Gia hạn chữ ký số, đổi USB Token hay chuyển nhà cung cấp đều có thể tạo ra một chứng thư mới mà hệ thống BHXH chưa ghi nhận. Chưa đăng ký lại thì hồ sơ ký bằng chứng thư mới dễ bị trả lỗi. Bài này hướng dẫn cập nhật chữ ký số với BHXH trên Cổng Dịch vụ công BHXH và qua phần mềm I-VAN.
Sau khi có chứng thư mới, hãy đăng ký thay đổi thông tin giao dịch điện tử với BHXH trước khi nộp hồ sơ. Trên Cổng Dịch vụ công BHXH: đăng nhập tài khoản tổ chức, vào Thay đổi thông tin, xác nhận rồi ký bằng chứng thư mới. Nếu dùng I-VAN: dùng chức năng thay đổi thông tin, đọc chữ ký số mới trong phần mềm và gửi. Chờ email xác nhận của BHXH rồi mới gửi hồ sơ nghiệp vụ.
Khi nào phải cập nhật chứng thư với BHXH
Khi đăng ký giao dịch điện tử, BHXH ghi nhận chứng thư số dùng để ký của đơn vị. Điều 12 Nghị định 164/2025/NĐ-CP giao cho tổ chức nghĩa vụ quản lý chứng thư chữ ký số và bảo đảm tính chính xác của chứng thư trên hồ sơ, chứng từ BHXH điện tử. Vì vậy, mỗi khi chứng thư dùng để ký thay đổi, bạn cần báo lại:
- Gia hạn và nhà cung cấp cấp chứng thư mới (số serial mới).
- Cấp lại do mất, hỏng USB Token.
- Chuyển sang nhà cung cấp chữ ký số khác.
- Đổi tên, mã số thuế hay thông tin khác của doanh nghiệp dẫn đến chứng thư mới.
Bỏ qua bước này, hồ sơ gửi qua I-VAN thường bị từ chối với mã CE014 "Thông tin chữ ký số của đơn vị không đúng với thông tin đã đăng ký." theo tài liệu của các nhà cung cấp I-VAN; cách xử lý chi tiết ở bài lỗi CE014 BHXH.
Kiểm tra chứng thư mới trước khi đăng ký
- Chứng thư mới đã nằm trong Token và hiển thị trên máy, xem cập nhật chứng thư sau gia hạn Viettel-CA.
- Ghi lại số serial, thời hạn và mã số thuế trong chứng thư theo bài xem thông tin chứng thư số. Mã số thuế phải đúng của đơn vị.
- Chỉ cắm một Token. Nếu Windows còn chứng thư cũ, chọn đúng chứng thư theo serial mới khi ký.
- Công cụ ký của kênh bạn dùng đã cài và chạy bình thường.
Cập nhật trên Cổng Dịch vụ công BHXH
Đăng nhập tổ chức dùng mã số thuế và mật khẩu (hoặc VNeID), không dùng chứng thư, nên chứng thư cũ hết hạn không ngăn bạn vào cổng.
Đăng nhập tài khoản tổ chức
Vào dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn, bấm Đăng nhập, chọn thẻ Tổ chức, nhập Mã số thuế, Mật khẩu, mã kiểm tra.
Mở đúng chức năng
Ở menu tài khoản, chọn "Thay đổi thông tin". Mục "Thay đổi thông tin GDDT" là biểu mẫu khác, dùng cho số tài khoản, ngân hàng, thủ trưởng đơn vị.
Rà tờ khai thay đổi
Tờ khai "Thay đổi, bổ sung thông tin đăng ký sử dụng phương thức giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội" hiển thị Tên, Mã số bảo hiểm xã hội, Mã số thuế/Mã NSNN, email, số điện thoại. Sửa nếu cần, tích "Xác nhận thay đổi thông tin".
Ký bằng chứng thư mới
Cắm Token mới, bấm "Đăng ký thay đổi thông tin", chọn chứng thư mới trong cửa sổ công cụ ký và nhập PIN tại đó.
Đọc kết quả
Chờ thông báo trên màn hình và email. Nếu cổng báo chưa cài công cụ ký hoặc không tìm thấy chứng thư, xem lỗi công cụ ký trên cổng BHXH.
Cập nhật qua phần mềm I-VAN
Đơn vị giao dịch qua I-VAN cập nhật ngay trong phần mềm, không qua cổng. Tên chức năng khác nhau, nhưng thường gồm: mở mục thay đổi thông tin đăng ký sử dụng dịch vụ, bấm đọc hoặc lấy thông tin chữ ký số với Token mới, kiểm tra serial, ký và gửi, rồi chờ email xác nhận của BHXH.
Với vBHXH của Viettel, thao tác nằm trong hướng dẫn sử dụng vBHXH bản online; máy mới cần cài tool ký số và extension cho vBHXH trước. Nếu không chắc chức năng nào, hỏi nhà cung cấp I-VAN thay vì gửi hồ sơ thử nhiều lần.
Xác nhận đã cập nhật thành công
- Có email hoặc thông báo chấp nhận thay đổi từ BHXH.
- Trên cổng, trang Thông tin tài khoản vẫn đúng tên đơn vị, cơ quan BHXH và kênh giao dịch.
- Gửi một hồ sơ cần nộp thật, ký bằng chứng thư mới, và theo dõi đến khi có phiếu tiếp nhận.
Nếu vẫn bị CE014 sau khi đã cập nhật, thường là hồ sơ thay đổi chưa được chấp nhận hoặc đã bị từ chối. Kiểm tra trạng thái trong phần mềm hoặc qua tra cứu hồ sơ BHXH điện tử, rồi gửi lại tờ khai thay đổi. Mọi mã lỗi khác xem ở bảng mã lỗi BHXH điện tử.
Mất Token cũ, chuyển nhà cung cấp, đổi thông tin
Nếu phần mềm hoặc thủ tục đòi ký bằng chứng thư cũ mà bạn không còn, liên hệ cơ quan BHXH quản lý để được hướng dẫn ngừng giao dịch và đăng ký lại bằng chứng thư mới.
Hoàn tất thủ tục với nhà cung cấp mới theo bài chuyển nhà cung cấp sang Viettel-CA, rồi cập nhật với BHXH như các bước trên.
Cập nhật hồ sơ đơn vị với BHXH trước, xem checklist đổi thông tin doanh nghiệp.
Không đọc PIN, OTP hay mật khẩu cho người gọi điện tự xưng cán bộ BHXH hoặc nhân viên hỗ trợ. Việc thu hồi, cấp lại chứng thư chỉ làm qua nhà cung cấp chữ ký số.
Câu hỏi thường gặp
Gia hạn chữ ký số rồi nhưng chưa báo BHXH thì sao?
Nếu gia hạn tạo chứng thư mới, hồ sơ ký bằng chứng thư đó có thể bị từ chối vì không khớp thông tin đã đăng ký, thường là mã CE014. Hãy đăng ký thay đổi thông tin bằng chứng thư mới rồi gửi lại hồ sơ.
Chứng thư cũ đã hết hạn thì có đăng nhập cổng để thay đổi được không?
Được. Tài khoản tổ chức đăng nhập bằng mã số thuế và mật khẩu hoặc VNeID, không cần chứng thư. Tờ khai thay đổi được ký bằng chứng thư mới.
Bao lâu thì BHXH ghi nhận chứng thư mới?
Hãy chờ email hoặc thông báo chấp nhận thay đổi trước khi nộp hồ sơ nghiệp vụ. Nếu chờ lâu mà không có phản hồi, tra cứu hồ sơ đăng ký hoặc hỏi nhà cung cấp I-VAN, cơ quan BHXH quản lý.
Có phải cập nhật chứng thư ở cổng thuế, hóa đơn điện tử nữa không?
Có. Mỗi hệ thống lưu chứng thư riêng, nên cập nhật ở mọi nơi đơn vị đang ký số như thuế, hóa đơn, hải quan, kho bạc.
Chữ ký số dùng cho BHXH sắp hết hạn?
Xem gói chữ ký số dùng cho kê khai BHXH trên trang chuyên về vBHXH. Có chứng thư mới rồi, nhớ đăng ký thay đổi với BHXH trước khi nộp hồ sơ.
Nguồn đối chiếu: Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam; Nghị định 164/2025/NĐ-CP; BHXH Việt Nam: Nghị định về giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH. Thông tin có thể thay đổi; ưu tiên hướng dẫn hiện hành của cơ quan/nhà cung cấp tại thời điểm thao tác. Cập nhật: 28/09/2026.
