Một bộ hồ sơ thanh toán trên dịch vụ công Kho bạc đi qua ba người: kế toán viên lập, kế toán trưởng ký, chủ tài khoản phê duyệt, rồi mới tới Kho bạc. Bài này mô tả từng bước ký chứng từ trên dịch vụ công Kho bạc, trạng thái sau mỗi bước và cách làm với chứng từ năm 2026 theo Nghị định 347/2025/NĐ-CP.
Kế toán viên vào Giao nhận hồ sơ trực tuyến, bấm Thêm mới, nhập thông tin, đính kèm PDF, thêm chứng từ rồi Gửi phê duyệt cho kế toán trưởng. Kế toán trưởng bấm Gửi phê duyệt, chọn chủ tài khoản và nhập mật khẩu Token để ký. Chủ tài khoản bấm Phê duyệt, ký số, rồi hồ sơ được gửi Kho bạc (Chờ KBNN tiếp nhận). Mẫu chứng từ năm 2026 chưa có trên hệ thống thì lập PDF theo mẫu mới, ký số và gửi qua hệ thống theo Công văn 12716/KBNN-CNTT.
Quy trình ba người và các trạng thái
Theo Thông tư 157/2025/TT-BTC, chứng từ chuyển tiền điện tử mang chữ ký thứ hai của kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán, người được ủy quyền) và chữ ký thứ nhất của chủ tài khoản (hoặc người được ủy quyền). Trên hệ thống, trình tự và trạng thái theo tài liệu hướng dẫn của KBNN như sau:
| Bước | Người làm | Thao tác | Trạng thái sau bước |
|---|---|---|---|
| Lập và lưu | Kế toán viên | Thêm mới hồ sơ, chứng từ | Mới tạo |
| Trình ký | Kế toán viên | Gửi phê duyệt, chọn kế toán trưởng | Chờ KTT phê duyệt |
| Chữ ký thứ hai | Kế toán trưởng | Gửi phê duyệt, chọn chủ tài khoản, nhập mật khẩu Token | Chờ CTK phê duyệt |
| Chữ ký thứ nhất | Chủ tài khoản | Phê duyệt, nhập mật khẩu Token | Chờ gửi kho bạc nhà nước |
| Gửi đi | Người được giao quyền giao nhận hồ sơ | Gửi Kho bạc | Chờ KBNN tiếp nhận |
| Trả lại nội bộ | Kế toán trưởng hoặc chủ tài khoản | Từ chối phê duyệt, nhập lý do | KTT từ chối phê duyệt (về kế toán viên) hoặc CTK từ chối phê duyệt (về kế toán trưởng) |
Tên trạng thái có thể khác đôi chút theo phiên bản. Trạng thái sau khi gửi đi xem ở bài trạng thái hồ sơ dịch vụ công Kho bạc.
Kế toán viên lập hồ sơ, chứng từ
Mở đúng dịch vụ
Đăng nhập, chọn mã ĐVQHNS hoặc mã dự án cần giao dịch, bấm biểu tượng Danh sách DVC và chọn Giao nhận hồ sơ trực tuyến hoặc Giao diện thông tin yêu cầu thanh toán, rồi bấm Thêm mới.
Nhập thông tin hồ sơ
Nhập tiêu đề; hệ thống tự hiện Kho bạc giao dịch và mã hồ sơ. Ở mục sử dụng chữ ký số để giao dịch với KBNN, chọn Có; chọn có hay không có chứng từ yêu cầu thanh toán.
Đính kèm tài liệu
Bấm Chọn tài liệu để lấy tài liệu có sẵn, hoặc Tài liệu khác để thêm tài liệu mới, rồi Chọn tệp. Tệp phải là PDF; theo KBNN, mỗi file không quá 3,5 MB, tổng không quá 5 MB, nên scan theo chiều dọc.
Thêm chứng từ
Chọn mẫu trong danh sách chứng từ và bấm Thêm mới, hoặc Sao chép chứng từ cũ, hoặc Thêm chứng từ offline bằng tệp .xml từ phần mềm kế toán.
Lưu và trình ký
Bấm Thêm mới để lưu (Mới tạo), kiểm tra lại, rồi Gửi phê duyệt và chọn người phê duyệt; danh sách chỉ hiện kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền gắn với số tài khoản đó. Đã gửi thì kế toán viên không sửa, xóa được.
Chứng từ năm 2026 theo Nghị định 347
Nghị định 347/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/01/2026, thay Nghị định 11/2020/NĐ-CP. Theo KBNN, hồ sơ thanh toán chi thường xuyên nay chỉ còn 5 loại: văn bản phê duyệt dự toán; chứng từ chuyển tiền; giấy đề nghị thanh toán tạm ứng; danh sách thanh toán cho đối tượng thụ hưởng khi chi chuyển khoản cho nhiều người; danh sách thanh toán cho lưu học sinh. Đơn vị chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, chính xác của hồ sơ.
- Chuyển tiếp: theo Công văn 12716/KBNN-CNTT ngày 31/12/2025, khoản chi năm 2025 dùng mẫu theo Nghị định 11/2020 đến hết 31/01/2026; khoản chi năm 2026 dùng mẫu theo Nghị định 347 dạng file PDF, ký số, gửi qua hệ thống trong khi KBNN nâng cấp.
- Mẫu đã có trên hệ thống: KBNN cho biết chứng từ đề nghị thanh toán, chứng từ chuyển tiền đã có biểu mẫu sẵn trên dịch vụ công, và hệ thống tự đối chiếu tổng tiền danh sách thanh toán cho đối tượng thụ hưởng (Mẫu số 20) với chứng từ chuyển tiền. Mẫu có trong danh sách thì lập trực tiếp.
- Mẫu chưa có: lập file PDF theo mẫu mới, người có thẩm quyền ký số trên file, rồi đính kèm vào hồ sơ theo hướng dẫn của KBNN nơi giao dịch. Cách ký file xem bài ký số file PDF bằng USB Token Viettel-CA; không sửa, nén hay in lại file sau khi ký.
- Vốn đầu tư công: thành phần hồ sơ và mẫu biểu theo Nghị định 254/2025/NĐ-CP.
Bài viết tóm tắt quy định để tham khảo; hãy đối chiếu văn bản gốc và hỏi KBNN nơi giao dịch khi chưa rõ mẫu nào phải gửi dạng PDF.
Kế toán trưởng và chủ tài khoản ký số
Người ký đăng nhập bằng tài khoản của mình, vào Quản lý giao nhận hồ sơ trực tuyến hoặc Quản lý hồ sơ thanh toán, mở hồ sơ chờ phê duyệt. Trước khi ký, đọc lại số tiền, số tài khoản, đơn vị nhận, nội dung chi và file đính kèm.
- Kế toán trưởng: bấm Gửi phê duyệt, chọn chủ tài khoản, nhập mật khẩu Token để ký; hồ sơ chuyển sang Chờ CTK phê duyệt. Không đạt thì bấm Từ chối phê duyệt, nhập lý do để trả về kế toán viên.
- Chủ tài khoản: cắm Token, bấm Phê duyệt, nhập mật khẩu Token; hồ sơ chuyển sang Chờ gửi kho bạc nhà nước. Ở trạng thái này chủ tài khoản vẫn có thể từ chối để trả về kế toán trưởng.
- Mật khẩu Token: theo KBNN, trong một phiên làm việc chỉ nhập mật khẩu ở lần phê duyệt đầu tiên, nên hãy rút Token, đăng xuất khi rời máy.
Không nhờ người khác ký thay bằng Token của mình, không đọc mã PIN qua điện thoại. Cần thêm người ký thì đăng ký bổ sung người được ủy quyền theo bài cập nhật chữ ký số trên dịch vụ công Kho bạc.
Gửi Kho bạc và xử lý khi bị từ chối
Ở màn hình chi tiết hồ sơ (hoặc tích chọn nhiều hồ sơ trong danh sách), bấm Gửi Kho bạc. Hồ sơ chuyển sang Chờ KBNN tiếp nhận; từ lúc này đơn vị chỉ xem chi tiết, lịch sử, tải tệp đính kèm và in chứng từ.
Nếu KBNN từ chối, hồ sơ nằm ở nhóm KBNN phản hồi với trạng thái KBNN từ chối xử lý hồ sơ. Kế toán viên bấm Chỉnh sửa và gửi lại, sửa tài liệu, chứng từ không hợp lệ, lưu rồi Gửi phê duyệt để hai người ký ký lại. Hồ sơ bị từ chối không xóa được.
Lỗi hay gặp ở bước lập và ký
| Hiện tượng | Nguyên nhân | Xử lý |
|---|---|---|
| Gửi phê duyệt nhưng không có kế toán trưởng, chủ tài khoản để chọn | Người ký chưa được gắn với số tài khoản giao dịch hoặc sai chức danh | Lập hồ sơ thay đổi sử dụng dịch vụ công để gắn lại thành viên với số tài khoản |
| “Lỗi phát sinh: class java.lang.ClassCastException null” | Tệp chứng từ offline từ phần mềm kế toán chưa đúng mẫu | Nhập trực tiếp chứng từ trên hệ thống |
| Lỗi java.io.IOException hoặc “Chữ ký số trên tệp đã ký số không hợp lệ” khi chủ tài khoản ký | Hồ sơ tạo quá 1 tuần (file đính kèm chỉ lưu 1 tuần), file scan không chuẩn hoặc chương trình ký số cũ | Lỗi ký số hồ sơ có file đính kèm |
| “Phần mềm ký số chưa được bật” hoặc không tìm thấy chứng thư số | Chương trình ký số chưa chạy, hoặc serial khác serial đã đăng ký | Lỗi phần mềm ký số chưa được bật |
Các thông báo khác xem trong bảng lỗi dịch vụ công Kho bạc; toàn bộ lộ trình có trong hướng dẫn toàn tập dịch vụ công Kho bạc.
Câu hỏi thường gặp
Kế toán trưởng có phải ký số chứng từ gửi Kho bạc không?
Có, với đơn vị có kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán: đó là chữ ký thứ hai theo Thông tư 157/2025/TT-BTC. Đơn vị không phải đơn vị kế toán thì chữ ký thứ hai là người được phân công theo dõi tài khoản.
Đã gửi phê duyệt, kế toán viên có sửa được hồ sơ không?
Không. Kế toán viên chỉ sửa, xóa được hồ sơ ở trạng thái Mới tạo hoặc khi bị kế toán trưởng từ chối. Hồ sơ bị KBNN từ chối thì dùng chức năng Chỉnh sửa và gửi lại.
Chứng từ năm 2026 chưa có mẫu trên hệ thống thì làm sao?
Theo Công văn 12716/KBNN-CNTT, lập mẫu theo Nghị định 347/2025/NĐ-CP dạng file PDF, ký số và gửi qua hệ thống; KBNN nhập thủ công để thanh toán. Hỏi KBNN nơi giao dịch nếu chưa rõ.
Vì sao chủ tài khoản ký thì báo lỗi java.io.IOException?
Thường do hồ sơ đã tạo quá 1 tuần nên file đính kèm không còn được lưu, hoặc file scan không đúng chuẩn. Tạo hồ sơ mới, scan lại PDF theo chiều dọc và đúng dung lượng rồi trình ký lại.
Kho bạc xử lý hồ sơ thanh toán trong bao lâu?
Theo KBNN, chi thường xuyên được giải quyết trong 01 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ. Vốn đầu tư công được thông báo chấp nhận hoặc yêu cầu chỉnh sửa trong 08 giờ làm việc, xử lý chậm nhất 02 ngày làm việc, tạm ứng 01 ngày.
Cần hỗ trợ ký số chứng từ Kho bạc?
Đội hỗ trợ viettel-ca.com giúp kiểm tra USB Token, chứng thư Viettel-CA và máy ký. Không gửi mã PIN hay mật khẩu cho bất kỳ ai.
Nguồn đối chiếu: KBNN: tài liệu hướng dẫn sử dụng dịch vụ công; Công văn 12716/KBNN-CNTT; KBNN: đổi mới quy trình thanh toán chi thường xuyên; KBNN: quy trình thanh toán vốn đầu tư công; Thông tư 157/2025/TT-BTC. Thông tin có thể thay đổi; ưu tiên hướng dẫn hiện hành của cơ quan/nhà cung cấp tại thời điểm thao tác. Cập nhật: 28/09/2026.
