Hồ sơ bị yêu cầu bổ sung vì chữ ký trên giấy tờ tải lên, hoặc bạn mở tệp PDF và thấy chữ ký số báo không hợp lệ ngay trước khi nộp. Bài này giải thích khi nào chữ ký trên hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng bị coi là không đạt, nguyên nhân nên kiểm tra theo thứ tự và cách ký lại cho đúng.
Hệ thống chấp nhận hai loại tài liệu đính kèm: bản scan có đủ chữ ký theo yêu cầu, hoặc tệp có đầy đủ chữ ký số. Chữ ký số chỉ hợp lệ khi chứng thư của đúng người ký còn hiệu lực tại thời điểm ký và tệp không bị sửa sau khi ký. Cách sửa: xác định giấy tờ bị nêu, hoàn thiện bản cuối, ký lại bằng chứng thư của đúng người, kiểm tra chữ ký trong trình đọc PDF, rồi thay tệp trên hệ thống và nộp lại.
Dấu hiệu và khi nào gặp
- Trước khi nộp: mở tệp trong Adobe Acrobat Reader hoặc trình đọc PDF có kiểm tra chữ ký, thấy chữ ký báo không hợp lệ hoặc chưa xác định. Ý nghĩa từng trạng thái có ở bài kiểm tra chữ ký số trên file PDF.
- Sau khi nộp: thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung của Phòng Đăng ký kinh doanh nêu một giấy tờ chưa được ký, ký chưa đúng người hoặc bản điện tử chưa đạt. Xử lý chung theo bài hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung.
Căn cứ: Điều 39 Nghị định 168/2025/NĐ-CP (sửa bởi Nghị định 296/2026/NĐ-CP) yêu cầu giấy tờ khác trong thành phần hồ sơ được ký số hoặc ký trực tiếp và thể hiện dưới dạng văn bản điện tử; Hướng dẫn quy trình năm 2026 của Bộ Tài chính yêu cầu tệp PDF, không quá 15MB, thể hiện chính xác, toàn vẹn nội dung văn bản giấy đã ký.
Nguyên nhân nên kiểm tra theo thứ tự
Thứ tự dưới đây đi từ lỗi dễ tự kiểm tra nhất, không phải thống kê chính thức:
- Tệp bị sửa sau khi ký. Luật Giao dịch điện tử 2023 yêu cầu mọi thay đổi đối với thông điệp dữ liệu sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện, nên chỉ cần sửa chữ, thêm trang, nén hay chuyển đổi tệp sau khi ký là chữ ký báo lỗi.
- Ký sai người. Chữ ký số phải xác nhận đúng chủ thể ký; giấy tờ do người đại diện theo pháp luật hay thành viên phải ký thì không thể dùng chứng thư của người nộp thay, kế toán hay doanh nghiệp khác.
- Chứng thư không còn hiệu lực khi ký. Theo Nghị định 23/2025/NĐ-CP, chữ ký số chỉ có hiệu lực khi trạng thái chứng thư tại thời điểm ký được xác định là còn hiệu lực. Chứng thư hết hạn, tạm dừng hoặc bị thu hồi thì phải ký lại bằng chứng thư mới.
- Giấy tờ bắt buộc chưa được ký, ví dụ giấy tờ cần nhiều người ký mà mới có một chữ ký, hoặc người nộp thay tải lên bản chưa ký.
- Bản scan không đạt: thiếu trang, mờ, mất phần chữ ký hoặc không thể hiện toàn vẹn nội dung, thể thức của bản giấy.
Ký lại đúng cách
Xác định giấy tờ và người ký
Đối chiếu thông báo với phần chữ ký cuối mẫu để biết ai phải ký từng giấy tờ.
Hoàn thiện bản cuối
Sửa nội dung trên bản gốc, dùng mẫu hiện hành, xuất PDF một lần.
Kiểm tra chứng thư
Mở thông tin chứng thư để chắc chắn đúng tên người ký và còn hạn; sau gia hạn, chọn chứng thư mới (xem cách xem thông tin chứng thư số).
Ký và lưu tệp mới
Ký theo bài ký số file PDF bằng USB Token Viettel-CA, lưu thành tệp mới; nhiều người ký thì ký lần lượt và không sửa giữa các lượt. Nếu chọn ký tay, in bản cuối, ký đủ rồi scan rõ, đủ trang.
Thay tệp và nộp lại
Tải tệp mới thay tệp cũ, chọn đúng “Loại tài liệu đính kèm”, bấm Chuẩn bị rồi nộp lại hồ sơ đến Phòng ĐKKD.
Kiểm tra trước khi tải lại
- Mở tệp đã ký, xem bảng chữ ký: tài liệu không bị thay đổi sau khi ký, đúng người ký, thời điểm ký nằm trong thời hạn chứng thư.
- Tệp là PDF, không quá 15MB, tên đặt theo loại giấy tờ; không nén hay chuyển đổi tệp sau khi ký.
- Nếu trình đọc báo chưa xác định do máy thiếu chuỗi chứng thư, đối chiếu theo bài lỗi chữ ký số không hợp lệ trước khi kết luận chữ ký sai.
- Các lỗi khác khi tải tệp xem cảnh báo lỗi khi chuẩn bị hồ sơ hoặc bảng lỗi đăng ký doanh nghiệp qua mạng.
Thông tin cần gửi khi nhờ hỗ trợ
Với nhà cung cấp chứng thư: serial và ngày hết hạn chứng thư, ảnh bảng chữ ký trong trình đọc PDF. Với Phòng Đăng ký kinh doanh: mã tham chiếu hồ sơ và nội dung thông báo. Không gửi mã PIN, OTP hay mật khẩu VNeID, và không gửi USB Token cho người khác ký hộ.
Câu hỏi thường gặp
Hệ thống có nhận giấy tờ ký tay rồi scan không?
Có. Hướng dẫn năm 2026 của Bộ Tài chính nêu hệ thống chấp nhận cả tài liệu scan có đủ chữ ký theo yêu cầu và tài liệu có đầy đủ chữ ký số dưới dạng bản điện tử.
Nén tệp PDF đã ký cho nhẹ có sao không?
Có. Nén hay chuyển đổi tệp sau khi ký là thay đổi dữ liệu đã ký nên chữ ký sẽ báo lỗi. Hãy giảm dung lượng trước khi ký, để tệp không quá 15MB.
Chứng thư hết hạn sau khi đã ký thì chữ ký còn giá trị không?
Tính hiệu lực được xét tại thời điểm ký. Chữ ký tạo khi chứng thư còn hiệu lực vẫn được xác định theo trạng thái tại thời điểm đó; nhưng tệp ký sau khi chứng thư hết hạn thì không hợp lệ.
Kế toán có thể ký số thay giám đốc cho nhanh không?
Không. Chữ ký số phải của đúng chủ thể ký ghi ở cuối mẫu; ký bằng chứng thư của người khác làm giấy tờ không đạt và có thể bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung.
Đã ký lại mà vẫn báo chưa xác định thì sao?
Thường do máy chưa tin cậy chuỗi chứng thư. Kiểm tra theo bài lỗi chữ ký số không hợp lệ; nếu chữ ký thực sự hỏng, ký lại trên bản cuối.
Cần chứng thư còn hạn để ký lại hồ sơ?
Chứng thư đứng tên đúng người ký giúp hồ sơ không bị trả vì chữ ký. Không gửi mã PIN, OTP hay mật khẩu VNeID cho bất kỳ ai.
Nguồn đối chiếu: Hướng dẫn quy trình đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử (Bộ Tài chính, 2026); Luật Giao dịch điện tử 2023; Nghị định 23/2025/NĐ-CP về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy; Nghị định 296/2026/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Thông tin có thể thay đổi; ưu tiên hướng dẫn hiện hành của cơ quan/nhà cung cấp tại thời điểm thao tác. Cập nhật: 28/09/2026.
