Bấm Nộp hồ sơ trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia là lúc chữ ký số, VNeGP Client Agent và đường truyền cùng được thử thách. Bài này tóm tắt điều kiện, các bước ký số và nộp E-HSDT, E-HSĐX theo hướng dẫn chính thức của Hệ thống, cùng lịch chuẩn bị để không bị động trước giờ đóng thầu.
Trước khi nộp E-HSDT, hướng dẫn của Hệ thống yêu cầu: cài Agent phiên bản mới nhất, bật Agent trước khi lập hồ sơ, đăng ký và kết nối chứng thư số thành công, đường truyền Internet ổn định. Khi chọn Nộp hồ sơ, Hệ thống hiện các cảnh báo kiểm tra, rồi màn hình Xác nhận mã PIN; nhập PIN chứng thư, Hệ thống mã hóa và gửi tệp, báo nộp thành công. Bạn có thể rút và nộp lại trước thời điểm đóng thầu; nên nộp sớm để còn thời gian xử lý lỗi.
Điều kiện trước khi ký số và nộp E-HSDT
Hướng dẫn chức năng nộp E-HSDT và nộp hồ sơ đề xuất trên Hệ thống nêu bốn điều kiện thực hiện:
- Nhà thầu cài ứng dụng Agent phiên bản mới nhất (hiện là VNeGP Client Agent 2.0.1).
- Bật Agent trước khi lập hồ sơ.
- Đăng ký thành công chứng thư số và kết nối chứng thư số thành công trước khi nộp.
- Bảo đảm đường truyền Internet ổn định.
Ngoài ra, chứng thư phải còn hiệu lực và thiết bị phải đạt tiêu chuẩn kỹ thuật: từ Agent 2.0.1, chứng thư dùng SHA-1 không còn được hỗ trợ. Hướng dẫn nộp hồ sơ đề xuất còn khuyến nghị nhà thầu nộp thầu sớm để có thời gian khắc phục khi gặp lỗi kỹ thuật hoặc sự cố gần thời điểm đóng thầu. Nếu chưa đăng ký chứng thư, làm theo hướng dẫn đăng ký, thay đổi chứng thư số.
Các bước lập và nộp E-HSDT
Trình tự theo hướng dẫn nộp E-HSDT lĩnh vực hàng hóa (các lĩnh vực khác có biểu mẫu riêng nhưng bước nộp tương tự):
Mở chức năng
Đăng nhập với vai trò Nhà thầu, chọn Đấu thầu điện tử, quy trình Tổ chức lựa chọn nhà thầu, Luật đấu thầu, Tham dự thầu, Quản lý hồ sơ dự thầu, Tạo mới, chọn E-HSDT. Hoặc tìm số thông báo mời thầu trên trang chủ và chọn Nộp hồ sơ.
Tạo đơn dự thầu
Nhập mã thông báo mời thầu dạng IB22xxxx (không kèm phần -00, -01), chọn tư cách độc lập hoặc liên danh, nhập các trường bắt buộc, chọn phần lô nếu có, tích Cam kết dự thầu và Lưu.
Nhập biểu mẫu
Hoàn thành từng biểu mẫu; biểu mẫu lưu đủ sẽ được tích xanh. Thông tin hợp đồng tương tự, nhân sự lấy từ Hồ sơ năng lực, nên cập nhật hồ sơ năng lực trước.
Đính kèm tài liệu khác
Mỗi tệp không quá 300MB, tối đa 10 tệp, định dạng .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .rar, .zip, .jpeg, .jpg, .png.
Chọn Nộp hồ sơ
Hệ thống cảnh báo để bạn kiểm tra tệp đính kèm, thông tin chia sẻ; tiếp đó hiện danh sách biểu mẫu chưa nhập và yêu cầu kiểm tra lại giá dự thầu. Chỉ chọn Có khi đã rà xong.
Nếu Hệ thống cảnh báo "Giá trị bảo đảm dự thầu không đáp ứng", chọn Không để quay lại nhập đúng theo E-HSMT. Phân hệ Hồ sơ năng lực hiện trang trắng thì chọn lại vai trò Nhà thầu và đặt giờ, múi giờ máy tính tự động.
Màn hình mã PIN và mã hóa hồ sơ
Sau các bước xác nhận, Hệ thống hiển thị màn hình Xác nhận mã PIN; màn hình này tự động hiển thị theo từng nhà cung cấp chứng thư. Nhập mã PIN chứng thư số rồi chọn Đăng nhập, Hệ thống chạy Tiến trình mã hóa và gửi tệp tin đính kèm E-HSDT. Nộp thành công sẽ có màn hình thông báo; chọn liên kết trên màn hình đó hoặc vào Quản lý hồ sơ dự thầu để xem lại hồ sơ đã nộp.
Thường do Agent chưa chạy, chưa lên bản mới, Token chưa kết nối hoặc chứng thư chưa đăng ký đúng. Xem lỗi Yêu cầu kiểm tra kết nối chứng thư số. Nhập sai PIN nhiều lần có thể khóa Token; nếu đã khóa, xem USB Token bị khóa mã PIN, không tự dùng công cụ mở khóa lạ.
E-HSĐX, báo giá và các thao tác khác cần ký
| Thao tác | Điểm cần biết |
|---|---|
| Nộp hồ sơ đề xuất gói chỉ định thầu | Áp dụng chức năng theo Nghị định 349/2026/NĐ-CP từ 10/09/2026. Nhà thầu được chỉ định nhận thông báo, lấy mã thông báo, lập hồ sơ đề xuất, chọn Lưu và Nộp hồ sơ, nhập PIN; tài liệu đính kèm khác tối đa 5 tệp. |
| Trả lời yêu cầu báo giá | Nhà thầu phải ký số để gửi báo giá; thành công hiện "Xác nhận gửi thông tin báo giá thành công". Không chỉnh định dạng tệp mẫu báo giá. |
| Trả lời gia hạn hiệu lực E-HSDT | Cũng yêu cầu nhập mã PIN chứng thư, nên Token cần còn dùng được khi chủ đầu tư yêu cầu gia hạn hiệu lực hồ sơ. |
| Hợp đồng điện tử với liên danh | Tất cả thành viên liên danh phải ký số văn bản hợp đồng, theo đúng phiên bản mới nhất. |
Rút, nộp lại và trách nhiệm về tệp đính kèm
- Nhà thầu có thể rút và nộp lại E-HSDT, E-HSĐX trước thời điểm đóng thầu tại màn hình quản lý hồ sơ.
- Nếu đã nộp mà chủ đầu tư sửa đổi E-HSMT, phải nộp lại E-HSDT; hồ sơ nộp trước thời điểm sửa đổi sẽ không được mở, xem xét, đánh giá.
- Nhà thầu chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin kê khai trên webform và tệp đính kèm (Điều 27 Thông tư 79/2025/TT-BTC).
- Tệp không bị nhiễm virus, không lỗi, hỏng, không đặt mật khẩu; tệp không mở hoặc không đọc được sẽ không được xem xét, đánh giá (Điều 5). Xem lỗi tệp đính kèm E-HSDT.
Phần pháp lý trên là tóm tắt để tham khảo; hãy đối chiếu văn bản gốc và E-HSMT của gói thầu.
Lịch chuẩn bị trước giờ đóng thầu
Xem ngày hết hạn chứng thư, kiểm tra Token đạt tiêu chuẩn, gia hạn nếu cần và đăng ký lại chứng thư trên Hệ thống.
Cập nhật Agent theo thông báo; nếu vừa đổi chứng thư, đăng ký lại và kiểm tra mã hóa, giải mã đạt hai tích xanh; chuẩn bị tệp đúng giới hạn.
Bật Agent trước khi lập hồ sơ, nộp sớm, xem lại hồ sơ đã nộp; không đổi Token hay cài lại phần mềm sát giờ.
Cơ chế tự động gia hạn tại Điều 6 Thông tư 79/2025/TT-BTC dành cho sự cố của chính Hệ thống; khi đó Hệ thống đăng thông báo gia hạn kèm danh sách gói thầu tại mục Thông báo. Tổng quan các bước có tại hướng dẫn toàn tập Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia; lỗi khác tra ở bảng tra lỗi mạng đấu thầu quốc gia.
Câu hỏi thường gặp
Có phải bật Agent trước khi lập E-HSDT không?
Có. Hướng dẫn của Hệ thống nêu điều kiện bật ứng dụng Agent trước khi lập hồ sơ, cài bản mới nhất và kết nối chứng thư thành công trước khi nộp.
Nhập mã PIN ở bước nào khi nộp hồ sơ?
Sau khi xác nhận các cảnh báo, Hệ thống hiện màn hình Xác nhận mã PIN theo nhà cung cấp chứng thư. Nhập PIN của Token rồi chọn Đăng nhập để Hệ thống mã hóa và gửi hồ sơ.
Đã nộp E-HSDT rồi có sửa được không?
Bạn có thể rút và nộp lại hồ sơ trước thời điểm đóng thầu tại màn hình quản lý hồ sơ dự thầu.
Chủ đầu tư sửa E-HSMT sau khi tôi đã nộp thì sao?
Hướng dẫn của Hệ thống yêu cầu nộp lại E-HSDT cho phù hợp E-HSMT đã sửa; hồ sơ nộp trước thời điểm sửa đổi sẽ không được mở, xem xét, đánh giá.
Hệ thống gặp sự cố gần giờ đóng thầu thì thế nào?
Khi Hệ thống gặp sự cố ngoài khả năng kiểm soát, Thông tư 79/2025/TT-BTC quy định Hệ thống tự động gia hạn thời điểm đóng thầu; theo dõi thông báo gia hạn tại mục Thông báo của Hệ thống.
Chứng thư còn đủ hạn cho cả kỳ thầu?
Chứng thư cần dùng được khi nộp và khi trả lời gia hạn hiệu lực hồ sơ. Gia hạn sớm, cập nhật Token và đăng ký lại trên Hệ thống. Không gửi mã PIN cho ai.
Nguồn đối chiếu: Hướng dẫn chức năng nộp E-HSDT lĩnh vực hàng hóa; Hướng dẫn nộp hồ sơ đề xuất gói chỉ định thầu; Thông báo ban hành Nghị định 349/2026/NĐ-CP; Thông tư 79/2025/TT-BTC; Mục Thông báo của Hệ thống. Thông tin có thể thay đổi; ưu tiên hướng dẫn hiện hành của cơ quan/nhà cung cấp tại thời điểm thao tác. Cập nhật: 28/09/2026.
