Từ 21/07/2026, hồ sơ thành lập doanh nghiệp do người khác nộp thay chỉ nộp được khi người ủy quyền đã xác nhận đồng ý trên ứng dụng VNeID. Bài này giải thích từng thông báo có thể gặp, như “Yêu cầu xác thực từ chối” hay “Người ủy quyền chưa được cấp tài khoản VNeID cấp 2”, và cách xử lý theo tài liệu hướng dẫn của Cổng.
Người được ủy quyền chọn vai trò “Người được ủy quyền”, nhập thông tin người có thẩm quyền ký, bấm Lưu, “Đối chiếu với CSDLQG về dân cư” rồi “Gửi yêu cầu xác thực ủy quyền”; người ủy quyền mở ứng dụng VNeID, bấm Đồng ý và Xác nhận. Thấy “Đã xác thực” mới nộp tiếp. Gặp “Yêu cầu xác thực từ chối” thì kiểm tra lại thông tin và gửi lại; gặp “chưa được cấp tài khoản VNeID cấp 2” thì kèm bản sao giấy tờ tùy thân còn hiệu lực của người ủy quyền; quá 24 giờ chưa xác nhận thì gửi lại yêu cầu.
Ai phải xác thực và từ khi nào
Nghị định 168/2025/NĐ-CP định nghĩa xác thực điện tử là xác thực danh tính người nộp hồ sơ và người ủy quyền thông qua Hệ thống định danh và xác thực điện tử, áp dụng theo lộ trình thông báo trên Cổng. Thông báo ngày 21/07/2026 của Bộ Tài chính nêu: từ 21/07/2026, cá nhân, tổ chức phải thực hiện xác thực điện tử để được cấp đăng ký thành lập doanh nghiệp.
- Người được ủy quyền xác thực bằng việc đăng nhập hệ thống bằng tài khoản VNeID của mình.
- Người ủy quyền xác thực bằng việc đồng ý ủy quyền trên ứng dụng VNeID.
- Phạm vi theo Nghị định 296/2026/NĐ-CP: thành lập doanh nghiệp; thay đổi người đại diện theo pháp luật, chủ sở hữu, thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn, chủ doanh nghiệp tư nhân, thành viên hợp danh, cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài của công ty cổ phần chưa niêm yết.
Quy trình xác thực hai phía
Người được ủy quyền gửi yêu cầu
Tại khối người nộp hồ sơ, chọn vai trò “Người được ủy quyền”; nhập thông tin người có thẩm quyền ký giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp; bấm Lưu; bấm “Đối chiếu với CSDLQG về dân cư”; bấm “Gửi yêu cầu xác thực ủy quyền”.
Người ủy quyền xác nhận
Đăng nhập ứng dụng VNeID, chọn thủ tục hành chính và xác nhận; bấm Đồng ý; bấm “Tôi đã đọc toàn bộ nội dung yêu cầu xác nhận”; bấm Xác nhận.
Tiếp tục nộp hồ sơ
Khi xác nhận thành công, hệ thống hiển thị “Đã xác thực”; người nộp tiếp tục nộp hồ sơ đến Phòng Đăng ký kinh doanh.
Các thông báo và cách xử lý
| Thông báo, tình huống | Ý nghĩa | Cách xử lý |
|---|---|---|
| “Yêu cầu xác thực từ chối” | Người ủy quyền bấm “Không đồng ý” và nêu lý do trên ứng dụng VNeID | Kiểm tra lại thông tin kê khai, bấm lại “Gửi yêu cầu xác thực ủy quyền”, hoặc liên hệ người có thẩm quyền ký |
| “Người ủy quyền chưa được cấp tài khoản VNeID cấp 2” | Người ủy quyền chưa có tài khoản định danh điện tử để xác thực | Kèm bản sao thẻ căn cước, thẻ căn cước công dân, hộ chiếu, hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực của người ủy quyền |
| Người ủy quyền chưa xác nhận (tài liệu ghi thời gian trong vòng 24 giờ) | Yêu cầu chưa được xử lý trên ứng dụng | Bấm lại “Gửi yêu cầu xác thực ủy quyền” và nhắc người ủy quyền xác nhận |
| Hệ thống chặn không cho nộp hồ sơ | Xác thực điện tử bị gián đoạn, hoặc người ủy quyền từ chối ủy quyền | Gián đoạn: chờ hệ thống khắc phục rồi nộp lại; từ chối: có thể gửi lại yêu cầu xác thực |
| Yêu cầu doanh nghiệp báo cáo sau khi đã cấp đăng ký | Hồ sơ được chấp thuận khi xác thực gián đoạn, sau đó người ủy quyền không xác nhận hoặc xác nhận không ủy quyền | Liên hệ Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh để biết nội dung báo cáo |
Về phía cơ quan xử lý, tài liệu nêu: xác thực thành công thì hệ thống cho phép chấp thuận hồ sơ; người ủy quyền từ chối thì có thể gửi lại yêu cầu xác thực, ra thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hoặc từ chối hồ sơ. Khi có thông báo sửa đổi, bổ sung, hệ thống giữ trạng thái “Đã xác thực” cũ (xem hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung).
Nguyên nhân gốc nên kiểm tra
Thứ tự dưới đây là ước lượng theo cơ chế của quy trình, không phải thống kê chính thức:
- Người ủy quyền chưa biết phải tự xác nhận trên ứng dụng VNeID của chính họ.
- Thông tin người có thẩm quyền ký kê khai sai, khiến người ủy quyền không đồng ý hoặc đối chiếu không khớp; sửa trước khi gửi lại yêu cầu.
- Người ủy quyền chưa có tài khoản cấp 2, ví dụ người nước ngoài chưa được cấp tài khoản định danh điện tử.
- Người ủy quyền không đồng ý với việc ủy quyền hoặc nội dung hồ sơ.
- Gián đoạn kỹ thuật của hệ thống xác thực.
Nếu hồ sơ bị từ chối hoặc muốn dừng, xem hồ sơ bị từ chối hoặc dừng thực hiện.
Gửi gì khi cần hỗ trợ
Thông báo triển khai của Bộ Tài chính đề nghị gửi vướng mắc về quy trình xác thực điện tử tới [email protected]. Nên gửi mã tham chiếu hồ sơ, thủ tục, thời điểm gửi yêu cầu, nguyên văn thông báo và ảnh màn hình đã che dữ liệu cá nhân; tra các thông báo khác trong bảng lỗi đăng ký doanh nghiệp qua mạng.
Xác thực điện tử là xác thực danh tính của chính người ủy quyền. Không gửi mật khẩu VNeID, passcode, mã OTP hay mã PIN cho người nộp thay hoặc người tự nhận là cán bộ hỗ trợ.
Câu hỏi thường gặp
Người ủy quyền xác nhận ở đâu?
Trên ứng dụng VNeID của chính người ủy quyền: chọn thủ tục hành chính cần xác nhận, bấm Đồng ý, bấm “Tôi đã đọc toàn bộ nội dung yêu cầu xác nhận” rồi bấm Xác nhận.
Người ủy quyền là người nước ngoài chưa có tài khoản định danh thì sao?
Hồ sơ kèm bản sao hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực của người ủy quyền.
Xác thực bị lỗi giữa chừng có phải làm lại hồ sơ không?
Không cần làm lại hồ sơ vì lý do này. Tài liệu hướng dẫn nêu hệ thống chặn nộp cho đến khi khắc phục xong, sau đó bạn nộp lại; Nghị định cũng cho phép người ủy quyền xác thực sau khi được cấp đăng ký nếu việc xác thực bị gián đoạn.
Người ủy quyền từ chối thì hồ sơ có bị hủy không?
Không tự động. Người nộp có thể gửi lại yêu cầu xác thực; cơ quan đăng ký kinh doanh có thể ra thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hoặc từ chối hồ sơ.
Có được đưa mã OTP VNeID cho người nộp thay để xác thực hộ không?
Không. Xác thực điện tử là xác thực danh tính của chính người ủy quyền; đưa mã OTP hay mật khẩu cho người khác dễ bị lợi dụng.
Chuẩn bị chữ ký số trước khi ủy quyền nộp hồ sơ
Người ký có thể ký số giấy tờ để người nộp thay tải lên. Không gửi mã PIN, OTP hay mật khẩu VNeID cho bất kỳ ai.
Nguồn đối chiếu: Tài liệu hướng dẫn quy trình xác thực điện tử (Cục Phát triển doanh nghiệp tư nhân và kinh tế tập thể, 6/2026); Thông báo triển khai quy trình xác thực điện tử (21/07/2026); Nghị định 296/2026/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 168/2025/NĐ-CP; Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp. Thông tin có thể thay đổi; ưu tiên hướng dẫn hiện hành của cơ quan/nhà cung cấp tại thời điểm thao tác. Cập nhật: 28/09/2026.
