Tờ khai hải quan điện tử chỉ ký được khi chữ ký số của doanh nghiệp đã được đăng ký với cơ quan hải quan. Bài này hướng dẫn đăng ký chữ ký số hải quan với USB Token Viettel-CA: khi nào phải đăng ký, chuẩn bị máy tính, từng ô cần nhập và cách thay chứng thư sau gia hạn.
Vào customs.gov.vn, mục Dịch vụ công trực tuyến, Hệ thống VNACCS/VCIS, chọn Đăng ký chữ ký số. Mở trang bằng Edge ở chế độ Internet Explorer trên máy đã cài Java, nhập mã số thuế, số giấy tờ người đại diện, mã xác nhận, bấm Xem thông tin, chọn chứng thư Viettel-CA rồi bấm Đăng ký. Sau đó mới đăng ký hoặc cập nhật tài khoản VNACCS.
Khi nào phải đăng ký chữ ký số với Hải quan
Điều 5 Thông tư 38/2015/TT-BTC (đã sửa đổi, bổ sung) đặt hai điều kiện cho chữ ký số dùng trong thủ tục hải quan điện tử: chứng thư do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng thuộc danh sách đã được cơ quan hải quan xác nhận tương thích cấp, và chữ ký số phải được đăng ký với cơ quan hải quan trước khi sử dụng. Thông tư 121/2025/TT-BTC, có hiệu lực từ 01/02/2026, không sửa Điều 5 này.
Hướng dẫn của Chi cục Hải quan khu vực I liệt kê VIETTEL-CA (dịch vụ chứng thực chữ ký số của Viettel) trong các nhà cung cấp đã xác nhận hợp chuẩn với cơ quan hải quan, và cho phép dùng chữ ký số đã đăng ký với cơ quan thuế để đăng ký với cơ quan hải quan. Bạn cần đăng ký, hoặc đăng ký sửa đổi, bổ sung, khi:
- Lần đầu dùng chữ ký số cho thủ tục hải quan điện tử.
- Gia hạn chứng thư số, kể cả khi vẫn dùng USB Token cũ.
- Thay đổi cặp khóa: Token mới hoặc chuyển sang Viettel-CA từ nhà cung cấp khác.
- Chứng thư bị tạm dừng, hoặc thông tin đã đăng ký thay đổi.
Nếu khai qua đại lý làm thủ tục hải quan hoặc ủy thác, đại lý hay người nhận ủy thác dùng tài khoản và chữ ký số của chính họ. Nội dung trên tóm tắt quy định để bạn tham khảo; với trường hợp riêng, hãy đối chiếu văn bản gốc hoặc hỏi cơ quan hải quan nơi làm thủ tục.
Đăng ký chữ ký số khác gì tài khoản VNACCS
Theo trang “Các bước sử dụng hệ thống” của Cổng thông tin điện tử Hải quan, đăng ký chữ ký số là bước 1, đăng ký người sử dụng VNACCS/VCIS là bước 2. Hai việc ở hai hệ thống khác nhau và đều bắt buộc:
Khai báo chứng thư của doanh nghiệp với cơ quan hải quan trên customs.gov.vn; hồ sơ dịch vụ công trực tuyến cũng dùng chứng thư đã đăng ký ở bước này.
Cấp tài khoản quản trị, User ID, Terminal ID và khóa truy cập; mỗi User ID gắn với một chứng thư cụ thể.
Từ 25/9/2026, tài khoản VNACCS được rà soát và cập nhật chữ ký số tại dksd.customs.gov.vn.
Xem thêm đăng ký tài khoản VNACCS, User ID và Terminal ID và hướng dẫn toàn tập hải quan điện tử.
Chuẩn bị máy tính: chế độ IE và Java
Trang đăng ký ghi rõ “Chức năng này chỉ chạy trên trình duyệt IE và phải cài đặt Java”. Internet Explorer đã hết được Microsoft hỗ trợ từ 15/6/2022, nên trên Windows 10, 11 hãy dùng Microsoft Edge ở chế độ Internet Explorer.
Bật chế độ Internet Explorer
Nhập edge://settings/defaultBrowser vào thanh địa chỉ Edge, tại mục Khả năng tương thích của Internet Explorer chọn cho phép “Cho phép tải lại trang web ở chế độ Internet Explorer”, rồi khởi động lại Edge.
Mở trang ở chế độ IE
Mở trang Đăng ký chữ ký số, chọn Cài đặt và hơn thế nữa (...), rồi Tải lại trong Chế độ Internet Explorer.
Cài Java và kiểm tra Token
Cài Java theo liên kết Download trên trang đăng ký. Chỉ cắm một USB Token Viettel-CA và kiểm tra chứng thư đúng mã số thuế, còn hạn.
Trên thiết bị do tổ chức quản lý, tùy chọn chế độ IE có thể bị khóa theo chính sách; hãy nhờ bộ phận IT bật cho các trang của cơ quan hải quan và chỉ cho phép Java chạy trên đúng các trang này.
Các bước đăng ký lần đầu
Mở chức năng đăng ký
Trên customs.gov.vn, vào Dịch vụ công trực tuyến, Hệ thống VNACCS/VCIS, Đăng ký chữ ký số (hoặc lối tắt Đăng ký sử dụng chữ ký số). Trang có tiêu đề “Đăng ký Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số”.
Nhập thông tin doanh nghiệp
Ô Mã doanh nghiệp: mã số thuế. Ô Số chứng minh thư: số CMND, CCCD hoặc hộ chiếu của người đại diện thể hiện trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nhập mã captcha, bấm Xem thông tin.
Chọn chứng thư và kiểm tra
Ở ô Chọn chữ ký số, chọn chứng thư Viettel-CA; các ô Người cấp, Tên đơn vị xuất nhập khẩu, Serial Number, Hiệu lực từ ngày, Hiệu lực đến ngày tự điền. Các ô này trống nghĩa là trang chưa đọc được Token.
Nhập thời hạn đăng ký
Ngày hiệu lực đăng ký mặc định là hôm nay, Ngày hết hiệu lực đăng ký mặc định bằng hạn chứng thư; không đặt vượt quá hạn chứng thư.
Bấm Đăng ký và kiểm tra lại
Bấm Đăng ký, nhập PIN nếu Token yêu cầu. Thành công, trang báo “Đăng ký mới thành công”; khoảng 5 phút sau, làm lại bước 2 để thấy chứng thư trong bảng đã đăng ký.
Nếu màn hình khác mô tả, làm theo hướng dẫn hiện hành trên Cổng thông tin điện tử Hải quan.
Thay, hủy chứng thư và khi gia hạn
Bảng chứng thư đã đăng ký có nút Sửa và Hủy. Nút Sửa không sửa trực tiếp mà hiện thông báo: “Để cập nhật chữ ký số, bạn hãy xóa chữ ký số cũ, và thực hiện các bước như đăng ký mới”. Vì vậy:
- Gia hạn hoặc nhận chứng thư mới: đăng ký chứng thư mới như lần đầu ngay khi nhận; dòng chứng thư cũ có thể bấm Hủy khi chắc không còn dùng.
- Sau khi Đăng ký hoặc Hủy, tra cứu lại sau 5 phút mới thấy kết quả.
- Mất Token cũ vẫn đăng ký được chứng thư mới trên trang này, vì chỉ cần mã số thuế, số giấy tờ người đại diện và Token mới.
- Riêng tài khoản quản trị VNACCS: nếu chứng thư gắn với tài khoản quản trị đã mất hoặc hết hạn, phải gửi hồ sơ điện tử đề nghị Cục Hải quan reset.
Trình tự đầy đủ cho mọi hệ thống có trong bài cập nhật chữ ký số hải quan sau gia hạn; danh sách các nơi khác cần cập nhật có ở bài cập nhật chứng thư sau gia hạn Viettel-CA.
Lỗi thường gặp trên trang đăng ký
| Thông báo hoặc hiện tượng | Nguyên nhân thường gặp | Cách xử lý |
|---|---|---|
| “Không đọc được chữ ký số trong USB, xin vui lòng kiểm tra USB” | Trang không chạy ở chế độ IE, Java chưa cài hoặc bị chặn, Windows chưa nhận Token | Xem không đọc được chữ ký số trong USB |
| “Ngày hết Hiệu lực đăng ký không hợp lệ...” | Ngày hết hiệu lực đăng ký lớn hơn hạn của chứng thư, hoặc nhỏ hơn ngày hiệu lực đăng ký | Để mặc định hoặc chọn ngày trong thời hạn chứng thư |
| “Ngày Hiệu lực đăng ký không hợp lệ...” | Ngày hiệu lực đăng ký bị sửa về trước ngày hiện tại | Chọn từ ngày hôm nay trở đi |
| Báo mã số thuế chưa có hoặc đã được đăng ký | Chưa có dữ liệu doanh nghiệp trên hệ thống hải quan, hoặc tài khoản đã tạo trước đó | Xem lỗi chưa đăng ký vào hệ thống và lỗi doanh nghiệp đã tồn tại |
| “Đăng ký không thành công” | Hệ thống từ chối theo nội dung đi kèm | Chụp nguyên thông báo, tra bảng mã lỗi hải quan điện tử |
Câu hỏi thường gặp
Gia hạn chữ ký số rồi có phải đăng ký lại với Hải quan không?
Có. Điều 5 Thông tư 38/2015/TT-BTC coi gia hạn chứng thư số là trường hợp phải đăng ký sửa đổi, bổ sung thông tin chữ ký số với cơ quan hải quan. Trên trang đăng ký, bạn đăng ký chứng thư mới như lần đầu, sau đó cập nhật chứng thư cho tài khoản VNACCS.
Ô Số chứng minh thư nhập số nào?
Theo hướng dẫn của Chi cục Hải quan khu vực I, nhập số chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu thể hiện trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài nhập số giấy tờ của người đại diện theo pháp luật.
Mở trang bằng Chrome được không?
Không nên. Trang ghi rõ chỉ chạy trên trình duyệt IE và phải cài Java; trên Windows 10, 11, hãy dùng Microsoft Edge ở chế độ Internet Explorer.
Đăng ký xong nhưng tra cứu chưa thấy chứng thư?
Trang nhắc tra cứu lại sau 5 phút kể từ khi Đăng ký hoặc Hủy. Nếu vẫn báo Bạn chưa đăng ký sử dụng chữ ký số, kiểm tra mã số thuế đã nhập và gọi tổng đài 1900 9299, nhánh 2.
Chuyển từ nhà cung cấp khác sang Viettel-CA thì cần làm gì với Hải quan?
Chứng thư Viettel-CA có cặp khóa mới: đăng ký chứng thư mới trên trang đăng ký chữ ký số, cập nhật cho tài khoản quản trị và User ID VNACCS, rồi chọn chứng thư mới trong phần mềm khai báo.
Chuẩn bị chữ ký số cho hoạt động xuất nhập khẩu
Xem các gói chữ ký số Viettel-CA cho doanh nghiệp tại trang báo giá; nếu cần hướng dẫn đăng ký với Hải quan, hãy gọi đội hỗ trợ. Không gửi mã PIN hay mật khẩu tài khoản VNACCS cho bất kỳ ai.
Nguồn đối chiếu: Đăng ký Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số – Cổng TTĐT Hải quan; Hướng dẫn đăng ký sử dụng chữ ký số trong thủ tục hải quan điện tử – Chi cục Hải quan khu vực I; Các bước sử dụng hệ thống VNACCS/VCIS; Điều 5 Thông tư 38/2015/TT-BTC – Thư viện Pháp luật; Chế độ Internet Explorer trong Microsoft Edge. Thông tin có thể thay đổi; ưu tiên hướng dẫn hiện hành của cơ quan/nhà cung cấp tại thời điểm thao tác. Cập nhật: 28/09/2026.
