Sau khi nộp qua mạng, bạn nhận email và thấy trong tài khoản “Thông báo yêu cầu bổ sung hồ sơ” của Phòng Đăng ký kinh doanh. Đây không phải lỗi hệ thống: hồ sơ chưa hợp lệ ở những điểm được nêu và có thời hạn 60 ngày để sửa. Bài này giúp bạn đọc đúng thông báo, sửa đúng chỗ và nộp lại.
Đăng nhập, mở thông báo trong “Danh sách hồ sơ đăng ký”, chép từng yêu cầu, sửa đúng thông tin hoặc tài liệu đính kèm được nêu, ký lại tệp có nội dung thay đổi, rồi bấm nộp lại hồ sơ đến Phòng ĐKKD để nhận Giấy biên nhận mới. Lần nộp lại không phải thanh toán. Hạn là 60 ngày kể từ ngày ra thông báo; quá hạn, hồ sơ không còn giá trị và bị hủy trên hệ thống.
Thông báo sửa đổi, bổ sung là gì
Điều 32 Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định: khi hồ sơ chưa hợp lệ, tên doanh nghiệp không đúng quy định hoặc thông tin kê khai không thống nhất, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung, và ghi toàn bộ yêu cầu của một bộ hồ sơ trong một thông báo. Mẫu thông báo là mẫu số 48 kèm Thông tư 68/2025/TT-BTC. Theo tài liệu hướng dẫn của Cổng, người nộp nhận email tại địa chỉ đã kê khai ở khối thông tin người nộp hồ sơ và xem được thông báo khi đăng nhập.
| Văn bản | Ý nghĩa | Hướng xử lý |
|---|---|---|
| Thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ | Hồ sơ chưa hợp lệ ở các điểm được nêu | Sửa và nộp lại trên chính hồ sơ đó trong 60 ngày |
| Văn bản từ chối, nêu rõ lý do | Không cấp đăng ký | Xem hồ sơ bị từ chối hoặc dừng |
| Yêu cầu doanh nghiệp báo cáo | Có thể phát sinh khi người ủy quyền không xác nhận ủy quyền | Xem xác thực điện tử của người ủy quyền |
Nguyên nhân thường gặp
Thông báo luôn nêu lý do cụ thể; hãy lấy đó làm căn cứ. Danh sách dưới đây đi theo ba nhóm lý do của Điều 32 và các yêu cầu hồ sơ dễ bị bỏ sót, không phải thống kê chính thức:
- Thiếu giấy tờ hoặc kê khai chưa đủ. Hồ sơ qua mạng phải có đầy đủ giấy tờ và nội dung như hồ sơ giấy. Từ 01/07/2025, hồ sơ công ty có thêm danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (nếu có).
- Thông tin không thống nhất. Nội dung kê khai trên Cổng phải đầy đủ, chính xác theo giấy tờ trong hồ sơ; ví dụ thông tin thành viên, vốn, địa chỉ lệch với điều lệ hoặc danh sách tải lên.
- Tên doanh nghiệp không đúng quy định, ví dụ trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp đã đăng ký.
- Giấy tờ chưa ký, ký sai người hoặc scan chưa đạt. Tệp phải thể hiện chính xác, toàn vẹn văn bản giấy đã ký, hoặc có đầy đủ chữ ký số; xem chữ ký số trên hồ sơ không hợp lệ.
- Dùng mẫu cũ. Từ 21/08/2026, 9 mẫu được thay theo Thông tư 121/2026/TT-BTC.
- Thiếu giấy tờ ủy quyền khi người nộp là người được ủy quyền.
Sửa và nộp lại từng bước
Xem thông báo
Đăng nhập, vào “Danh sách hồ sơ đăng ký”, mở thông báo yêu cầu bổ sung của hồ sơ và chép từng điểm cần sửa. Điểm nào chưa rõ, hỏi Phòng Đăng ký kinh doanh đang xử lý trước khi sửa.
Sửa thông tin, tài liệu đính kèm
Chỉnh các khối thông tin và thay tài liệu đính kèm theo đúng yêu cầu; bấm Chuẩn bị để hệ thống kiểm tra lại.
Ký lại tệp đã thay đổi
Tệp nào có nội dung thay đổi thì ký lại (ký tay rồi scan, hoặc ký số) vì chữ ký số gắn với nội dung tại thời điểm ký. Tệp không đổi thì giữ nguyên.
Nộp lại
Nộp lại hồ sơ đến Phòng ĐKKD như lần đầu và nhận Giấy biên nhận mới. Theo hướng dẫn của Cổng, hồ sơ sửa đổi, bổ sung không phải thanh toán lệ phí nên không có bước thanh toán; hồ sơ được tự động tiếp nhận sau khi được ký.
Với hồ sơ có ủy quyền, tài liệu hướng dẫn xác thực điện tử của Cổng cho biết hệ thống giữ thông tin xác thực cũ “Đã xác thực” khi có thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung; người nộp kê khai lại và nộp lại hồ sơ.
Kiểm tra trước và sau khi nộp lại
- Đối chiếu từng dòng trong danh sách yêu cầu với hồ sơ đã sửa; hết cảnh báo khi bấm Chuẩn bị.
- Mở từng tệp đã ký số để xem chữ ký còn hợp lệ, theo bài kiểm tra chữ ký số trên file PDF.
- Sau khi nộp, theo dõi trạng thái; nếu nhận thông báo mới, so với thông báo trước để biết điểm nào chưa đạt.
- Tra nhanh các thông báo khác trong bảng lỗi đăng ký doanh nghiệp qua mạng.
Khi cần hỏi: gửi gì, gửi ai
Phòng Đăng ký kinh doanh đang xử lý: mã tham chiếu hồ sơ, nội dung thông báo, câu hỏi cụ thể cho từng điểm.
[email protected]: mã hồ sơ, thời điểm, ảnh màn hình đã che dữ liệu riêng tư.
Nhà cung cấp dịch vụ chứng thực: serial, ngày hết hạn chứng thư. Không gửi mã PIN, OTP hay mật khẩu VNeID.
Câu hỏi thường gặp
Bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung có phải nộp hồ sơ mới không?
Không. Bạn sửa trên chính hồ sơ đã nộp theo thông báo rồi nộp lại, trong thời hạn 60 ngày. Hồ sơ mới chỉ cần khi hồ sơ bị từ chối, đã dừng thủ tục hoặc đã quá hạn.
Quá 60 ngày chưa sửa thì sao?
Theo Điều 32 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, quá thời hạn mà không nộp hồ sơ sửa đổi, bổ sung thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không còn giá trị và bị hủy theo quy trình trên hệ thống; khi đó phải nộp hồ sơ mới.
Nộp lại có mất thêm phí không?
Không. Tài liệu hướng dẫn của Cổng nêu hồ sơ sửa đổi, bổ sung không phải thanh toán lệ phí, nên người nộp không phải thực hiện bước thanh toán.
Có phải ký lại tất cả giấy tờ không?
Không. Chỉ ký lại những tệp có nội dung thay đổi hoặc được nêu là chưa ký, ký sai người.
Quá thời hạn xử lý mà không có kết quả hay thông báo thì làm gì?
Hỏi Phòng Đăng ký kinh doanh đang xử lý. Điều 32 Nghị định 168/2025/NĐ-CP cho phép khiếu nại, tố cáo nếu quá thời hạn mà không được cấp đăng ký hoặc không nhận được thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung.
Giấy tờ cần ký lại mà chứng thư có vấn đề?
Chứng thư hết hạn hoặc chưa có chữ ký số sẽ làm chậm lần nộp lại. Chuẩn bị trước; không gửi mã PIN, OTP hay mật khẩu VNeID cho bất kỳ ai.
Nguồn đối chiếu: Nghị định 168/2025/NĐ-CP (Điều 32); Hướng dẫn quy trình đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử (Bộ Tài chính, 2026); Hướng dẫn nộp hồ sơ giải thể qua mạng (Bộ Tài chính, 2026); Chi tiết biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp – Cổng TTĐT Chính phủ; Tài liệu hướng dẫn quy trình xác thực điện tử (tháng 6/2026). Thông tin có thể thay đổi; ưu tiên hướng dẫn hiện hành của cơ quan/nhà cung cấp tại thời điểm thao tác. Cập nhật: 28/09/2026.
