Một doanh nghiệp xuất nhập khẩu dùng chữ ký số ở nhiều hệ thống khác nhau của ngành hải quan, mỗi hệ thống có cách đăng ký và cập nhật riêng. Bài này là bản đồ đầy đủ về hải quan điện tử năm 2026: hệ thống nào làm việc gì, cần chuẩn bị gì, làm theo thứ tự nào, gặp lỗi thì tra ở đâu.
Để khai hải quan điện tử bằng USB Token Viettel-CA, doanh nghiệp làm bốn bước theo hướng dẫn của Cục Hải quan: đăng ký chữ ký số với cơ quan hải quan, đăng ký người sử dụng VNACCS/VCIS để có User ID, Terminal ID và khóa truy cập, cài phần mềm khai báo, rồi ký và gửi tờ khai. Từ 25/9/2026, tài khoản VNACCS còn phải được rà soát, xác thực và cập nhật chữ ký số trên Hệ thống đăng ký và quản lý người sử dụng mới tại dksd.customs.gov.vn.
Các hệ thống hải quan điện tử dùng chữ ký số
Nhiều lỗi xuất phát từ việc nhầm hệ thống này với hệ thống khác, ví dụ đã đăng ký tài khoản VNACCS nhưng quên đăng ký chữ ký số, hoặc cập nhật chứng thư mới ở một nơi và bỏ sót nơi còn lại. Bảng dưới tóm tắt vai trò của từng hệ thống theo các trang chính thức của Cục Hải quan.
| Hệ thống | Địa chỉ | Dùng để làm gì | Chữ ký số dùng thế nào |
|---|---|---|---|
| Trang Đăng ký chữ ký số | customs.gov.vn, mục Dịch vụ công trực tuyến, Hệ thống VNACCS/VCIS, Đăng ký chữ ký số | Khai báo chứng thư số của doanh nghiệp với cơ quan hải quan: đăng ký, xem, hủy | Đọc chứng thư từ USB Token; trang ghi rõ chỉ chạy trên Internet Explorer và phải cài Java |
| Hệ thống đăng ký người sử dụng VNACCS | dknsd.customs.gov.vn | Tạo tài khoản quản trị, đăng ký User code, User ID, Terminal ID và khóa truy cập | Gắn chứng thư với tài khoản quản trị và với từng User ID |
| Hệ thống đăng ký và quản lý người sử dụng | dksd.customs.gov.vn/client/external | Từ 25/9/2026: rà soát, xác thực, cập nhật tài khoản chuyển từ hệ thống cũ | Tích hợp chữ ký số loại USB ký số, SIM ký số hoặc ký số từ xa; ký số khi gửi cập nhật |
| Phần mềm khai hải quan | Phần mềm đầu cuối miễn phí của cơ quan hải quan hoặc phần mềm đã được Cục Hải quan kiểm tra, xác nhận | Khai, ký, gửi tờ khai và nhận kết quả phản hồi | Ký từng thông điệp bằng chứng thư đã gắn với User ID |
| Hệ thống dịch vụ công trực tuyến | pus.customs.gov.vn | Nộp hồ sơ thủ tục hành chính hải quan và nhận kết quả | Ký số các file thành phần hồ sơ trước khi đính kèm |
| Cổng thanh toán điện tử và thông quan 24/7 | epayment.customs.gov.vn | Ủy quyền trích nợ, lập và phê duyệt giấy nộp tiền thuế, lệ phí | Ký số qua plugin, sau đó xác thực OTP gửi về email |
Cổng thông tin một cửa quốc gia cũng dùng chữ ký số nhưng có tài khoản và quy trình riêng; xem hướng dẫn toàn tập Cổng một cửa quốc gia.
Cơ quan quản lý và căn cứ pháp lý
Từ 01/3/2025, theo Quyết định 382/QĐ-BTC, Cục Hải quan thuộc Bộ Tài chính thay cho Tổng cục Hải quan; cấp địa phương gồm 20 Chi cục Hải quan khu vực. Một số trang, phần mềm và biểu mẫu cũ vẫn ghi tên Tổng cục Hải quan hoặc Cục Hải quan tỉnh; điều đó không làm thay đổi nghĩa vụ đăng ký của doanh nghiệp.
- Điều 5 Thông tư 38/2015/TT-BTC: chữ ký số phải tương ứng với chứng thư do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp, tổ chức đó phải thuộc danh sách đã được cơ quan hải quan xác nhận tương thích; người khai phải đăng ký chữ ký số với cơ quan hải quan trước khi sử dụng.
- Khi phải đăng ký lại: cùng Điều 5 yêu cầu đăng ký sửa đổi, bổ sung khi thông tin đã đăng ký thay đổi, gia hạn chứng thư số, thay đổi cặp khóa hoặc tạm dừng chứng thư số. Chữ ký số đã đăng ký dùng được trên phạm vi toàn quốc.
- Khai qua đại lý, ủy thác: đại lý làm thủ tục hải quan hoặc người nhận ủy thác phải dùng tài khoản đăng nhập và chữ ký số của chính mình.
- Thông tư 121/2025/TT-BTC (ký ngày 18/12/2025, hiệu lực từ 01/02/2026) sửa khoản 5 Điều 6 Thông tư 38: tổ chức, cá nhân được sử dụng tài khoản VNeID để đăng ký tham gia kết nối với Hệ thống và phải thông báo ngay cho cơ quan hải quan khi thông tin đăng ký thay đổi. Thông tư này không sửa Điều 5 về chữ ký số.
- Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Hải quan được Quốc hội thông qua ngày 23/8/2026 và có hiệu lực từ 01/3/2027; Cục Hải quan đang lấy ý kiến các dự thảo nghị định, thông tư hướng dẫn. Đến lúc đó, quy trình hiện hành vẫn áp dụng.
Phần này tóm tắt quy định để bạn tham khảo; với trường hợp cụ thể, hãy đối chiếu văn bản gốc hoặc hỏi cơ quan hải quan nơi làm thủ tục.
Chuẩn bị trước khi bắt đầu
- Chứng thư số còn hạn, ví dụ của Viettel-CA – dịch vụ chứng thực chữ ký số của Viettel. Hướng dẫn đăng ký chữ ký số của Chi cục Hải quan khu vực I liệt kê VIETTEL-CA trong các nhà cung cấp đã xác nhận hợp chuẩn với cơ quan hải quan, và cho phép dùng chữ ký số đã đăng ký với cơ quan thuế để đăng ký với cơ quan hải quan. Kiểm tra serial, mã số thuế và ngày hết hạn theo bài xem thông tin chứng thư số Viettel-CA.
- Máy Windows đã nhận USB Token và chỉ cắm một Token khi đăng ký để không chọn nhầm chứng thư.
- Microsoft Edge ở chế độ Internet Explorer và Java cho trang Đăng ký chữ ký số và Hệ thống đăng ký người sử dụng VNACCS cũ, vì các trang này đọc chứng thư bằng thành phần Java. Microsoft đã kết thúc hỗ trợ Internet Explorer từ 15/6/2022; Edge có chế độ IE để mở các trang loại này.
- Plugin CKS của hệ thống mới tải từ trang đăng nhập dksd.customs.gov.vn, cùng phần mềm quản lý USB Token đang chạy.
- Email đang dùng để nhận mã OTP, và tài khoản VNeID nếu muốn đăng nhập hoặc lấy lại mật khẩu bằng định danh điện tử.
- Thông tin doanh nghiệp: mã số thuế, số giấy tờ của người đại diện theo pháp luật đúng như trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Phần mềm khai hải quan và, nếu nộp thuế qua Cổng 24/7, plugin ký số của cổng thanh toán.
Ngày 24/4/2026, trên Hệ thống dịch vụ công trực tuyến hải quan, Ban Công nghệ thông tin và Thống kê Hải quan đề nghị người làm thủ tục thay đổi ngay mật khẩu truy cập và cài phần mềm phòng chống mã độc. Nếu máy khai báo dùng chung, hãy áp dụng khuyến nghị này cho mọi tài khoản.
Lộ trình bốn bước và thay đổi từ 25/9/2026
Trang “Các bước sử dụng hệ thống” của Cổng thông tin điện tử Hải quan chia việc vận hành VNACCS/VCIS thành bốn bước. Mỗi bước có một bài hướng dẫn chi tiết trong cụm này.
Đăng ký sử dụng chữ ký số
Khai báo chứng thư Viettel-CA trên trang Đăng ký Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số. Xem đăng ký chữ ký số hải quan với Viettel-CA.
Đăng ký người sử dụng VNACCS/VCIS
Tạo tài khoản quản trị, khai người khai hải quan và nhận User ID, Terminal ID, khóa truy cập. Xem đăng ký tài khoản VNACCS.
Cài phần mềm khai báo
Dùng phần mềm đầu cuối miễn phí của cơ quan hải quan hoặc phần mềm đã được xác nhận tương thích, nhập mã số máy trạm và khóa truy cập được cấp ở bước 2.
Khai, ký và gửi tờ khai
Chọn đúng chứng thư đã gắn với User ID khi ký. Xem ký số tờ khai hải quan điện tử bằng USB Token và nộp thuế hải quan điện tử 24/7.
Theo Công văn 21692/CHQ-CNTT ngày 15/9/2026, từ 25/9/2026 mọi doanh nghiệp đã có tài khoản trên Hệ thống đăng ký người sử dụng VNACCS phải truy cập hệ thống mới để rà soát, cập nhật và chuẩn hóa thông tin: xác thực với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, xác thực email bằng OTP, tích hợp lại chữ ký số rồi ký số gửi cơ quan hải quan phê duyệt. Tên đăng nhập, mật khẩu được đồng bộ từ hệ thống cũ, và có thể đăng nhập bằng VNeID.
Sau mỗi lần gia hạn, đổi USB Token hay chuyển nhà cung cấp, phải cập nhật lại chứng thư ở tất cả các nơi đã đăng ký; trình tự có trong bài cập nhật chữ ký số hải quan sau gia hạn.
Bản đồ bài viết trong cụm
| Bạn cần | Bài hướng dẫn |
|---|---|
| Tra nhanh một mã lỗi hoặc thông báo lỗi | Bảng mã lỗi hải quan điện tử VNACCS |
| Đăng ký chứng thư với cơ quan hải quan lần đầu | Đăng ký chữ ký số hải quan với Viettel-CA |
| Tạo, sửa tài khoản VNACCS, User ID, Terminal ID | Đăng ký tài khoản VNACCS |
| Gia hạn, đổi Token, đổi nhà cung cấp | Cập nhật chữ ký số hải quan sau gia hạn |
| Cấu hình phần mềm và ký tờ khai | Ký số tờ khai hải quan điện tử |
| Nộp thuế, lệ phí qua Cổng 24/7 | Nộp thuế hải quan điện tử 24/7 |
| Lỗi A0036, A0035 khi gửi tờ khai | Lỗi A0036: thông tin chữ ký số không đúng |
| Trang đăng ký không đọc được USB Token | Không đọc được chữ ký số trong USB |
| Báo doanh nghiệp đã tồn tại bản khai, mã số thuế đã đăng ký | Lỗi OE1001-00009 |
| Sai mật khẩu, quên mật khẩu quản trị | Lỗi A0004: mật khẩu không hợp lệ |
| Mã người xuất khẩu chưa được đăng ký | Lỗi S0061 chưa đăng ký vào hệ thống |
| Cổng 24/7 báo chữ ký số không khớp | Lỗi chữ ký số không khớp khi nộp thuế 24/7 |
Kênh hỗ trợ và nguyên tắc an toàn
Cục Hải quan hướng dẫn doanh nghiệp liên hệ Tổng đài hỗ trợ 1900 9299, nhánh 2, hoặc email [email protected]. Khi gửi yêu cầu, kèm ảnh chụp màn hình lỗi, nguyên văn thông báo, mã số thuế, User ID và thời điểm xảy ra; không gửi mật khẩu, mã PIN hay mã OTP.
- Trước khi nghi ngờ Token, xem mục Thông báo trên customs.gov.vn: hệ thống VNACCS/VCIS có các đợt bảo trì được báo trước, ví dụ đợt tạm dừng từ 12 giờ đến 14 giờ Chủ nhật 09/8/2026.
- Lỗi về chứng thư (hết hạn, gia hạn, mất hoặc hỏng Token) xử lý với nhà cung cấp chữ ký số; lỗi về tài khoản, phê duyệt, dữ liệu doanh nghiệp xử lý với cơ quan hải quan.
- Không cài công cụ “sửa lỗi” hay “mở khóa” từ nguồn lạ, không cho người gọi điện tự xưng cán bộ hải quan điều khiển máy tính từ xa.
- Người nắm tài khoản quản trị và USB Token nên là người có trách nhiệm trong doanh nghiệp; khi nhân sự nghỉ việc, đổi mật khẩu và rà soát lại User ID.
Câu hỏi thường gặp
Chữ ký số Viettel-CA có dùng được cho hải quan điện tử không?
Có. Hướng dẫn đăng ký chữ ký số của Chi cục Hải quan khu vực I liệt kê VIETTEL-CA trong các nhà cung cấp đã xác nhận hợp chuẩn với cơ quan hải quan. Chứng thư phải còn hiệu lực và phải được đăng ký với cơ quan hải quan trước khi dùng.
Đã dùng chữ ký số khai thuế thì có phải mua chữ ký số khác cho hải quan không?
Không cần mua chứng thư khác. Hướng dẫn chính thức cho phép dùng chữ ký số đã đăng ký với cơ quan thuế để đăng ký với cơ quan hải quan, nhưng vẫn phải thực hiện bước đăng ký với hải quan và gắn chứng thư với tài khoản VNACCS.
Hệ thống dksd.customs.gov.vn khác gì dknsd.customs.gov.vn?
dknsd.customs.gov.vn là Hệ thống đăng ký người sử dụng VNACCS dùng lâu nay. dksd.customs.gov.vn là Hệ thống đăng ký và quản lý người sử dụng mà từ 25/9/2026 doanh nghiệp phải truy cập để rà soát, xác thực và cập nhật tài khoản, chữ ký số. Ngày 28/9/2026, nút Đăng ký tài khoản mới trên hệ thống này hiển thị Chức năng tạm thời không khả dụng.
Gia hạn chữ ký số xong cần làm gì với hải quan?
Điều 5 Thông tư 38/2015/TT-BTC coi gia hạn chứng thư là trường hợp phải đăng ký sửa đổi, bổ sung thông tin chữ ký số. Hãy cập nhật ở trang đăng ký chữ ký số, tài khoản quản trị và User ID VNACCS, phần mềm khai báo và Cổng thanh toán 24/7 nếu có dùng.
Gặp lỗi hải quan điện tử thì liên hệ ở đâu?
Liên hệ Tổng đài hỗ trợ của Cục Hải quan 1900 9299, nhánh 2, hoặc email [email protected], kèm ảnh chụp lỗi, mã số thuế và thời điểm xảy ra. Lỗi thuộc về chứng thư hoặc USB Token thì liên hệ nhà cung cấp chữ ký số.
Luật Hải quan sửa đổi năm 2026 có thay đổi cách đăng ký chữ ký số ngay không?
Chưa. Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Hải quan có hiệu lực từ 01/3/2027 và các văn bản hướng dẫn đang được lấy ý kiến. Hiện vẫn áp dụng Thông tư 38/2015/TT-BTC đã được sửa đổi, bổ sung.
Chuẩn bị chữ ký số cho hoạt động xuất nhập khẩu
Xem các gói chữ ký số Viettel-CA cho doanh nghiệp tại trang báo giá, hoặc gọi đội hỗ trợ để được hướng dẫn thứ tự đăng ký với hải quan. Không gửi mã PIN, mật khẩu VNACCS hay mã OTP cho bất kỳ ai.
Nguồn đối chiếu: Các bước sử dụng hệ thống VNACCS/VCIS – Cổng TTĐT Hải quan; Cục Hải quan làm sạch dữ liệu doanh nghiệp trên hệ thống đăng ký và quản lý người sử dụng từ 25/9/2026; Hướng dẫn đăng ký sử dụng chữ ký số trong thủ tục hải quan điện tử – Chi cục Hải quan khu vực I; Thông tư 121/2025/TT-BTC; Từ 1/3/2025 cơ quan hải quan hoạt động theo cơ cấu mới – Thời báo Tài chính Việt Nam. Thông tin có thể thay đổi; ưu tiên hướng dẫn hiện hành của cơ quan/nhà cung cấp tại thời điểm thao tác. Cập nhật: 28/09/2026.
