Đổi người đại diện, địa chỉ trụ sở, tên hay ngành nghề đều nộp được qua mạng trên cùng hệ thống với hồ sơ thành lập. Điểm khác nằm ở loại thủ tục cần chọn, cách kê khai phần thay đổi, người ký và trường hợp phải xác thực điện tử. Bài này tóm tắt theo Luật Doanh nghiệp, Nghị định 168/2025/NĐ-CP đã sửa đổi và tài liệu hướng dẫn năm 2026 của Bộ Tài chính.
Đăng nhập bằng VNeID, chọn “Đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp/đơn vị trực thuộc”, tìm doanh nghiệp theo mã số, chọn vai trò người nộp và loại thay đổi, chỉ nhập và lưu các khối có thay đổi, tải giấy tờ đã ký, rồi nộp hồ sơ vào Phòng Đăng ký kinh doanh. Nội dung ghi trên giấy chứng nhận thì chọn thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp; nội dung khác chọn thông báo thay đổi; có cả hai thì chọn thay đổi nội dung. Luật Doanh nghiệp yêu cầu đăng ký hoặc thông báo trong 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.
Thay đổi nội dung hay thông báo thay đổi
| Loại | Dùng khi | Kết quả |
|---|---|---|
| Thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp | Nội dung ghi trên giấy chứng nhận thay đổi, ví dụ tên, địa chỉ trụ sở, người đại diện theo pháp luật | Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới |
| Thông báo thay đổi | Nội dung không có trên giấy chứng nhận, ví dụ ngành, nghề kinh doanh | Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp |
| Có cả hai nhóm | Hồ sơ vừa đổi nội dung trên giấy chứng nhận vừa đổi nội dung khác | Chọn “Thay đổi nội dung ĐKDN” |
Phân biệt trên theo tài liệu hướng dẫn tạo hồ sơ của Cổng. Với ngành, nghề, Điều 49 Nghị định 168/2025/NĐ-CP yêu cầu thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp kèm nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu, hội đồng thành viên hoặc đại hội đồng cổ đông; cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét trong 03 ngày làm việc và cấp giấy xác nhận nếu doanh nghiệp có nhu cầu. Từ 21/08/2026, giấy đề nghị đăng ký thay đổi dùng mẫu thay thế theo Thông tư 121/2026/TT-BTC.
Tạo và kê khai hồ sơ thay đổi
Chọn hình thức đăng ký
Sau khi đăng nhập bằng VNeID, chọn “Đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp/đơn vị trực thuộc”, bấm Tiếp theo.
Tìm doanh nghiệp
Nhập mã số doanh nghiệp. Hồ sơ của chi nhánh, văn phòng đại diện thì nhập mã số của đơn vị đó; địa điểm kinh doanh thì nhập mã số nội bộ trong hệ thống.
Vai trò và người đại diện
Chọn vai trò người nộp hồ sơ (người có thẩm quyền ký giấy đề nghị hoặc người được ủy quyền), nhập thông tin người đại diện theo pháp luật hoặc người đứng đầu đơn vị trực thuộc.
Chọn loại thay đổi và bắt đầu
Chọn loại đăng ký thay đổi, bấm Tiếp theo rồi Bắt đầu; hồ sơ chuyển trạng thái “Đã lưu”.
Chỉ lưu phần thay đổi
Chỉ nhập và bấm Lưu ở những khối có sửa đổi, bổ sung theo giấy đề nghị; không bấm Lưu ở khối không đổi. Dấu tích chỉ cho biết khối đã được lưu, không có nghĩa là đã nhập đúng.
Chuẩn bị, tải giấy tờ, nộp
Bấm Chuẩn bị và sửa hết cảnh báo, tải giấy tờ đã ký, bấm Nộp hồ sơ vào Phòng ĐKKD, thanh toán nếu có; Giấy biên nhận nằm ở mục danh sách thông báo từ cơ quan đăng ký kinh doanh.
Hướng dẫn năm 2026 giải thích: màu đỏ là ngành đã bị xóa hoặc đổi sang mã mới; màu xanh là ngành giữ nguyên mã nhưng nội dung thay đổi. Tra danh mục theo Quyết định 36/2025/QĐ-TTg về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam để cập nhật đúng mã trước khi nộp.
Trình tự nộp, thanh toán và theo dõi giống hồ sơ thành lập, mô tả ở bài nộp hồ sơ thành lập doanh nghiệp qua mạng. Cảnh báo lỗi khi bấm Chuẩn bị xem cảnh báo lỗi khi chuẩn bị hồ sơ.
Ai ký và khi nào phải xác thực điện tử
- Người có thẩm quyền ký tự nộp: giấy đề nghị kê khai trên hệ thống không phải ký số hay tải lên; các giấy tờ khác như nghị quyết, quyết định, biên bản họp phải có chữ ký, dạng bản scan hoặc tệp ký số.
- Người được ủy quyền nộp: mọi giấy tờ phải được ký và tải lên, kèm giấy tờ ủy quyền. Cách ký có ở bài ký và xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng.
- Nghị định 296/2026/NĐ-CP yêu cầu cả người ủy quyền và người được ủy quyền xác thực điện tử khi thay đổi người đại diện theo pháp luật, chủ sở hữu, thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn, chủ doanh nghiệp tư nhân, thành viên hợp danh, cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài của công ty cổ phần chưa niêm yết. Việc áp dụng theo lộ trình thông báo trên Cổng; thông báo ngày 21/07/2026 triển khai trước cho hồ sơ thành lập.
Tình huống xác thực không thành xem xác thực điện tử của người ủy quyền.
Chỉ đổi địa chỉ do sắp xếp địa giới hành chính
- Không bắt buộc. Công văn 4370/BTC-DNTN ngày 05/04/2025: doanh nghiệp được tiếp tục dùng giấy chứng nhận đã cấp; cơ quan đăng ký kinh doanh không được yêu cầu đăng ký thay đổi chỉ vì lý do này; doanh nghiệp cập nhật theo nhu cầu.
- Không mất lệ phí. Điều 5 Thông tư 47/2019/TT-BTC miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp và phí công bố khi thay đổi thông tin do địa giới hành chính.
- Cách chọn trên hệ thống. Theo tài liệu hướng dẫn riêng của Cổng: chọn “Thay đổi nội dung ĐKDN” và tích “Chỉ thực hiện thay đổi địa giới hành chính” (có thay đổi khác thì không tích ô này); mỗi địa chỉ cũ chỉ chọn một địa chỉ mới.
- Giấy tờ đính kèm: thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, văn bản ủy quyền (nếu có) và văn bản khác (nếu có); trình tự cuối là Chuẩn bị, Xác nhận, Ký số, Nộp hồ sơ.
Ảnh hưởng tới hóa đơn và chứng thư số được phân tích ở bài sáp nhập địa giới hành chính: chữ ký số và hóa đơn.
Sau khi được chấp thuận
Thông tin đăng ký được truyền sang Hệ thống ứng dụng đăng ký thuế, nhưng hóa đơn điện tử, bảo hiểm xã hội, ngân hàng và chứng thư chữ ký số có thủ tục riêng. Thứ tự cập nhật để không gián đoạn có ở checklist đổi tên, địa chỉ, người đại diện; chứng thư khi đổi người đại diện xem đổi người đại diện: cập nhật chữ ký số Viettel-CA. Thông báo lỗi ở mọi bước tra trong bảng lỗi đăng ký doanh nghiệp qua mạng.
Bài viết tóm tắt quy định để tham khảo, không phải tư vấn pháp lý. Với trường hợp cụ thể, hãy đối chiếu văn bản gốc hoặc hỏi Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
Câu hỏi thường gặp
Hạn nộp hồ sơ thay đổi đăng ký doanh nghiệp là bao lâu?
Luật Doanh nghiệp yêu cầu đăng ký thay đổi nội dung giấy chứng nhận, hoặc thông báo thay đổi nội dung đăng ký, trong 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.
Đổi cả người đại diện và ngành nghề thì chọn loại nào?
Chọn “Thay đổi nội dung ĐKDN”. Tài liệu hướng dẫn của Cổng nêu khi hồ sơ có cả nội dung thuộc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp và thông báo thay đổi thì chọn loại thay đổi nội dung.
Vì sao đã có dấu tích xanh mà vẫn bị báo lỗi?
Dấu tích chỉ cho biết khối thông tin đã được lưu, không cho biết thông tin đã đầy đủ, chính xác. Bấm Chuẩn bị để hệ thống kiểm tra và sửa theo từng dòng cảnh báo.
Sáp nhập địa giới hành chính có bắt buộc đổi giấy chứng nhận không?
Không. Theo Công văn 4370/BTC-DNTN, doanh nghiệp được tiếp tục dùng giấy chứng nhận đã cấp; nếu muốn cập nhật thì được miễn lệ phí và phí công bố.
Đổi người đại diện có phải làm lại chữ ký số không?
Tùy thông tin ghi trong chứng thư và quy định của nhà cung cấp dịch vụ chứng thực. Sau khi có kết quả thay đổi, hãy hỏi nhà cung cấp để biết cần cập nhật hay cấp chứng thư mới.
Cần chứng thư chữ ký số cho doanh nghiệp?
Doanh nghiệp mới thành lập hoặc mới tách ra cần chứng thư đứng tên doanh nghiệp cho thuế, hóa đơn, BHXH. Không gửi mã PIN, OTP hay mật khẩu VNeID cho bất kỳ ai.
Nguồn đối chiếu: Hướng dẫn nộp thông báo thay đổi ngành nghề kinh doanh qua mạng (Bộ Tài chính, 2026); Hướng dẫn hồ sơ do thay đổi địa giới hành chính – Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp; Nghị định 296/2026/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 168/2025/NĐ-CP; Luật Doanh nghiệp 59/2020/QH14; Công văn 4370/BTC-DNTN. Thông tin có thể thay đổi; ưu tiên hướng dẫn hiện hành của cơ quan/nhà cung cấp tại thời điểm thao tác. Cập nhật: 28/09/2026.
