồi gửi lại.
Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế
- Thỏa thuận trước: người mua là tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh thì hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai; người mua là cá nhân thì thông báo cho người mua hoặc trên website của người bán. Không bắt buộc với dữ liệu gửi theo Bảng tổng hợp, Bảng thông tin chi tiết giao dịch và mua bán trên nền tảng thương mại điện tử.
- Dòng chữ bắt buộc: "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm" hoặc "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm".
- Ký và gửi: người bán ký số trên hóa đơn mới rồi gửi cơ quan thuế cấp mã (hóa đơn có mã) hoặc gửi người mua (hóa đơn không mã).
- Nhiều hóa đơn sai giống nhau của cùng một người mua trong cùng tháng: được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, kèm bảng kê Mẫu 01/BK-ĐCTT.
- Giữ hình thức đã chọn: đã xử lý lần đầu bằng điều chỉnh hay thay thế thì các lần sau làm theo đúng hình thức đó; giá trị điều chỉnh tăng ghi số dương, giảm ghi số âm.
- Hóa đơn cấp theo từng lần phát sinh: gửi đơn Mẫu 06/ĐN-PSĐT để cơ quan thuế cấp hóa đơn điều chỉnh, thay thế.
Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC chỉ nêu hai hướng xử lý: thông báo hóa đơn lập sai và điều chỉnh, thay thế. Cột "Thông báo/Giải trình" của Mẫu 04/SS-HĐĐT mới cũng không còn lựa chọn hủy. Nếu phần mềm hoặc tài liệu cũ hướng dẫn hủy hóa đơn đã cấp mã, hãy hỏi lại nhà cung cấp và cơ quan thuế trước khi làm.
Hóa đơn bị từ chối cấp mã và hóa đơn lập trước 01/07/2026
Hóa đơn bị từ chối cấp mã chưa phải hóa đơn có mã, nên không thuộc phạm vi Điều 10. Theo khoản 7 Điều 3 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, dùng hóa đơn chưa có mã trong trường hợp phải dùng hóa đơn có mã là sử dụng hóa đơn không hợp pháp. Vì vậy không gửi bản đó cho người mua; đọc thông báo kết quả kiểm tra dữ liệu, sửa nguyên nhân rồi lập, gửi cấp mã lại theo hướng dẫn của phần mềm. Tra nghĩa mã lỗi tại bảng mã lỗi hóa đơn điện tử của Cục Thuế.
Hóa đơn lập theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (trước 01/07/2026), Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC mà phát hiện sai sau ngày này thì thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định (khoản 2 Điều 24 Thông tư 91/2026/TT-BTC).
Lỗi thường gặp khi gửi hóa đơn xử lý sai
| Mã / thông báo | Cách xử lý |
|---|---|
| 20003, 20011 – Hóa đơn bị thay thế/bị điều chỉnh không tồn tại | Kiểm tra ký hiệu mẫu số, ký hiệu, số, ngày của hóa đơn gốc |
| 20007, 20015, 20016 – Hóa đơn gốc đã bị hủy hoặc đã bị thay thế | Tra cứu trạng thái trên cổng, chọn đúng hóa đơn cần xử lý |
| 20028, 20029 – Không được điều chỉnh cho hóa đơn thay thế, điều chỉnh | Hướng xử lý vào đúng hóa đơn gốc, giữ hình thức đã chọn lần đầu |
| 20032, 20033 – Loại hóa đơn gốc và hóa đơn mới phải giống nhau | Lập hóa đơn mới cùng loại với hóa đơn gốc |
| 20038 đến 20041 – Hóa đơn gốc chưa được cấp mã | Không điều chỉnh, thay thế hóa đơn chưa có mã |
Muốn biết tính chất, trạng thái hóa đơn liên quan, dùng chức năng tra cứu trên cổng: tài khoản và tra cứu trên hoadondientu.gdt.gov.vn.
Câu hỏi thường gặp
Sai địa chỉ người mua có phải lập lại hóa đơn không?
Không, nếu mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế và hàng hóa đều đúng. Người bán thông báo cho người mua và gửi cơ quan thuế Mẫu 04/SS-HĐĐT theo điểm a khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Còn được hủy hóa đơn điện tử đã cấp mã không?
Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC không nêu thủ tục hủy riêng; hóa đơn sai được xử lý bằng thông báo lập sai hoặc điều chỉnh, thay thế. Gặp tình huống đặc biệt, hãy hỏi cơ quan thuế quản lý trước khi làm.
Hóa đơn từ máy tính tiền lập sai thì xử lý thế nào?
Lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập sai, theo điểm c khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Quy định này cũng áp dụng cho hóa đơn bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng.
Có bắt buộc lập văn bản thỏa thuận với người mua không?
Có, khi người mua là tổ chức, hộ hoặc cá nhân kinh doanh và bạn lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế. Người mua là cá nhân thì thông báo cho họ hoặc đăng trên website; không bắt buộc với dữ liệu gửi theo Bảng tổng hợp và giao dịch trên nền tảng thương mại điện tử.
Hóa đơn lập năm 2025 phát hiện sai bây giờ xử lý theo quy định nào?
Theo khoản 2 Điều 24 Thông tư 91/2026/TT-BTC, hóa đơn đã lập theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC thì thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định.
Thao tác điều chỉnh, thay thế trên S-Invoice
Các bước lập Mẫu 04/SS-HĐĐT, hóa đơn điều chỉnh, thay thế trên phần mềm có trong hướng dẫn sử dụng S-Invoice. Không gửi mã PIN hay mật khẩu khi nhờ hỗ trợ.
Nguồn đối chiếu: Thông tư 91/2026/TT-BTC, Điều 10, 24 và Mẫu 04/SS-HĐĐT; Nghị định 254/2026/NĐ-CP; Những điểm mới của Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Thông tin có thể thay đổi; ưu tiên hướng dẫn hiện hành của cơ quan/nhà cung cấp tại thời điểm thao tác. Cập nhật: 28/09/2026.
