Ngoài thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng còn có thể kết thúc bằng văn bản từ chối, hoặc bằng thông báo dừng thực hiện thủ tục khi chính doanh nghiệp đề nghị dừng. Bài này giúp phân biệt các văn bản đó, xử lý phí đã nộp và nộp lại hồ sơ đúng cách.
Văn bản từ chối là quyết định không cấp đăng ký và phải nêu rõ lý do; đọc lý do, khắc phục rồi nộp hồ sơ mới. Muốn dừng khi hồ sơ chưa được chấp thuận, người có thẩm quyền ký gửi văn bản đề nghị dừng; Phòng Đăng ký kinh doanh ra thông báo dừng và hủy hồ sơ trong 02 ngày làm việc, hoặc thông báo từ chối dừng có nêu lý do. Phí công bố đã nộp được hoàn khi hồ sơ không được chấp thuận.
Ba loại văn bản cần phân biệt
| Văn bản | Khi nào | Căn cứ | Hướng xử lý |
|---|---|---|---|
| Thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ | Hồ sơ chưa hợp lệ, tên không đúng quy định hoặc thông tin không thống nhất | Điều 32 Nghị định 168/2025/NĐ-CP | Sửa và nộp lại trong 60 ngày; xem hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung |
| Văn bản từ chối đăng ký | Cơ quan đăng ký kinh doanh không cấp đăng ký | Khoản 5 Điều 26 Luật Doanh nghiệp: thông báo bằng văn bản, nêu rõ lý do | Khắc phục lý do, nộp hồ sơ mới |
| Thông báo về việc dừng, hoặc từ chối dừng thực hiện thủ tục | Doanh nghiệp đề nghị dừng khi hồ sơ chưa được chấp thuận | Khoản 6 Điều 31 Nghị định 168/2025/NĐ-CP; mẫu số 49 kèm Thông tư 68/2025/TT-BTC | Hồ sơ bị hủy nếu được dừng; nếu bị từ chối dừng, hồ sơ tiếp tục được xử lý |
Khi người ủy quyền từ chối xác nhận ủy quyền, tài liệu hướng dẫn xác thực điện tử của Cổng cho phép cơ quan đăng ký kinh doanh gửi lại yêu cầu xác thực, ra thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hoặc từ chối hồ sơ; xem xác thực điện tử của người ủy quyền.
Khi hồ sơ bị từ chối
Đọc lý do
Mở văn bản trong “Danh sách hồ sơ đăng ký”, chép nguyên văn lý do từ chối. Luật Doanh nghiệp buộc cơ quan đăng ký kinh doanh nêu rõ lý do khi từ chối.
Hỏi lại nếu chưa rõ
Liên hệ Phòng Đăng ký kinh doanh đã xử lý hồ sơ, kèm mã tham chiếu, để biết cần khắc phục điều gì trước khi nộp lại.
Khắc phục
Sửa đúng nguyên nhân: tên doanh nghiệp, giấy tờ, chữ ký hoặc quan hệ ủy quyền. Nếu lý do liên quan đến việc người ủy quyền không đồng ý, thống nhất lại với người đó trước.
Nộp hồ sơ mới
Tạo hồ sơ mới trên hệ thống thay vì chờ xử lý tiếp hồ sơ đã bị từ chối.
Khi muốn dừng thủ tục đã nộp
Nghị định 168/2025/NĐ-CP cho phép người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp dừng thủ tục khi hồ sơ chưa được chấp thuận trên hệ thống; Điều 39 sửa đổi xác nhận quyền này áp dụng cả khi nộp qua mạng.
- Ai gửi: người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
- Gửi gì, tới đâu: văn bản đề nghị dừng thực hiện thủ tục, gửi Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh đang xử lý hồ sơ.
- Thời hạn: cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét, ra thông báo dừng và hủy hồ sơ trong 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận đề nghị; Nghị định 296/2026/NĐ-CP rút thời hạn này từ 03 ngày.
- Nếu bị từ chối dừng: cơ quan đăng ký kinh doanh thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Dừng thủ tục thường được cân nhắc khi phát hiện sai sót lớn sau khi hồ sơ đã “Đã gửi đi” và không còn chỉnh sửa được; hãy so sánh với việc chờ thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung để sửa trên chính hồ sơ đó.
Phí đã nộp xử lý thế nào
- Lệ phí đăng ký doanh nghiệp qua mạng được miễn theo Thông tư 47/2019/TT-BTC, nên khoản thường phát sinh là phí công bố nội dung đăng ký.
- Tài liệu hướng dẫn nhận kết quả của Cổng nêu: hồ sơ đăng ký qua mạng không được chấp thuận thì người sử dụng được hoàn phí công bố đã nộp theo quy định. Quyết định 2624/QĐ-BTC cũng mô tả chức năng hoàn phí tự động khi hồ sơ bị từ chối.
- Nếu chưa nhận được khoản hoàn, gửi mã hồ sơ, thời điểm và ảnh biên lai đã che thông tin nhạy cảm tới [email protected].
Nộp hồ sơ mới để không lặp lại lỗi
- Rà tên dự kiến để không trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp đã đăng ký.
- Dùng mẫu hiện hành theo Thông tư 121/2026/TT-BTC; kê khai khớp với giấy tờ tải lên; bấm Chuẩn bị đến khi hết cảnh báo.
- Ký đúng người, chứng thư còn hiệu lực; xem ký và xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng.
- Có ủy quyền thì thống nhất trước với người ủy quyền để họ xác nhận trên ứng dụng VNeID.
- Làm lại theo bài nộp hồ sơ thành lập doanh nghiệp qua mạng; tra thông báo lạ trong bảng lỗi đăng ký doanh nghiệp qua mạng.
Câu hỏi thường gặp
Bị từ chối có sửa trên hồ sơ cũ được không?
Không. Chỉ thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung mới cho sửa trên hồ sơ đang xử lý. Bị từ chối thì khắc phục lý do và nộp hồ sơ mới.
Khi nào không được dừng thủ tục nữa?
Nghị định 168/2025/NĐ-CP cho phép dừng khi hồ sơ chưa được chấp thuận trên hệ thống. Hồ sơ đã được chấp thuận thì không thuộc trường hợp được dừng.
Đề nghị dừng bao lâu thì có kết quả?
Cơ quan đăng ký kinh doanh ra thông báo dừng và hủy hồ sơ trong 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận văn bản đề nghị, theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP đã được Nghị định 296/2026/NĐ-CP sửa đổi.
Phí công bố đã nộp có được hoàn không?
Có, khi hồ sơ không được chấp thuận. Nếu chưa nhận được, liên hệ [email protected] kèm mã hồ sơ và biên lai.
Từ chối và yêu cầu sửa đổi, bổ sung khác nhau thế nào?
Yêu cầu sửa đổi, bổ sung cho bạn 60 ngày để sửa trên hồ sơ đang xử lý. Từ chối là quyết định không cấp đăng ký, có nêu lý do; muốn đăng ký tiếp phải nộp hồ sơ mới.
Chuẩn bị lại hồ sơ, chuẩn bị luôn chữ ký số
Chữ ký số của đúng người ký giúp lần nộp sau gọn hơn, và doanh nghiệp sẽ cần chứng thư riêng ngay sau khi thành lập. Không gửi mã PIN, OTP hay mật khẩu VNeID cho bất kỳ ai.
Nguồn đối chiếu: Nghị định 168/2025/NĐ-CP (Điều 31, 32, 39); Nghị định 296/2026/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 168/2025/NĐ-CP; Luật Doanh nghiệp 59/2020/QH14; Hướng dẫn nhận kết quả, biên lai phí – Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp; Quyết định 2624/QĐ-BTC. Thông tin có thể thay đổi; ưu tiên hướng dẫn hiện hành của cơ quan/nhà cung cấp tại thời điểm thao tác. Cập nhật: 28/09/2026.
